Obstacles à la communication d'entreprise

Lisez cet article pour en savoir plus sur les obstacles à la communication d’entreprise. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. La signification des obstacles à la communication d’entreprise 2. Les obstacles importants à la communication d’entreprise 3. Les méthodes de résolution des problèmes.

Signification des obstacles à la communication d'entreprise:

On ne saurait trop insister sur l’importance de la communication dans les entreprises modernes.

C'est pourquoi les gestionnaires consacrent généralement une partie considérable de leur temps à communiquer avec les autres.

Mais la communication n'est pas toujours aussi efficace qu'elle devrait l'être. Les recherches ont montré que près de 75% de toutes les communications d’entreprise échouent dans l’obtention du résultat souhaité. Certaines forces externes et internes entravent le flux de communication. Ils interrompent ou bloquent la communication ou empêchent la compréhension mutuelle.

La communication peut être vague et mal exprimée. Il peut souffrir d'un manque de clarté ou d'une mauvaise rétention. Les barrières entre les gens ne masquent pas toutes les communications, mais fonctionnent comme un filtre pour permettre certaines communications, mais en retiennent d'autres, rendant ainsi la communication inadéquate.

La non-écoute de la communication est un problème chronique. Beaucoup de communications ne reçoivent pas l'attention qu'elles méritent. Ces limitations ou causes de panne des canaux de communication sont appelées «barrières de communication».

Obstacles importants à la communication d'entreprise:

La communication est entravée par divers types d’obstacles.

Ceux-ci peuvent être classés en trois catégories:

(A) les obstacles externes,

(B) les obstacles organisationnels; et

Tous ces types d’obstacles à la communication sont expliqués ci-dessous:

[A] Obstacles externes:

Les obstacles externes à la communication d’entreprise peuvent prendre les formes suivantes:

1. Barrières sémantiques:

Les mots et les symboles utilisés pour communiquer les faits et les sentiments peuvent avoir diverses significations. Différentes personnes interprètent le même message de différentes manières en fonction de leur éducation, de leur expérience, de leurs antécédents sociaux et culturels, etc. La langue de l'expéditeur peut être incompréhensible pour le destinataire. Ainsi, les mots et les symboles parfois ne parviennent pas à transmettre les vraies significations.

2. Obstacles émotionnels ou psychologiques:

Les facteurs émotionnels ou psychologiques constituent les principaux obstacles à la communication interpersonnelle.

Voici quelques obstacles émotionnels:

je. Inattention:

C'est l'un des principaux obstacles psychologiques chroniques. Lorsque le destinataire ne prête pas une attention complète au message, la communication devient inefficace. Une personne peut être préoccupée par d’autres questions importantes, ou le message peut être sans intérêt ou contraire à ses attentes.

Ceux-ci peuvent provoquer un manque d'attention. Il est courant que les gens ne réagissent pas aux bulletins, avis, procès-verbaux et rapports.

ii. Barrière perceptuelle:

Chaque individu a des domaines d’intérêt spécifiques. Il peut donc entendre, lire ou voir la partie du message qui lui est chère. Les gens voient ce qu'ils veulent voir et le considèrent comme une réalité. Certaines personnes interprètent le message en fonction de leur propre point de vue, ce qui peut être trompeur. La perception conduit donc à filtrer le message inconsciemment.

iii. Perte par transmission et mauvaise rétention:

Lorsque la communication passe par divers canaux au sein de l'organisation, les transmissions successives du même message sont de moins en moins précises. On dit que dans le cas des communications orales, environ 30% des informations sont perdues à chaque transmission.

Une mauvaise rétention de l'information est encore une maladie. Les chercheurs ont montré que les employés ne conservaient que 50% des informations, alors que les superviseurs en conservaient environ 60%.

iv. Évaluation prématurée

La communication est entravée lorsque le destinataire évalue le message avant d’obtenir les informations complètes. À plusieurs reprises, les gestionnaires commencent à évaluer les informations avant de bien comprendre. La décision est prise avant de connaître tous les faits. Une telle évaluation prématurée tend à empêcher la libre circulation de l’information et de la compréhension et fausse la communication.

v. confiance indue dans les mots écrits:

Les mots écrits ne remplacent pas les relations sonores face à face. Une communication écrite peut ne pas expliquer le but d'une ordonnance, d'une procédure ou d'une directive. La communication écrite indique souvent ce qui doit être fait, mais ne dit pas pourquoi, et manque de qualité persuasive.

