Précis: Signification et préparation

Lisez cet article pour en savoir plus sur Precis. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. La signification de Precis 2. La préparation de Precis.

Sens de Precis:

Aux fins de l’administration, divers types d’informations et un grand nombre d’enregistrements doivent être traités à la fois. Il se peut que beaucoup de temps soit gaspillé inutilement si tous doivent être examinés en détail. Les points saillants de chaque élément du dossier sont suffisants pour régler un problème. C’est le cas des cadres supérieurs qui doivent s’attaquer à une grande variété de problèmes dans les plus brefs délais.

Les documents qui leur sont envoyés sont traités par différents départements avec des notes de décision des chefs de département respectifs. Les cadres supérieurs doivent beaucoup compter sur les membres de la haute direction, car leurs décisions dépendront principalement de la manière dont ils présenteront chaque cas.

Mais, en même temps, si les cadres supérieurs ont devant eux un bref résumé ou l'essentiel de tous les faits liés à un problème particulier, la prise de décision devient alors plus rationnelle et fondée sur des faits.

Les notes rédigées par le personnel subordonné ont peu de chances d’être biaisées. Par conséquent, il est souhaitable que de telles rafales soient à leur disposition. Les cadres supérieurs peuvent être amenés à prendre une décision sur une affaire qu’un haut dirigeant leur a référée mais, entre-temps, une série de lettres pourrait avoir été échangée.

Les décideurs doivent avoir devant eux un résumé concis de ces lettres. Une précision est définie comme «un résumé concis de points, déclarations ou faits essentiels». Il ressort clairement de la définition qu’un procès-verbal n’est pas seulement un résumé mais un résumé concis et qu’il ne contient que les points essentiels.

Pour l'administration, il est nécessaire de préparer des types de documents ou des déclarations précis - correspondance commerciale, rapports, mémorandums, etc. La correspondance commerciale désigne les lettres commerciales avec les réponses correspondantes.

Chaque lettre, qu'il s'agisse d'une lettre originale ou d'une réponse, comporte divers éléments, notamment des formalités, mais seuls les points essentiels ont une utilité utile. Très souvent, chaque fois qu'une lettre est écrite, les points essentiels sont mis en évidence ou lors de la lecture d'une lettre, les points essentiels sont soulignés pour attirer l'attention.

Des rapports sont également préparés mettant en évidence les points essentiels. Lorsque le style de rédaction d’un rapport est suivi, les points essentiels deviennent automatiquement centrés. Les rapports peuvent être volumineux et volumineux; par conséquent, un résumé peut être nécessaire pour une référence rapide.

Les mémorandums sont un nombre pluriel de mémorandum. Le terme mémorandum signifie «un enregistrement informel ou une note écrite sur une transaction». Les ordres officiels ou formels sont utilisés par les différents services d’un bureau comme directives à l’action. Celles-ci sont émises sous forme de lettres à des étrangers. Celles-ci sont appelées lettres DO, mais à l'intérieur du bureau, des directives d'action, des suggestions ou des informations sont envoyées, appelées mémorandums ou mémos du Bureau.

Un bon de caisse est un mémorandum qui décrit simultanément l'article vendu, sa valeur et le fait que le paiement a été reçu. Ce n'est pas exactement un reçu qui est un document officiel et qui contient le nom ou les coordonnées de la personne ou de la partie dont le paiement a été reçu.

Un bon de caisse est un document informel et ne révèle pas le nom de l'acheteur des marchandises. Un bon de caisse donne une brève description des articles vendus, mais une facture, si elle est préparée, contient de nombreux détails sur les articles.

Préparation de Précis:

La discussion ci-dessus suffit à justifier l’importance de l’écriture précise dans le travail de bureau. La préparation de documents de correspondance, de rapports ou de mémorandums est un travail de secrétariat. Le secrétaire doit préparer les précisions à la considération de la direction. Un type spécial d’articles de papeterie: les bureaux utilisent des feuilles de papier avec des règles laissant une grande marge sur le côté gauche pour la rédaction de notes ou de points essentiels.

Il existe des règles spécifiques pour la préparation d'un précis:

(1) Il s’agit d’un résumé concis d’un sujet ou d’un texte. Généralement, en condensant le sujet, il est réduit à un tiers.

(2) Il doit y avoir un en-tête, indiquant l'objet de la matière.

(3) Il est écrit au passé et au discours indirect.

(4) Les citations, le cas échéant, dans l’objet ne doivent jamais figurer dans un résumé.

(5) L'auteur doit utiliser sa propre langue.

(6) L'ordre des points ou la séquence des faits dans l'objet doivent être maintenus.

(7) Il doit être concis mais précis.