Fonctions importantes d'une entreprise typique (7352 mots)

Certaines des catégories importantes dans lesquelles les fonctions d’une entreprise typique peuvent être classées de manière générale sont les suivantes:

Les entreprises développent et utilisent des systèmes d’information pour répondre à leurs besoins en informations. Les besoins en informations d'une entreprise sont déterminés principalement par (a) la nature des fonctions ou des activités de l'entreprise et (b) le processus de prise de décision de gestion suivi par les gestionnaires de l'entreprise.

Il est donc impératif de comprendre les besoins d’information des entreprises en ce qui concerne les diverses fonctions ou activités de l’entreprise et le processus de prise de décisions de gestion en vogue dans une entreprise donnée. Les fonctions ou activités de l’entreprise et le processus de prise de décision en matière de gestion varient d’une entreprise à l’autre, de même que le besoin en informations.

Les fonctions d’une entreprise typique peuvent être classées dans les catégories suivantes:

1. fonction marketing,

2. fonction finance,

3. fonction de production,

4. fonction de gestion des ressources humaines,

5. Fonction d'information.

Les besoins en informations d'une entreprise peuvent donc être identifiés sous ces vastes domaines fonctionnels. Cependant, il est essentiel de souligner d'emblée que les réalités actuelles du marché donnent à penser que toutes les fonctions de l'entreprise doivent être centrées sur le client, la raison d'être de toute entreprise.

Chacune des fonctions de l'entreprise devrait donc viser des objectifs tels que la réduction des coûts, la rationalisation des processus, le maintien de bonnes relations avec les clients, la réduction des temps de cycle, le maintien d'un degré élevé de contrôle de la qualité, la personnalisation des produits et des services, la restauration sur des marchés de niche, etc.

Pour atteindre ces objectifs, un responsable a besoin d'informations, de services et de réseaux lui permettant de se concentrer sur ses clients. Les informations, services et réseaux les plus importants sont décrits ci-dessous, avec une référence particulière à chacune des fonctions de l'entreprise.

1. Fonction marketing et besoins en information:

Le marketing, bien qu’il fasse partie intégrante des affaires, retient le moins l’attention des concepteurs des systèmes d’information. La productivité de la fonction marketing dépend en partie de la dynamique des forces du marché et du système d’information sur le marché.

Étant donné que les avantages des technologies de l'information dans les fonctions marketing sont essentiellement intangibles et qu'il devient très difficile de séparer l'impact du système d'information de la dynamique des forces du marché, il est souvent observé que les responsables marketing ne sont pas en mesure de fournir la justification souhaitée pour l'investissement dans l'industrie. Infrastructure informatique.

L'évolution rapide des conditions du marché et le contact personnel des responsables marketing leur permettent de faire davantage confiance aux facteurs qualitatifs qu'aux facteurs quantitatifs dans leur prise de décision. En conséquence, leurs attentes vis-à-vis de l’infrastructure informatique sont faibles.

Certaines informations quantitatives sont fournies aux responsables du marketing par d'autres services tels que les finances et la production. C'est une autre raison pour laquelle les départements marketing ne tirent pas leur dû de l'infrastructure informatique.

L'évolution de la dynamique du marché a rendu inadéquat le contact personnel avec les acheteurs potentiels. Avec la concurrence croissante, la personnalisation des produits et le service après-vente deviennent de plus en plus importants. Le service marketing est censé fournir des informations sur les exigences de conception et de production du produit.

Le service marketing est maintenant censé fournir les informations de base aux autres départements. Les rôles à cet égard sont en train de s'inverser. Les responsables du marketing ont également commencé à ressentir l'insuffisance des informations et leur approche vis-à-vis de l'infrastructure informatique a été progressivement modifiée. Ils ont maintenant le sentiment que l'infrastructure informatique peut les aider dans presque toutes les activités de marketing.

Besoins d'information de la fonction marketing :

Les besoins en informations d'un service marketing typique comprennent:

1. Informations sur le contact client et les promotions,

2. informations de vente,

3. informations sur les études de marché,

4. Informations sur la planification, l’évaluation et le développement du produit,

5. Informations sur les prix, et

6. Informations de contrôle budgétaire.

Une infrastructure informatique efficace doit viser à répondre à tous ces besoins en informations du service marketing.

Contact client et promotion:

L'établissement de contacts avec les clients potentiels est la première étape du processus de marketing. Les deux méthodes les plus courantes pour établir le contact avec les clients sont la publicité et la vente personnelle.

Pendant longtemps, l'informatique n'avait presque aucun rôle à jouer dans cette activité principale du département marketing. Cependant, avec la convergence de la technologie de communication et de l'informatique, il est possible de contacter les clients via l'infrastructure informatique.

Le contact avec le client doit être établi et maintenu pendant tout le processus d'achat par le client. Traditionnellement, cinq grandes étapes ont été reconnues dans le processus d’achat; chaque étape se terminant par l’événement de la réalisation de l’objectif marketing. Ces étapes sont:

1. Reconnaître le besoin d'un produit,

2. Acquisition d'informations concernant la disponibilité,

3. spécifications de développement du produit,

4. Achat du produit,

5. Examen après achat.

Les efforts de marketing visent à aider le client potentiel au cours de ces étapes. Cela se fait en établissant un contact avec le client potentiel par le biais de la publicité et de la vente personnelle.

La publicité, en général, se concentre sur les deux premières étapes, alors que les efforts de vente personnelle assistent les clients potentiels dans la troisième étape. La passation de commande, le traitement de la commande et la collecte des paiements complètent le processus d'achat et le service client prend le relais à la dernière étape. Toutefois, l’efficacité relative de la publicité et de la vente personnelle est différente aux différentes étapes du processus d’achat pour différents produits.