De plus, une communication écrite peut être supérieure au niveau de compréhension du lecteur et l'incapacité à déterminer la réponse à la communication est également présente. Par conséquent, les médias écrits doivent être considérés comme complémentaires aux relations face à face productives.

vi. Méfiance du communicateur:

Il découle de tous les jugements inconsidérés ou illogiques du communicateur. Une expérience répétée de ce type oblige progressivement le destinataire à retarder l'action ou à agir sans enthousiasme, rendant ainsi la communication infructueuse, bien qu'elle soit apparemment complète.

vii. Échec de la communication:

Il est tout à fait admis que les gestionnaires omettent souvent de transmettre les messages nécessaires. Cela peut être dû à la paresse du communicateur ou à sa fausse hypothèse selon laquelle tout le monde le sait.

[B] Obstacles organisationnels:

Les principaux obstacles organisationnels peuvent être les suivants:

je. Politique d'organisation:

La politique générale de l'organisation en matière de communication sert de ligne directrice générale à tous les membres de l'organisation en ce qui concerne la manière dont on s'attend normalement à ce qu'il se comporte dans cette affaire.

La politique peut prendre la forme d'une déclaration écrite explicite ou doit être interprétée à partir du comportement des membres de l'organisation, en particulier des dirigeants. Si cette politique ne favorise pas le flux de communication dans différentes directions, le flux de communication ne serait pas fluide et adéquat.

ii. Relation de statut:

Dans la structure organisationnelle formelle, la relation entre le supérieur hiérarchique et les subordonnés peut constituer un obstacle aux communications libres et fréquentes, plus particulièrement vers le haut. Un responsable ne peut pas communiquer aux subordonnés ses faiblesses. Les subordonnés ne se sentent pas libres de parler aux supérieurs.

Ils ne transmettent que ce que les supérieurs aimeraient entendre et retiennent des faits déplaisants. Ils ne peuvent communiquer à leurs supérieurs que les choses qu’ils attendent qui seraient appréciées par ces derniers. Lorsqu'un subordonné n'a pas confiance en son supérieur, la communication devient moins efficace.

iii. Règles d'organisation et règlements:

Les règles et réglementations organisationnelles affectent le flux de la communication en prescrivant l'objet à communiquer et le canal pour cette communication. Les règles peuvent limiter le flux de certains messages et en laisser de nombreux importants.

D'autre part, la communication par le canal approprié d'une manière spécifiée par ces règles la retarde et va à l'encontre de la volonté des personnes de transmettre le message. Cette barrière est très active dans les entreprises du secteur public indien où le respect des règles et des réglementations est strict.

iv. Complexité dans la structure organisationnelle:

Dans une organisation où il existe plusieurs niveaux de gestion, le nombre de points de filtrage est multiple. En conséquence, le processus de communication est retardé et les risques de déformation de la communication augmentent. Cela est plus vrai dans le cas de la communication ascendante, car les employés subordonnés n'aiment généralement pas laisser passer les critiques adverses ni d'eux-mêmes ni de leurs supérieurs.

Plus la structure organisationnelle est complexe, plus il devient difficile de veiller à ce que les informations correctes soient transmises à la bonne personne au bon moment et par le bon moyen.

v. Installations organisationnelles:

Les installations organisationnelles mises en place pour assurer un flux de communication fluide, adéquat, clair et rapide peuvent prendre différentes formes, telles que réunions, conférences, boîte aux plaintes, boîte à suggestions, réunion sociale et culturelle, etc. faire une communication efficace.

vi. Surcharge d'information:

Les gestionnaires sont surchargés d’informations provenant de diverses sources. Ils ne seront peut-être pas toujours en mesure de réguler le flux d'informations. En conséquence, l'efficacité de la communication est réduite. Ils peuvent ignorer ou mal interpréter certains des messages. Les contraintes de temps peuvent également créer un problème de communication.

