6 principes de base de l'achat
Cet article met en lumière les six principes de base des achats dans la gestion des matériaux. Les principes sont les suivants: 1. Bonne qualité 2. Bonne quantité 3. Bon prix 4. Bonne source 5. Bon moment 6. Au bon endroit.
Principe d' achat n ° 1. Qualité correcte:
La qualité a été définie comme la capacité de faire certaines choses ou le pouvoir de satisfaire un besoin particulier.
En d'autres termes, la qualité signifie la valeur utile d'une chose spécifique dans un but spécifique.
Le point de départ pour déterminer la qualité des matériaux nécessaires dans une organisation est l’utilisation finale, c’est-à-dire ce qui doit être fait ou accompli.
Nous devons ensuite établir un cahier des charges et c’est la qualité. Une spécification de qualité complète est une partie essentielle d’un contrat d’achat.
La qualité d'un matériau est directement liée à son utilisation finale. En d'autres termes, une qualité inappropriée signifierait que le produit final est trop bon ou trop mauvais pour un objectif particulier. Ces deux facteurs ont un effet direct sur les coûts et la compétitivité du produit final. Dans un cas, certains coûts supplémentaires doivent rendre la qualité supérieure à ce qui est nécessaire et, dans d'autres cas, la qualité du produit obtenu en souffrirait.
Nous pouvons exprimer la qualité de différentes manières: dimensions, poids et mesures, propriétés chimiques, propriétés physiques, force, puissance, limite et tolérance, dureté, finition, couleur, capacité, durabilité, caractéristiques de performance, apparence, conception, etc.
L'exigence de qualité doit être déterminée en premier lieu, puis correctement spécifiée. L’ambiguïté dans la définition de la qualité est l’un des problèmes majeurs de l’achat. Ceci peut être évité en veillant à ce que le fournisseur comprenne vraiment exactement ce que l'acheteur demande. Si le fournisseur ne comprend pas correctement les exigences de qualité, certains types de matériaux incorrects seront fournis.
Cela, à son tour, peut entraîner divers problèmes, tels que des arrêts de production, le rejet du ou des produits finis par les responsables du contrôle de la qualité et l’émergence d’une quantité élevée (pourcentage) de chutes, à la fin du processus de production. Tout cela est gaspillé.
Une qualité correcte signifie que la qualité doit être juste, ni trop haute ni trop basse. Un processus de production voudrait toujours avoir la meilleure qualité disponible afin de s'assurer que le produit final est de la meilleure qualité disponible pour les pièces de rechange et les composants. Il est nécessaire de s'assurer que la machine ne devient pas incontrôlable en raison de la mauvaise qualité de ces matériaux.
Il est important que l’acheteur connaisse l’usage exact pour lequel les matériaux sont nécessaires et il doit essayer de convaincre les ouvriers de la production d’accepter les matériaux qui serviraient son objectif. Dans le même temps, il ne doit pas prendre de risque excessif en achetant des matériaux de qualité inférieure qui pourraient être plus coûteux à long terme.
En cas de doute, il doit discuter de la question avec le responsable de la production et recueillir des informations sur son utilisation. L'acheteur devrait également avoir une connaissance des matériaux de différentes marques ainsi que des qualités disponibles sur le marché.
Principe d' achat n ° 2. Quantité exacte:
L'acheteur doit acheter les matériaux dans la quantité voulue pour s'assurer qu'il n'y a pas d'arrêt de production ni d'empilement supplémentaire. Normalement, l’aile de contrôle des stocks du service des achats (magasins) fixe la quantité de commande économique (QEC), c’est-à-dire la quantité qui doit être achetée à la fois pour obtenir le maximum d’avantages au coût total minimum.
Cette exigence est mentionnée dans le bon de commande et il est nécessaire de vérifier que les articles sont livrés.
Principe d' achat n ° 3. Prix juste:
Il n'est pas facile de déterminer le juste prix du matériel. Cependant, les analyses de coût et de valeur permettent de deviner le coût d'un article. Par la suite, la capacité de négociation de l'acheteur, ses relations avec le fournisseur et la nature de la concurrence sur le marché détermineront ensemble le prix d'achat réel.
Cette fonction est d’une importance primordiale car c’est là que l’acheteur peut réellement aider beaucoup l’entreprise. Mais pour remplir correctement cette fonction, l'acheteur doit avoir une idée précise des prix du marché, en particulier des prix actuels des matières premières, de leurs futures tendances probables et des conditions environnementales ayant une incidence sur les prix. Le vendeur ne devrait pas forcer l'acheteur à accepter le prix indiqué par le fournisseur. Il existe différentes manières de déterminer le bon prix.
Le fournisseur peut être invité à donner une ventilation des prix indiquant le coût des matières premières, des frais généraux, des bénéfices, etc., et l'acheteur doit vérifier les différents postes de coûts en les comparant aux données disponibles. Il peut également prendre l'aide du département de production. Dans certaines situations, faire appel à un grand nombre de fournisseurs peut également aider à obtenir le prix correct.
