Fonction du secrétaire lors de l'assemblée générale statutaire et annuelle

Lisez cet article pour en savoir plus sur le devoir de secrétaire lors des assemblées générale statutaire et annuelle.

Fonction du secrétaire lors de la réunion statutaire:

Le devoir du secrétaire lors de la réunion statutaire peut être discuté en termes de son devoir avant la réunion, lors de la réunion et après la réunion.

A. Avant la réunion:

1. Rédiger soigneusement l’avis selon le formulaire statutaire et le publier.

2. Préparer le rapport statutaire et obtenir l'approbation des administrateurs.

3. Préparer le rapport statutaire et le transmettre à chaque membre de la société au moins 21 jours avant la réunion.

4. Obtenir l'attestation des auditeurs.

5. Déposer une copie du rapport statutaire auprès du greffier.

6. Préparer une liste des membres indiquant leurs noms, adresses et professions, ainsi que le nombre d'actions détenues par chacun d'eux.

B. À la réunion:

1. Il doit recevoir les membres et veiller à ce qu'aucune personne non autorisée ne puisse accéder à la réunion.

2. Il doit veiller à ce que le registre de présence des membres soit dûment signé par eux.

3. Il doit voir que les procès-verbaux appropriés sont enregistrés.

4. Il devrait aider le président à diriger la réunion.

5. Si le président le demande, il fournira les informations et les documents nécessaires.

6. Il prendra note des travaux de la réunion.

7. Il doit lire la convocation et le rapport statutaire.

C. Après la réunion:

1. Il doit préparer le procès-verbal et le faire signer par le président.

2. Il doit exécuter les résolutions adoptées lors de la réunion.

3. Il doit déposer une copie des résolutions au registraire des sociétés.

Fonction du secrétaire lors de l'assemblée générale annuelle:

A. Avant la réunion:

1. Il doit veiller à ce que les comptes annuels soient préparés conformément aux dispositions de la loi, dûment audités et certifiés par les auditeurs de la société.

2. Il préparera l'ordre du jour en consultation avec le président et publiera les avis de convocation du conseil d'administration tenu juste avant l'assemblée générale annuelle.

3. Il préparera le rapport annuel des administrateurs en consultation avec le président.

4. Il doit envoyer l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle à tous les membres avec les formulaires nécessaires.

5. Il préparera le discours du président en consultation avec le président.

6. Il doit recevoir, examiner, contresigner et enregistrer tous les procurations reçues avant l'heure fixée.

7. Il doit fermer le registre des transferts d'actions et préparer les listes de dividendes et les bons de souscription.