Rédaction de résolutions: importance et procédure (avec spécimen)

Lisez cet article pour en savoir plus sur la rédaction d'une résolution. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. L’importance de la rédaction de la résolution 2. La procédure de rédaction de la résolution.

Importance de la rédaction de la résolution:

La rédaction de résolutions est une tâche difficile et une fonction de spécialiste. Le secrétaire est censé être ce spécialiste.

La formulation et la composition des phrases doivent être telles que:

(1) L'intention correcte est exprimée.

(2) il n’ya ni vague ni ambiguïté et

(3) Le sens et la portée de la résolution sont compris dans leur véritable sens par les personnes concernées. De plus, il faut voir que

(4) Il est impossible de créer une complication par une interprétation erronée.

(5) Aucune lacune ou échappatoire ne sera autorisée à s’insinuer.

Procédure de rédaction de la résolution:

Il existe une technique ou une procédure à adopter pour rédiger une résolution.

Il existe certaines formes:

(1) Soit il peut inclure des éléments sur la base desquels la décision est prise, ou non.

(2) Il est écrit au passé et au discours indirect.

(3) Tous les différents points à intégrer dans une décision doivent d'abord être énumérés, puis réunis de manière systématique.

(4) Parfois, un addendum ou un coureur est ajouté. La procédure est illustrée ci-dessous avec des exemples.

Spécimen 1 :

Supposons qu'une résolution doit être rédigée pour la nomination d'un administrateur lors d'une assemblée générale annuelle.

La décision est basée sur les faits suivants:

(1) Supposons que Sri A soit un administrateur qui prend sa retraite par rotation.

(2) L'élection a lieu pour le poste ou les fonctions qu'il a quitté.

(3) Sri A, étant éligible, se propose de se représenter.

(4) Il n'y a pas d'autre candidat.

(5) Il est élu administrateur. Tous ces points doivent être incorporés dans la résolution.

La résolution se lira comme ceci:

Exemple 1:

"Considérant le fait que Sri A, se retirant par rotation et étant éligible pour une réélection, s'est proposé de le réélire et compte tenu du fait qu'il n'y avait pas d'autre candidat, il a été résolu que Sri A be et est par la présente élu directeur de la société. . "

Exemple 2:

Une rédaction plus simplifiée sera- «Il est résolu que Sri A qui se retire par rotation et, étant éligible, se présente lui-même en vue d'une réélection, soit et est par la présente réélu en tant qu'administrateur de la Société». La partie «Considérant… etc.» semble être superflu et inutile.

Dans les deux cas, il convient de noter que les mots "être et par la présente est" sont mentionnés. Une personne "être" élu ne signifie pas qu'il est "élu". Il y a un risque d'erreur d'interprétation si seulement «être élu» est écrit.

Spécimen 2 :

Supposons que, lors d'une assemblée générale d'une association professionnelle, un membre proposé et secondé par un autre propose une motion: "qu'une exposition des petites industries soit organisée par l'association au mois de décembre prochain". La date de la réunion est le 4.5 .88.

Un membre propose un amendement précisant que le mot «Toute l'Inde» doit être ajouté avant le mot «Exposition» et qu'il est appuyé. Cet amendement est mis au vote. C'est perdu parce que la majorité des membres ont estimé que le temps dont nous disposions était trop court pour organiser l'exposition au niveau de toute l'Inde.

Mais supposons qu'un membre se tienne debout et propose un "séminaire" sur les petites industries et non une "exposition" car il sera difficile pour l'association d'organiser une exposition dans un délai aussi court. Ce n'est pas un amendement mais une contre-motion. Le président le refuse évidemment.

Un autre membre propose un deuxième amendement proposant d'ajouter les mots «et artisanat» après «petites industries». Cet amendement est mis au vote. C'est passé.

Maintenant, la motion originale est modifiée et le texte de la résolution pour cette motion de fond (modifiée) sera: "Il est résolu que toute exposition de petites industries et d'artisanat soit organisée par l'Association au mois de décembre prochain." La résolution est adoptée à l'unanimité. .

Un autre membre propose une motion secondaire selon laquelle «un sous-comité dont le secrétaire serait le coordonnateur, devrait être formé». Il est secondé La proposition est soumise au vote et adoptée en tant qu’avenant de la résolution primaire. Ainsi, le texte intégral de la résolution se lit désormais comme suit: "Il a été décidé que l'Association organise une exposition sur les petites industries et l'artisanat au mois de décembre prochain et qu'un sous-comité, doté du secrétaire en tant que coordonnateur, soit créé."

À ce stade, un membre demande la permission du président de faire un "addendum" en ajoutant les mots "à la présente réunion" après le mot "formé". Avec l’approbation de tous les membres, le texte de la résolution se lit enfin: «Il est résolu qu’une exposition sur les petites industries et l’artisanat soit organisée par l’association au mois de décembre prochain et qu'un sous-comité avec le secrétaire en tant que coordonnateur soit formé à Cette réunion."

Au dernier moment, le président lui-même suggère de remplacer le mot "next" par le mot "1988" afin d'éviter toute imprécision. Tout le monde l'apprécie. Enfin, le texte de la résolution se lit comme suit: «Il est décidé qu'une association organise une exposition sur les petites industries et l'artisanat au mois de décembre 1988 et qu'un sous-comité, constitué du secrétaire en tant que coordonnateur, soit constitué à cette réunion."

Spécimen 3 :

Supposons qu'une résolution sur un changement constitutionnel soit adoptée. Cela nécessite une attention particulière de la part des membres. Si nous prenons par exemple l'ordre du jour donné dans la réf. 5.2 Spécimen 6 (A) (assemblée générale extraordinaire convoquée par une société pour modifier l'un des statuts), le texte de la résolution est le suivant: «Il est résolu que la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires de XYZ Co. Ltd tenue au siège social de la Société le lundi 17 août 1998 à 14 heures, après avoir jugé bon de porter de sept à neuf le nombre maximum d’administrateurs de la Société et à cet effet l’article 23 des statuts de la Société de modifier le texte de l’article 23 des statuts de la Société et le modifier en remplaçant le mot sept par neuf. "

Le libellé a été élaboré avec le plus grand soin, en clarifiant clairement l’avis des actionnaires, et ce, sans aucun doute. Désormais, une copie de cette résolution peut être immédiatement envoyée au Registrar of Companies pour enregistrement.