Formes de structure organisationnelle: hiérarchique, fonctionnelle, hiérarchique et organisation du personnel
Formes de la structure organisationnelle: hiérarchique, fonctionnelle, hiérarchique et organisation du personnel (avec leurs avantages et inconvénients respectifs)
L'adoption d'une forme particulière de structure organisationnelle dépend en grande partie de la nature, de l'échelle et de la taille de l'entreprise. La structure organisationnelle concerne principalement l'attribution d'activités ou de tâches et la délégation de pouvoirs.
1. Organisation en ligne:
L'organisation en ligne est le type d'organisation le plus simple et le plus ancien. Il est également connu sous le nom d'organisation scalaire ou d'organisation militaire. Selon les mots de JM Lundy, «elle se caractérise par des lignes d'autorité directes qui vont du haut vers le bas de la hiérarchie organisationnelle et par des lignes de responsabilité qui vont d'une manière opposée mais tout aussi directe."
Une caractéristique importante de ce type d'organisation est la relation supérieur-subordonné. Le supérieur délègue son autorité à un autre subordonné et ainsi de suite, formant une ligne allant du haut vers le bas de la structure organisationnelle. La ligne d'autorité ainsi établie est appelée «autorité de ligne». Sous ce type d'organisation, l'autorité découle du bas, la responsabilité se déplace vers le haut en ligne droite. Le principe scalaire et l'unité de commandement sont strictement suivis dans l'organisation hiérarchique.
Ce type d'organisation ressemble à l'administration de l'armée ou au type d'organisation militaire. Comme dans le cas des militaires, le commandant en chef occupe le poste le plus élevé et a tout le contrôle sur l'armée du pays, qui est à son tour transformée en commandement de zone principal sous les ordres de généraux en chef.
Chaque secteur a une brigade sous brigadier-généraux, chaque brigade est transformée en régiments sous ses colonels, chaque régiment en bataillons sous major, chaque bataillon en compagnies sous capitaines, chaque compagnie subdivisée sous ses lieutenants et ainsi de suite attiré caporal avec son escouade .
Types d'organisation en ligne:
L'organisation en ligne est de deux types. (a) Organisation hiérarchique simple ou pure (b) Organisation hiérarchique ministérielle
(a) Organisation simple ou pure:
Dans l'organisation "Pure Line", les activités (à n'importe quel niveau de direction) sont les mêmes, chaque homme effectuant le même type de travail et les divisions existent principalement aux fins de contrôle et de direction. En pratique, ce type d'organisation existe rarement.
Le diagramme suivant montre l’organisation de la ligne pure:
Dans ce type d'organisation, tous les travailleurs effectuent le même type de travail. Les divisions départementales sont créées uniquement dans un souci de commodité de supervision et de gestion.
b) Organisation hiérarchique départementale:
Dans ce type d'organisation, une organisation est divisée en divers départements dirigés par différents chefs de département. Tous les départements opèrent sous le contrôle ultime du directeur général. Les ordres passent directement du directeur général à tous les chefs de département, qui les transmettent à leurs subordonnés respectifs.
De même, les subordonnés communiquent à leur tour les ordres aux ouvriers qu’ils dirigent. Les différents chefs de département seront parfaitement indépendants les uns des autres et jouiront d'un statut égal. L'idée centrale est que, dans la formation de tels départements, il n'y a pas de similitude ni de divergence de fonctions ou d'activités, mais une unité de contrôle et d'autorité hiérarchique et de responsabilité du haut de l'organisation vers le bas.
Pertinence de l'organisation en ligne:
L'organisation hiérarchique peut être suivie avec succès lorsque (a) la taille des opérations est limitée ou les activités à petite échelle, (b) le travail est simple et de nature courante, (c) les activités sont exercées dans des types continus d'industries telles que le raffinage du pétrole d) les problèmes de gestion de la main-d’œuvre ne sont pas complexes et peuvent être facilement résolus, e) la machine est automatique et J) les travailleurs sont disciplinés.
Caractéristiques de l'organisation hiérarchique:
Les principales caractéristiques de l’organisation des lignes sont les suivantes:
1. Les commandes et les instructions vont du haut vers le bas, alors que les demandes et les suggestions vont du bas vers le haut.
2. Le principe de l'unité de commandement est la caractéristique la plus saillante de ce type d'organisation. En termes simples, les ordres sont reçus par les subordonnés d'un chef.
