Notice: Signification, Intimation et Drafting (avec Exemple)
Lisez cet article pour en savoir plus sur Notice. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. La signification de l’avis 2. L’avis de notification 3. La rédaction.
Signification de l'avis:
Le mot notice est venu du mot latin notitia qui signifie connaissance. Avis signifie donc "un avertissement ou une indication de quelque chose". Il est également défini comme "une annonce écrite ou imprimée". Le mot notice a donc deux aspects: il peut s'agir d'une indication ou d'une information et d'une sorte d'avertissement. Un avis peut être général ou confidentiel.
Avis de notification:
Différents types d’avis ou d’informations doivent être envoyés depuis le bureau - aux détenus d’un bureau, aux membres de l’organisation à laquelle appartient le bureau ou à des étrangers. Dans la première catégorie, figurent les notifications émises déclarant un jour férié ou introduisant une règle de bureau nouvelle ou modifiée, par exemple, le changement des heures de bureau, etc.
Parfois, des avis doivent être affichés à des endroits spécifiques en vertu de certaines lois. Par exemple, un responsable d’usine doit afficher un avis de mesures de sécurité dans une usine soumise aux règles énoncées à la Sec. 108 de la loi de 1948 sur les usines. Un avis peut être destiné à l'état-major ou être signifié à un particulier, par exemple un "avis de décharge".
Un avis dans la deuxième catégorie signifie un avis de convocation à une assemblée générale des membres de la société. Ce type d’avis doit être envoyé par la poste ou même publié dans les journaux. Dans la troisième catégorie, nous trouvons différents types d’avis, y compris les annonces.
Par exemple, un avis d’appel d’offres appelant des offres de fournisseurs, soit publié dans des journaux, soit accroché au tableau d’affichage du bureau. Une annonce dans les journaux sur le changement d'adresse ou l'ouverture d'une succursale est un avis de cette catégorie.
Rédaction de l'avis:
Quelle que soit la catégorie de préavis, chacun a une forme et un style d'écriture.
Un avis:
(1) doit être écrit dans une langue compréhensible pour ceux à qui il est destiné. Parfois, il y a aussi une directive statutaire. Par exemple, un avis en vertu de la loi sur les usines doit être rédigé en anglais (langue du tribunal) et dans une langue compréhensible par la majorité des travailleurs de l'usine.
(2) Il doit transmettre clairement le message de ce qui devait être transmis.
(3) Un avis doit être bref et éviter les mots inutiles.
(4) L'avis doit être rédigé selon un formulaire. Ce formulaire peut être un formulaire statutaire.
(5) Il doit être signé par une personne faisant autorité.
(6) Il doit normalement porter une date.
(7) Un avis confidentiel ou individuel ou un avis ayant des implications juridiques doit être rédigé par un avocat. Un secrétaire qualifié devrait avoir la compétence pour le même.
Rédaction et publication des avis de réunion:
Un avis doit être rédigé et publié pour chaque type de réunion privée.
Il existe deux types de formulaires distincts à cette fin:
(1) Formulaire n ° 1:
En cas de convocation pour une réunion d'un comité tel qu'un comité exécutif, un comité de direction ou un conseil d'administration, etc., la convocation prend la forme d'une lettre.
(2) Formulaire n ° 2:
En cas de convocation à une réunion d’un groupe général de membres d’une organisation, la convocation prend la forme d’une circulaire comportant certaines particularités.
Un spécimen de différentes formes est donné ci-dessous:
Spécimen 1 - Avis de convocation pour la première réunion du conseil d'administration d'une entreprise.
XYZ Co. Ltd
Reg. De_______________
17 novembre 1988
________________
(Réalisateur)
Cher Monsieur,
La première réunion du conseil d’administration de la Société se tiendra le samedi 25.11.88 à 12 heures au siège social de la Société pour traiter les affaires suivantes.
Vous êtes invité à assister à la réunion.
Cordialement votre,
________________
secrétaire
Ordre du jour:
(1) Election du président de la réunion.
(2) Adoption par le secrétaire de l'acte constitutif, des statuts et du certificat de constitution de la société.
(3) Adoption du sceau commun de la société.
(4) Nomination des premiers administrateurs de la société.
(5) Election du président du conseil d'administration de la Société.
(6) Nomination du secrétaire de la société avec effet rétroactif.
(7) Nomination des banquiers de la société.
(8) Nomination des premiers auditeurs de la société.
