Avantages et utilisations du système d'information sur les ressources humaines (SIRH)
Avantages et utilisations du système d'information sur les ressources humaines (SIRH)!
Avantages:
Un SIRH bien développé offre les avantages suivants:
1. Réduction du coût des données stockées en ressources humaines.
2. Plus grande rapidité de récupération et de traitement des données.
3. Réduction du double emploi des efforts menant à la réduction des coûts.
4. Disponibilité de données précises et à jour sur les ressources humaines.
5. Meilleure analyse menant à une prise de décision plus efficace.
6. Une planification de carrière et des conseils plus significatifs à tous les niveaux.
7. Amélioration de la qualité des rapports.
8. Meilleure capacité à réagir aux changements environnementaux.
9. Plus de transparence dans le système.
Alastair 'Evans a répertorié les avantages potentiels suivants pouvant être tirés du SIRH:
Rentabilité:
1. L'informatisation des dossiers du personnel offre une option à prendre en compte lorsque les fonctions du personnel sont confrontées à des pressions contradictoires pour fournir davantage d'informations tout en réduisant les frais généraux administratifs. Alors que les coûts du matériel informatique diminuent par rapport aux coûts liés à l'emploi de personnel de bureau, l'adoption de systèmes informatisés devient de plus en plus rentable.
2. Une réduction d'un tiers du temps nécessaire pour traiter les nouveaux employés.
3. Économies comprises entre 55 et 90% du temps nécessaire pour fournir des informations de routine à l'aide de méthodes manuelles.
4. Une économie de plus de 600 heures par an en fournissant des données à la patrouille, plus de 800 heures par an pour la préparation de rapports hebdomadaires et près de 500 heures par an pour la préparation de rapports mensuels, trimestriels et annuels.
5. Amélioration de la précision des données mises à jour à intervalles réguliers, telles que les salaires, les enregistrements personnels, etc.
Utilisations du SIRH:
La maintenance du système SIRH a pour objectif principal de rassembler, classer, traiter, enregistrer et diffuser les informations nécessaires à la gestion efficace des ressources humaines de l’organisation.
Les différentes utilisations du SIRH dans une organisation peuvent être énumérées comme suit:
L'administration du personnel:
Cela comprend les informations personnelles d'un employé. Ceux-ci peuvent inclure le nom, l'adresse, la date de naissance, l'état matrimonial et la date d'adhésion à l'organisation. Il contient également le nom et l'adresse du plus proche parent de l'entreprise concernée. Ces informations décrivent l'employé.
Administration des salaires:
L'une des fonctions du SIRH est de fournir un rapport contenant des informations telles que le salaire actuel, les avantages, la dernière augmentation de salaire et l'augmentation proposée à l'avenir.
Augmentation des congés / absences:
Le SIRH est également utilisé pour contrôler les congés / absences des employés. Ceci est fait en maintenant un historique des congés de chaque employé. Chaque employé peut se voir attribuer une carte d’identité sur laquelle est écrit le numéro de jeton de chaque employé. L'entrée et la sortie de l'employé de l'organisation doivent être enregistrées sur la carte d'identité. Cela réduit les risques de faute professionnelle ou de négligence dans le calcul du salaire de chaque employé.
Inventaire des compétences:
L'enregistrement des compétences des employés et la surveillance d'une base de données de compétences constituent un autre usage du SIRH. Un tel registre de compétences aide à identifier les employés possédant les compétences nécessaires pour certains postes ou emplois dans une organisation.
Antécédents médicaux:
Le SIRH sert également à conserver les données de santé au travail nécessaires à des fins de sécurité industrielle, de surveillance des accidents, etc.
Évaluation du rendement:
Afin de former une vue d'ensemble complète sur un employé, le SIRH conserve des données d'évaluation de performance telles que la date d'échéance de l'évaluation, le potentiel de promotion, les scores de chaque critère de performance, etc. Les informations textuelles peuvent être combinées avec les données factuelles obtenues à partir du SIRH et la combinaison d'informations peut être utilisée pour dispenser une formation et affecter la mobilité des employés sous forme de transfert et de promotion.
Planification de la main-d'œuvre:
Le SIRH est également utilisé pour la planification des effectifs. Il conserve des informations sur les exigences organisationnelles en termes de postes. Le SIRH relie les employés aux postes requis dans l'organisation. Il est également utilisé pour identifier les postes vacants et y établir des employés. Le SIRH peut également aider à identifier un chemin de progression logique et les étapes à suivre pour le progrès des employés.
Recrutement:
Le recrutement constitue la fonction la plus essentielle de la gestion des ressources humaines. Le SIRH facilite grandement le processus de recrutement en enregistrant les détails des activités liées au recrutement des employés. Celles-ci peuvent inclure le coût et la méthode de recrutement, ainsi que le temps nécessaire pour pourvoir les postes, par exemple.
Plan de carrière:
En fournissant les informations nécessaires telles que les employés qui ont été affectés à quels postes, le SIRH facilite l’avancement des employés. En d'autres termes, le SIRH aide à planifier la relève.
La négociation collective:
Le SIRH via un terminal informatique peut fournir des informations, des faits et des chiffres pertinents et nécessaires, et donc faciliter la négociation collective. Il peut s’agir d’une négociation collective en tant qu ’« analyse hypothétique »plutôt que de sentiments et de fictions. De la même manière, le SIRH peut également aider à maintenir de meilleures relations humaines au sein de l'organisation.
Maintenant, les différentes utilisations ou applications du SIRH peuvent être juxtaposées comme suit:
