Comment organiser une réunion privée?

Cet article met en lumière les dix étapes principales à suivre pour organiser une réunion privée.

1. La date, l'heure et le lieu de la réunion doivent être fixés par lui en consultation avec le président et les autres membres les plus expérimentés de l'organisation. Généralement, la réunion est organisée dans le bureau si le nombre de participants escompté est faible ou si une salle publique doit être louée. À moins que l'hébergement ne soit finalisé, aucun avis ne peut être émis.

2. Le secrétaire émet l'avis en gardant à l'esprit le délai dans lequel il doit être envoyé. La notification doit être en ordre et contenir tous les éléments à inclure. Les avis doivent être envoyés avec les annexes, le cas échéant, à tous les membres individuellement.

Les avis peuvent également être publiés dans les journaux. Toutes les règles concernant la publication d'un avis, qu'il s'agisse de l'organisation elle-même ou de la loi, doivent être respectées. C’est l’une des étapes essentielles de la préparation d’une réunion.

3. Le secrétaire doit préparer tous les documents à distribuer aux membres. Par exemple, il prépare l'ébauche des rapports à soumettre par le conseil d'administration ou le comité exécutif, selon le cas. Il verra que les comptes définitifs ont déjà été préparés et vérifiés.

Les rapports et les comptes doivent être imprimés ou dupliqués pour la distribution. Il est du devoir du secrétaire de veiller à ce que l’impression ou la duplication des documents soit faite à temps pour qu’ils soient prêts à être distribués avec l’avis.

4. Parfois, avant de publier un avis, le secrétaire doit examiner la liste des membres. Un membre défaillant ne peut être autorisé à participer à l'assemblée générale annuelle et à voter. Dans le cas d'une société, le registre des membres est maintenu suspendu pendant une période au cours de laquelle aucun transfert d'actions ne sera reconnu, de sorte qu'une liste définitive des membres est prête pour le paiement du dividende.

5. En outre, le secrétaire doit tenir la liste de vote prête au cas où le vote aurait lieu par scrutin.

6. Dans le cas d'une réunion de comité (telle qu'une réunion du conseil), le secrétaire doit garder tous les dossiers et documents prêts, qui pourront être consultés lors de la réunion. Des drapeaux ou d’autres indicateurs sont attachés avec les papiers appropriés à l’intérieur des fichiers pour leur emplacement prêt

7. Le secrétaire prend les dispositions nécessaires pour le siège des participants. En cas de réunion d'un comité ou du conseil d'administration lorsque les membres s'assoient autour d'une table, des blocs-notes, des notes d'agenda détaillées, des crayons, etc. doivent être conservés sur la table.

8. Le secrétaire doit s'assurer que le registre de présence ou le registre est prêt et qu'il sera signé par les membres avant d'entrer dans le lieu de la réunion. La présence aux réunions du conseil est très importante, car les honoraires des administrateurs doivent être calculés en conséquence.

9. Les grandes entreprises ont pour habitude de publier le discours du président lors de l'assemblée générale annuelle dans les journaux. Le secrétaire organise la publication du discours du président dans les journaux (bien que le coût ne puisse pas être débité du compte de la société).

10. Entre-temps, le secrétaire doit avoir préparé le procès-verbal de la réunion précédente, qui devra être confirmé lors de la réunion en cours.