[C] Obstacles personnels:

Comme la communication est fondamentalement un processus interpersonnel, certains facteurs personnels sont également responsables du blocage de la communication.

Les obstacles personnels peuvent être énumérés comme suit:

1. Obstacles chez les supérieurs:

Le rôle des supérieurs dans la communication est très vital. En raison de leurs relations hiérarchiques avec les subordonnés, ils agissent comme des barrières de plusieurs manières décrites ci-dessous:

je. Attitude des Supérieurs:

Les attitudes des supérieurs vis-à-vis de la communication en général, ou dans n'importe quelle direction, affectent la circulation des messages dans différentes directions. Si cette attitude est défavorable, il est plus probable que les messages ne circulent pas correctement de et / ou vers les supérieurs.

ii. Crainte de contestation de l'autorité:

Une personne dans l'organisation essaie toujours d'obtenir une position et un prestige plus élevés. En tant que tels, les responsables essaient généralement de retenir les informations qui montent ou montent, car la transmission fréquente d'informations peut révéler leur faiblesse.

iii. Manque de confiance en ses subordonnés:

Les supérieurs perçoivent généralement (correctement ou non) que leurs subordonnés sont moins compétents et moins capables, ils ne sont pas en mesure de conseiller leurs supérieurs ou peuvent ne pas avoir certaines informations à transmettre.

iv. Manque de temps:

Les supérieurs estiment, à tort ou à raison, qu'ils sont surchargés de travail et ont peu de temps pour parler à leurs subordonnés.

v. manque de sensibilisation:

Parfois, les supérieurs peuvent ne pas être conscients de l'utilité et de l'importance de la communication dans différentes directions, en général ou dans un domaine particulier. Dans un tel cas, la communication Comment est bloquée.

vi. Ignorer la communication:

Parfois, les supérieurs ignorent inconsciemment et délibérément la communication de leurs subordonnés pour maintenir leur importance. Cela va à l’encontre de la volonté des subordonnés de communiquer.

2. Obstacles chez les subordonnés:

La communication verticale dans les deux sens ne peut avoir lieu que lorsque les subordonnés participent également activement à ce processus. Il existe divers facteurs chez les subordonnés qui nuisent à leur participation active.

Certains d'entre eux sont mentionnés ci-dessous:

je. Refus de communiquer:

Parfois, les subordonnés ne communiquent pas certaines informations vers le haut parce qu’ils ne le souhaitent pas. Si un subordonné estime qu’il / elle est susceptible d’être affecté négativement par la fourniture d’une information particulière à son supérieur, il / elle ne sera pas disposé à la fournir.

Les informations en hausse sont utilisées à des fins de contrôle et les subordonnés ne seraient pas disposés à donner des informations à leurs supérieurs sur tout événement défavorable. En cas de besoin de communiquer, ils feraient de même après avoir modifié les informations de manière à protéger leurs propres intérêts.

ii. Manque de mesures incitatives appropriées:

Le manque de motivation pour communiquer empêche également les subordonnés de communiquer plus haut. Si une suggestion nouvelle d'un subordonné n'évoque aucune attention de la part de ses supérieurs, il ne la transmettra pas.

Les obstacles à la communication professionnelle sont représentés par un graphique comme suit:

Méthodes pour surmonter les obstacles à la communication:

Compte tenu de l’importance d’une communication efficace pour le bon fonctionnement des organisations d’entreprises, il est essentiel que les responsables gèrent les différents obstacles à la communication. Bien qu'il ne soit peut-être pas possible d'éliminer complètement les barrières de communication, des actions de gestion appropriées dans ce sens peuvent en minimiser les effets.

Les méthodes suivantes sont suggérées pour éviter les obstacles à la communication:

1. Informations complètes:

Pour que la communication soit efficace, il est avant tout nécessaire que le communicateur sache parfaitement et clairement ce qu'il a l'intention de communiquer.

2. Confiance mutuelle:

La communication est destinée à l'acceptation et à l'action souhaitée. Cette acceptation est, dans une large mesure, influencée par la confiance dans les motifs et la sincérité du communicateur. Si la confiance manque, la communication n'atteindra pas les résultats escomptés.