Rôle de l'informatique dans le processus d'achat:

L'informatique peut permettre à une entreprise d'établir et de maintenir un contact avec le client potentiel tout au long du processus d'achat. Cela se fait en établissant un contact électronique avec le client en utilisant des kiosques électroniques sur des sites sélectionnés, souvent visités par les clients potentiels, ainsi que des sites Web sur Internet. Les kiosques électroniques sont des machines multimédias conçues pour être conviviales et interactives dans le processus de transmission d'informations aux utilisateurs externes tels que les clients, les investisseurs, etc.

Leur popularité augmente non seulement dans les industries riches en informations telles que les services bancaires et financiers, mais également dans la vente de films cinématographiques et autres produits de divertissement. L'utilisation d'Internet comme outil pour atteindre les clients a également été un succès.

Le commerce sur Internet connaît une croissance très rapide et devrait atteindre 2 000 milliards de dollars d’ici à l'an 2000. Les entreprises profiteraient des avantages suivants en utilisant les kiosques électroniques et Internet pour contacter et promouvoir les clients:

a) Service de guichet unique:

Avec l'utilisation de l'informatique, il est possible d'établir un contact électronique avec le client potentiel. Les kiosques électroniques et les sites Web sur Internet offrent un service à guichet unique aux clients potentiels à différentes étapes du processus d’achat. Cela contribue à accélérer les progrès des clients dans le processus d'achat.

b) interactif et privé:

Le contact électronique avec le client potentiel pourrait être rendu très interactif. Un bon site Web est hautement interactif et permet aux clients de définir les exigences du produit de manière plus interactive, mais garantit également la confidentialité de l’interaction.

En conséquence, il marque des points sur l’effort de vente personnel. Bien souvent, un client potentiel ne souhaite pas être identifié et n'aime pas que les autres autour de lui sachent qu'il explore les possibilités d'acheter un produit particulier, du moins au début. Ceci est assez courant dans le cas de clients individuels et même dans le cas de certains investisseurs privés et institutionnels qui achètent des objets de grande valeur ou à usage personnel. Dans le cas d'un effort de vente personnel, la confidentialité du travail d'exploration, à l'un ou l'autre stade, est perdue.

c) Réponse rapide:

Dans le cas d'une vente personnelle, la commodité de l'acheteur potentiel et du représentant commercial doit être synchronisée. En cas de contact électronique, ce n'est pas du tout un problème. l'interaction est possible 24 heures par jour sur tous les 365 jours. Le site Web interactif aide le client à déterminer les détails requis et fournit les détails du produit dans l'ordre et la vitesse réglés par le client.

Elle est donc plus efficace que la vente personnelle, en particulier lorsque l’interaction entre l’acheteur et le vendeur joue un rôle important dans l’effort de vente. Dans le cas d'un produit financier, les investisseurs sérieux recherchent beaucoup de détails sur le produit et le profil de l'entreprise et une interaction plus fréquente satisfait les besoins en informations. Cela aide beaucoup à convertir une requête en vente.

d) Support publicitaire économique:

Le Web est un support publicitaire économique. Un bon site Web ne coûte qu'une fraction de tout autre moyen populaire de publicité radiodiffusée disponible. Il est plus efficace d'attirer l'attention des clients potentiels.

La Banque de développement industriel de l’Inde (IDBI) a envoyé plus de 50 000 expéditeurs, soit une dépense considérable. 6 lac à solliciter une réponse pour ses Rs. Emission d'obligations de 1000 crores.

La réponse était négligeable. Au lieu de cela, le site Web pour la question, coûtant Rs. Chaque semaine, 50 000 personnes entraient entre 10 000 et 15 000 fois. Un kiosque électronique coûterait près de 2 000 Rs et un bon logiciel coûterait entre 4 et 6 Rs. Les coûts de maintenance sont également très bas comparés à d'autres supports publicitaires présentant un potentiel d'exposition similaire.

e) portée mondiale:

L'une des principales raisons de la popularité croissante du Web en tant que support publicitaire est peut-être le fait qu'il offre une couverture géographique très étendue. Près des trois quarts des 40 millions d'utilisateurs d'Internet sont américains et européens. Aucun autre média publicitaire n'offre une couverture géographique aussi large et à un coût aussi bas. C'est pourquoi, le contenu des sites Web est conçu avec une orientation globale.

f) Mesurable:

L'impact des contacts électroniques est beaucoup plus mesurable en termes de nombre et de profondeur des expositions sur des clients potentiels que toute autre forme de publicité. Les commentaires concernant l'efficacité d'un site Web sont rapides.

Les progiciels utilisés à cette fin enregistrent non seulement le nombre de visites sur le site, mais également des informations sur le sérieux des visites, des sections du site qui ont le plus attiré l'attention des utilisateurs de l'installation.

Ils analysent toutes ces informations presque en temps réel. Ces progiciels fournissent également les informations nécessaires à la révision de la conception et à d’autres facteurs. De plus, des modifications dans l'interface utilisateur de l'installation peuvent être effectuées très rapidement. Par conséquent, il minimise le délai entre la décision de changer et la réalisation du changement.

L'impact de l'informatique sur le contact client peut être profond, même dans le cas de supports de communication non électroniques avec les clients. Les exemples de réussite concernant l'amélioration du taux de réponse du publipostage sélectif assisté par un logiciel approprié ne manquent pas.

