Les 11 principales caractéristiques d'un bon rapport

Cet article met en lumière les onze caractéristiques d’un bon rapport. Les caractéristiques sont les suivantes: 1. simplicité 2. clarté 3. concision 4. positivité 5. ponctuation 6. approche 7. lisibilité 8. exactitude 9. séquence logique 10. forme appropriée 11. présentation.

Caractéristique # 1. Simplicité:

Le langage doit être aussi simple que possible afin qu'un rapport soit facilement compréhensible. Les jargons et les mots techniques doivent être évités. Même dans un rapport technique, l'utilisation de termes techniques doit être restreinte si elle doit être présentée à des non-initiés.

Caractéristique n ° 2. Clarté:

Le langage doit être lucide et direct, et exprimer clairement ce que l’on veut exprimer. Pour que le rapport doit être écrit sous la forme correcte et en suivant les étapes correctes.

Caractéristique # 3. Brièveté:

Un rapport ne doit pas être inutilement long pour que la patience du lecteur ne soit pas perdue et qu'il n'y ait pas de confusion d'idées. Mais, en même temps, un rapport doit être complet. Un rapport n'est pas un essai.

Caractéristique # 4. Positivité:

Dans la mesure du possible, il convient de faire des déclarations positives plutôt que négatives. Par exemple, il est préférable de dire ce qui devrait être fait et non ce qui ne devrait pas être fait.

Caractéristique # 5. Ponctuation:

Les ponctuations doivent être utilisées avec soin et correctement, sans quoi le sens des phrases peut être mal compris ou présenté de manière erronée.

Caractéristique # 6. Approche:

Il existe deux types d'approches: (a) Personne: lorsqu'un rapport est rédigé sur la base d'une enquête ou d'observations personnelles, l'approche doit être personnelle et les peines doivent être prononcées à la première personne et dans un langage direct, b) Impersonnel: Le rapport est préparé en tant que source d'informations et lorsqu'il est simplement factuel (par exemple, un rapport de réunion), l'approche est impersonnelle et les phrases prononcées sont à la troisième personne et indirectement.

Caractéristique # 7. Lisibilité:

La note clé d'un rapport est la lisibilité. Le style de présentation et la diction (utilisation des mots) doivent être tels que le lecteur le trouve attrayant et il est obligé de lire le rapport du début à la fin. " Ensuite, seul un rapport sert son objectif. Un rapport sur le même sujet peut être écrit différemment pour différentes classes de lecteurs.

Caractéristique n ° 8. Précision:

Un rapport doit être précis lorsque les faits y sont énoncés. Il ne doit pas être biaisé avec les sentiments personnels de l'auteur.

Caractéristique n ° 9. Séquence logique:

Les points d'un rapport doivent être disposés avec une séquence logique, étape par étape et non pas au hasard. Une planification est nécessaire avant qu'un rapport soit préparé.

Caractéristique # 10. Forme correcte:

Un rapport doit être dans la forme appropriée. Parfois, il y a des formulaires statutaires à suivre.

Caractéristique # 11. Présentation:

Un rapport nécessite une présentation attrayante. Cela dépend de la qualité de la frappe ou de l'impression, ainsi que de la qualité du papier utilisé. Les grandes entreprises font des rapports annuels très attrayants et colorés.