Rédiger une lettre: 3 procédures principales

Cet article met en lumière les trois principales procédures à suivre pour rédiger une lettre. Les procédures sont les suivantes: 1. Planification 2. Rédaction et correction 3. Principes à respecter.

Rédiger une lettre: Procédure n ° 1. Planification:

Une lettre doit être bien planifiée. Planifier, c'est penser à l'avance. Tous les points doivent être pensés en premier. En cas de réponse à une lettre, la lettre originale doit être lue attentivement et les points principaux peuvent être de préférence soulignés. Une lettre a un but, elle a un sens et elle a un ton. Il faut garder à l’esprit ces trois caractéristiques d’une lettre.

Rédiger une lettre: Procédure n ° 2. Rédiger et corriger:

Une lettre est d'abord rédigée, elle est lue pour être corrigée et améliorée, puis elle est dactylographiée.

Rédiger une lettre: Procédure n ° 3. Principes à observer:

Les principes suivants doivent être observés lors de la préparation des différentes parties d’une lettre:

(a) Objet: le titre:

L'en-tête d'une lettre est généralement imprimé sur du papier à en-tête, à l'exception de la date et du numéro de référence. (Le mot 'Messieurs' ne doit pas être écrit avant le nom de l'expéditeur, lors de l'écriture d'une lettre dans une salle d'examen car le papier à en-tête imprimé ne le contient pas.) Il existe différentes manières d'écrire la date.

La meilleure méthode est la suivante: mentionnez le mois en premier, puis la date (avec une virgule) et enfin l'année. Par exemple, 13 avril 1988. Cela peut être écrit le 13 avril 1988. Mais cela ne devrait pas être écrit le 13/4/88 et de préférence pas le 13.4.88. Le numéro de référence sort du numéro de dossier.

(b) Re: L'adresse intérieure:

Il est toujours bon de s’adresser à une personne par sa désignation officielle, par exemple le directeur, le directeur général, le secrétaire, le directeur du marketing, etc.

Tout en mettant le nom de la personne, il faut garder à l’esprit les points suivants:

(i) Le mot «Messieurs» ne doit pas être utilisé avant le nom d'une entreprise, car une entreprise est une personne au regard de la loi, mais Messers est un pluriel de Monsieur. "Messieurs" ne peut être utilisé qu'avant le nom d'une société de personnes.

(ii) En écrivant à M. ou à Madame, rien ne justifie de mettre un point après, comme M. ou Mme, car la première lettre «M» et la dernière lettre «r» ou «s» sont présentes. Il en va de même pour le Dr (docteur). Mais il doit y avoir un "point final" lors de l'écriture de Prof, car la dernière partie du mot "essor" est supprimée. Un arrêt complet est nécessaire après 'Co.' mais pas après 'Ltd'. De nos jours, Mme est écrite à la place de Mlle. L'adresse intérieure n'est pas nécessaire pour écrire une lettre circulaire.

(c) Objet: Salutation ou salutation d’ouverture:

Quand on s'adresse à un seul individu (un homme), "Cher Monsieur" doit être utilisé. Quand une société de partenariat est adressée (avec Messieurs avant son nom), "Chers Messieurs" doit être la forme correcte. Lorsqu'on s'adresse à une seule personne (femme), ce sera "Madame" et non "Chère Madame". Lorsque vous vous adressez à une entreprise, «Mesdames et Messieurs», vous ne pouvez pas l'utiliser car une entreprise est une personne. Et comme il s’agit d’une personne artificielle, il ne peut être abordé directement.

La bonne démarche consiste à s’adresser à un dirigeant de la société. Dans le cas d'une lettre circulaire, la salutation sera "Chers Messieurs" ou "Messieurs". Utiliser le mot «Monsieur» n’est souhaitable que si la lettre est adressée à une personne très respectable, par exemple le Président de l’Inde, un juge, un éditeur, etc. Un subordonné peut utiliser en toute sécurité «Cher Monsieur» pour son patron.

(d) Objet: Le corps de la lettre:

La tâche la plus difficile consiste à écrire la première phrase, en particulier lorsque la lettre est une lettre initiale et non une réponse. Généralement, une courte introduction est nécessaire. Par exemple, nous vous écrivons au sujet de ……………, nous avons affaire à ……. (nommez la marchandise) pendant un certain temps et aimerait ………………… .. Laissez-nous nous présenter comme revendeurs / fabricants de ……………. Veuillez vous référer à notre lettre circulaire n ° ………………. de ……… .. (mettre la date) ……. Merci de bien vouloir vous reporter à la discussion que vous avez eue avec notre représentant qui vous a appelé, etc. Lorsque vous écrivez une lettre de réponse, vous devez faire référence à la lettre initiale. La meilleure façon de faire la référence est ……… .. Veuillez vous référer à votre lettre n ° ………………… du ……. (mettez la date). Ou bien, votre lettre n ° …………… .. du ………. (mettez la date). Il vaut mieux écrire «de ……… ..» au lieu de «daté du ……… ..».

Il est de coutume de mettre fin à une lettre avec les mots "Je vous remercie", "Nous vous remercions d'avance" ou "Nous vous assurons le meilleur de nos services", etc. Toutes ces expressions sont mauvaises et fausses. Ceux-ci ne devraient pas être écrits. Les expressions correctes sont: 'merci'. Avec mes remerciements'. 'Cordialement'. 'Meilleures salutations'. 'Très cordialement'. Si «Je vous remercie» ou «Nous vous remercions d'avance» ou «Nous vous assurons le meilleur de nos services» est écrit alors «Je suis» ou «Je reste», ou «Nous sommes» ou «Nous restons», doit être écrit avant «Yours fidèlement», ou «Yours vraiment», ou «Yours très vraiment».

(e) Objet: La fermeture complémentaire:

'Vôtre fidèlement' ou 'Vôtre vraiment' sera la meilleure forme. «À vous sincèrement», ce sera bien quand un subordonné écrit à son supérieur. Ecrire - «Vous obéissez», est une mauvaise forme.

(f) Re: Ponctuation:

Toute ponctuation inutile lors de l'écriture du nom ou de l'adresse doit être évitée. Par exemple, au lieu d’écrire 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013. Il est préférable d’écrire 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. La virgule après 18 est superflue mais la virgule après Road est nécessaire. Le trait d'union est inutile.

(g) Re:

Date et signature - Une lettre commerciale sans date ou sans signature appropriée (signature avec désignation) n'a pas de sens.