Toutefois, l'acheteur doit faire appel à son jugement, car les fournisseurs forment souvent un cartel ou une association (un réseau) et proposent des prix élevés. Cela poserait vraiment un problème très grave. L'acheteur peut soit casser la bague, soit appeler tous les soumissionnaires afin qu'ils réduisent leurs prix de manière rationnelle. Pour l'achat d'articles d'ingénierie, il faut avoir les connaissances techniques de base pour traiter avec les fournisseurs.
Il faut avoir une idée du bon prix des matériaux et comparer les prix actuels aux prix passés pour déterminer l'ampleur de la hausse des prix au cours d'une certaine période.
Principe d' achat n ° 4. Source correcte:
La bonne source signifie la source qui est fiable à tous égards, telle que la qualité, la livraison, le service après-vente, etc. Il est évident que lorsque tout est bien fait (sélection de la bonne qualité, quantité et prix), le la source d’approvisionnement à partir de laquelle les matériaux ont été obtenus devrait être automatiquement correcte.
Cependant, il y a des cas d'anomalie et il est donc nécessaire d'obtenir les matériaux de la bonne source.
Un bon fournisseur doit remplir les conditions de base suivantes:
(a) Il doit être entièrement équipé pour fabriquer et fournir les articles commandés.
(b) Il doit examiner les intérêts de la société et assister l'acheteur chaque fois qu'il est possible de réduire les coûts en fournissant des matériaux de remplacement appropriés.
c) Il doit également aider l'acheteur à effectuer des études de marché.
(d) Il doit être poli.
e) Il doit être en mesure d'aider l'acheteur à améliorer les négociations de livraison chaque fois que cela est nécessaire.
(f) Il doit être un homme d'intégrité.
Pour la sélection de la source ou pour développer la bonne source d'approvisionnement, des informations initiales sur le nom et l'adresse des fournisseurs peuvent être obtenues à l'aide des éléments suivants:
(1) catalogue des fournisseurs
2) Demande de commerce et répertoires
(3) revues spécialisées
(4) Pages jaunes de l'annuaire téléphonique
(5) fichiers vendeurs
(6) Guides d'achat
(7) vendeurs
(8) Expositions commerciales - foires industrielles
(9) Personnel de l'entreprise
(10) rencontre entre acheteur et vendeur
(11) Services d'achats d'organisations similaires.
Il existe différentes manières de rechercher les bons fournisseurs. Les formulaires d’inscription types des vendeurs sont remis au fournisseur par le service des achats. Ces formulaires doivent fournir toutes les informations nécessaires requises par l'acheteur.
Dès réception du formulaire complet, un représentant de l'acheteur doit se rendre dans les locaux du vendeur et soumettre son rapport (contenant toutes ses conclusions).
Lors de sa visite et de son inspection chez le fournisseur, il doit vérifier les facteurs suivants:
(i) Savoir-faire technique du fournisseur pour la fabrication d'articles.
(ii) Capacité financière du fournisseur à entreprendre le travail.
(iii) Organisation et main-d'œuvre du fournisseur.
(iv) des enregistrements des performances passées du fournisseur en matière de livraison des matériaux au bon moment, dans les quantités et qualités appropriées.
(v) Capacité à livrer le matériel rapidement et en quantité requise.
(vi) Propre unité de fabrication.
(vii) Système de contrôle de la qualité de l'entreprise.
(viii) Le personnel et la capacité de ligne de l'entreprise.
(ix) Niveau de service.
x) Historique des relations de travail dans l'entreprise.
Si ce rapport répond aux besoins de cette entreprise particulière, le fournisseur peut être inscrit sur la liste des fournisseurs approuvés et recevoir une commande à l'essai. Les performances du fournisseur ne doivent être jugées qu’après une exécution satisfaisante et en temps voulu des commandes.
Un bon fournisseur aujourd'hui pourrait devenir un mauvais fournisseur l'année prochaine. Pour se prémunir contre cette éventualité, le service des achats devrait également tenir un registre des performances des différents fournisseurs. Il y a des manières typiques d'évaluer la performance d'un fournisseur. De plus, divers critères ou normes pourraient être utilisés pour comparer un fournisseur à un autre.
Principe d' achat n ° 5. Le bon moment:
Tout comme il faut acheter les matériaux dans la bonne quantité, il doit aussi les obtenir exactement au moment voulu. Les délais de livraison sont à nouveau fixés par le fournisseur ou le service de contrôle des stocks. Le service des achats a pour tâche principale de suivre les commandes et de veiller à ce que le flux de matières ne change pas.
Il faut également voir que les matériaux sont livrés exactement à l'heure. Cette fonction est très importante en Inde, car les fournisseurs omettent souvent de respecter le calendrier de livraison.
Principe d’ achat n ° 6. Au bon endroit (de la livraison):
La fonction du service des achats n’est pas terminée tant que les matériaux n’ont pas été livrés au bon endroit. Par conséquent, cela devient également une fonction principale du service des achats. Supposons que le service des achats se trouve dans la région de Taratala à Calcutta et que le matériel est réservé à la gare de Howrah. Il faut s'assurer que les matériaux sont débarrassés de Howrah et livrés à la descente.