Ce logiciel analyserait le profil du produit et le mettrait en correspondance avec le profil des besoins du client afin de déterminer s’il valait la peine d’envoyer un mailer pour le produit à un client potentiel. Les services informatiques peuvent beaucoup aider à réduire les coûts d’envoi d’envoyeurs à des clients potentiels.

Pour donner un exemple de popularité croissante de logiciels contribuant à améliorer le taux de réponse courrier-mail, le système Gold Mine garde la trace des expéditeurs et surveille les résultats des campagnes marketing. Il aide les utilisateurs à cibler ceux qui devraient recevoir les expéditeurs et à être invités aux séminaires d’entreprise.

Cela facilite également le traitement de la correspondance avec les clients potentiels et la satisfaction des requêtes courantes de ceux-ci. En outre, l’informatique peut considérablement améliorer l’efficacité des efforts de promotion en générant et en analysant des informations telles que des offres de rabais saisonniers, des programmes de cadeaux, des présentoirs spéciaux, des concours et des compétitions, etc. L’impact de telles activités promotionnelles peut être beaucoup plus mesurable que le résultat final. est possible sans une infrastructure informatique appropriée.

Enfin, les techniques de promotion des ventes informatiques aident généralement à la vente directe. La vente directe est moins chère car elle cible uniquement les acheteurs potentiels. Ces options de promotion sont plus utiles dans les situations où les clients souhaiteraient avoir plus de détails sur les produits avant de les acheter.

Informations de vente:

Une fois que le contact avec le client potentiel est établi avec ou sans l'aide du service informatique, les informations relatives à l'activité marketing doivent circuler pour convertir le contact en plus des revenus et de la satisfaction du client.

Ce processus peut être grandement facilité par une infrastructure informatique efficace. Un système d’information sur les ventes offrirait généralement des informations sur trois activités de base de tout service des ventes, à savoir le support aux ventes, l’analyse des ventes et l’analyse des clients.

Soutien aux ventes:

Le support des ventes comprendrait des informations relatives à la génération de leads pour les clients potentiels, au suivi et au suivi des commandes et au traitement des commandes. Ces activités sont essentielles pour générer des ventes et toute interruption à n'importe quelle étape en raison d'un déficit de communication entre le client et le service des ventes peut entraîner une perte des ventes.

Les systèmes modernes de support aux ventes aident le personnel des ventes à maintenir un contact informé avec le client et à accélérer le processus d’achat par le client avant que celui-ci ne tombe sous l’appel des ventes des produits concurrents.

Ces systèmes d’information aident également à maintenir un contact régulier avec l’infrastructure de support aux ventes de l’entreprise et génèrent des informations sur le niveau de service géré par l’infrastructure.

Ainsi, le système d’information de support des ventes sert de lien entre le client et l’infrastructure de support client. Il tient les deux parties informées de l'avancement des différentes étapes du processus d'achat.

Analyse des ventes:

L'analyse des ventes se concentre généralement sur deux éléments de base, à savoir le produit et le territoire de vente. L'analyse des ventes nécessite des informations sur ces éléments. En fait, l’enregistrement de la transaction de vente est une source importante d’informations sur ces éléments.

L'informatique peut être d'une grande aide pour utiliser les informations avec ces différentes orientations. Le suivi des tendances en termes de rentabilité, de demande et de cycle de vie des produits est très pratique avec une infrastructure informatique appropriée. L'identification des articles à rotation rapide et lente est plus facile avec le système de contrôle d'inventaire automatisé.

Presque la même banque de données peut également être utile pour suivre les tendances des habitudes d’achat de divers types de clients. L'analyse des vendeurs et des territoires est d'une grande aide pour identifier les forces et les faiblesses de l'effort marketing, ainsi que les particularités des différences géographiques. La plupart des informations nécessaires à l'analyse des ventes sont internes et un responsable marketing peut extraire ces informations de l'infrastructure informatique.

Analyse client:

Avec de plus en plus de vendeurs à la recherche d'un nombre limité d'acheteurs, l'analyse de la clientèle a acquis de nouvelles dimensions. Il est maintenant passé d’une analyse générale des habitudes d’achat à l’attention portée à l’analyse des besoins individuels et à la personnalisation des produits et services. Cela permet de fidéliser les clients en minimisant les chances qu’ils consultent d’autres sources pour répondre à leurs besoins.

Le rôle de l'analyse séparée concernant les petits et les gros acheteurs ne peut être négligé. L'analyse de la clientèle nécessite beaucoup d'informations internes et externes. Le volume d'informations internes dans une telle analyse est très élevé et seule une infrastructure informatique appropriée peut permettre à un responsable d'organiser et d'analyser ces informations.

Étude de marché:

Les études de marché ont pour objectif principal de déterminer la taille du marché pour chacun des produits qui intéressent la société et de surveiller de près les forces, les faiblesses et les stratégies des concurrents sur le marché.

Les études de marché requièrent beaucoup d'informations de sources internes et externes. L'analyse d'entreprise nécessite des informations sur le marché et des outils d'analyse, tels que la théorie des probabilités, la théorie de la décision et la modélisation mathématique. L’infrastructure informatique peut être utilisée efficacement pour collecter les informations requises ainsi que pour utiliser des outils d’analyse.

En fait, une surveillance régulière du marché est possible aujourd'hui avec un marché vaste et dispersé géographiquement uniquement avec l'aide des technologies de l'information. L'un des principaux responsables marketing a admis avoir été surpris de voir que la plupart des vendeurs de l'entreprise étaient au courant de certains mouvements des concurrents, mais que les informations ne pouvaient pas parvenir aux meilleurs responsables marketing simplement parce que "tout le monde pensait que tout le monde était au courant" il.' Un simple élément d’infrastructure informatique, tel que le courrier électronique ou l’intranet, aurait pu éviter ce type de déficit d’information.

