Contrôle: définition, objectifs, méthodes et moyens

Lisez cet article pour en savoir plus sur la définition, les objectifs, les méthodes et les moyens de contrôle de l’administration publique.

Définition et nature:

Un autre processus administratif important est le contrôle. Cela signifie le pouvoir d'influencer le comportement des gens ou le cours des événements. Mais cette définition n'est pas suffisante pour acquérir la pleine signification du contrôle utilisé dans l'administration ou l'organisation publique. Le vrai sens du contrôle est d’assurer le fonctionnement de l’organisation dans les lignes ou processus prescrits. L'idée de contrôle survient lorsqu'il est constaté que l'administration n'est pas correctement gérée. Chaque organisation a des objectifs spécifiques et l’autorité tente sincèrement de les atteindre. Mais dans la situation actuelle, plusieurs obstacles apparaissent qui empêchent la réalisation des objectifs. Afin de mettre un terme à cet incident indésirable, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme qui contrecarrera le résultat indésirable.

Dans chaque organisation ou chaque département de l'administration publique, il a été constaté que certains éléments récalcitrants s'opposent à l'ordre ou à la politique de l'autorité. Cela est dû à la différence d’opinion ou de perspectives. Si l'autorité ne prend aucune mesure de précaution susceptible de causer un préjudice à l'ensemble des membres de la direction. Pour arrêter ce résultat indésirable, il existe un dispositif permettant de vérifier ce résultat, appelé contrôle. Par conséquent, le contrôle est une technique permettant de garantir la mise en œuvre rapide de l'objection de l'organisation et de contrecarrer le progrès des informations susceptibles de freiner la mise en œuvre de la politique.

Le terme contrôle est également utilisé dans un autre sens. Chaque administration publique est organisée hiérarchiquement, ce qui implique qu'il y ait différentes étapes et que chaque étape a certaines tâches et responsabilités spécifiques. Il est du devoir du contrôle de veiller à ce que chaque personne remplisse sa fonction qui lui est attribuée par la hiérarchie. L'absence de contrôle invitera le chaos dans la structure hiérarchique. Mais le contrôle arrête ce résultat indésirable.

Buts du contrôle:

L'objectif principal du contrôle est d'éliminer les obstacles qui entravent les objectifs de l'administration ou de l'organisation publique. L'organisation doit interagir avec l'environnement qui l'entoure ou avec la situation qui se crée en son sein. Tout cela nécessite que l'exécutif dispose de suffisamment de pouvoir pour lutter contre la situation.

L’administration publique ou l’organisation a des objectifs déclarés et réalise parfois qu’un écart flagrant s’est créé entre les objectifs déclarés et la situation réelle. Le directeur général ne laissera pas cette divergence perdurer et, sur cette base, il exercera son pouvoir pour mettre fin à la divergence.

Au cours des activités, l’administration publique ou l’organisation peut ne pas réussir à atteindre tous les objectifs déclarés et cet échec stoppe les progrès. Cette situation peu propice peut inciter le responsable de l’organisation à exercer son pouvoir pour inverser la situation. Ceci est un autre nom de contrôle.

Des crises peuvent survenir au sein de l'administration publique ou à l'extérieur, ou des crises peuvent avoir un impact négatif sur l'administration publique ou l'organisation. Les deux doivent être vérifiés afin de libérer l'organisation de la crise. Cela nécessite un contrôle.

Au cours du processus de gestion, une organisation peut commettre des erreurs et, pour en empêcher la répétition, l'arme la plus efficace est le contrôle. L'erreur est humaine, mais pour l'amélioration de l'organisation, elle ne peut être ni négligée ni pardonnée. Grâce à l’instrument de contrôle, l’autorité corrige l’erreur.

Il a un autre but. Si les membres de la direction sont tout à fait conscients que l'autorité dispose du pouvoir suffisant pour prendre des mesures contre les employés en fuite, cela constituera un type de contrôle de la part des employés.

Méthodes de contrôle :

PPB ou PPBS:

L'administration publique ou l'organisation sont toutes deux axées sur les résultats. C'est dans le sens où ils veulent toujours réussir ou, en d'autres termes, tirer parti de la politique qu'ils ont adoptée. Gardant cela à l'esprit, ils déterminent d'abord la politique et démarrent l'exécution. Si la politique est insuffisante, les agents commencent à rechercher la cause et à appliquer un mécanisme de contrôle.

