Système de calcul des coûts: caractéristiques, installation et difficultés

Lisez cet article pour en savoir plus sur les caractéristiques d’un système de calcul des coûts idéal, son installation, ses difficultés et les moyens de le surmonter.

Caractéristiques d'un système de calcul des coûts idéal:

Un système idéal d'établissement des coûts est celui qui atteint les objectifs d'un système d'établissement des coûts et apporte tous les avantages de l'établissement des coûts à l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques qu'un système de calcul des coûts idéal devrait posséder ou les points à prendre en considération avant l'installation d'un système de calcul des coûts.

(i) Pertinence pour l'entreprise:

Un système de calcul des coûts doit être personnalisé, pratique et conçu en fonction de la nature, des conditions, des exigences et de la taille de l’entreprise. Tout système servant les objectifs de l’entreprise et fournissant les informations nécessaires à son bon fonctionnement est un système idéal.

(ii) simplicité:

Le système de calcul des coûts doit être simple et clair, de sorte qu'il puisse être facilement compris même par une personne d'intelligence moyenne. Les faits, chiffres et autres informations fournis par la comptabilité analytique doivent être présentés sous la bonne forme, au bon moment, à la bonne personne, afin de la rendre plus significative.

(iii) flexibilité:

Le système de calcul des coûts doit être flexible pour pouvoir être modifié en fonction de l'évolution des conditions et des circonstances. Le système sans cette flexibilité sera obsolète à cause des changements rapides dans les affaires et l'industrie. Ainsi, le système doit avoir la capacité d'expansion ou de contraction sans beaucoup de changement.

iv) économique:

Un système de calcul des coûts est comme les autres biens économiques. Cela coûte de l’argent comme des biens économiques. Si le système est trop coûteux, la direction peut ne pas vouloir payer car les acheteurs ne sont pas disposés à payer pour les biens si ceux-ci sont chers par rapport à leur utilité. Un système de calcul des coûts ne doit pas être coûteux et doit être adapté en fonction de la capacité financière de l'entreprise.

Les avantages à tirer du système doivent aller au-delà de ses coûts, car la direction sera disposée à installer le système lorsque les avantages escomptés perçus dépassent les coûts escomptés. En bref, le système doit être économique en tenant compte des exigences de l’entreprise. Les coûts d'installation et d'exploitation du système devraient justifier les résultats.

v) Comparabilité:

Le système d’établissement des coûts doit être tel qu’il puisse fournir aux responsables les faits et les chiffres nécessaires à l’évaluation des performances en les comparant aux chiffres antérieurs, à des chiffres présentant un autre intérêt, ou à l’ensemble du secteur ou à un autre service du même ordre.

vi) Capacité de présenter des informations au moment voulu:

Le système doit fournir des informations exactes et opportunes pour que la direction puisse prendre des décisions et prendre les mesures qui s'imposent aux fins du contrôle des coûts.

(vii) La coopération et la participation nécessaires des responsables des différents départements de la société sont essentielles au développement d’un bon système de comptabilité analytique. En outre, la direction devrait avoir confiance dans le système d’établissement des coûts et devrait également contribuer à son développement et à son succès.

(viii) Le système d'établissement des coûts ne doit pas sacrifier l'utilité en introduisant des détails méticuleux et inutiles.

(ix) Un programme soigneusement échelonné devrait être préparé en utilisant une analyse de réseau pour l'introduction du système.

(x) Changements minimaux dans la configuration existante:

Le système actuel de délégation et de division des pouvoirs et des responsabilités ne doit pas être perturbé par le système de calcul des coûts. Dans la mesure du possible, le système doit être tel qu'il puisse perturber le moins la structure organisationnelle existante.

xi) Uniformité des formes:

Tous les formulaires et formulaires, etc., nécessaires au système doivent être de format et de qualité uniformes. Une plus grande efficacité peut être obtenue en utilisant la couleur du papier pour distinguer différentes formes. Les formulaires imprimés doivent contenir des instructions relatives à leur utilisation et à leur élimination. Les formulaires doivent être conçus de manière appropriée pour la collecte et la diffusion de données sur les coûts.

