Règles de réunion: Règles concernant les réunions d'une entreprise

Cet article éclaire les deux types de règles relatives à la réunion d’une entreprise. Les types sont: 1. Concernant les réunions des membres 2. Concernant les réunions des directeurs.

Règle 1. Concernant les réunions des membres:

(1) Un avis contenant tous les détails et signé par une personne habilitée à signer, telle que le président du conseil d’administration, un administrateur ou le secrétaire, doit être envoyé à chaque membre (ou à son représentant légal) de la société à son adresse recodée.

Il est généralement signé par le secrétaire, le cas échéant. En outre, les grandes entreprises publiques publient un avis dans la colonne "Petites annonces" du titre "Avis de société". Une copie de l'avis doit également être envoyée à l'auditeur de la société.

(2) La convocation est envoyée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion. Lors du décompte des dates, la date de l'avis et la date de la réunion sont exclues. La loi prévoit que tout avis ou document envoyé à un membre prend effet après quarante huit heures.

Ce facteur doit également être pris en compte. Par conséquent, si un avis de convocation est publié le premier jour du mois, la date la plus proche de la réunion sera le vingt-quatrième de ce mois.

La loi prévoit un préavis plus court de la manière suivante:

(a) En cas d’assemblée générale annuelle, si tous les membres sont d’accord et

(b) En cas de toute autre assemblée si les membres détenant 95% des actions, si une société a un capital-actions ou détenant 95% des droits de vote, si une société n'a pas de capital-actions, donnez votre accord.

(3) L'avis doit contenir la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion. La notification doit être envoyée par courrier ordinaire. Un enregistrement de l'envoi doit de préférence être inscrit au registre d'expédition. Si un membre souhaite que la notification lui soit envoyée par courrier recommandé, il doit alors déposer en avance les sommes d’affranchissement excédentaires dans la société. Si, par inadvertance, aucune notification n’est envoyée à un membre qui n’annule pas la réunion.

(4) En même temps que l'avis, d'autres documents doivent également être envoyés. Par exemple: (a) en cas d’assemblée générale annuelle, une copie du rapport de gestion (ou du rapport annuel), une copie des comptes finaux vérifiés, le formulaire de procuration, le cas échéant, etc. (b) en cas de réunion statutaire, une copie du rapport statutaire, une copie des comptes vérifiés à jour, etc.

(5) Le lieu de la réunion est le siège social de la société ou en tout autre lieu situé dans la ville ou le village ou le village où est situé le siège social de la société. (La loi prévoit des exemptions du gouvernement central pour certaines entreprises spéciales.)

(6) La réunion ne peut être tenue un jour férié. Selon Sec. 2 (38) de la Loi sur les compagnies, pour un jour férié, Sec. 25 de la loi sur les instruments négociables de 1881 sont applicables. Toutefois, si une date déjà fixée et notifiée est déclarée jour férié par le gouvernement (en vertu de l’article 25 de la loi sur les instruments de négociation), une réunion peut avoir lieu à cette date.

(7) La réunion se tient pendant les heures de bureau. (Il n'y a pas de bar spécifique pour tenir une assemblée générale extraordinaire un jour férié et en dehors des heures de bureau).

(8) Le quorum pour une assemblée des membres est le suivant: (a) comme mentionné dans les statuts de la société concernée, (b) si rien n'est mentionné dans les statuts, alors (i) dans le cas d'une société privée, deux membres et (ii) dans le cas d’une entreprise publique, cinq membres présents en personne constituent le quorum.

(9) La loi précise les points à inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale annuelle. Tout autre élément peut être ajouté sous la rubrique "Questions particulières" et des notes explicatives justifiant l'inclusion doivent être ajoutées.

(10) La réunion est présidée par le président (généralement le président du conseil d’administration) conformément aux dispositions des statuts de la société et sous réserve des dispositions de la loi, en ce qui concerne les réunions.

(11) Les votes à la réunion se font généralement à main levée, à moins que le scrutin ne soit demandé.

(12) À la fin de la réunion, le secrétaire doit établir un procès-verbal et le faire signer par le président. Des copies de certaines résolutions doivent être déposées auprès du Registrar of Companies.

Le secrétaire d’une entreprise a la responsabilité de veiller au respect strict de toutes les règles ci-dessus. Tout manquement peut entraîner la nullité de la réunion. Secs 53 et 165 à 197 sont destinés au règlement des assemblées des membres. Une société privée peut modifier les règles, à l'exception du nombre de quorum.

Règle n ° 2. En ce qui concerne les réunions des directeurs:

(1) Un avis en bonne et due forme pour chaque réunion du conseil d’administration est donné par écrit à chaque administrateur à son adresse habituelle. S'il y a un réalisateur étranger, il doit en être averti également lorsqu'il se trouve en Inde. L’avis peut être signé par n’importe quel administrateur. Le secrétaire est très souvent autorisé à signer l'avis.

(2) La notification peut être envoyée par la poste ou par messager. Parfois, un avis est envoyé par téléphone si tous les administrateurs sont d’accord. Aucun avis n'est nécessaire lorsqu'une résolution est adoptée par circulation. Lors d'une réunion, les administrateurs peuvent décider de la date de la réunion suivante et dans ce cas, aucun avis ne doit être envoyé.

(3) L'avis doit être accompagné de tous les documents et documents pertinents devant être examinés lors de la réunion.

(4) La loi ne prévoit pas de délai précis avant la date de la réunion à laquelle un avis doit être envoyé. En règle générale, la notification est envoyée au moins sept jours avant la date de la réunion. Les statuts d’une société peuvent prévoir le délai ou les administrateurs eux-mêmes peuvent en décider lors de la première réunion.

(5) La loi ne contient aucune règle concernant les points à inscrire à l'ordre du jour d'une réunion du conseil. Toute question liée aux affaires de la société et relevant des pouvoirs du conseil d'administration peut être incluse.

(6) Le quorum pour une réunion du conseil d’administration est, conformément à la Loi, d’un tiers ou de deux si celui-ci est plus grand. Lorsque l’on discute d’un sujet qui intéresse un administrateur, celui-ci ne peut participer. Si par son exclusion le quorum tombe, il n'y a pas de faute. Mais s'il ne reste qu'un administrateur, il ne peut y avoir aucune réunion et cette question est renvoyée à l'assemblée générale des membres.

Les statuts d’une société peuvent prévoir le quorum des réunions du conseil d’administration ou les administrateurs eux-mêmes peuvent déterminer le quorum lors de la première réunion du conseil d’administration, mais le quorum ne peut en aucun cas être inférieur à ce que prévoit la loi.

(7) Lors de la première réunion du conseil d’administration, un président est élu. Il dirige les réunions du conseil conformément aux dispositions des statuts de la société, sous réserve des dispositions de la loi, en ce qui concerne les réunions du conseil. .

(8) Le procès-verbal de chaque réunion du conseil doit être préparé et confirmé lors de la prochaine réunion du conseil.

(9) Le vote se fait à main levée, chaque administrateur disposant d'une voix, quel que soit le nombre d'actions qu'il détient.

(10) La loi ne contient aucune disposition concernant le lieu et les heures des réunions du conseil. Il ne mentionne pas non plus que les réunions du conseil ne peuvent être tenues les jours fériés. Mais une réunion ajournée automatiquement faute de quorum ne peut pas être tenue un jour férié.

(11) Les règles ci-dessus s'appliquent également aux réunions d'un comité ou d'un sous-comité constitué de certains administrateurs à des fins spécifiques.