Assurer le bon fonctionnement dans le système d'achat
Cet article met en lumière les trois systèmes principaux pour assurer le bon fonctionnement et la transparence du système d’achat. Les systèmes sont les suivants: 1. Système de pré-achat 2. Système de commande 3. Système de post-achat.
1. Système ou étape de pré-achat:
Avant l'achat, certaines formalités doivent être compilées. Ils sont - réquisition, sélection des programmes d’exigences des fournisseurs, obtention de devis et évaluation de ceux-ci. Un compteur de formulaire de demande dûment rempli et signé par un officier supérieur est soumis par une personne compétente.
Il existe généralement une limite financière jusqu’à laquelle un officier particulier peut demander des matériaux. Les décisions d’achat ou d’immobilisations sont prises au niveau du conseil.
En cas d’achats groupés et rapides sur une longue période, les demandes de déplacement sont utilisées. La demande de poste est acheminée du service des demandes au service des achats très peu de temps après le début de la commande.
Les formulaires de commande standard sont utilisés lorsque les commandes doivent être répétées fréquemment. De nombreuses organisations demandent des devis à leurs fournisseurs. Le formulaire de demande, contrairement à un bon de commande, contient les mots "ceci est seulement une demande de devis" ou "ceci n'est pas un bon de commande".
2. Système de commande:
Sur réception des réponses aux demandes de renseignements, le fournisseur est sélectionné après contrôle et les commandes sont passées.
Un bon de commande contient normalement:
a) numéro de référence,
(b) Description du matériel,
c) Quantité requise
d) Prix et réductions
e) Instructions d'expédition
f) Destination des matériaux
(g) Signature du responsable des matériaux autorisant l’achat et
(h) Termes et conditions détaillés.
Généralement, cinq ou six exemplaires du bon de commande sont préparés. L'original est envoyé au fournisseur, un exemplaire est envoyé au service destinataire, un à l'inventeur et un au service financier pour rapprochement ultérieur avec la facture du fournisseur et «Notes de réception des marchandises» pour paiement.
3. Système post-achat:
Le système est destiné aux procédures de suivi, à la réception et au contrôle des factures. Les procédures de suivi impliquent du temps et de l'argent, il faut donc que ce soit sélectif. Pour être sélectif, les priorités doivent être déterminées et les points «critiques» ne doivent être pris en compte que pour le suivi. Un suivi sage par territoire peut être utilisé.
Les recettes sont enregistrées chronologiquement. Cela aide à identifier rapidement les matériaux. Ceci est nécessaire pour l'inspection des matériaux avant acceptation. Dans de nombreuses organisations, où des sections de réception centrales existent, une copie du bon de commande est envoyée à la section centrale pour rapprochement.
La vérification des factures est effectuée avant le paiement. La facture est accompagnée des reçus réels et, une fois satisfaite, le paiement est effectué. Les factures sont généralement envoyées au service financier de l'acheteur.