xii) Travail de bureau minimum:

Le remplissage des formulaires par les contremaîtres et les ouvriers devrait impliquer le moins de travail de bureau possible, car la plupart des ouvriers ne sont pas bien éduqués. Pour garantir la fiabilité des statistiques, chaque entrée originale doit être accompagnée de la signature de l'examinateur.

xiii) Système efficace de contrôle des matières:

Il devrait y avoir un système efficace de magasins et de contrôle des stocks, car les matériaux représentent généralement une plus grande proportion du coût total. Il convient de suivre une bonne méthode de tarification du matériel publié à la production.

xiv) Procédure salariale adéquate:

Il devrait exister une procédure salariale bien définie pour enregistrer le temps consacré par les travailleurs à différents emplois, pour préparer les feuilles de salaire et pour payer les salaires. Ainsi, l'introduction d'un système de salaire bien défini aidera à contrôler le coût du travail.

xv) Départementalisation des dépenses:

Un plan solide devrait être mis au point pour la collecte, l’affectation, la répartition et l’absorption des frais généraux afin de déterminer avec précision les coûts.

xvi) Rapprochement des comptes de coûts et des comptes financiers:

Si possible, les comptes de coûts et les comptes financiers devraient être imbriqués dans un même système de comptabilité intégré. Si cela n’est pas possible, les systèmes doivent être conçus de telle sorte que les deux ensembles de comptes puissent être facilement rapprochés.

xvii) Facteurs externes:

L'installation d'un système d'établissement des coûts dépend principalement de facteurs internes à l'entreprise, mais des facteurs externes peuvent également affecter la structure du système. Par exemple, les règles de comptabilisation des coûts applicables à certaines industries, telles que notifiées par le gouvernement central, exigent que certaines informations relatives aux coûts soient développées et incluses dans les livres de comptes. Par conséquent, un système de calcul des coûts idéal devrait prendre en compte les facteurs internes et externes.

(xviii) Devoirs et responsabilités du comptable des coûts:

Dans un bon système de comptabilité analytique, les tâches et responsabilités du comptable devraient être clairement définies. Le comptable des coûts devrait avoir accès à tous les travaux et départements.

En conclusion, le critère principal pour un système de calcul des coûts idéal est le suivant: dans quelle mesure contribue-t-il à la réalisation des objectifs de gestion par rapport à son coût?

Installation d'un système de calcul des coûts:

Les facteurs fondamentaux qu'un comptable analytique devrait prendre en compte lors de l'introduction d'un système de calcul des coûts sont les suivants:

(i) L'organisation existante devrait être perturbée le moins possible.

(ii) Le système devrait être introduit progressivement et sans heurts.

(iii) Bien qu'il faille éviter la surexploitation des enregistrements, ce serait une fausse économie de supprimer les éléments essentiels et de nuire à l'efficacité.

Étapes d'installation:

Les étapes à suivre pour installer un système de calcul des coûts sont indiquées ci-dessous:

1. Objectif à atteindre par le biais du système de calcul des coûts:

Le système de calcul des coûts sera simple si l'objectif est uniquement de déterminer les coûts, mais il devra être élaboré si l'objectif est de disposer d'informations permettant à la direction de contrôler et de prendre des décisions.

2. Étude de l'organisation et de la routine existantes:

À cet égard, les points à noter sont les suivants: la nature de l’activité et des opérations ou processus exercés, l’étendue des responsabilités et des pouvoirs attachés aux divers fonctionnaires, la configuration de l’usine avec une référence particulière aux services de fabrication, les méthodes de traitement du gaspillage de matériaux, le système de saisie du temps et les méthodes de calcul et de paiement des salaires, le système de passation des commandes de production à l'usine et le montant des frais généraux fixes, semi-variables et variables.

