Achats: 6 grands principes d'achat - expliqué!
Voici quelques-uns des principaux principes d’achat: 1. Bonne qualité 2. Bonne quantité 3. Bon moment 4. Bonne source 5. Bon prix et 6. Bon endroit.
1. bonne qualité:
Le terme qualité correcte fait référence à l'adéquation d'un article aux fins pour lesquelles il est requis. Pour produire les produits de la meilleure qualité, la meilleure qualité de matière première peut être la bonne qualité, tandis que pour produire des articles de qualité moyenne, la qualité moyenne la plus basse peut être la bonne qualité.
La qualité de l'article s'appelle en tant que notes. Il peut être mesuré par des tests physiques, une analyse chimique ou toute autre méthode dépendant de la nature du produit. L'utilisation d'une spécification standard, d'un nom de marque ou d'un nom commercial aide à acheter les qualités des matériaux. «La qualité doit être intégrée au produit». Il incombe au service des achats de veiller à ce que les matériaux soient achetés auprès de ces fournisseurs.
Pour créer de la bonne volonté, une production correcte, la normalisation, l'élimination des déchets et pour obtenir de meilleurs résultats, des achats de bonne qualité sont essentiels. La qualité des différents matériaux est décidée par les départements concernés.
En ce qui concerne l'équipement de l'atelier, la décision est prise par l'ingénieur de l'installation et, pour la papeterie, par le service utilisateur. Toutefois, le service des achats peut s’interroger sur les besoins des différents services sur la base de son expérience et proposer diverses alternatives. Le service de contrôle doit vérifier si les produits livrés sont conformes à la commande passée.
Ainsi, la bonne qualité est la pertinence des articles achetés pour un but donné. La meilleure qualité des matériaux achetés ne doit pas nécessairement être la bonne qualité.
2. bonne quantité:
Les matériaux achetés doivent être de la bonne quantité. La bonne quantité est la quantité qui peut être achetée à la fois avec le coût total minimum et qui évite la pénurie de matériaux. Assurer et maintenir un flux régulier de matériaux pour mener à bien l'activité de production est l'objectif primordial de toute organisation d'achat. Les achats excédentaires doivent être évités, il en résulte un surstockage, le capital est inutilement bloqué et le coût de stockage des stocks augmente.
La quantité de commande économique (EOQ) aide à déterminer la bonne quantité de matériel à commander. Il est calculé en appliquant la formule suivante:
EOQ =
A représente la consommation annuelle de matériau, C le coût de passer une commande et S le stockage annuel et le coût unitaire.
Pour déduire le montant de la bonne quantité à acheter, la direction doit tenir compte de certains facteurs importants. Il s’agit de la nature du processus de fabrication, de la nature du matériel à utiliser, des conditions du marché, c’est-à-dire de l’évolution des goûts et des préférences des personnes, du coût des matériaux à acheter, du coût de possession et de la capacité de stockage de l’organisation.
Outre la quantité de commande économique, il existe deux autres concepts, à savoir; la quantité de commande en gros et la quantité de commande arbitraire qui doit être comprise.
La quantité de commande en gros est la quantité qui est supérieure à la quantité de commande économique. Il combine la quantité de commande de plusieurs commandes de manière à arrondir à 3, 6 ou 12 besoins mensuels et à passer une seule commande pour l’ensemble des besoins d’une période considérée.
La quantité de commande en gros assure diverses économies de prix, un coût opérationnel moindre dans le service des achats. Les articles peu coûteux et lents sont généralement achetés en grandes quantités.
La quantité de commande arbitraire est le résultat des faiblesses de la quantité de commande économique et de la quantité de commande en gros. En raison des conditions variables du marché, il est déconseillé de toujours respecter scrupuleusement les quantités économiques et les quantités en gros.
Certains facteurs à savoir. L'ordre incertain du marché, la situation financière incertaine, le calendrier de production incertain et les délais d'exécution incertains sont responsables de l'adoption d'une quantité d'ordre arbitraire par le responsable des achats.
3. bon moment:
L’heure à laquelle les achats doivent être effectués est d’une importance vitale. Dans le cas d'articles utilisés régulièrement, le bon moment désigne le moment où le stock atteint le niveau minimum. Le niveau de réapprovisionnement du matériel est fixé pour chaque article selon le principe du bon moment.
