Procès-verbal: importance et procédure d’écriture (avec spécimen)
Lisez cet article pour en savoir plus sur les minutes. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. L’ importance du procès-verbal 2. La procédure de rédaction du procès-verbal.
Importance du procès-verbal:
Les procès-verbaux sont le résultat d'une réunion. Des réunions sont organisées pour prendre des décisions et adopter des faits et des événements. Ce sont les sources de référence et d’orientation qui doivent être consignées de manière précise et méthodique par écrit.
Les procès-verbaux sont de tels documents écrits. Les procès-verbaux sont aussi la preuve de ce qui s’est passé lors d’une réunion. Les procès-verbaux revêtent donc une grande importance pour une association, qu’elle soit commerciale ou non, enregistrée ou non.
Les procès-verbaux doivent être rédigés avec le plus grand soin afin que rien ne soit faux. Le secrétaire a une grande responsabilité à cet égard, ainsi que le président qui doit confirmer le procès-verbal. Les procès-verbaux écrits et confirmés sont des enregistrements inaltérables.
Le secrétaire prépare généralement un brouillon du procès-verbal et le présente au président de la réunion pour lui faire part de ses suggestions ou de ses corrections. Le président a le pouvoir de ne pas autoriser l'inclusion de questions qui paraissent diffamatoires vis-à-vis de toute personne, indifférentes ou immatérielles à la procédure ou nuisibles à l'intérêt de l'association.
Procédure de rédaction du procès-verbal:
Il existe une procédure définie pour la rédaction des procès-verbaux. Les procès-verbaux doivent être écrits méthodiquement et systématiquement avec tous les événements de la réunion.
Les étapes et règles suivantes doivent être observées:
(1) Tout d’abord, il faut décider quelle forme sera adoptée: paragraphe ou tableau.
(2) Il doit exister un en-tête indiquant le type de réunion avec la date, l'heure et le lieu.
(3) Viennent ensuite les noms des personnes présentes, y compris les membres et les invités. En cas de grande réunion comme une assemblée générale d'une grande entreprise, tous les noms ne sont pas enregistrés, mais uniquement les noms des administrateurs et des invités (comme l'auditeur). Pour les noms des membres, voir le registre des présences. .
(4) Le nom du président est écrit séparément.
(5) Viennent maintenant les événements qui se sont déroulés lors de la réunion, en particulier les résolutions adoptées avec leur texte intégral et également: (a) le nom des proposants et des soutiens; b) la nature du vote; c) les notes de dissidence, le cas échéant.
(6) Un titre abrégé et un numéro de série sont ajoutés à chaque article. Cette série de numéros peut être poursuivie de réunion en réunion ou être limitée à une réunion particulière.
(7) En bas - à droite, le président peut inscrire son nom avec la date et le mot "confirmé" et à gauche le secrétaire en qualité de rédacteur du procès-verbal apposera sa signature avec rendez-vous amoureux.
(8) Les instructions données au secrétaire pour le suivi des décisions sont également enregistrées.
(9) Les nominations effectuées et les dépenses autorisées par l'assemblée doivent être enregistrées.
(10) On ne peut inscrire rien qui fasse l’objection du président.
(11) Dans un premier temps, le secrétaire prépare un projet qui est vérifié par le président, puis les procès-verbaux sont ensuite écrits à la main sur les pages du livre des procès-verbaux.
(12) Il est souhaitable que chaque page soit paraphée par le président.
(13) Ce ne sont pas les discussions mais seulement les résolutions finalement adoptées qui doivent être écrites.
(14) On ne peut écrire rien qui semble être répréhensible et qui blesse le sentiment de qui que ce soit.
(15) Chaque fois qu'il est fait référence à une lettre ou à un rapport, il convient de mentionner sa date.
(16) Lorsqu'une résolution a été adoptée sous forme de résolution spéciale ou avec un avis spécial, il doit en être fait mention dans le procès-verbal de la réunion.
(17) Il ne doit pas y avoir écrasement ni possibilité de correction. Si cela se produit accidentellement, le secrétaire doit faire ses initiales.
Spécimen 1:
Procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration d'une entreprise.
Forme de paragraphe:
Les procès-verbaux ont été préparés en référence au spécimen ci-dessous:
Spécimen - Avis pour toute réunion du conseil d'administration d'une entreprise.
XYZ Co. Ltd
Reg. De___________
3 avril 1988
_______________
(Réalisateur)
Cher Monsieur,
Le conseil d’administration de la Société se réunira le samedi 10.4.88 à 14 heures au siège de la Société pour traiter les points suivants.
Vous êtes invité à être présent.
Cordialement votre,
________________
secrétaire
Ordre du jour:
(1) Confirmation du procès-verbal de la dernière réunion.
(2) Nomination d'un responsable du personnel.
(3) Détermination de la stratégie marketing du nouveau produit.
(4) Approbation du transfert d’actions conformément aux demandes reçues et à présenter par le secrétaire.
(5) Fixation de la date d'une assemblée générale extraordinaire pour modification de la clause 31 des statuts de la Société.
(6) Examen des devis reçus de la part de MM. ABC Co. pour la construction d’un hangar dans les locaux de l’usine. Sri A, administrateur de cette société, est partenaire de MM. ABC Co.