3. Décider de la structure des comptes de coûts:

Quel système de comptabilisation des coûts est approprié et l'ampleur des détails requis peut être décidée après une étude approfondie du processus de fabrication et de leurs services auxiliaires. La structure des comptes de coûts devrait suivre la chaîne de production naturelle; la séquence peut être simple, analytique ou synthétique. La conception du système doit être telle que le coût augmente progressivement à chaque étape importante de la production, au fur et à mesure de l'avancement du produit.

4. Détermination des prix de revient:

Cela implique une étude approfondie des conditions dans les usines et des décisions doivent être prises concernant la classification des coûts en coûts directs et indirects, le regroupement des coûts indirects en production, la vente, la gestion, etc., le traitement des déchets de toutes sortes, les méthodes de tarification, les recouvrement des frais généraux et calcul des frais généraux. Un code de comptabilisation des coûts complet devrait être établi de manière à ce que les dépenses puissent être rapidement classées au bureau, à la fois comme source et comme cause.

5. Présentation du système:

Aucun système de calcul des coûts ne peut fonctionner efficacement à moins de pouvoir obtenir la coopération de tous les fonctionnaires. Avant la mise en place du système, il faut expliquer ses implications à tous en leur indiquant les avantages qui en découleront pour chacun et pour l’entreprise dans son ensemble.

Cependant, pour compléter le système, il ne devrait être introduit que par étapes et les routines et pratiques existantes devraient être utilisées, à moins que de bonnes raisons ne les remplacent. Par exemple, on pourrait commencer avec les magasins en introduisant des comptes appropriés des recettes et des problèmes, en ouvrant des cartes bin, des grands livres, etc.

6. Organisation du bureau des coûts:

Il est toujours préférable que le bureau des coûts soit adjacent à l’usine afin d’éviter les retards dans l’acheminement des documents ou dans la résolution des divergences et des doutes. Le personnel chargé du calcul des coûts doit avoir accès aux travaux s'il veut s'acquitter correctement de sa tâche.

La taille du personnel dépend du volume de travail impliqué. Une organisation qui évalue les coûts ne vaut pas son existence si elle ne peut pas présenter les chiffres avec rapidité et précision, ni observer la simplicité dans la présentation des résultats.

Les fonctions de bureau des coûts relèvent des domaines suivants:

(i) Comptes de magasins:

Affichage des reçus de matériel et des numéros de magasin dans les grands magasins, préparation des résumés de matériel.

ii) Comptabilité du travail:

Evaluation des feuilles de temps, cartes de travail, etc., préparation des résumés de travail. Dans certains cas, préparation des rôles réels.

(iii) Comptes de coûts:

Enregistrement de tous les comptes de coûts, qu'il s'agisse de comptes de travail, de processus ou de service.

(iv) Contrôle des coûts:

Enregistrement des comptes de contrôle des coûts à partir des données fournies par les sections (i) à (ii) ci-dessus.

Préparation d’informations statistiques spéciales et d’autres informations à l’intention de la direction pour la conduite d’enquêtes spéciales et la préparation de relevés de négociation périodiques.

7. Relation entre le service des coûts et les autres départements:

Le service des coûts devrait fonctionner de manière indépendante, le comptable étant directement responsable devant le directeur général ou le directeur général. Le système de calcul des coûts devrait être conçu pour servir la direction à tous les niveaux.

Le comptable des coûts doit donc concevoir tout son système de registres et de rapports, etc., dans ce but. Il doit connaître et comprendre les problèmes rencontrés dans le processus de production et essayer de les traduire en implications financières afin qu'une décision correcte puisse être prise.

8. Autorité et responsabilité:

L’autorité et la responsabilité doivent être clairement définies pour que le système de calcul des coûts soit efficace. Il ne devrait y avoir aucune ambiguïté, tout devrait être clair.

En résumé, un système de coûts devrait être mis au point de manière à permettre de calculer le coût des ventes; fournir des moyens d'évaluer les stocks; aide au contrôle et à la gestion d'une entreprise, mesure l'efficacité des hommes, des matériaux et des machines, identifie les déchets collectés par codes de coûts de manière à ouvrir la voie à une réduction des coûts, permet une comparaison inter-entreprises, fournit des données de tarification et de décision politique et forment une base pour la préparation de divers rapports analytiques.