Prévisions de vente:

Les prévisions de ventes constituent l’information de base pour une planification efficace des activités. Les stratégies de promotion des ventes, les besoins financiers, les plans de production, la taille de la commande, etc. dépendent dans une large mesure des prévisions de vente.

Les prévisions de ventes sont requises pour différentes périodes du plan. Un responsable peut avoir besoin de prévisions de ventes hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles. Des prévisions de ventes à moyen et long terme sont également nécessaires pour la planification stratégique de l'entreprise.

Historiquement, les prévisions de ventes ont été établies en analysant les tendances des ventes sur une période donnée. Cependant, la dynamique du nouvel environnement de marché trouve les performances de ventes passées inadéquates à cette fin.

Dans de nombreux cas, l’analyse des réseaux neuronaux et l’utilisation de la logique floue offrent des prévisions plus fiables que celles offertes par l’analyse classique des séries chronologiques. L’utilisation de techniques aussi avancées pour prévoir les ventes nécessite la disponibilité d’une infrastructure informatique appropriée.

Développement de produit:

La différenciation des produits devient l'élément clé des stratégies marketing des entreprises modernes. L'étude de marché, l'analyse des ventes et d'autres informations connexes peuvent être utilisées pour comprendre les caractéristiques du produit qui seraient plus attrayantes pour les clients potentiels. Le développement de nouveaux produits devait être une activité régulière de toute entreprise dynamique.

Avec la disponibilité des logiciels pour la conception, la simulation et le prototypage, il est maintenant beaucoup plus facile de développer de nouveaux produits et de différencier le produit des autres produits concurrents. En fait, la technologie de l'information elle-même est très utile pour créer des barrières stratégiques sur le marché contre la concurrence.

L’infrastructure informatique actuelle offre des informations sur le profil de risque, les structures de coûts, les estimations de revenus, le cycle de vie des produits, etc. des produits proposés. Cela permet au responsable marketing de faire un choix éclairé concernant la différenciation des produits et le lancement de nouveaux produits sur le marché.

Information sur les prix:

La tarification est l’une des décisions les plus cruciales prises par un responsable marketing. Le processus de prise de décision en matière de tarification est très complexe car un grand nombre de ministères sont impliqués dans le processus de décision.

Cette décision est influencée par de nombreux facteurs internes et externes et nécessite donc des informations sur les coûts, la structure de prix du concurrent, le prix des produits concurrents et la politique de prix globale de la société. Toute la gamme d'informations peut être collectée, analysée et échangée à l'aide d'une infrastructure informatique.

Informations sur le contrôle budgétaire:

Il est essentiel de veiller à ce que les dépenses de génération et de support des ventes restent dans les limites prévues. Avec la réduction des marges dans la plupart des industries, le contrôle des coûts ou des dépenses du service marketing sera crucial pour le succès de toute entreprise. Chaque effort de marché apportant des avantages concrets pour atteindre les objectifs de marketing, il est probable que les coûts de marketing dépasseraient les niveaux prévus.

Le service informatique peut être utilisé pour surveiller ces coûts et exercer un contrôle sur ceux-ci en communiquant régulièrement des informations sur les dépenses budgétées et réelles. Cela nécessiterait des informations concernant les dépenses réelles et les budgets flexibles car les ventes réelles peuvent être très éloignées des ventes prévues.

L'infrastructure informatique peut être d'une grande aide pour exercer un contrôle budgétaire sur les coûts de marketing et réduire le risque d'enthousiasme excessif du personnel de marketing.

Ainsi, les responsables marketing ont besoin de grands volumes d’informations et d’outils d’analyse de données. L'infrastructure informatique moderne doit être équipée pour répondre aux besoins en information des responsables marketing afin que l'entreprise puisse survivre à la menace de la concurrence qui plane constamment sur la tête de ces dirigeants.

2. Fonction financière et besoins en information:

La finance est la ligne de vie de toutes les entreprises. Le rôle du directeur financier a subi de profonds changements au cours des deux dernières décennies. Le rôle traditionnel d’un responsable des finances consistait en des activités relatives à l’établissement de rapports financiers sur les performances et la situation financière de l’entreprise, ainsi qu’à la mobilisation de fonds pour répondre à ses besoins.

En conséquence, les comptables étaient considérés comme les plus aptes au poste de directeur financier. Cependant, le directeur financier actuel se préoccupe du montant total des capitaux employés dans l'entreprise, de l'affectation de fonds à diverses activités et de la mesure des résultats de ces activités à la lumière des objectifs communs de l'entreprise.

Cela implique une décision d'investissement, une décision de financement, une décision de dividende, la gestion de portefeuille, la gestion d'actifs, etc. En outre, la direction financière a la responsabilité de tenir des registres comptables appropriés concernant les performances des différentes composantes de l'entreprise afin de rendre compte à divers utilisateurs de logiciels. les informations comptables.

Ainsi, le responsable financier remplit des fonctions génératrices de liquidité, de rentabilité et de bonne gestion des actifs. Ainsi, les activités d’un responsable financier s’inscrivent dans les principaux domaines suivants:

je. Comptabilité générale,

ii. Planification financière et budgétisation,

iii. Gestion des actifs et des responsabilités,

iv. Analyse de rentabilité,

v. Gestion de la trésorerie et des flux de fonds,

vi. Évaluation des fonds et des investissements,

vii. Analyse des coûts,

viii. Reporting Responsabilité et Rentabilité.

