Besoin d'un système d'information sur les ressources humaines dans les organisations modernes (SIRH)

Afin de mener des recherches sur le personnel, de procéder à un audit du personnel et à la comptabilité des ressources humaines, le responsable du personnel requiert de nombreuses données relatives aux employés de l'organisation.

Cependant, le système d'enregistrement manuel est jugé insuffisant et insuffisant pour répondre aux besoins en informations d'une organisation professionnelle moderne. En d'autres termes, la difficulté de maintenir et les lacunes du système d'archivage manuel peuvent être expliquées comme la raison fondamentale du besoin d'un SIRH. Ceux-ci sont élaborés par la suite.

La difficulté ici concerne les données volumineuses sur les employés qu'il est impossible de suivre manuellement. De plus, les données doivent être mises à jour de temps à autre, ce qui rend le travail de bureau très fastidieux et coûteux. Alastair Evans mentionne le coût, l'exactitude, la fragmentation, la duplication et la difficulté d'analyse parmi les difficultés associées au système d'enregistrements manuels.

Le transfert manuel des données d'un enregistrement à un autre augmente le risque d'erreur, ce qui affecte la précision et la fiabilité des données détenues. Les entrées peuvent être passées deux fois; les données peuvent être transférées sur des documents erronés, ce qui entraîne une confusion.

Étant donné que les données / informations sont conservées de manière fragmentée, c'est-à-dire que les enregistrements manuels sont conservés dans des emplacements distincts gérés par différentes personnes dans différents départements, les informations complètes d'un employé ne sont pas facilement disponibles dans un lieu central. Cela entrave le processus de prise de décision de l'organisation. La même chose souligne la nécessité du SIRH.

Venkata Ratnam et Srivastava ont déclaré que le SIRH était nécessaire:

1. Pour stocker des données et des informations pour chaque employé individuel pour référence rapide.

2. Fournir une base pour la prise de décision concernant les problèmes quotidiens de personnel (par exemple, l'octroi d'un congé) ainsi que pour la planification, la budgétisation, la mise en œuvre et le suivi d'une multitude de fonctions liées aux ressources humaines.

3. Fournir des données / retours au gouvernement et à d'autres publics.

Hemendra Verma, un consultant en logiciels, a mené une enquête et a souligné la nécessité du SIRH aux fins suivantes:

1. Il a été constaté que le traitement de l’information relative à la fonction des ressources humaines disposait de très peu de temps, peut-être à cause du temps requis pour traiter l’abondante information.

2. Il y a un manque d'informations sur les ressources humaines dans l'industrie à tous les niveaux.

3. Le SIRH contribuerait à «l'égalité» dans des domaines tels que la promotion, le transfert, la nomination, etc.

4. Le SIRH aide à régler les cotisations des employés à temps, en ce qui concerne la caisse de prévoyance, la retraite, les gratifications, les indemnités de licenciement, les congés acquis, etc.

5. Une fois que le profil d'une personne est entré dans l'ordinateur, la récupération des informations devient plus facile, implique également des coûts moindres et réduit les risques d'erreur.

Certaines personnes utilisent deux termes données et informations de manière interchangeable. Mais il existe une distinction entre les deux concepts. Les données sont des chiffres bruts non analysés et des faits relatifs à des événements, tandis que les informations sont la forme de données analysée et organisée.

Par exemple, le montant du bénéfice net est une donnée car aucune valeur ne peut être attribuée au chiffre absolu du bénéfice net. Mais le bénéfice est exprimé en pourcentage des ventes, il transmet un certain sens et est appelé information. N. Upadhya a très bien distingué les données des informations en déclarant: «Des données organisées significatives peuvent être définies comme des informations».

Avant de définir le SIRH, il semble que le contexte soit approprié pour définir d’abord le «système d’information de gestion» (SGI). MIS est une structure formelle, généralement informatisée, destinée à fournir à la direction des informations relatives aux opérations internes et à des facteurs externes afin de faciliter le processus de prise de décision.

Maintenant, en appliquant ce concept dans le contexte de la gestion des ressources humaines, le SIRH peut être défini comme suit:

Le SIRH est un moyen systématique de stocker des données et des informations pour chaque employé afin d’aider à la planification, à la prise de décision et à la soumission des rapports et des rapports aux agences externes.