3. Les subordonnés sont responsables devant leur supérieur immédiat.
4. Il existe un nombre limité de subordonnés sous un même supérieur hiérarchique.
5. Ceci est simple à utiliser et à contrôler.
6. La coordination peut être facilement réalisée.
Avantages de l'organisation en ligne:
Voici les principaux avantages de l'organisation en ligne:
1. simplicité:
C'est très simple à établir et à utiliser. Il peut être facilement compris par les employés.
2. Responsabilité fixe:
Les tâches et les responsabilités sont clairement définies pour chaque personne en référence au travail qui lui est confié. En conséquence, tout le monde sait à qui il est responsable et qui est responsable envers lui. Personne ne peut échapper à la responsabilité.
3. Discipline:
Ce type d'organisation assure une meilleure discipline dans l'entreprise. L'unicité des responsabilités facilite la discipline dans l'organisation. Les travailleurs des niveaux inférieurs seront plus loyaux et responsables envers un seul patron plutôt que vers un certain nombre de patrons.
4. Flexibilité:
Il est flexible en ce sens qu'il est sujet à des ajustements rapides pour s'adapter aux conditions changeantes. Selon Wheeler, «Cela permet de prendre des décisions rapides et ordonnées pour résoudre les problèmes à différents niveaux de l’organisation». En termes simples, il est plus adaptatif aux circonstances changeantes.
5. Coordination:
Cela contribue à une coordination efficace. Toutes les activités relatives à un seul département sont contrôlées par une seule personne.
6. Communication directe:
Comme il y aura une communication directe entre le supérieur hiérarchique et les subordonnés à différents niveaux, il serait utile d’atteindre la rapidité de la performance.
7. Unité de commandement:
Chaque travailleur est responsable devant un chef du département dans ce type d’organisation. De cette manière, il est conforme au principe de l'unité de commandement.
8. économique:
Ce n'est pas complexe et coûteux. Il est simple et économique en opération. Il ne nécessite aucun expert ni personnel spécialisé.
9. décisions rapides:
Du fait de son fonctionnement simple, de son contrôle et de sa responsabilité unifiés, les décisions peuvent être prises rapidement. Le processus de prise de décision est encore accéléré car la décision est prise par une seule personne.
10. Développement exécutif:
Dans cette organisation, le chef de département est entièrement responsable de toutes les activités de son département. Il s'acquitte de ses responsabilités de manière efficace. Il rencontre de nombreux problèmes et obstacles dans l'exercice de ses fonctions.
Cela lui fournit une opportunité suffisante pour améliorer ses capacités et ses capacités organisationnelles et est grandement utile pour son développement et ses performances.
Inconvénients de l'organisation en ligne:
Voici les principaux inconvénients de l'organisation en ligne:
1. Surcharge:
Le principal inconvénient de ce système est qu’il a tendance à surcharger l’exécutif existant de trop de responsabilités. Le travail peut ne pas être effectué efficacement en raison d’innombrables tâches incombant à l’exécutif unique.
2. Manque de spécialisation:
L’absence de spécialisation en gestion est l’inconvénient majeur de ce système. En raison de nombreuses fonctions et complexités, il est très difficile pour un seul individu de contrôler efficacement toutes les questions.
L’exécutif peut ne pas être expert dans tous les aspects des activités de gestion. Le fardeau des responsabilités qui incombe au gestionnaire peut l’écraser sous la lourde charge de travail.
3. Portée des favoritismes:
Il peut y avoir beaucoup de favoritisme et de népotisme dans ce type d’organisation. Comme l'officier concerné jugera la performance des personnes au travail en fonction de ses propres normes, il est possible que des personnes efficaces soient laissées pour compte et inefficaces ou que les «oui hommes» obtiennent des postes plus élevés et de meilleure qualité.
4. Manque de coordination:
En réalité, il est très difficile d’assurer une bonne coordination entre les différents départements d’une organisation. En effet, chaque chef de département ou chef de département porte le fonctionnement de son département conformément aux voies et moyens qui lui conviennent.
Cela conduit à un manque d'uniformité dans le fonctionnement des divers départements, ce qui nuit à la bonne coordination du fonctionnement général des divers départements de l'organisation.
5. Manque d'initiative:
Sous l’organisation hiérarchique, l’autorité ultime est entre les mains de la direction et les responsables ou chefs de département ont peu de pouvoirs. Cela affecte négativement leur initiative et leur enthousiasme à motiver les subordonnés travaillant sous leurs ordres.
