10 meilleures façons d'utiliser le temps plus efficacement - Expliqué!

Lisez cet article pour en savoir plus sur les quatorze méthodes permettant une utilisation correcte du temps.

(1) Planification du travail:

C'est la première étape de la gestion du temps et de sa bonne utilisation. Un exécutif doit planifier le travail efficacement. Pour la planification du travail, il devrait utiliser un agenda. Avant de se coucher la nuit, il doit noter le programme du lendemain. Il peut également planifier une semaine, un mois ou un trimestre, voire une année. Sans planifier le temps, rien de concret ne peut être réalisé. Il devrait prendre le temps de prendre le thé, le déjeuner, les réunions formelles et la conversation avec son fils, sa fille, sa femme, ses parents et ses subordonnés au bureau. Ils devraient également planifier les déplacements de son domicile au bureau. Il doit garder le travail prévu en mémoire.

(2) Attribution de priorités aux travaux à effectuer:

Pour terminer les travaux à temps, il convient d’attribuer des priorités aux différents travaux à réaliser en une journée. Certains travaux peuvent être réalisés en parlant aux personnes concernées par téléphone. Ainsi, au moment opportun, ils peuvent être contactés par téléphone et les informer de la tâche. Les priorités peuvent être fixées de la manière suivante.

Les priorités peuvent être fixées et classées comme indiqué ci-dessus. Cela contribue à une bonne utilisation du temps et à une gestion efficace.

(3) Délégation de pouvoirs:

Aucun responsable ne peut exécuter l’ensemble des travaux même s’il est très efficace. Il doit déléguer à ses subordonnés l'autorité nécessaire pour que les travaux soient effectués de manière moins urgente ou moins importante. En conséquence, il devrait former ses subordonnés à assumer certaines responsabilités.

En déléguant une partie de l'autorité à ses subordonnés pour qu'il assiste aux travaux, il peut se concentrer sur des travaux plus urgents. Il peut ainsi utiliser son temps pour des travaux plus importants. Non délégation implique d'assister à chaque travail de toutes sortes. Cela équivaut à une perte de temps. La délégation aide un exécutif à utiliser efficacement son temps et à faire le travail au maximum.

(4) Réglage cible:

L’exécutif doit savoir ce qu’il doit accomplir. Il devrait d'abord définir un objectif pour ce qu'il souhaitait accomplir dans la journée, puis répartir les activités entre ses subordonnés et lui-même et allouer du temps pour les mener à bien. En l'absence de cible, on se perd dans la confusion.

(5) Simplifier les procédures:

La procédure d'obtention du travail doit être très simple et compréhensible pour tous ceux qui travaillent avec vous et sous vous. Minimisez les étapes de la procédure pour que le temps soit enregistré. Adoptez une méthodologie de travail idéale permettant de gagner du temps. Essayez d'éviter les procédures complexes qui prennent du temps supplémentaire.

(6) être à l'aise:

On doit être à l'aise et à l'aise à la maison et au bureau. Il devrait s'asseoir confortablement dans la bonne posture en évitant les courbatures. Cela augmentera les pauses pour le repos, gaspillant beaucoup de temps. En étant à l'aise, il peut se débarrasser du stress inutile et gagne ainsi du temps qui peut être utilisé pour obtenir un travail plus important.

(7) Ne perdez pas de temps:

Il y a plusieurs choses triviales pour lesquelles beaucoup de temps est perdu. Ces activités doivent être réduites au minimum pour ne pas perdre de temps. Le temps ainsi gagné peut être utilisé efficacement pour des activités plus importantes. Les appels téléphoniques entrants peuvent également causer une perte de temps. Il est possible de demander à Personal Assistant de ne lui transmettre que des appels importants, auxquels il peut répondre lui-même. Les visiteurs perturbent également le travail et prennent beaucoup de temps. L’exécutif peut fixer un délai pour les visiteurs afin que le temps important puisse être économisé et utilisé pour des travaux plus urgents.

(8) Clubbing de travail identique:

Les travaux de même nature peuvent être regroupés et terminés en même temps, au lieu de prévoir des heures séparées pour ces travaux. On économise ainsi beaucoup de temps qui peut être utilisé pour d'autres travaux de nature importante.

(9) Prendre une décision rapide:

Prendre des décisions rapides vous fait gagner beaucoup de temps. Évitez l'indécision. L'indécision entraîne plus de perte de temps. L'indécision est le symptôme de l'inefficacité du gestionnaire. Ne remettez jamais le travail d'aujourd'hui à demain car demain ne vient jamais.

(10) Soyez systématique:

Une personne de nature systématique aime tout placer, par exemple, des fichiers, des papiers et d’autres documents à leur emplacement approprié, de sorte qu’ils puissent être retrouvés facilement au fur et à mesure des besoins, sans les chercher. La recherche de papiers et de dossiers, etc. prend beaucoup de temps, d'où un gaspillage de temps précieux. Le placement systématique de fichiers, papiers et matériaux permet de gagner du temps, qui peut être utilisé de manière fructueuse pour les travaux importants. Il faut inculquer l'habitude de placer les objets aux endroits appropriés pour gagner du temps. Cela augmente également l'efficacité de la ressource humaine.

(11) prendre suffisamment de repos:

Travailler continuellement mène à l'effort. On devrait faire une pause et se reposer pendant un moment. Cela revitalisera une personne. Il peut alors travailler avec intérêt. Prendre un tel repos n'est pas une perte de temps mais un investissement de temps dans la suite des travaux. Le temps peut être utilisé au maximum de cette façon.

(12) Utilisez chaque instant à votre disposition:

Faire usage de chaque seconde devrait être la pratique. On devrait apprendre à utiliser chaque fraction de seconde en travaillant. Si nous ne parvenons pas à utiliser ce moment, il est parti pour toujours. Ces petites secondes forment ensemble un jour, une semaine, un mois, une année et une époque. Alors ne le gaspillez pas, utilisez-le.

(13) Utilisation du planificateur quotidien:

L'utilisation du planificateur quotidien permettra au gestionnaire de garder une trace de ses activités à effectuer dans une journée. Il devrait consulter le planificateur le matin et commencer sa routine quotidienne.

(14) donner suffisamment de temps à la famille:

Si le responsable est occupé au travail de son bureau et ne consacre pas suffisamment de temps à sa famille, il est souvent soumis à un stress qui aura des effets néfastes sur sa santé. Il doit donc passer suffisamment de temps dans son emploi du temps chargé pour les membres de sa famille et en profiter avec eux. Cela le gardera joyeux, heureux et exempt de soucis domestiques.

Il peut se soulager du stress au travail en étant avec sa famille. Le lendemain, de bonne humeur, il terminera son travail à temps. Une bonne utilisation du temps est essentielle pour un dirigeant occupé. Il y a plusieurs pertes de temps et de nombreuses raisons de nature triviale qui font perdre du temps. Un dirigeant doit se tenir à l'écart des pertes de temps.