Les besoins en informations d'un responsable financier concernant chacun des domaines d'activité susmentionnés sont décrits dans les sections suivantes.

Informations sur la comptabilité générale:

La première application de l'informatique dans les départements financiers a commencé et commence toujours avec l'automatisation des procédures de comptabilité dans le grand livre. Les infrastructures informatiques sont bien matures dans les entreprises bien gérées en ce qui concerne l’automatisation de la facturation, la comptabilité des débiteurs, la comptabilité des stocks, la comptabilité de la paie, la comptabilité des actifs et d’autres opérations connexes.

L’utilisation accrue de l’infrastructure informatique pour ces activités a non seulement amélioré les niveaux de précision, mais également la rapidité avec laquelle des informations actualisées ont été mises à jour, ce qui a accru la fiabilité et amélioré le respect des obligations statutaires et autres en matière de rapports du responsable financier.

Un autre avantage tangible majeur de l’utilisation des technologies de l’information dans la comptabilité générale est la réduction des coûts de main-d’œuvre et l’espace disponible pour le stockage des informations comptables. Il a également permis d’accéder facilement à de grands volumes d’informations comptables pour une analyse plus poussée dans la prise de décision financière.

Les progiciels de comptabilité financière modernes offrent maintenant des rapports sur l'analyse des ratios financiers, le contrôle budgétaire, la gestion du crédit, l'analyse chronologique des débiteurs, etc., en plus des rapports du grand livre de type «vanille», tels que les états des comptes clients, les notes de frais, les écarts budgétaires rapports, bilan d'acquisition et de cession d'actifs, etc.

Planification financière et budgétisation:

L’affectation de fonds à diverses activités de l’entreprise est l’une des principales fonctions d’un responsable financier. Les budgets en tant que plans financiers impliquent la prévision des résultats de diverses stratégies commerciales et l'anticipation de l'évolution des forces du marché qui influent sur les performances de l'entreprise. Ces prévisions reposent sur des hypothèses concernant l’avenir. Les résultats des activités doivent faire l’objet d’une enquête interactive afin que des mesures correctives puissent être prises sans perte de temps.

Une action corrective rapide peut aider à atténuer les dommages susceptibles de nuire à l'intérêt de l'entreprise lorsque les prédictions tournent mal à cause d'hypothèses irréalistes ou d'un algorithme défectueux du modèle de prévision.

L'utilisation de l'infrastructure informatique a permis d'élaborer des budgets flexibles en temps réel et d'analyser les résultats des activités afin de permettre au responsable financier de prendre des décisions plus rapidement et en connaissance de cause.

Une infrastructure informatique moderne peut également aider un responsable financier à utiliser des modèles d’analyse budgétaire plus sophistiqués lors de la conception des budgets et de l’exercice du contrôle budgétaire. Ces modèles non seulement prennent en compte les facteurs quantifiables mais intègrent également les facteurs de jugement en utilisant la logique floue et les techniques d'ingénierie des connaissances.

Les informations relatives aux activités de l'entreprise peuvent être soumises à une enquête perpétuelle à l'aide du logiciel de l'agent intelligent, afin que les exceptions soient signalées automatiquement et sans échec.

Gestion des actifs et des responsabilités:

La rentabilité est déterminée par l'utilisation des ressources d'une entreprise. La gestion des actifs est donc l’une des principales responsabilités du responsable des finances. L'infrastructure informatique peut fournir des informations à un responsable financier pour la gestion des actifs et le suivi régulier de leur utilisation.

Les actifs redondants peuvent être éliminés, éliminés ou repositionnés afin de garantir qu'ils apportent une valeur ajoutée à la réalisation des objectifs de l'entreprise. L’infrastructure informatique peut être utilisée pour identifier les actifs à faible facteur d’utilisation et pour générer les informations nécessaires à l’évaluation des propositions d’embauche d’actifs, le cas échéant, ou à l’exploration des possibilités de sous-traitance.

Étant donné que de telles décisions nécessitent beaucoup d'informations, leur priorité est généralement faible en l'absence d'une infrastructure informatique appropriée. De même, le responsable financier peut gérer efficacement les passifs de l'entreprise si les informations nécessaires sont régulièrement disponibles.

Analyse de rentabilité:

L’analyse de la rentabilité est une activité importante du service financier. Compte tenu de l'évolution rapide du scénario de marché, il est nécessaire de rester vigilant sur la courbe de rentabilité et de réorienter les processus métier en conséquence. Cette analyse de la rentabilité constitue non seulement la base du plan d’allocation de fonds pour diverses activités, mais elle guide également le responsable des finances dans la prise de décisions telles que «continuer ou quitter» et la tarification.

Le service informatique aide le responsable financier à suivre le cycle de vie du produit et à prendre des décisions en ce qui concerne la gamme de produits. Une infrastructure informatique moderne fournit au responsable financier les informations nécessaires à l’analyse de la rentabilité, ainsi que des outils modernes d’analyse de ces informations.

L'utilisation de l'infrastructure informatique pour l'analyse de la rentabilité présente les avantages les plus profonds si l'entreprise dispose d'un grand nombre de produits et services à offrir ou d'un grand nombre de centres de profit.

Dans ce cas, le volume d'informations devient trop volumineux et dispersé pour être analysé sans l'aide de l'infrastructure informatique. Ainsi, les entreprises diversifiées comptant un grand nombre de succursales ou de bureaux de vente trouvent l’infrastructure informatique très utile pour l’analyse de la rentabilité.