Il existe de nombreux moyens de contrôle et le PPB ou le PPBS en est un. Cela signifie planification système de budgétisation de programmation. Au milieu des années soixante du siècle dernier, dans certaines organisations des États-Unis, les dirigeants suggèrent le PPBS comme moyen de contrôler et de motiver l’organisation. Après un certain temps, les résultats du PPBS ont impressionné les organisateurs et les autres dirigeants les ont suivis. Le président américain Lyndon B. Johnson a été suffisamment impressionné à la vue des résultats du PPBS et a décidé de le mettre en œuvre dans le système fédéral. Depuis 1965, le PPBS est reconnu comme un moyen puissant de contrôler les fonctions de l’administration publique.

Qu'est ce que le PPBS? «Il s’agit d’un système d’allocation de ressources conçu pour améliorer l’efficience et l’efficacité du gouvernement en fixant des objectifs de planification à long terme, en analysant les coûts et les avantages de programmes alternatifs permettant d’atteindre ces objectifs et en articulant les programmes sous forme de propositions budgétaires et législatives et de projections à long terme» . Le PPB est un moyen très efficace de contrôler les fonctions d’une organisation car il en détermine les fonctions et les objectifs bien avant le début de celles-ci. Après l'expiration de la période, l'autorité commence à enquêter sur le nombre d'objectifs atteints. Même avant cela, une évaluation périodique est également effectuée.

Le PPB s'intéresse non seulement aux intrants et aux extrants, mais également aux effets et aux alternatives. Le PPB est une méthode complète de contrôle des divers aspects de l’administration publique. La politique PPB peut aussi être appelée technique de contrôle des coûts de l’administration publique.

En règle générale, la politique coûts-avantages est appliquée en économie, mais à partir du milieu des années soixante du siècle dernier, elle s’applique au fonctionnement des organisations. Le PPB a été appliqué dans presque toutes les branches de l'administration publique américaine et les résultats ont été scannés. On a prétendu que le PPB avait produit des résultats satisfaisants. Ce n'était cependant pas sans critiques et objections.

L'attribution de fonds est un autre moyen de contrôler l'administration publique. Cela signifie qu'au début de l'exercice, chaque branche de l'administration publique reçoit un certain montant de fonds pour la réalisation de ses objectifs. À la fin de l'exercice, chaque service est tenu par la Constitution de soumettre des rapports contenant ses réalisations. L'autorité supérieure demande à chaque département de préparer son propre budget ainsi que les régimes pour lesquels le fonds doit être utilisé. C'est un moyen de contrôle efficace.

La gestion par objectif est communément appelée MBO. Définissons-le après Henry. La gestion par objectifs peut être définie comme un processus dans lequel les buts et objectifs de l’organisation sont définis par la participation des membres de l’organisation en termes de résultats attendus et les ressources sont allouées en fonction du degré de réalisation des buts et objectifs de l’organisation.

Le PPB s'intéresse aux intrants, aux extrants, aux effets et aux alternatives. Mais au contraire, MBO signifie combien d'objectifs ont été atteints. Le MBO ne peut pas être séparé des entrées, des sorties et des effets. PPB pense aux alternatives mais MBO ne le pense pas. Dans diverses branches de l'administration publique américaine, le MBO est largement utilisé.

Les experts en administration publique sont d’avis que le PPB et le MBO sont les deux puissants moyens de contrôler divers aspects de l’organisation et de l’administration publique. En évaluant l'importance de MBO, certains chercheurs ont formulé le commentaire suivant: «MBO a été un élément fondamental du mouvement visant à renforcer les capacités de gestion dans le secteur public».

Un autre moyen de contrôler l’administration publique consiste à définir les objectifs et à suggérer des moyens de les atteindre. La prochaine étape est à la fois les objectifs et les moyens doivent être diffusés dans toutes les branches de l’organisation. Si cela est fait correctement, à la fin de la période ou de l'exercice financier, il serait assez facile d'évaluer ce qui a été réalisé et ce qui reste inachevé.

Il existe un autre moyen de contrôle, l’évaluation des performances. C'est sans doute un moyen efficace. Dans de nombreuses organisations, les tâches ou fonctions sont clairement énoncées, ainsi que le travail qu'un employé devra accomplir. L’autorité à la fin de la période commence l’évaluation et s’il existe une grande différence entre ce qui doit être fait et ce qui a été fait, le responsable de cette tâche peut engager une action contre le salarié concerné.