6. Manque de communication des grades inférieurs:
Sous les suggestions d'organisation hiérarchique, les supérieurs hiérarchiques ne font généralement pas attention aux suggestions des rangs inférieurs. Cela conduit à une communication inadéquate des subordonnés aux supérieurs.
2. Organisation fonctionnelle:
FW Taylor, mieux connu comme le père de la gestion scientifique, a développé le concept d '«organisation fonctionnelle». Comme son nom l'indique, une organisation fonctionnelle implique que l'organisation soit basée sur diverses fonctions. L'approche fonctionnelle de Taylor repose principalement sur le principe de spécialisation et cherche à créer un équilibre organisationnel.
Le principe de spécialisation incarne le principe selon lequel les travailleurs et les superviseurs peuvent développer un plus haut degré de compétence en séparant le manuel des exigences mentales. Taylor a recommandé qu'il y ait une fonctionnalisation même au niveau de l'atelier où les travailleurs doivent produire des biens. Il estime qu’il convient d’éviter la pratique habituelle consistant à affecter un chef d’équipe composé de 40 à 50 travailleurs.
Le concept de Taylor Foremanship fonctionnel (comme il le dit) est un système comprenant huit contremaîtres différents exerçant différentes fonctions. Chaque travailleur de l’organisation est directement lié à ces contremaîtres.
Les huit contremaîtres spécialistes sont:
(a) Commis de route, (b) Commis de carte, (c) Commis des temps et des coûts, (d) Disciplinaire de l’atelier, (e) Gang Boss, (f) Speed Boss, (g) Repair Repair et (h) Inspecteur. . Les quatre premiers chefs relèvent du département de la planification, tandis que les quatre autres sont appelés chefs fonctionnels exécutifs. Ils fonctionnent dans le département de production.
Une brève explication de ces huit contremaîtres fonctionnels est donnée ci-dessous:
a) Commis de route:
Il établit le chemin exact ou la route à suivre par la matière première pour la transformer en produit fini.
b) Commis à la carte d'instructions:
Il prépare des instructions détaillées à suivre pour effectuer les travaux selon le tracé défini par le commis aux tournées.
c) Commis aux temps et aux coûts:
Il détermine le temps total nécessaire à l'achèvement d'un produit et calcule également le coût de production par unité et le coût total. Il prépare divers horaires de travail et feuilles de coûts afin de bien contrôler le temps et les coûts liés à la production de biens.
(D) Discipline de magasin:
Il est responsable du maintien d'une discipline appropriée dans l'organisation. En fait, il est le gardien de l'ordre dans l'usine. Selon les mots de Kimball et Kimball Jr. «Le responsable de la discipline au sein de l’atelier est responsable de la discipline et du bon ordre, c’est également le facteur de la paix qui aide à ajuster les salaires.»
Il aide à résoudre les conflits mineurs concernant les salaires, les vacances, les conditions de travail et les heures de travail, etc. Il instaure un code de conduite approprié dans l'organisation.
e) chef de gang:
Il met à la disposition des travailleurs différentes machines et outils nécessaires à l'exécution de leur travail. Il fournit également divers modèles de production, dessins, matières premières, etc.
f) Speed Boss:
Il contrôle la vitesse des différentes machines opérant dans l'organisation. Il montre parfois aux travailleurs la vitesse à laquelle les machines doivent fonctionner. Il entreprend une surveillance adéquate de la vitesse des machines.
(g) Chef de réparation:
Il s’occupe de l’entretien et de la réparation des machines afin de les maintenir en état de fonctionnement. Selon Spriegel, «son travail de maintenance consiste à nettoyer la machine, à la protéger de la rouille et des rayures, à la lubrifier correctement et à respecter les normes qui ont été établies pour les équipements auxiliaires connectés à la machine, tels que courroies, contre-arbres et embrayages. »Sa tâche principale est d’entreprendre la réparation immédiate des machines défectueuses afin que le travail ne pâtisse pas.
h) Inspecteur:
Il vérifie et certifie la qualité du travail, c'est-à-dire qu'il respecte ou non des normes prédéterminées. Le respect des normes préétablies est confirmé par l'inspecteur. Il développe le sentiment de conscience de la qualité parmi les ouvriers. Afin de mener à bien son travail, un inspecteur doit posséder les connaissances et les techniques nécessaires au contrôle de la qualité.
