Rapports: définition, fonctionnalités et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur les rapports. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Définition des rapports 2. Importance des rapports 3. Caractéristiques 4. Types.

Définition des rapports:

Un rapport peut être défini comme une déclaration ou un compte-rendu, grand ou petit, sur certains événements, constatations, observations ou recommandations préparés par un individu ou par un groupe. Un rapport peut être oral ou écrit.

Il peut être préparé par une seule personne (secrétaire, chef de département ou enquêteur), par un groupe de personnes, par un comité ou par un sous-comité. Un rapport peut être préparé à intervalles réguliers (par exemple, un rapport annuel d’une organisation ou un rapport mensuel d’une succursale au siège social) ou une seule fois (par exemple, un rapport d’un comité d’enquête).

Importance des rapports:

L’importance des rapports dans la vie de l’organisation et pour l’administration générale est très grande. Les décisions sont très souvent prises sur de nombreuses questions controversées et problématiques sur la base de certains rapports. Les membres d'une organisation, d'un comité ou d'un département, etc., peuvent connaître de nombreux faits pertinents et importants sur l'organisation, le comité ou le groupe lui-même ou sur d'autres organisations, comités ou groupes par le biais de rapports. L’administration générale est largement guidée par différents types de rapports internes et externes.

Parfois, les rapports doivent être préparés, soumis et distribués statutairement. Par exemple, les rapports annuels d'une entreprise. Un rapport a une valeur de documentation. C'est une source de référence, de preuve et d'histoire. Le secrétaire d'un organisme, d'un comité ou d'un sous-comité, etc., a une grande responsabilité en ce qui concerne les rapports, car il doit les préparer.

Caractéristiques des rapports:

(1) Un rapport est basé sur des faits et très souvent étayé par des données statistiques, des références, etc.

(2) Un rapport doit être préparé dans une forme et un style appropriés. La forme et le style dépendent de l'objectif du rapport.

(3) Un rapport a certainement un but. Un objectif commun est la diffusion de l'information. D'autres objectifs sont: la constitution d'un dossier, l'orientation de l'action ou du jugement, la production de preuves, etc.

(4) Un rapport est destiné à être distribué soit exclusivement à une personne physique ou à un groupe de personnes physiques, soit à des membres d'une organisation ou à un public en général.

(5) Un rapport doit satisfaire à toutes les caractéristiques d'efficacité.

(6) Les rapports sont de différents types.

(7) Les rapports sont étroitement liés aux réunions.

(8) La fonction essentielle d’un rapport est qu’il s’agisse d’un moyen de communication de certains faits.

(9) Un rapport est adressé à un ou plusieurs lecteurs précis.

(10) Un rapport a invariablement une incidence sur le temps.

(11) Un rapport peut être simplement reçu ou adopté, ou déposé (c'est-à-dire différé pour prendre une décision quelconque), ou renvoyé en commission pour réexamen. Ainsi, un rapport peut être traité différemment.

Types de rapports:

Les rapports sont de différents types. Ils sont classés sur la base de divers principes. Cette classification est également basée sur des groupes.

Ils sont détaillés ci-dessous:

(1) Routine ou Spécial:

Un rapport de routine est préparé et présenté comme un travail de routine et à une période de temps régulière. Par exemple, le rapport annuel d’une association ou d’une entreprise qui doit être préparé par le secrétaire ou par le conseil d’administration à la fin de chaque exercice et dont des exemplaires doivent être distribués aux membres.

Un rapport de routine contient des faits ou des informations détaillés ou résumés. Il peut également être de type critique contenant une remarque ou un avis. Par exemple, le rapport de l'auditeur sur les comptes définitifs d'une entreprise. Les directeurs de département ou de direction doivent régulièrement soumettre des rapports de routine aux autorités supérieures.

Un rapport spécial est préparé et présenté de manière non systématique. Le tout est préparé sur la base d'une enquête ou d'une enquête menée par une seule personne, par un organe, par un comité, par un sous-comité ou par une commission spécialement créée pour se charger de cette tâche.

Le secrétaire d'une organisation, en raison de son poste, est souvent chargé de préparer des rapports sur certains départements, personnes ou événements, à soumettre aux cadres supérieurs pour qu'ils prennent des décisions. Le gouvernement crée très souvent des comités ou des commissions chargés d'enquêter sur une question ou une personne et de soumettre un rapport. Un rapport spécial est dans de nombreux cas de type confidentiel et contient, outre des faits et des informations, des recommandations. Un rapport technique préparé par des technologues sur une question spécifique est une sorte de rapport spécial.

Qu'il s'agisse d'un rapport ordinaire ou spécial, il peut s'agir d'un sujet de discussion lors d'une réunion générale, d'un comité ou d'un conseil d'administration. Ce fait doit être mentionné à l'ordre du jour de la réunion.

(2) Général ou confidentiel:

Un rapport général est celui qui doit être distribué à un grand nombre de personnes, comme les membres d'une organisation. De tels rapports peuvent être imprimés en grand nombre ou même publiés dans des journaux à l'intention du public. Le gouvernement publie des rapports de différents comités ou commissions et les met en vente au public.