Toujours l’autre méthode de contrôle, appelée budgétisation à la cible ou TBB. Cela signifie que de nombreuses organisations sont invitées à fixer leurs objectifs ou objectifs ou que l'autorité fixe l'objectif et que, par la suite, des ressources sont allouées à la réalisation des objectifs. À la fin de la période, une évaluation approfondie est effectuée. La méthode de contrôle TBB est populaire dans de nombreux départements du système administratif américain. Mais Nicholas Henry le pense différemment. Il dit que TBB est basé sur les recettes et qu’à cet égard, TBB est un système budgétaire particulièrement réaliste.

Moyens de contrôle:

L’organisation gouvernementale ou l’administration publique est contrôlée de diverses manières, dont certaines sont indiquées ci-dessous. Au sein de l’organisation, il existe un mécanisme d’autorégulation que l’on peut appeler contrôle et contrepoids. Même au sein d’une organisation, plusieurs départements sont organisés de manière à ce qu’un département soit très souvent opposé à un autre, de sorte qu’aucun département ne peut agir de manière indépendante. Cela peut s'appeler des freins et des contrepoids et est une caractéristique du système constitutionnel américain.

Les médias électroniques et les médias d’impression gardent une vigilance constante sur les activités des ministères et des organismes gouvernementaux. Toute violation de principe général ou atteinte à l’intérêt public attire l’attention des médias et sa critique oblige l’autorité de l’administration ou de l’organisation publique à prendre des mesures ou à adopter des mesures de précaution. Ceci est assez courant dans toute démocratie.

Dans toutes les démocraties libérales, il existe de nombreux groupes d'intérêts et groupes de pression. L'une des fonctions importantes est de voir et de protéger les intérêts du public qui leur doit allégeance. Aux États-Unis et au Royaume-Uni en particulier, il existe un grand nombre de tels groupes et leur vigilance empêche l'autorité de prendre des mesures susceptibles de nuire aux intérêts de tout groupe.

Le contrôle de la législature est également très efficace. Dans la démocratie parlementaire, le ministère est responsable devant la législature et la législature, à son tour, est responsable devant les électeurs. Cette chaîne de responsabilité garantit que ni l'exécutif (la bureaucratie en fait partie) ni le parlement ne peuvent aller à l'encontre des intérêts publics.

Les élections périodiques ont obligé la législature à ne rien faire qui puisse créer du mécontentement dans l'esprit de l'électorat et compromettre la perspective de l'emporter aux prochaines élections. Cette situation oblige le législateur à resserrer le contrôle de l'administration publique. C'est une caractéristique commune aux systèmes parlementaires.

Il existe également un contrôle du pouvoir judiciaire qui est très efficace et répandu. Dans de nombreux pays, les constitutions garantissent les droits fondamentaux et toute réduction ou violation de ces droits peut entraîner les mesures nécessaires, qui pourraient être punitives. Ce pouvoir judiciaire constitue un contrôle clair et inévitable sur l'administration générale de l'État. Même les organisations non gouvernementales ne sont pas exemptes de contrôle judiciaire.

En particulier dans le système américain, le contrôle judiciaire sur l’ensemble du système politique est très efficace. Le contrôle du pouvoir judiciaire des États-Unis nous rappelle la fameuse phrase «procédure régulière». Cela signifie que tout acte d'autorité qui viole les fonctions normales d'une institution peut également être contesté devant un tribunal.

La structure constitutionnelle est telle que les services administratifs du gouvernement ne peuvent pas dépenser les fonds publics de manière fantaisiste. Il existe un service d'audit et les fonds dépensés par l'administration publique doivent être audités. Pour chaque exercice, le budget est approuvé par la législature et aucun ministère n'est libre de dépenser de l'argent conformément à sa volonté. Le système de vérification met une chaîne sur chaque département de l'administration publique. Même les gouvernements locaux et autres organismes ne sont pas libres d'aller au-delà des prévisions budgétaires.

Je pense que la responsabilisation est l'arme la plus puissante pour contrôler l'administration publique. Il est tellement omniprésent que chaque ministère - d'une manière ou d'une autre - doit rendre des comptes à quelqu'un. La vigilance des citoyens et de nombreux autres organismes surveillent de près le fonctionnement du gouvernement.