Le diagramme ci-dessous montre la planification fonctionnelle de Taylor:
FW Taylor, tout en développant le concept de prédiction fonctionnelle, a laissé entendre qu’il n’était pas scientifique de surcharger un contremaître de toute la responsabilité de la gestion d’un département. Il a plaidé pour que la direction du travail soit décidée par les fonctions et ne soit pas une simple autorité.
Il pensait que pour réussir dans l'exercice de ses fonctions, un contremaître devrait posséder diverses qualités, à savoir: éducation, connaissances spéciales ou techniques, dextérité manuelle, force, tact, énergie, honnêteté, bon sens et bonne santé ».
Spriegel a bien expliqué l'organisation fonctionnelle. «Chaque travailleur, au lieu d'entrer en contact avec un supérieur, recevrait ses ordres d'un groupe de superviseurs spécialisés, chacun remplissant une fonction particulière."
L'organisation fonctionnelle fonctionne également à un niveau supérieur de gestion. L'ensemble du travail dans l'organisation est divisé en différents départements. Des types de travail et des transactions similaires sont placés dans un département sous le contrôle d'un directeur de département ou d'un responsable. Différents départements sont également appelés domaines fonctionnels de la gestion, à savoir achats, ventes, finances, production, personnel, etc. Les responsables respectifs de ces départements seront responsables de la réalisation des diverses activités de leurs départements au sein de l'organisation.
Par exemple, le directeur du marketing sera responsable de la réalisation des activités de marketing et le responsable du personnel sera chargé de s'occuper des questions de personnel dans tous les départements de l'organisation.
L'idée sous-jacente d'une organisation fonctionnelle au plus haut niveau de la direction est qu'un subordonné, n'importe où dans l'organisation, sera contrôlé et commandé directement par le nombre de responsables travaillant dans différents départements.
Avantages de l'organisation fonctionnelle. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages d’une organisation fonctionnelle:
1. Spécialisation:
Ce système tire les avantages de la spécialisation. Comme chaque responsable fonctionnel est un expert dans son domaine, il guidera en utilisant sa spécialisation et, avec l’aide des subordonnés, tentera d’atteindre les objectifs fixés.
2. Efficacité accrue:
Ce type d’organisation garantit une efficacité accrue du fait que les travailleurs opèrent sous le contrôle d’un personnel expert et compétent et effectuent des opérations limitées.
3. Droits limités:
Les contremaîtres en service doivent s’acquitter du nombre limité de tâches relevant de leur domaine de travail. Cela réduit considérablement la charge de travail et permet au contremaître d'effectuer le travail de la meilleure façon possible.
4. Portée de l'expansion:
L'organisation fonctionnelle offre de grandes possibilités d'expansion des activités commerciales sans aucune dislocation ni perte d'efficacité à mesure que chaque homme grandit en raison de sa propre spécialité.
5. Flexibilité:
C'est un modèle d'organisation flexible. Un changement d'organisation peut être effectué sans déranger toute l'organisation. Selon Louis A. Allen, «La fonction dans son ensemble peut être supprimée en éliminant les postes les plus bas sans affecter sérieusement ses performances globales."
Inconvénients de l'organisation fonctionnelle:
Malgré les avantages ci-dessus, ce type d’organisation souffre des inconvénients suivants:
1. Conflit d'autorité:
La relation d'autorité viole le principe de «l'unité de commandement». Il crée plusieurs patrons au lieu d'une autorité de ligne. Cela crée des conflits et de la confusion dans l'esprit des travailleurs à qui ils devraient obéir et à qui ils devraient être ignorés.
2. Difficulté à identifier les responsabilités:
En raison de la non-application du principe de «l'unité de contrôle», il est très difficile pour la direction de fixer la responsabilité d'un contremaître particulier. Il y a une tendance à fuir la responsabilité.
3. Cher:
Ce modèle d’organisation est tout à fait impraticable et coûteux. La multiplicité des experts augmente les frais généraux. Les petites organisations ne peuvent pas se permettre d'installer un tel système.
4. La discipline est relâchée:
Il est difficile de maintenir la discipline parmi les travailleurs ainsi que le personnel d'encadrement inférieur, car ils sont obligés de travailler sous des patrons différents, ce qui peut entraver les progrès de l'organisation.
5. Manque de coordination:
La nomination de plusieurs experts au sein de l'organisation pose le problème de la coordination et du retard dans la prise de décision, en particulier lorsqu'une décision nécessite la participation de plusieurs spécialistes.
