Conduire une réunion: signification, importance et règles

Lisez cet article pour en savoir plus sur la conduite d'une réunion. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. La signification 2. L’importance 3. Les règles et formalités générales.

Sens:

Le mot «conduite» signifie guider, diriger, diriger, escorter, transmettre, etc. Une réunion doit être organisée. Cela signifie que les participants à une réunion doivent être guidés ou dirigés de manière à pouvoir mener les discussions de manière pacifique, chacun ayant la possibilité d'exprimer son opinion, et les décisions sont prises de manière démocratique par le vote libre et simultanément. les formalités sont respectées pour que la réunion devienne valide.

Importance:

À moins d'une direction ou d'une orientation appropriée, une réunion peut devenir un chaos et aucune décision ne peut être prise. En conséquence, le but de la réunion est perdu. En outre, faute de directives appropriées, certaines formalités risquent de ne pas être respectées, ce qui compromettrait la validité de la réunion.

Dans ce cas, les décisions prises en réunion ne sont pas contraignantes. Quel que soit le type de réunion, qu’elle soit publique ou privée, elle doit être correctement menée. Après la publication de l'avis, la question de la conduite de la réunion se pose lorsque la réunion est réellement tenue.

Le secrétaire a la responsabilité d'organiser une réunion en envoyant un avis et en prenant d'autres dispositions. Au moment de la tenue de la réunion, la responsabilité de la diriger incombe au président. Aucune réunion ne peut avoir lieu sans président. Le secrétaire a le devoir d'assister le président à tous égards pour qu'il puisse mener la réunion avec succès.

En règle générale, le président d'une organisation dirige tous les types de réunions de l'organisation ou il peut y avoir des présidents distincts pour différents comités ou sous-comités. En l'absence d'un tel président, un président doit être élu lors de la réunion. Tous les participants devraient coopérer avec le président afin que la réunion puisse se dérouler avec succès. Le président doit être familiarisé avec les règles, les coutumes et les conventions relatives aux réunions et il est le seul à pouvoir fonctionner correctement.

Règles générales et formalités:

Pour mener à bien une réunion, les règles et formalités suivantes doivent être suivies:

Règles:

(1) Ordre des travaux:

L'ordre du jour établira l'ordre des affaires. Outre ces formalités, il existe certaines formalités. Il existe une convention acceptée en ce qui concerne un ordre du jour qui doit être suivi.

La commande est comme ça:

(a) Le nom du président est formellement proposé et appuyé, puis le président assume la présidence.

b) Le secrétaire lit l’avis à la demande du président pour confirmer l’avis déjà distribué.

c) Le secrétaire lit les lettres de voeux de personnalités importantes ou s’excuse pour son absence, etc., le cas échéant.

(d) Le procès-verbal de la réunion précédente peut être lu par le secrétaire à la demande du président. Tout membre peut soulever une objection et demander une modification. Le secrétaire apportera les modifications nécessaires avec le consentement de la réunion. Le président doit maintenant confirmer le procès-verbal en signant avec la date.

(e) Le président va maintenant aborder les questions découlant du procès-verbal. Cela signifie que le secrétaire doit indiquer dans quelle mesure les décisions prises lors de la dernière réunion ont été prises ou si des questions non terminées ont été traitées lors de la dernière réunion.

(f) La prochaine étape du président consistera à traiter les nouvelles affaires conformément à l'ordre du jour, un par un. Des discussions auront lieu et des résolutions seront adoptées.

(g) Lorsque tous les points de l'ordre du jour sont terminés, le président s'informe de la question de savoir si un membre propose de traiter d'autres questions entrant dans le cadre de la réunion.

h) Enfin, un membre du comité remercie le président.

(i) Le président déclare la réunion close.

(2) Ajournement:

Une réunion peut être ajournée sans avoir à traiter aucune affaire faute de quorum ou à tout moment après son déroulement, temporairement ou sine die. Il y a des procédures bien définies pour l'ajournement.

(3) Adopter une résolution:

Il y a des règles qui doivent être suivies, étape par étape, pour passer une résolution. Il existe également des règles concernant le vote, par sondage ou autrement. Les étapes sont les suivantes: motion, appui, amendement, le cas échéant, vote et enfin la résolution.

(4) Prenant la parole lors d'une réunion:

Les règles concernant la prise de parole en réunion sont les suivantes:

(a) On peut parler après avoir pris l'autorisation du président,

b) Une seule personne à la fois doit parler,

(c) Lorsque le président a l'intention de parler, aucune autre personne ne doit parler.

d) En règle générale, tout en parlant, on doit se lever. Lors d'une réunion de comité ou du conseil, on peut toutefois parler en position assise.

e) En parlant, on s'adresse au président.

f) Le discours doit être pertinent et bref.

(g) Une fois qu'un participant a parlé d'une motion, celle-ci ne doit pas être retirée sans le consentement de la réunion.

(5) quitter la place:

Si un participant souhaite quitter le lieu de la réunion lorsque celle-ci est en session, il doit en obtenir l'autorisation du président.

Formalités:

Certaines formalités sont respectées lors de toutes sortes de réunions. Elles sont:

(1) Respect des règles:

Toutes les règles relatives aux réunions doivent être strictement observées. La validité d'une réunion peut être contestée si une règle est violée.

Les règles pour les réunions sont de trois types:

(a) Les règles de l'organisation telles qu'elles figurent dans ses statuts (dans le cas d'une association, d'un club, d'un organisme public, etc.) ou dans les statuts (dans le cas d'une société).

(b) Les règles statutaires telles que prescrites dans certaines lois, par exemple la Loi sur les compagnies.

(c) les ordres permanents ou les règles conventionnelles en vigueur au Parlement.

Outre ces règles, il existe des coutumes et des conventions. Parfois, des règles doivent être définies lors de la réunion pour faire face à une situation particulière. Le président est habilité à se prononcer sur certaines questions controversées, qui s'imposent à la réunion.

(2) ponctualité:

Une réunion doit avoir lieu ponctuellement à l'heure prévue.

(3) décorum:

Decorum signifie un comportement calme et civilisé des participants. On dit que non seulement le quorum (légalement) sera présent, mais aussi le décorum (moralement).

(4) respect mutuel:

Les participants, tout en parlant, doivent honorer le respect des uns et des autres tout en faisant des remarques critiques. Ceci fait partie du décorum. Pas de mots sales ou péjoratifs à utiliser. De tels mots sont appelés «non-parlementaires», c'est-à-dire non mentionnés lors d'une réunion.

5) Suprématie du président:

Une ferme conviction que le président est l'autorité suprême lors de la réunion. Ses ordres ou décisions doivent être acceptés. Un geste de censure contre le président peut toutefois être soulevé.