Difficultés pratiques à installer un système de calcul des coûts:

Les difficultés pratiques, outre les problèmes techniques d'établissement des coûts auxquels le comptable doit faire face lors de l'installation d'un système d'établissement des coûts, sont les suivantes:

1. Manque de soutien de la part de la direction:

Dans la plupart des cas, le système de comptabilité analytique est mis en place sans le soutien de la direction dans tous les domaines fonctionnels. Même le directeur général ou le président introduit souvent un tel système sans consulter les chefs de département. Les responsables des départements considèrent cela comme une ingérence dans leur travail de la part des personnes impliquées dans un système de calcul des coûts. Cela crée donc une peur dans l’esprit des responsables de département qui considèrent le système comme un moyen de contrôler leurs activités.

2. Résistance de la part du personnel comptable existant:

Chaque fois qu'un nouveau système est introduit, la résistance est naturelle, car le personnel en place peut avoir le sentiment qu'il perdrait de son importance et peut ne pas être sûr de sa position dans l'organisation.

3. Non-coopération à d'autres niveaux d'organisation:

Les contremaîtres, les superviseurs et les autres membres du personnel peuvent également s'opposer au travail de papier supplémentaire qui pourrait résulter de l'introduction d'un système de calcul des coûts et ne pas coopérer avec d'autres services pour fournir les informations absolument nécessaires au bon fonctionnement et à l'efficacité d'un système de comptabilité. .

4. Pénurie de personnel qualifié:

Il peut y avoir une pénurie de comptables pour gérer le travail d'analyse des coûts, de contrôle des coûts et de réduction des coûts. Le travail du service des coûts ne peut être géré sans la disponibilité d'un personnel qualifié.

5. Coût élevé du fonctionnement du système:

Le coût d'exploitation d'un système peut être lourd, à moins que le système d'établissement des coûts ne soit spécialement conçu conformément aux exigences de chaque cas particulier. Le système peut être en mesure de fournir les informations requises par tous les niveaux de gestion. Cela peut impliquer un travail de papier supplémentaire. Ainsi, le coût de fonctionnement du système sera lourd.

Étapes pour surmonter les difficultés pratiques:

Pour surmonter les difficultés ci-dessus, les étapes suivantes sont suggérées:

1. Soutien de la direction:

Avant l’installation ou l’exploitation d’un système d’établissement des coûts, le top management doit s’engager fermement envers le système. Cela créera une prise de conscience des coûts et un intérêt pour l'amélioration des coûts parmi les responsables techniques, de production et supérieurs.

2. Utilité du système pour le personnel existant :

Le personnel comptable en place devrait être impressionné par la nécessité de compléter le système de comptabilité financière existant. Cela élargira le travail d'un comptable et créera de nouvelles opportunités pour le personnel comptable.

3. Confiance des travailleurs pour la coopération:

Les différents employés doivent être correctement informés des avantages pouvant être obtenus avec un tel système. Les travailleurs devraient avoir davantage confiance dans le système pour obtenir leur coopération avant que des mesures ne soient prises pour le mettre en pratique.

4. Formation du personnel comptable existant:

Le personnel en poste au sein du service de la comptabilité doit être compétent et formé aux méthodes et techniques de calcul des coûts avec l’aide de l’Institute of Cost Accountants of India, Calcutta.

5. Système de coûts selon les exigences spécifiques de l'entreprise concernée:

Le système doit être installé et utilisé conformément aux exigences d'un cas particulier, afin d'éviter des coûts élevés pour l'entreprise concernée. Cela devrait éviter autant que possible des travaux inutiles. Le système, une fois installé et exploité, apportera de nombreux avantages au groupe par rapport au coût et s'avérera avantageux pour le groupe.

6. Supervision adéquate:

Après l’installation, le comptable doit faire l’objet d’une supervision adéquate après l’installation et de efforts continus pour assurer le succès du système et atteindre l’objectif souhaité de détermination des coûts, de présentation et de contrôle des coûts.