(7) Autres questions avec l’autorisation du président.
Explication:
Il convient de noter, à partir de l'exemple ci-dessus, que l'ordre du jour couvre différentes variétés de points généralement discutés lors d'une réunion du conseil. Les articles concernent des questions commerciales générales ainsi que des formalités légales. A, administrateur de la société, est un associé de MM. ABC Co.
Il ne participera pas lorsque le point 6 sera discuté parce qu'il s'intéresse au contrat. Les administrateurs restants, quel que soit leur nombre, constituent le quorum.
Secs 299, 300 de la Loi sur les compagnies stipulent que tout administrateur intéressé par un contrat doit le divulguer à temps et le fait doit être mentionné à l'ordre du jour.
Minutes:
Le procès-verbal de la réunion du conseil de la Société a eu lieu le vendredi 10.4.88 à 14h00 au siège social de la Société.
1. président
Sri A prend la présidence
2. Confirmation du procès-verbal
Le procès-verbal de la dernière réunion tenue le 8.2.88 est lu et confirmé.
3. Nomination d'un responsable du personnel :
Il a été résolu «qu'en raison de l'augmentation des effectifs et de l'établissement de meilleures relations professionnelles, un responsable du personnel qualifié soit nommé par la société selon un barème de traitement des salaires de. 1200.00 à Rs. 2000.00 par mois avec toutes les facilités de Prévoyance et Gratuité autorisées par les Règles de Service de la Société ».
Le secrétaire a été prié de publier très tôt une annonce dans l'homme d'État invitant les candidats.
4. Stratégie de marketing :
Il a été résolu «que pour éviter la concurrence d'autres préoccupations bien établies, la stratégie à suivre par la société consistera à explorer les marchés ruraux par le biais de détaillants locaux».
5. Approbation du transfert d’actions:
Le secrétaire a présenté une demande de Sri S, qui a acheté 50 actions de la société transférées par Sri R, l'actionnaire actuel, demandant l'approbation du transfert.
Il a été résolu "que la demande présentée par Sri S en vue du transfert de 50 actions n ° 131 à 180 n ° du certificat d’actions n ° 25 détenu par Sri R soit approuvée".
Le secrétaire a été prié de faire le nécessaire.
6. Fixation de la date d'une assemblée générale extraordinaire :
La date de la tenue d'une assemblée générale extraordinaire pour modifier l'article 31 des statuts de la société dans le but d'invoquer des dépôts publics conformément à la politique récente du ministère du Droit et des Affaires de l'Union a été fixée au 25 juin 1988.
Le secrétaire a été prié de faire le nécessaire.
Sri C a enregistré une note de désaccord à l’idée d’inviter des dépôts publics.
7. Examen de la citation:
L'affaire a été reportée en attendant l'approbation du plan pour la construction proposée.
8. Vote de remerciement :
En l'absence d'autres questions, la réunion se termine par un vote de remerciement à la présidence.
Forme tabulaire:
Minutes:
Le procès-verbal de la réunion du conseil de la Société a eu lieu le vendredi 10.4.88 à 14h00 au siège social de la Société.
1. Président :
Sri A prend la présidence.
2. Confirmation du procès-verbal :
Le procès-verbal de la dernière réunion tenue le 8.2.88 est lu et confirmé.
3. Nomination d'un responsable du personnel :
Il a été résolu «qu'en raison de l'augmentation des effectifs et de l'établissement de meilleures relations professionnelles, un responsable du personnel qualifié soit nommé par la société selon un barème de traitement des salaires de. 1200.00 à Rs. 2000.00 par mois avec toutes les facilités de Prévoyance et Gratuité autorisées par les règles de service de la Société. ”
Le secrétaire a été prié de publier une annonce dans le secrétaire d'État au plus tôt à la date prévue, invitant les candidatures.
4. Stratégie de marketing:
Il a été résolu «que pour éviter la concurrence, la stratégie de la société consistera à explorer les marchés ruraux par l’intermédiaire de détaillants locaux».
5. Approbation de SharesTransfer:
Le secrétaire a présenté une demande de Sri S qui a acheté 50 actions de la société transférées par Sri R, le titulaire actuel, demandant l'approbation du transfert. Il a été résolu «que la demande présentée par Sri S en vue du transfert de 50 actions n os 131 à 180 vs le certificat d’actions n ° 25, détenu par Sri R, soit approuvée».
Le secrétaire a été prié de faire le nécessaire.
6. Fixation de la date d'une assemblée générale extraordinaire:
La date à laquelle une assemblée générale extraordinaire a été convoquée pour modifier l’article 31 des statuts de la société dans le but de convoquer des dépôts publics conformément à la politique récente du ministère du Droit et des Affaires de l’Union a été fixée au 25 juin 1988. .
Le secrétaire a été prié de faire le nécessaire.
Sri C a enregistré une note de désaccord à l’idée d’inviter des dépôts publics.
7. Examen de la citation:
L'affaire a été reportée en attendant l'approbation du plan pour la construction proposée.
8. Vote de remerciement:
En l'absence d'autres questions, la réunion se termine par un vote de remerciement à la présidence.
[Les schémas de vote et les noms des proposants et des secondeurs n'ont pas été enregistrés.]