Une action pour l'achat de nouvelles fournitures doit être immédiatement lancée, lorsque le matériel atteint le niveau de réapprovisionnement. Le niveau de réapprovisionnement pour chaque type d'article est calculé en appliquant la formule suivante.
Niveau de réapprovisionnement = consommation maximale x période de réapprovisionnement maximale. Le service de contrôle des articles envoie la demande d'achat à un service d'achat pour les articles. Si des matériaux sont nécessaires pour des travaux spéciaux, le service des achats s'assure que les matériaux sont livrés à temps.
Un autre facteur important à prendre en compte est la livraison de matériaux des magasins aux départements de production. Tout retard dans la fourniture des matériaux pour différents travaux retarde la production.
4. Source de droite:
Le choix de la bonne source pour l’achat de matériaux est un élément important de la procédure d’achat. La source appropriée pour l’achat de matériaux est le fournisseur qui peut fournir le matériel de bonne qualité à la commande, en quantité correcte à la commande, au bon moment, au moment où les matériaux doivent être fournis, à un prix convenu avec le fournisseur, qui est en mesure d'honorer l'engagement sans trop de suivi, qui dispose des ressources financières nécessaires et d'une main-d'œuvre adéquate pour traiter la commande et qui est bien établi, jouit d'une réputation plus élevée et d'une intégrité commerciale prouvée.
La source du matériel doit être située à une distance raisonnable de l'organisation de l'acheteur. Cela minimisera les retards de livraison, augmentera les frais de transport, améliorera le contact personnel entre l'acheteur et le fournisseur et permettra un meilleur service après-vente, etc.
Dans la mesure du possible, les intermédiaires et les courtiers doivent être évités lors de l'achat de matériel. Une liaison directe devrait être établie avec le fournisseur. Cela aiderait à améliorer la qualité du matériel à l'avenir.
Lors de la sélection du fournisseur, certains facteurs doivent être pris en compte, à savoir l'emplacement du fournisseur, les possibilités de stockage disponibles chez le fournisseur, les relations de l'employeur avec le personnel, la solvabilité du fournisseur, la taille de l'entreprise du fournisseur et le contrôle de la qualité observé par l'employeur, etc. Une visite personnelle dans les locaux du fournisseur potentiel sera utile pour évaluer les capacités du fournisseur.
5. Prix juste:
La détermination du juste prix est une tâche difficile. L’objet principal de toute organisation est de se procurer les articles au bon prix. C'est ce prix qui apporte la meilleure valeur ultime de l'argent investi dans l'achat des matériaux.
Le choix du juste prix d’un produit dépend de nombreux facteurs, à savoir; qualité, délai de livraison et durée de vie ultime du matériau, courbe de l'offre et de la demande, étendue de la concurrence, restrictions gouvernementales, services après-vente, remise offerte, conditions d'achat, etc. Il convient de souligner ici que la détermination du prix correct dépend uniquement sur la connaissance du marché, mais aussi sur une compréhension claire du processus de tarification.
L'acheteur doit rester en contact avec les facteurs susmentionnés dans le processus de détermination du prix. Il doit déterminer si l'achat d'un article proposé représente le meilleur rapport qualité-prix ou non.
C'est ce qu'on appelle «l'analyse de la valeur». Les prix du marché en vigueur servent également de base à la détermination du prix. Il devrait y avoir une négociation entre le service des achats et les fournisseurs pour la détermination du prix approprié.
6. bon endroit:
En plus d’obtenir les matériaux de bonne qualité et en quantité appropriée de la bonne source au bon prix, il convient de s’assurer que les matériaux sont disponibles au bon endroit. Les coûts de transport et de manutention sont fortement influencés par le choix du lieu approprié pour l’acquisition des matériaux. Pour minimiser ces coûts, la sélection du bon endroit pour l’acquisition de matériel est d’une importance capitale. Si les fournisseurs locaux et extérieurs remplissent ces conditions, les premiers devraient être privilégiés. Les principes d'achat mentionnés ci-dessus peuvent être résumés comme les six R de l'achat. Celles-ci sont également appelées les «éléments essentiels» à suivre par le responsable des achats.
