Procédure d'achat du matériel: 7 étapes
Certaines des étapes sont les suivantes: 1. Réception et analyse des besoins et traitement des demandes 2. Choix et localisation des fournisseurs potentiels 3. Demande, réception et analyse des offres 4. Passation des commandes 5. Suivi et expédition des commandes d'achat et autres .
Étapes de la procédure d'achat:
- Reçus et analyse des besoins et traitement des demandes
- Choix et emplacement des fournisseurs potentiels
- Demande, réception et analyse de devis
- Passation des commandes
- Suivi et expédition des commandes d'achat
- Vérification des factures fournisseurs pour le paiement après traitement des anomalies et des rejets
- Clôture des commandes terminées et tenue des dossiers
Étape n ° 1. Reçus et analyse des besoins et traitement des demandes de personnel:
Les différents départements de l'organisation communiquent leurs besoins en divers articles au département des achats par le biais d'un formulaire de demande.
Un formulaire de demande d'achat prépare la base pour l'achat et contient les données suivantes:
(i) Quel est le matériel / article requis avec la qualité et les autres spécifications nécessaires?
(ii) Quantité requise?
(iii) Date à laquelle le matériel est nécessaire?
(iv) Lieu de livraison?
(v) Nom du fournisseur suggéré.
Une demande d'achat est établie en deux exemplaires et signée par l'autorité compétente. Afin de vérifier la disponibilité de l'article dans le magasin, celui-ci est acheminé par le magasin. Le format est indiqué à la Fig. 6.3.
Étape n ° 2. Choix et emplacement des fournisseurs potentiels:
Ce processus consiste à sélectionner un nombre suffisant de fournisseurs, soit par l'intermédiaire de représentants autorisés, de catalogues, de revues spécialisées. Publicités, annuaires commerciaux ou foires commerciales.
Le critère de choix ultime d'un fournisseur repose également sur les facteurs suivants:
(i) Fiabilité de l'approvisionnement: Basé sur les performances passées du fournisseur.
ii) L’assurance que les marchandises seront livrées dans les délais, sur la base des données antérieures.
(iii) Autres considérations telles que le service après-vente, l'attitude à l'égard des biens refusés par l'acheteur, l'assistance technique pendant et après l'installation, etc.
Bien que les fournisseurs potentiels soient également pris en compte,
(i) Si l'achat doit être effectué sur le marché local ou tout autre lieu concurrentiel éloigné de l'industrie.
(ii) Si tout l'achat doit être effectué auprès d'un seul fournisseur ou de plusieurs fournisseurs.
(iii) S'il faut acheter directement auprès des fabricants.
Les agents d’achat scrutent continuellement le marché à la recherche de nouveaux fournisseurs potentiels.
Étape n ° 3. Demande, réception et analyse des offres:
La cotation est une requête pour savoir si les fournisseurs peuvent fournir le matériau souhaité à la date spécifiée et, dans l'affirmative, à quel tarif.
La demande de devis est faite sur un formulaire spécifié, comme indiqué dans la Fig. 6.4.
Des devis sont demandés pour l’achat de matériel, comme indiqué ci-dessous, et doivent parvenir à ce bureau au plus tard le (date) à (heure). Les citations doivent être envoyées avec tous les détails et appuyées par de la documentation, des brochures, etc.
(i) Veuillez mentionner en haut de l'enveloppe
Enquête n ° ………. Date à laquelle due ………………
(ii) Les devis doivent être soumis en deux exemplaires.
(iii) Les citations doivent être données dans le même ordre que dans la lettre de demande.
(iv) Les Devis doivent être valables au moins un mois à compter de la date d’ouverture,
(v) Les tarifs indiqués doivent être POUR LA destination de l'acheteur et inclure toutes les taxes.
(vi) Les citations doivent être envoyées sous pli scellé.
(vii) Le droit est réservé d'accepter ou de refuser toute offre de prix, en tout ou en partie, sans indiquer de motif.
(viii) Le représentant du fournisseur peut être présent au moment de l’ouverture des devis.
Faire une demande de devis:
Les demandes de devis sont effectuées sur la Performa prescrite, illustrée à la Fig. 6.4, à tous les fournisseurs ou sources sélectionnés. Le formulaire de cotation comporte les détails du matériel acheté et les conditions dans lesquelles l'acheteur souhaite se procurer le matériel.
Analyse des citations:
Après avoir reçu des devis de différentes sources, ils sont étudiés aux fins de comparaison des tarifs, des autres conditions et conditions mentionnées dans la demande de devis. Une déclaration comparative, telle que présentée à la Fig. 6.5, est préparée pour analyse. N.TS et A.TS sont marqués sur chaque article, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas conformes aux spécifications, et que le choix du fournisseur choisi est correct parmi les articles marqués ATS.
L'énoncé comparatif préparé ci-dessus est un bon guide pour choisir le bon fournisseur, c'est-à-dire dont le matériel répond aux spécifications requises.
Étape n ° 4. Passation des commandes:
Après avoir sélectionné le bon fournisseur, un bon de commande (comme indiqué à la Fig. 6.6) lui est envoyé. Le bon de commande constitue un document juridique et sert d'autorité de fournisseur pour la livraison du matériel conformément aux conditions du bon de commande.
Étape n ° 5. Suivi et expédition des commandes d'achat:
Le simple fait de passer une commande ne garantit pas la fourniture de matériel, mais il est également nécessaire de le poursuivre.
La section des achats reste donc en contact avec le fournisseur afin de:
(i) Obtenir des informations sur l'état d'avancement de la commande.
(ii) Il convient de rappeler au fournisseur avant l'expiration du délai de livraison, car il s'agit de l'essence du contrat d'achat.
(iii) Prendre des mesures correctives (telles que changer les modes de transport ou transférer certaines commandes aux autres fournisseurs) pour que le matériel puisse être reçu à temps, comme prévu auparavant.
Six exemplaires du bon de commande sont préparés par le service des achats. et chaque copie est signée par le responsable des achats.
Sur ces copies, une copie est envoyée à:
(i) Vendeur.
(ii) Section de magasin.
(iii) Section des comptes.
iv) Service d’inspection.
(v) ministère placement de la demande.
(vi) Département des achats pour enregistrement.
Étape 6. Vérification des factures des fournisseurs pour le paiement après traitement des anomalies et des rejets :
Les rapports sur les articles reçus sont comparés aux bons de commande afin de détecter les écarts, c.-à-d. Les écarts de qualité, etc. Les écarts constatés au niveau de la qualité ou de la quantité doivent être immédiatement portés à la connaissance des vendeurs. Le matériel rejeté peut être renvoyé au fournisseur pour remplacement.
Les factures sont vérifiées pour s'assurer que le matériel a bien été reçu conformément aux spécifications du bon de commande et au prix convenu. Après confirmation, le paiement est effectué au fournisseur pour l’article reçu.
Étape n ° 7. Clôture des commandes terminées et tenue des dossiers:
Après avoir comparé la commande avec les états de réception et la facture du fournisseur. Les commandes sont traitées comme des commandes terminées et fermées. La dernière étape de la procédure d’achat consiste à archiver les enregistrements de ces transactions, c’est-à-dire à conserver les enregistrements.