(9) Nomination du conseiller juridique de la société.
(10) Adoption de tous les contrats préliminaires et des dépenses préliminaires engagées par les promoteurs de la Société.
(11) L’approbation du projet de prospectus doit être présentée par le secrétaire.
(12) Examen de la demande à présenter au contrôleur des émissions en capital.
(13) Examen de la demande d'inscription à la Bourse de Calcutta en vue de l'inscription des actions dans la société.
(14) L’approbation du spécimen de certificat d’action doit être présentée par le secrétaire.
(15) Détermination du quorum pour les réunions du conseil de la société.
(16) Fixer la date de la prochaine réunion du conseil.
(17) Autres questions avec l’autorisation du président.
Explication (destinée aux étudiants) :
À partir de l'échantillon ci-dessus, il convient de noter les points suivants:
(a) Lors de la première réunion, le président de la réunion doit être élu, puis le président du conseil d'administration. Une fois le président du conseil élu, il présidera toutes les réunions de la société tant qu'il restera président.
(b) Le secrétaire est nommé avec effet rétroactif car il a déjà été nommé par les promoteurs pour les aider dans leurs activités promotionnelles.
(c) Le prospectus ne sera jamais présenté à la première réunion du conseil d'administration d'une société privée.
(d) Quand une société ouverte veut émettre des actions ou des débentures d’une valeur supérieure à RS. 50 lakhs, dans un délai de 12 mois, une autorisation du contrôleur de la capitale, nommé par le gouvernement central, est nécessaire. Les actions de chaque entreprise ne sont pas négociées en bourse. Une demande en ce sens doit être déposée en vertu de la loi de 1956 sur la réglementation des marchés de valeurs mobilières. Pour toutes les entreprises, ces deux points ne doivent pas figurer à l'ordre du jour.
(e) Le Conseil lui-même peut fixer son quorum s'il n'est pas mentionné dans les Statuts. Lors d'une réunion du conseil, la date de la prochaine réunion peut être fixée sans préavis.
Lors de la réunion, les administrateurs peuvent recevoir des feuilles de papier pour les notes de l’ordre du jour.
Il faut noter en outre que:
(A) Le style de rédaction de l'ordre du jour peut être:
(1) Elire le président de la réunion.
(2) adopter l'acte constitutif, etc.
(3) Adopter le sceau commun de la société.
Etc.
(B) S'il n'y a pas de secrétaire de la société, l'avis peut être signé par tout administrateur. Dans de nombreuses entreprises, un administrateur joue le rôle de secrétaire.
(C) L'adresse du siège social est obligatoire. Ceci s’applique aux avis de toutes sortes de réunions d’entreprise.
Spécimen 2 - Avis pour toute réunion du conseil d'une entreprise.
XYZ Co. Ltd
Reg. De___________
3 avril 1988
_______________
(Réalisateur)
Cher Monsieur,
Le conseil d’administration de la Société se réunira le samedi 10.4.88 à 14 heures au siège de la Société pour traiter les points suivants.
Vous êtes invité à être présent.
Cordialement votre,
________________
secrétaire
Ordre du jour:
(1) Confirmation du procès-verbal de la dernière réunion.
(2) Nomination d'un responsable du personnel.
(3) Détermination de la stratégie marketing du nouveau produit.
(4) Approbation du transfert d’actions conformément aux demandes reçues et à présenter par le secrétaire.
(5) Fixation de la date d'une assemblée générale extraordinaire pour modification de la clause 31 des statuts de la Société.
(6) Examen des devis reçus de la part de MM. ABC Co. pour la construction d’un hangar dans les locaux de l’usine. Sri A, administrateur de cette société, est partenaire de MM. ABC Co.
(7) Autres questions avec l’autorisation du président.
Explication:
Il convient de noter, à partir de l'exemple ci-dessus, que l'ordre du jour couvre différentes variétés de points généralement discutés lors d'une réunion du conseil. Les articles concernent des questions commerciales générales ainsi que des formalités légales. A, administrateur de la société, est un associé de MM. ABC Co.
Il ne participera pas lorsque le point 6 sera discuté parce qu'il s'intéresse au contrat. Les administrateurs restants, quel que soit leur nombre, constituent le quorum.
Secs 299, 300 de la Loi sur les compagnies stipulent que tout administrateur intéressé par un contrat doit le divulguer à temps et le fait doit être mentionné à l'ordre du jour.
