Secrétaire en tant que chef de bureau: rôle et tâches

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Le rôle du secrétaire en tant que responsable du bureau. 2. Les tâches du secrétaire envers le bureau en tant que responsable du bureau.

Rôle du secrétaire en tant que chef de bureau:

Le secrétaire d'une organisation est principalement le directeur général et est responsable du bureau.

On l’appelle peut-être le responsable du bureau, mais en réalité il est plus que cela pour les raisons suivantes:

(a) Le secrétaire a un statut plus élevé qu'un simple responsable de bureau. Un chef de bureau n’appartient pas au groupe des cadres supérieurs, mais le secrétaire en général. Au moins, il est à côté du groupe de direction, à savoir le conseil d'administration dans le cas d'une entreprise. Très souvent, il siège au conseil d’administration ou à une fonction d’administrateur en tant que secrétaire.

Dans le cas d'une société coopérative, le secrétaire appartient au comité de direction. Dans toute autre association, le secrétaire, élu parmi les membres, occupe le poste administratif le plus élevé. Un chef de bureau supervise principalement le travail de routine tandis qu'une secrétaire contrôle toute l'administration. En ce sens, un chef de bureau est subordonné au secrétaire.

(b) L'autorité d'un responsable de bureau est déterminée par les termes de son mandat. Il fait ce qu'on lui dit de faire. Mais un secrétaire, en particulier un secrétaire de société, a également son autorité en vertu de la loi.

d) Dans certaines organisations, un secrétaire de bureau est nommé, dont les fonctions sont celles d'un chef de bureau et il exerce ses fonctions sous la surveillance et le contrôle du secrétaire, qui est le chef de l'exécutif.

e) Par nature, le secrétaire est le chef de secrétariat, mais un chef de bureau n’est pas nécessairement le chef de bureau.

f) Parfois, un secrétaire exige légalement certaines qualifications spéciales, comme dans le cas d’un secrétaire d’entreprise. Aucune de ces qualifications spéciales ne sont nécessaires pour un chef de bureau.

(g) Un secrétaire fait office de chef de bureau lorsqu'il n'y a pas de chef de bureau distinct, mais qu'un chef de bureau ne peut pas assumer les fonctions de secrétaire, en particulier les fonctions statutaires.

Fonctions du secrétaire en tant que chef de bureau:

Début précoce:

Les fonctions de secrétaire du bureau commencent tôt. En tant que secrétaire appartenant au groupe de direction, il est en train d’élaborer une politique globale, y compris la politique en matière d’administration de bureau. La composition et les fonctions d'un bureau dépendent en grande partie de la nature et de l'étendue des fonctions de l'organisation.

Le secrétaire est un conseiller de la direction et il est généralement chargé de la partie administrative de la direction dans son ensemble.

A la prochaine étape, les tâches seront les suivantes:

(A) Planification et organisation:

La planification et l'organisation du bureau, qui sont les fonctions du groupe des cadres supérieurs, peuvent être confiées au secrétaire.

Ces fonctions sont:

(1) Le secrétaire a pour tâche principale d’élaborer l’organigramme du poste, déterminant les différents postes à pourvoir et leur niveau. Dans le même temps, la classification des emplois doit être finalisée. Le nombre d'employés doit être estimé par lui et une politique de recrutement doit également être décidée. En même temps que l'organigramme, un manuel de bureau doit également être préparé, définissant clairement l'autorité de chaque poste et ses fonctions.

Ceci est très utile pour éviter:

a) Indétermination et confusion

b) Chevauchement de pouvoir et

c) Conflit entre les membres du personnel.

La planification s'accompagne également de la préparation du budget pour le coût d'établissement du bureau, présent et futur.

(2) Le secrétaire va maintenant décider du système à suivre dans l'organisation du bureau: système de centralisation ou système de décentralisation. Un mélange judicieux des deux systèmes sera idéal.

(3) Vient ensuite la mise en page du bureau. Le secrétaire privilégiera certainement la mise en page ouverte moderne. Tout dépend du système à suivre ainsi que de la forme et de la taille de l'hébergement disponible.

(4) La secrétaire est désormais prête à établir et à gérer le bureau. Des recrutements doivent être faits et des équipements de tous types doivent être achetés sous sa supervision et sa direction.

(5) Le secrétaire divisera le bureau en départements fonctionnels, dirigera les départements et attribuera des tâches aux membres du personnel. Les pouvoirs appropriés, ainsi que les responsabilités correspondantes, seront délégués à chaque membre du personnel. Si nécessaire, une formation sera organisée pour eux.

B) Supervision et contrôle:

Supervision et contrôle ne sont pas des termes identiques. Superviser signifie simplement surveiller si les subordonnés accomplissent leurs tâches ou non. Généralement, cela est fait par le chef de bureau. Le contrôle est une fonction plus importante.

Cela implique:

(a) Fixation de la norme de performance;

b) évaluation de la performance réelle;

d) Correction des erreurs, le cas échéant, afin qu'elles ne se répètent pas.

(1) Le secrétaire est plus qu'un simple chef de bureau et il a donc à la fois les tâches à accomplir: supervision et contrôle. Lorsqu'il n'y a pas de chef de bureau, il peut être assisté de superviseurs. Il peut ne pas avoir de contrôle sur les directeurs de département, tels que les directeurs de production, les directeurs de marketing, etc., qui assument les fonctions principales et qui sont connus sous le nom de "responsables". Ils peuvent être sous le directeur général.

Cependant, les membres du personnel qui sont à la tête des fonctions de service, comme le responsable du personnel, le responsable financier, etc., sont généralement sous le contrôle direct du secrétaire. Quoi qu’il en soit, le secrétaire doit contrôler et coordonner les différentes fonctions de bureau liées au bureau général ou centralisé.

(2) Il doit maintenir une liaison continue entre la direction et les autres employés de l'organisation, ainsi qu'avec le gouvernement et les personnes extérieures intéressées par le problème. Il doit maintenir la liaison entre l'organisation et le grand public. Il continue depuis le bureau.

(3) Il doit maintenir une coordination entre le siège principal ou central et ceux des succursales ou des divisions, le cas échéant.

(4) Il doit maintenir un approvisionnement continu en matériel de bureau.

(5) Il doit classer toutes les déclarations et tous les documents conformément à ses obligations légales.

(6) Il doit organiser toutes les réunions requises par les lois ou autrement et faire tout le nécessaire pour les réunions. Les réunions peuvent avoir lieu au bureau ou ailleurs.

(7) Il doit appliquer son esprit pour améliorer les fonctions de bureau par le biais d’études de fonctionnement et de maintenance et par lui-même.

(8) Il doit informer la direction du fonctionnement du bureau et soumettre des rapports oraux ou écrits, accompagnés ou non de recommandations.

(C) Général:

Parfois, spécialement dans le cas d’une société ou d’une association ou d’une entreprise de petite taille, une grande partie des tâches de bureau sont directement assurées par le secrétaire lui-même. Généralement, la plupart des lettres sortantes sont signées par lui. Dans certains bureaux, le courrier entrant est d'abord envoyé à la secrétaire, qui vérifie les documents avant de les distribuer aux différents départements.