3. Organisation du personnel et des lignes:
L’organisation hiérarchique et l’organisation du personnel constituent une amélioration par rapport aux deux systèmes susmentionnés, à savoir l’organisation hiérarchique et la structure fonctionnelle. L'organisation en ligne se concentre trop sur le contrôle alors que le système fonctionnel divise trop le contrôle.
Il fallait donc mettre en place un système garantissant un juste équilibre entre les deux. Les besoins ont été satisfaits par la hiérarchie et l'organisation du personnel. Le système comme organisation en ligne doit également sa naissance à l'armée.
Les commandants sur le terrain qui sont des officiers hiérarchiques sont assistés par le personnel qui les aide à formuler des stratégies et des plans en fournissant des informations précieuses. De la même manière, les officiers hiérarchiques reçoivent les conseils du personnel, ce qui est très utile pour mener à bien la tâche de manière efficace. Cependant, le rôle du personnel est de nature consultative. Les officiers hiérarchiques sont généralement assistés par des officiers d'état-major pour résoudre efficacement divers problèmes de l'entreprise.
Le personnel est généralement de trois types:
a) Personnel personnel:
Ceci inclut le personnel personnel attaché aux officiers hiérarchiques. Par exemple, assistant personnel du directeur général, secrétaire du directeur, etc. Le personnel personnel fournit des conseils et une assistance précieux aux responsables hiérarchiques.
b) Personnel spécialisé:
Cette catégorie comprend divers experts possédant des connaissances spécialisées dans différents domaines tels que la comptabilité, le personnel, le droit, le marketing, etc. Ils fournissent des services spécialisés à l’organisation.
Par exemple, une entreprise peut engager un avocat pour fournir des conseils juridiques sur différentes questions juridiques. De même, il peut faire appel à un comptable agréé et à un expert comptable pour résoudre les problèmes de comptabilité.
c) état-major:
Ce groupe comprend divers experts de différents domaines qui fournissent des conseils précieux à la direction sur différentes questions nécessitant des conseils spécialisés.
Avantages de la hiérarchie et de l'organisation du personnel
Les avantages importants de la hiérarchie et de l'organisation du personnel sont les suivants:
1. Spécialisation:
Ce type d'organisation est basé sur une spécialisation planifiée et apporte l'expertise au service de la direction.
2. Meilleures décisions:
Les spécialistes du personnel aident le supérieur hiérarchique à prendre de meilleures décisions en leur fournissant les informations adéquates du bon type au bon moment.
3. Fardeau moindre sur les officiers hiérarchiques:
Le travail des officiers hiérarchiques est considérablement réduit avec l'aide des officiers d'état-major. Les problèmes techniques et les questions spécialisées sont traités par le personnel et les questions de routine et administratives relèvent des responsables hiérarchiques.
4. Avancement de la recherche:
Étant donné que les travaux relevant de ce type d’organisation sont effectués par des experts, ceux-ci entreprennent constamment des recherches et des expérimentations visant à améliorer le produit. Des moyens de production nouveaux et économiques sont développés à l'aide de la recherche et de l'expérimentation.
5. Formation pour officier supérieur:
Les services du personnel se sont révélés être un excellent moyen de formation pour les officiers supérieurs.
Inconvénients de la hiérarchie et de l'organisation du personnel:
1. Conflit entre les autorités de ligne et les autorités du personnel:
Il peut y avoir des risques de conflit entre les autorités de ligne et les autorités du personnel. Les responsables hiérarchiques ont regretté les activités des membres du personnel en affirmant qu'ils ne donnaient pas toujours les bons conseils. D'autre part, les fonctionnaires se plaignent que leurs conseils ne sont pas correctement suivis.
2. Problèmes de hiérarchie et d’autorité du personnel:
Il peut y avoir une confusion dans les relations entre les autorités de ligne et les autorités du personnel. Les officiers hiérarchiques se considèrent supérieurs aux officiers d'état-major. Les officiers d'état-major s'y opposent.
3. Manque de responsabilité:
Comme les spécialistes du personnel ne sont pas responsables des résultats, ils peuvent ne pas bien s'acquitter de leurs tâches.
4. Le système est assez cher:
La nomination d’experts implique une lourde dépense. Les petites et moyennes entreprises ne peuvent se permettre un tel système.
5. Recours accru au personnel:
Certains officiers hiérarchiques comptent excessivement sur le personnel. Cela peut réduire considérablement le contrôle de la ligne.
