Mise en place d'un système de contrôle d'inventaire efficace

Cet article met en lumière les cinq étapes principales nécessaires à la mise en place d’un système de contrôle des stocks efficace. Les étapes sont les suivantes: 1. Classification et codification de l'inventaire. 2. Tenue des registres d'inventaire. 3. Contrôle du flux cyclique des matériaux. 4. Contrôle des outils. 5. Magasin.

Étape # 1. Classification et codification de l'inventaire:

Un bon système de classification et de codification des stocks est essentiel pour éviter le mélange d’un type d’inventaire avec un autre. Les stocks peuvent être classés de différentes manières en fonction de leur objectif / lieu de distribution, etc. Pour gagner du temps et simplifier l'identification et le contrôle, il convient d'attribuer un numéro de code aux différentes catégories d'inventaire.

Étape n ° 2. Tenue des registres d'inventaire

Vous trouverez ci-dessous deux méthodes importantes de tenue des registres d’inventaire:

(i) Système d'inventaire périodique.

(ii) Système d'inventaire perpétuel.

Nous allons maintenant les expliquer brièvement comme suit:

Dans ce système, la valeur des stocks n’est déterminée qu’à la fin de la période comptable, après avoir obtenu une certification physique des unités. Ce système ne fournit pas les informations liées à la quantité et à la valeur des stocks de manière continue. Dans ce système, aucun décompte n'est effectué pour les pertes, le gaspillage, le vol, etc.

On suppose dans ce cas que le stock consommé est déterminé ici en ajoutant la valeur totale du stock approvisionné au cours de la période à la valeur du stock en stock en tant que stock initial et en déduisant la valeur du stock à la fin en tant que stock final.

Système d'inventaire perpétuel:

Selon la terminologie de la comptabilité analytique, «l'inventaire permanent est un système d'enregistrements tenu par le département de contrôle qui reflète le mouvement physique des stocks et leur solde actuel».

L’inventaire permanent vise à mettre au point un système d’enregistrement permettant d’enregistrer immédiatement les recettes et les sorties des magasins au moment de chaque transaction et de faire apparaître le solde de manière à indiquer la position actualisée des divers articles.

Les enregistrements généralement utilisés pour l'inventaire permanent sont:

1. Cartes Bin.

2. Enregistrez des comptes généraux ou stockez des cartes de grand livre.

3. Adoption de l'inventaire continu.

1. Cartes Bin:

Une carte de parcelle est une carte indiquant les enregistrements quantitatifs des recettes, des numéros et des soldes de clôture des articles conservés dans le bac correspondant, comme indiqué à la Fig. 12.2. Bin signifie un support, une étagère, un conteneur ou un espace où les matériaux sont conservés. La carte bin est placée dans différents bacs.

Des cartes de bacs séparées sont préparées pour chaque article de magasin et, si deux matériaux différents sont conservés dans un même conteneur, deux cartes de bacs sont préparées pour traiter l'étagère comme deux bacs.

Le modèle de carte bin ci-dessous aiderait à bien comprendre le contenu de la carte bin:

Les recettes sont saisies conformément au code GRN, les émissions sont indiquées sur la base des commandes en magasin et le solde de clôture est indiqué après chaque saisie. Dans les cartes bin, toutes les entrées, c’est-à-dire les reçus, les émissions et les soldes de matériel, ne sont exprimées que de manière quantitative et non qualitative.

2. Grand livre des magasins:

Le registre des magasins est un enregistrement des magasins, à la fois en quantité et en valeur. Il est maintenu par le comptable des magasins. Cela ressemble aux cartes bin avec la différence importante que la valeur des matériaux dans le grand livre est également indiquée. En magasin, toutes les entrées sont exprimées quantitativement et qualitativement.

Ces classeurs sont généralement sous forme de feuilles mobiles dans des classeurs et, pour une classe de matériaux séparée, des classeurs sont utilisés. Dans certains cas, ces grands livres sont maintenus dans des volumes consolidés de manière à éviter la perte de folios en vrac.

3. Adoption de l'inventaire continu:

La prise d'inventaire continue est une composante essentielle du système d'inventaire permanent. Ceci est effectué en comparant la quantité physique aux quantités indiquées dans la fiche de parcelle et dans le grand livre.

Cela se fait normalement par un personnel d'audit interne indépendant. Les différences entre le solde indiqué dans le grand livre et le solde réel des magasins peuvent être dues aux deux cas suivants:

(a) Causes évitables:

Ces problèmes comprennent des articles ou des articles, des erreurs d'écriture, des bris, du vol, du placement de matériel dans le mauvais bac, etc.

(b) Causes inévitables:

Cela inclut l’évaporation, le retrait ou une autre modification physique, etc. des stocks, en fragmentant la majeure partie des stocks, c’est-à-dire en émettant des stocks en petits lots. Les conditions climatiques entraînent une détérioration des stocks.

Avantages du système d'inventaire perpétuel:

1. Cela facilite la planification de la production car l'enregistrement des magasins est un moyen d'affecter des articles aux ordres de fabrication. Il permet également de programmer et de valider les commandes avec l'assurance de la disponibilité des articles en cas de besoin.

2. Il permet l’achat en temps voulu de divers intrants avec des spécifications précises concernant «combien» et «quand».

3. Il facilite l’affectation des coûts de matériel aux commandes de fabrication ou aux services de production consommant les articles.