Il est donc nécessaire qu’un environnement de confiance soit établi au sein de l’organisation. Cela encouragera les gens à communiquer honnêtement les uns avec les autres.

3. Langue appropriée:

La langue utilisée pour la communication doit être telle qu'elle puisse être facilement comprise par le destinataire. La plupart des symboles populaires, un langage clair et précis, doivent être utilisés pour une communication correcte.

4. Relation interpersonnelle:

Des relations interpersonnelles appropriées doivent être développées entre les supérieurs et les subordonnés afin que ces derniers puissent se sentir libres et francs de transmettre des informations complètes et correctes aux premiers. Les supérieurs doivent apprécier les critiques utiles et les suggestions utiles des subordonnés.

5. Sélection du canal approprié:

Les gestionnaires doivent être suffisamment compétents pour sélectionner le canal le plus approprié pour l'envoi de messages. Un canal riche, comme une discussion en face à face ou un téléphone, devrait être utilisé pour envoyer un message compliqué. Par contre, les mémos, les lettres ou le courrier électronique peuvent être utilisés pour envoyer des messages de routine, car il n’ya pratiquement aucun risque de malentendu.

6. Compréhension mutuelle:

Il est extrêmement important que les expéditeurs et les destinataires fassent un effort particulier pour comprendre le point de vue de chacun. En comprenant les points de vue des autres, les remarques peuvent être classées, les perceptions comprises et l’objectivité maintenue.

7. Empathie dans la communication:

Pour communiquer efficacement, il faut être sensible aux besoins, aux sentiments et aux perceptions du destinataire. Le communicateur doit transmettre le message de manière à ne pas blesser les émotions et les sentiments du destinataire. Lorsque l'expéditeur du message examine les problèmes du point de vue du destinataire, de nombreux malentendus peuvent être évités.

8. Communication bidirectionnelle:

La communication est un processus à double sens. La communication dans les deux sens réunit deux esprits - ce qui est au cœur de toute communication. Cela implique un dialogue continu entre l'expéditeur et le destinataire du message. La communication ascendante peut devenir une réalité dans l'organisation et être efficace si ce fait est reconnu.

9. Soutenir les mots avec des actions:

Le type de communication le plus persuasif n’est pas ce que vous dites, mais ce que vous faites. Les gestionnaires doivent s'assurer que leurs actions soutiennent le processus de communication. Cela garantira le sérieux dans la communication.

10. Exemples et aides visuelles:

Pour fixer l’idée de communication dans l’esprit du destinataire, des récits et des images de mots appropriés peuvent être utilisés dans des situations appropriées pour la compréhension du destinataire. En outre, des aides visuelles sous forme de graphiques et de diagrammes peuvent être utilisées de manière avantageuse pour souligner des points ou des idées particuliers qu'il peut être difficile de décrire correctement avec des mots.

11. Bonne écoute:

Une écoute attentive est essentielle pour une communication efficace. Par ce processus, on ne donne pas seulement la chance aux autres de parler, mais on collecte des informations utiles pour des communications ultérieures. En se concentrant sur les significations explicites et implicites du locuteur, le gestionnaire peut obtenir une bien meilleure compréhension de ce qui est dit.

12. Réaction différée:

C'est une bonne pratique pour que la communication efficace ne soit pas influencée par la réaction immédiate de la première impression. Une réaction précipitée conduit souvent à ignorer l'implication réelle de la communication et l'expérience montre que le fait de retarder l'action du destinataire devient utile pour comprendre le sens voulu de la communication.

13. Utilisation stratégique de la communication informelle (Grapevine):

Un responsable doit utiliser les canaux de communication informels pour compléter le système de communication formel. À cette fin, il doit comprendre les réseaux de communication informels et en faire un usage intelligent pour combler les lacunes des canaux de communication formels.

14. Évaluation:

Il devrait y avoir un programme continu d'évaluation du flux de communication dans différentes directions. Cela permettrait de mettre en évidence les problèmes dans ce domaine, d'identifier leurs causes et de permettre ainsi l'adoption de mesures correctives appropriées. Les supérieurs ne doivent pas être prompt à évaluer les informations avant de les comprendre correctement.