Par exemple, une banque de taille raisonnable ne comprendrait pas comment analyser la rentabilité sans une infrastructure informatique appropriée.

Gestion de la trésorerie et des flux de trésorerie:

La gestion de la trésorerie et des flux de trésorerie a toujours été la préoccupation des responsables financiers. Bien que ce domaine de la gestion financière soit bien documenté, la mauvaise gestion de la trésorerie est un phénomène récurrent dans les entreprises.

Pour une gestion efficace de la trésorerie et des fonds, il est essentiel de disposer d'informations sur la demande et la disponibilité probable de ressources liquides provenant des opérations, des décisions d'investissement et de financement.

Étant donné que la dynamique des forces du marché et une foule d'autres facteurs influencent les informations concernant la demande probable et la disponibilité de trésorerie et de fonds provenant des opérations, il est très difficile d'estimer avec précision la demande et la disponibilité des fonds pour chaque période du plan.

Même au cours de la période du plan, il est nécessaire d’assurer le nivellement des ressources, comme cela est fait dans le cas de la gestion de projet. Une grande quantité d'informations concernant les activités en cycle d'exploitation est nécessaire pour la prise de décision en matière de gestion de trésorerie et de flux de fonds.

Des techniques avancées de modélisation de la gestion de trésorerie doivent être utilisées pour garantir la disponibilité de fonds suffisants pour répondre aux besoins. L’infrastructure informatique peut être très utile, non seulement pour extraire ces informations des bases de données, mais aussi pour estimer la demande et la disponibilité de fonds provenant de diverses autres sources.

Avec les entreprises devenant multinationales, une autre dimension ajoutée à la gestion de la trésorerie concerne la gestion du portefeuille de devises. L’infrastructure informatique peut aider à générer les informations nécessaires à de telles décisions en utilisant des modèles plus complexes d’estimation et de prévision.

Évaluation des fonds et des investissements:

La décision d'investissement se réfère à la sélection des actifs dans lesquels les fonds doivent être investis. Cela impliquerait l'évaluation de propositions alternatives, la sélection de propositions viables sur le plan financier et la détermination de la priorité des investissements dans différentes activités.

Le coût des fonds ou du capital est l’élément de base des critères de sélection. Les informations requises pour l'évaluation des propositions deviennent de plus en plus probabilistes et leur estimation devient de plus en plus complexe à mesure que nous entrons dans de nouveaux pâturages et des pistes invaincues en affaires.

La concurrence acharnée éloigne le responsable financier des projets pour lesquels des informations plus déterministes sont disponibles concernant les coûts et les flux de trésorerie générés par le projet.

L'infrastructure informatique peut aider à utiliser des modèles plus sophistiqués pour estimer les coûts et les flux de trésorerie, ainsi que pour mesurer les ratios risque-rendement pour différents projets. L'utilisation de différents modèles de rentabilité est réalisable à l'aide d'une infrastructure informatique appropriée.

En fait, pour les plus petites propositions d’investissement, aucune évaluation sérieuse n’est réalisée en l’absence d’infrastructure informatique appropriée.

Avec l'application de l'intelligence artificielle, il est maintenant possible d'évaluer chaque proposition d'investissement avec rapidité et précision presque automatiquement. Cela encourage la mise en œuvre de la budgétisation sur la base zéro, technique qui permet d'éviter des dépenses inutiles pour des activités redondantes.

En fait, la budgétisation sur base zéro n'est devenue une technique populaire que lorsque l'infrastructure informatique est devenue disponible pour une évaluation régulière de chaque proposition d'investissement, sur une courte période.

Analyse des coûts:

L'analyse des coûts est une activité importante qu'un responsable financier entreprend régulièrement afin de contrôler le coût et la valeur des stocks. Les informations sur les coûts sont également utilisées comme une information importante dans la décision de tarification. Comme les informations sur les coûts sont nécessaires presque en temps réel, les systèmes d’information manuels pour l’analyse des coûts n’offraient pas beaucoup de valeur à la prise de décision.

Une infrastructure informatique moderne offre des informations de coût actualisées et des outils pour étudier le comportement de divers éléments de coût. Cela permet au responsable financier de prendre des décisions plus rapidement et d’exercer un contrôle effectif des coûts. Avec une infrastructure informatique appropriée, il est possible de générer des informations plus détaillées sur les coûts.

Il permet aux gestionnaires de contrôler plus efficacement des éléments de coût encore plus petits. La génération automatique de rapports sur les écarts de coûts aide les gestionnaires à mieux comprendre l'évolution de la situation de l'entreprise et à prendre des mesures correctives plus rapides. Il offre des pistes pour identifier les opportunités de réduction des coûts et améliore la rentabilité

Reporting Responsabilité et Rentabilité:

La comptabilité des responsabilités implique l'établissement d'objectifs d'activité à court terme en tant que normes de performance pour différentes unités organisationnelles appelées centres de responsabilité. Il s’agit d’une technique de contrôle qui consiste à contrôler les performances réelles par rapport aux normes, à identifier les coûts et les facteurs de revenus contrôlables et incontrôlables, et à mesurer les performances de chaque centre de responsabilité à la lumière des informations ainsi générées.

La comptabilité de responsabilité utilise un concept de budgétisation flexible pour mesurer la performance de différentes unités de l'organisation. It has gained much of its popularity after the availability of IT infrastructure for maintaining detailed information for its purpose and analysis of variances to establish reasons for variances from plans needed for exercising proper control. IT infrastructure can provide a platform for effective responsibility accounting and reporting of profitability of each of the organisational units separately.