Un rapport confidentiel est destiné à une ou plusieurs personnes supérieures et non à une information générale. Parfois, le rapport peut être si confidentiel que le secrétaire ou toute autre personne le préparant. Il écrit à la main ou le tape lui-même.

(3) formel ou informel:

Un rapport formel est celui qui est préparé selon une forme prescrite et à une heure prescrite et qui est présenté selon une procédure conventionnelle. Par exemple, le rapport annuel d’une entreprise ou d’une association, le rapport d’une succursale au siège, etc.

Parfois, les rapports officiels sont ensuite classés en deux parties:

Statutaire et non statutaire.

(a) Les rapports statutaires sont ceux qui doivent être préparés par une société en vertu de la loi sur les sociétés ou par une société enregistrée enregistrée en vertu de la loi sur l'enregistrement des sociétés ou par une société coopérative enregistrée en vertu de la loi sur les sociétés coopératives et une copie des documents suivants: ce rapport doit être soumis au greffier respectif. Par exemple, le rapport annuel d'une entreprise ou d'une société. Le rapport statutaire qui doit être préparé et présenté par chaque société anonyme entre également dans cette catégorie.

(b) Les rapports non statutaires sont ceux qui doivent être préparés formellement, mais la loi ne vous oblige pas à les soumettre à une personne autorisée. Par exemple, un rapport préparé et soumis par un comité créé par le conseil d'administration d'une entreprise dans un but particulier, par exemple. sur le développement du marché. Le rapport doit être soumis au conseil d'administration. Des rapports officiels mais non statutaires sont également préparés et soumis par le secrétaire du conseil d'administration sur différentes questions.

Les rapports informels sont ceux qui n'ont pas besoin d'être préparés ou présentés selon un formulaire ou une procédure prescrite. Un rapport informel est généralement une sorte de communication personnelle et peut même prendre la forme d'une lettre. Par exemple, un employé nouvellement nommé doit soumettre un rapport d’affiliation à son patron.

(4) Verbatim ou résumé:

Cette classification est généralement liée aux comptes rendus de réunions. À la fin de chaque réunion, un rapport à ce sujet doit être préparé et présenté par le secrétaire. Un compte rendu verbal d'une réunion est un rapport contenant tous les détails, mot à mot, sur les événements survenus au cours de la réunion, les mots prononcés par les différents participants et les décisions prises.

En d’autres termes, le compte rendu complet des débats d’une réunion peut être appelé compte rendu in extenso. De tels rapports sont nécessaires pour chaque session de l’Assemblée ou du Parlement ou pour une affaire devant un tribunal.

Un rapport de synthèse est un rapport prenant en compte les principaux points de discussion lors d’une réunion et la brève description des événements se déroulant lors d’une réunion. Par exemple, un rapport de presse préparé après une réunion, qu'elle soit publique ou privée, doit être envoyé à différents journaux en vue de sa publication.

Un rapport, qu'il soit textuel ou résumé, doit toutefois être fondé sur des faits, car les lecteurs de ces rapports dépendront des informations fournies. Un rapport résumé ne doit pas être confondu avec le procès-verbal de la réunion.

(5) Privilégié ou non privilégié:

Les rapports peuvent en outre être classés en privilégiés ou non privilégiés. Un rapport privilégié est un rapport qui contient des déclarations ou des remarques faites par certaines personnes qui peuvent être diffamatoires pour certaines autres mais autorisées à être parlées avec privilège.

Un rapport sur les débats d'une affaire devant un tribunal, une assemblée ou une session du Parlement, etc., est autorisé à être publié dans les journaux ou autrement. Mais un tel privilège est un privilège «qualifié» et sera autorisé à condition que le rapport soit exact et destiné à l'intérêt public.

Mais le rapport contenant des discours privilégiés sur des réunions privées, telles que l’assemblée générale annuelle d’une entreprise, ne peut pas être publié en tant que rapport privilégié.

Tout autre type de rapport est un rapport non privilégié. Les rapports en général ne sont pas privilégiés.

(6) autres types:

Les rapports peuvent être classés en plus avec ou sans recommandations. En règle générale, les rapports préparés pour information uniquement ne contiennent pas de recommandation, mais les rapports préparés par certains comités d'enquête contiennent des recommandations.

Enfin, les rapports peuvent être classés rapport individuel ou rapport de groupe. Un rapport peut être préparé par un particulier uniquement comme un rapport par un secrétaire ou par un groupe ou un comité.

Même dans le cas d’un comité, chaque comité est doté d’un secrétaire ou d’un animateur qui rédige le rapport au nom du comité et le fait confirmer par d’autres, avec ou sans modification. Un comité peut être divisé et deux rapports, l'un à la majorité et l'autre à la minorité, peuvent être soumis séparément. Par conséquent, les rapports peuvent être majoritaires ou minoritaires.