4. Il permet de préparer des états financiers sans procéder à une vérification physique des stocks.

5. Il établit une base pour la vérification physique des stocks et pour le contrôle de la mauvaise affectation, des déchets, de l'obsolescence et du vol de matériaux.

6. Le contrôle du flux de cycle des matériaux est possible. Un système efficace doit être conçu de manière à contrôler le matériel stocké depuis le moment de la réquisition d’achats jusqu’au stockage des produits finis.

Étape n ° 3. Contrôle du flux cyclique des matériaux:

Selon John A. Shubin, les étapes du cycle de contrôle des matériaux sont les suivantes:

1. Les commis aux registres de magasins préparent les demandes d'achat pour le matériel, les pièces, les fournitures et les outils nécessaires et les envoient au bureau des achats; et ils déposent des «demandes de fabrication» auprès du bureau de planification pour la fabrication des pièces et outils à l'usine pour reconstituer les stocks.

2. Le service des achats achète les articles demandés en passant des commandes aux fournisseurs et en suivant les livraisons des articles requis.

3. Le service destinataire décharge les articles entrants et compare les articles aux commandes d'achat pour en déterminer la quantité, les spécifications, etc.

4. La section des achats vérifie les fournisseurs de factures et (le cas échéant) en tient compte avec les ajustements apportés aux écarts.

5. Manutentionner les hommes, déplacer les matériaux reçus et les pièces fabriquées vers la section de stockage. Les commis saisissent les enregistrements appropriés des magasins, des fiches de parcelles ou un grand livre pour les marchandises placées dans le magasin.

6. Les commis aux enregistrements du bureau de planification préparent les demandes de matériel, affectent les articles à des fins de production et font les entrées appropriées des enregistrements de stock permanent.

7. Les commis de magasin remettent les matériaux et les pièces comme spécifié dans les formulaires de demande reçus du bureau de planification. Les entrées sont effectuées sur des cartes bin et envoient au bureau de la comptabilité un enregistrement des articles livrés à des fins de comptabilité analytique.

8. Les expéditeurs d'usine contrôlent le flux des marchandises en cours au moyen de feuilles de route et de «commandes de transfert» qui dirigent le flux de travail via les tableaux de commande de l'usine du bureau de planification et indiquent l'avancement des travaux dans l'usine.

9. Les expéditeurs expédient les matériaux et les pièces inutilisés dans les entrepôts. Sur la base des «bordereaux de retour», les commis saisissent les données appropriées sur les fiches de parcelles, les enregistrements d'inventaire permanents et les feuilles de comptabilité analytique nécessaires aux travaux du compte.

10. Les expéditeurs dirigent le mouvement des produits finis vers les magasins et, sur la base des formulaires complétés par les travaux reçus des employés du bureau de production, enregistrent de manière appropriée les enregistrements des produits finis.

Étape # 4. Contrôle des outils:

Les outils sont de quatre catégories à savoir:

1. Outils de maintien:

Ces outils sont des dispositifs de maintien et de guidage du travail utilisés conjointement avec des opérations de machine. Les exemples sont les gabarits et les appareils, les chugs, etc.

2. Outils de formage et de coupe:

Ces outils sont utilisés avec des machines pour modifier la forme ou la forme d'un matériau. Exemples: matrices, rubans, couteaux, forets, outils de coupe à point unique, etc.

3. Outils de mesure:

Ce type d’outils permet de vérifier la conformité du travail aux normes. Des exemples sont divers types de jauges, micromètres, verniers, etc.

4. Outils auxiliaires:

Il y a les dispositifs utilisés pour construire ou désassembler des produits ou des machines. Des exemples sont les tournevis, clés, clés etc.

Procédure d'outillage et de réoutillage:

Outillage signifie la planification et l'acquisition d'outils. L'outillage est nécessaire lorsqu'un nouveau produit doit être fabriqué. Le réoutillage est nécessaire lorsque la conception du produit change ou qu'un nouveau modèle doit être produit.

Étapes de l'outillage:

Il y a six étapes dans l'outillage. Ceux-ci sont:

1. Décomposez le produit en sous-ensembles, pièces et composants et analysez la préparation des nomenclatures, des dessins et autres spécifications nécessaires pour déterminer la quantité d'outillage nécessaire.

2. Sélectionner et étudier le mode de traitement et en fonction de la quantité de biens à produire, en déterminant le type d'outillage à fabriquer et à utiliser pour chaque opération.

3. Concevoir les outils spéciaux et les accessoires nécessaires pour des opérations spécifiques et sélectionner les outils standard nécessaires à la production.

4. Procurer ou fabriquer les outils conformément à leur conception / dessin, etc.

5. Contrôle de la conformité des outils aux outils.

6. Suivre les performances des outils en fabrication, en tenant le registre nécessaire des coûts des outils, du taux de rendement atteint pour chaque agencement d'outils et en utilisant les informations pour améliorer la conception des outils déjà fabriqués.

Étape # 5. Salle de stockage:

John A. Shubin, dans la gestion de son entreprise, a suggéré quatre étapes pour la mise en place d’un système de réserve et d’outils-lits, à savoir:

1. Déterminer le degré de centralisation requis et choisir les emplacements appropriés pour l’espace de stockage.

2. Sélection d'un arrangement efficace pour les magasins et développement et aménagement efficace des magasins.

3. Sélection des installations de stockage appropriées pour divers articles.

4. Réaliser des opérations systématiques de magasin.