The information needs of finance function can be represented with the help of Fig 3.2.

It may be noted that the manual system of accounting and reporting was also generating information for financial decision making. What the IT has done is that it has changed the framework of analysis and reporting.

It has also made use of certain sophisticated techniques of analysis of information viable even for comparatively smaller organisational units.

The reporting framework has changed from periodic statements in predefined formats to interactive reports in the desired format. The financial information is up-to-date and its availability is automatic.

The reporting approach is proactive in the sense that the predefined information needs are met without periodic requests from the user. The IT links the different accounting systems as an integrated whole and thus reduces redundancy in stored information.

Use of IT in financial management should also help to ensure consistency in data at different levels in the organisation so that the aggregation of values of all the departments match with the value given by the division, and aggregate values of divisions match with operating company consolidated values for various financial factors. Figure 3.3 highlights the need for such data consistency.

3. Production Function and Information Needs:

Production function or management is a process of managing the manufacturing resources and their efficient utilisation for catering to the needs of the customers. Traditionally, three manufacturing resources have been considered important in the manufacturing process, namely, men, materials and machines (popularly known as the three Ms).

With the increasing technology intensity of products and popularity of flexible manufacturing process, technology is now considered as a separate resource. Production management, thus, focuses on procurement, utilisation and maintenance to these resources.

Broadly speaking,, a production manager performs two basic functions:

je. Materials management

ii. Production planning and control

Materials Management:

Materials management involves activities such as materials planning, ascertaining materials requirements, inventory management, purchasing, production scheduling, allocation, distribution of materials, etc.

A production manager needs information for forecasting the materials requirements, vendor development and procurement of materials and inventory management.

All of these functions have undergone substantial changes in the last decade. With the growing competition and fast changes in technologies, materials management has become more challenging than ever before. Even in the traditional product lines, one finds plenty of scope for innovation in materials management.

The basic approach towards procurement has changed. Production managers find keeping a real time contact with the vendors a critical activity in the materials procurement. Vendor development is considered an essential responsibility for better procurement.

The minimisation of inventory levels has become critical as the rate of obsolescence is very high. IT infrastructure can help in all these activities of materials management. Modern IT infrastructure offers direct contact with vendors through computer networks.

The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.

Planification et contrôle de la production:

Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.

The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.

On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.

Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.

The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.

The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.

The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.

The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.

The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.

4. Human Resources Management and Information Needs:

Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.

There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.

The basic functions of a human resources manager are:

je. Planification de la main-d'œuvre,

ii. Selection and recruitment,

iii. Training and development,

iv. Compensation and incentives planning,

v. Performance appraisal.

With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.

The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.

Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.

Conserver des informations détaillées concernant la rémunération de la main-d'œuvre est l'une des activités les plus courantes offrant des avantages concrets pour justifier des investissements dans l'infrastructure informatique. L’avantage fondamental des TI à cet égard provient de l’analyse des programmes de rémunération des différentes catégories d’employés et de l’estimation de l’impact potentiel de toute décision sur la rentabilité globale de l’entreprise.

Ces informations sont non seulement utiles dans les négociations collectives, mais aussi dans la rationalisation du système de rémunération, de manière à minimiser les coûts liés aux ressources humaines tout en maintenant le niveau de motivation de chaque employé à un niveau élevé. Cela aide à retenir les personnes appropriées dans l'organisation.

Une application plus récente de l'infrastructure informatique dans la gestion des ressources humaines est dans l'activité de développement. Grâce aux techniques multimédias et de simulation, il est désormais possible pour une entreprise de former ses employés pour différents emplois.

L’introduction d’agents intelligents dans les solutions logicielles permet aux utilisateurs de comprendre facilement les processus d’entreprise en analysant les informations disponibles dans les bases de données de l’entreprise.

Les systèmes experts formalisent, stockent et mettent à disposition la base de connaissances de l'entreprise, en donnant aux nouveaux entrants la richesse des connaissances acquises grâce à l'expérience et à l'expérimentation par les premiers exécutants.

L’évaluation des performances est désormais plus détaillée et repose sur l’ensemble des responsabilités plutôt que sur la base de facteurs choisis et facilement quantifiables. Les technologies de l’information ont rendu l’évaluation des performances plus régulière, systématique et complète.

Les outils modernes d’évaluation des performances, qui ne figuraient que dans la littérature de gestion, gagnent en popularité parmi les gestionnaires de nombreuses organisations. Cela a été possible principalement grâce à la disponibilité en temps voulu d'informations détaillées sur les performances de chaque employé et de chaque unité de l'organisation.

Les principales activités de la gestion des ressources humaines permettant de déterminer les besoins en informations sont représentées à la figure 3.5.

«Les ressources humaines (RH) et les systèmes d’information (SI) seront la clé de l’avenir d’une organisation accélérée. Dans le même temps, les départements des ressources humaines et des services informatiques, tels que nous les connaissons, seront morts et enterrés. Comment les deux déclarations peuvent-elles être vraies? Parce que pour offrir les services qui leur sont demandés, les fonctions des ressources humaines et informatiques devront être modifiées au-delà de la reconnaissance ».

5. Gestion de l'information en tant que fonction commerciale:

La technologie de l'information est maintenant considérée comme une fonction commerciale distincte. Il s’occupe de la planification, du développement et de la maintenance de l’infrastructure informatique afin de répondre aux besoins en informations de nombreux utilisateurs, tant au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur.

Le responsable des technologies de l’information a la responsabilité de veiller à ce que les informations nécessaires soient développées et mises à disposition pour être utilisées dans le processus de prise de décision dans toutes les fonctions de l’entreprise.

Plus spécifiquement, il exerce les activités suivantes:

je. Identifier les besoins en informations de l'organisation,

ii. Suivi des technologies de l'information,

iii. Planification de l'infrastructure informatique,

iv. Acquisition de ressources informatiques appropriées,

v. Garantir une utilisation et une sécurité appropriées de l’infrastructure informatique.

Le responsable informatique doit garder à l'esprit les caractéristiques suivantes de l'environnement informatique:

(1) L’information est une ressource immatérielle spécifique aux besoins d’entreprises spécifiques. Comme il n’existe pratiquement aucune possibilité de prêter cette ressource ou de la vendre à d’autres personnes contre paiement, le coût de la production d’informations est irréversible. Seule son utilisation peut ajouter de la valeur à la ressource d’information.

(2) L'information et sa technologie sont sujettes à un taux d'obsolescence élevé.

(3) Les besoins en informations évoluent sans cesse. Les solutions sont tout à fait gratifiantes.

(4) L'information est destinée aux utilisateurs et sa génération n'est pas une fin en soi.

La fonction informatique évolue et les expériences passées ne suffisent pas pour orienter les actions futures. L'apprentissage par expérimentation est donc tout à fait naturel dans cette fonction.

Intégration des fonctions métier:

La simple mise en place d’une infrastructure informatique n’est pas une panacée aux problèmes d’un chef d’entreprise. Il est nécessaire d'utiliser l'infrastructure informatique pour développer une culture favorisant plus de transparence et le partage d'informations. L'infrastructure informatique doit aider à intégrer les fonctions de l'entreprise pour créer une «unité» dans les activités de l'organisation.

Chaque activité doit être orientée vers la réalisation des objectifs communs définis pour l’organisation dans son ensemble. Les systèmes d’information deviennent donc de plus en plus multifonctionnels et les frontières organisationnelles des diverses fonctions de l’entreprise sont transgressées à juste titre.

L’infrastructure informatique peut jouer un rôle vital dans la réduction du temps de cycle, en se concentrant sur les clients et en assurant un flux d’informations transparent entre les différentes fonctions de l’entreprise, améliorant ainsi l’efficience et l’efficacité des performances de l’entreprise.

Réduction du temps de cycle:

L'informatique peut réduire le temps nécessaire au cycle de production, au cycle de rotation des stocks, au cycle de chiffre d'affaires, etc. Cela peut être réalisé en intégrant le traitement et la rationalisation des opérations.

Orientation client:

En établissant un flux de communication régulier et transparent avec le client, l'infrastructure informatique peut aider à se concentrer sur les besoins du client et permettre à toutes les fonctions de s'adapter rapidement aux préférences changeantes du client. Le service client, la personnalisation des produits, le réalignement des installations de production en fonction des besoins du client sont quelques-uns des domaines dans lesquels le département informatique doit offrir des résultats tangibles et rapides.

Flux transparent d'informations entre les fonctions:

L'infrastructure informatique doit être développée de manière à garantir un flux d'informations transparent entre toutes les fonctions de l'entreprise. Des conditions équitables pour tous les responsables en ce qui concerne l’accès à l’information constituent une étape importante pour permettre au responsable de se faire une idée globale de l’organisation au lieu de se présenter sous un angle myope des fonctions de l’entreprise.

Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) visent à réaliser une telle intégration des fonctions de l'entreprise et offrent les avantages de la synergie de diverses fonctions pour la réalisation des objectifs de l'organisation.

Les besoins en informations des différentes fonctions de l'entreprise diffèrent tant par leur nature que par leur contenu. Ces besoins doivent être satisfaits en tenant compte du fait que ces fonctions se transforment elles-mêmes à la lumière de l'évolution du scénario commercial.

Il est nécessaire d'intégrer les besoins en informations des différentes fonctions de l'entreprise dans un réseau d'informations bien structuré, riche en contenu et axé sur le client.

Les tentatives de mise en œuvre de systèmes d’information métier intégrés, communément appelés systèmes de planification des ressources d’entreprise, vont dans la bonne direction. On notera que le responsable commercial est l’utilisateur le plus fréquent et le plus important des systèmes d’information d’entreprise. Par conséquent, ses besoins en informations devraient être au centre de tout système d’information d’entreprise.

Les besoins en informations d’une entreprise sont déterminés par les fonctions qu’elle exécute. Ces fonctions incluent le marketing, les finances, la production et la gestion des ressources humaines. Ces fonctions ont beaucoup changé ces dernières années en raison de l’évolution de la dynamique des entreprises.

En conséquence, il est nécessaire de jeter un regard neuf sur les besoins en informations des différentes fonctions. Cependant, on peut se rappeler que ces fonctions ne sont pas des compartiments étanches. Ils sont liés les uns aux autres. Avec l’attention croissante portée aux besoins des clients et à la rentabilité des opérations commerciales, les systèmes d’information intégrés gagnent en popularité.

La discussion concernant les besoins en informations des différentes fonctions fait clairement apparaître le fait que la plupart des besoins en informations sont principalement destinés à aider les gestionnaires à effectuer leur travail efficacement. C'est le chef d'entreprise qui est chargé d'orienter les efforts de l'entreprise vers les objectifs de l'entreprise.

Pendant longtemps, le service informatique a ignoré les besoins en informations de niveau supérieur des gestionnaires et s'est principalement concentré sur les informations opérationnelles fragmentées en segments basés sur les fonctions de l'entreprise.