Contours de la description de travail (avec diagramme)
Contours de la description de poste: spécification de poste, transparence dans les descriptions de poste et utilisation par la direction!
Les informations de travail compilées sont traduites en descriptions de travail. Les descriptions de travail sont des enregistrements écrits des tâches et des responsabilités du poste et constituent la base factuelle de l’évaluation du poste. Les descriptions de travail sont enregistrées sur un formulaire standard de manière uniforme. Pour des raisons évidentes de compétences en rédaction pour la préparation des descriptions de travail, de nombreuses organisations attribuent cette tâche à des analystes de postes qualifiés et professionnels.
Cependant, cela, en soi, ne peut pas garantir des descriptions de travail sans faille. En effet, un analyste professionnel ne dispose peut-être pas de connaissances spécifiques. Par conséquent, malgré l'engagement d'analystes, il est toujours préférable d'impliquer les collaborateurs internes dans la description scientifique des emplois.
En termes de format, la description de travail doit nommer le travail en commençant par le titre, qui résume avec précision les tâches assignées. Tout en nommant un travail, il est toujours préférable de considérer la famille de travail. Pour illustrer cela, au lieu de nommer un poste RH en tant que directeur des ressources humaines, si le terme «gestionnaire des connaissances» est utilisé, il peut donner un titre de poste contemporain ou à la mode, mais pour d’autres (y compris les membres de l’organisation), il peut être impropre.
Deuxièmement, la description de travail devrait ensuite documenter sous une forme unique une liste des tâches assignées. La liste devrait avoir des phrases courtes ou des phrases. Ce qui doit être inclus dans la liste des tâches et la manière dont celles-ci doivent être écrites dépendront du niveau du poste et de l’objet de la description.
Pour le niveau de direction, une description de poste peut être la description des buts et objectifs de l'entreprise. Toutefois, au niveau des opérations, les descriptions de travail peuvent être limitées à la liste des tâches spécifiques exécutées, des équipements utilisés et des procédures suivies.
Plus l'utilisation des informations de description de travail est large et plus le niveau fonctionnel est élevé, plus la description de travail est longue. Pour les postes opérationnels, la description de poste peut faire environ une page, tandis que pour les cadres supérieurs, elle peut s’étendre sur plusieurs pages.
1. Spécifications du poste:
En plus de fournir des informations sur les tâches associées aux tâches attribuées, les descriptions de travail décrivent également les spécifications de base des tâches. Ces spécifications comprennent la formation ou l'expérience requise pour effectuer le travail, ainsi que les connaissances et les compétences spéciales nécessaires pour le mener à bien. En outre, les spécifications identifient également les compétences générales telles que les compétences interpersonnelles, la capacité d'analyse, la résolution de problèmes ou la prise de décision, etc., nécessaires à l'exercice des tâches assignées.
Cet exercice de traitement des informations sur le travail est appelé développement de la spécification du travail. Il aide à évaluer les emplois tout en définissant les attributs requis pour un poste, qui sont nécessaires lors du recrutement. Par conséquent, les spécifications de l'emploi énumèrent tous les attributs tels que l'éducation, l'expérience, l'âge et la forme physique, ainsi que les autres compétences générales nécessaires à l'exercice d'un travail.
Cela nécessite également des compétences particulières de la part de l’analyste, car toute erreur de jugement soit en choisissant une mauvaise personne pour un emploi, soit en évaluant à tort un emploi, qui est directement associé à la tarification des emplois, peut aller à l’encontre du but recherché.
2. Transparence dans les descriptions de travail:
Les organisations d'aujourd'hui sont dynamiques et nécessitent de temps en temps une restructuration, ce qui nécessite également une reconception des emplois. Par conséquent, il est largement admis que le fait de présenter une description de poste à des employés peut être source de controverse et que, à l'avenir, les employés risquent de ne pas effectuer un travail qui ne figure pas spécifiquement dans leurs descriptions de travail.
Toutefois, si les descriptions de travail sont bien développées, il n’ya rien de mal à les partager avec les employés, car elles énoncent la liste des tâches que les employés sont censés accomplir. Pour éliminer le problème, vous pouvez prendre en compte un énoncé exhaustif du type "Outre les tâches et responsabilités énumérées, votre supérieur hiérarchique peut vous demander d'effectuer d'autres tâches de temps à autre".
En partageant les descriptions de tâches avec les employés, les organisations peuvent rendre leur processus d'évaluation des tâches participatif et éviter toute dissonance dans les résultats de l'évaluation des tâches. Cela est également important, car les organisations sont également confrontées au mécontentement des employés quant à la tarification des emplois.
La communication des descriptions de travail améliore l'acceptation de la même chose, étant donné que les employés n'ont plus aucun doute sur leurs tâches et leurs responsabilités. Une telle communication avec les employés doit être un exercice permanent, de sorte que les employés puissent également comprendre les modifications apportées à leurs tâches et responsabilités en cas de changement.
3. Utilisation de la description de travail par la direction:
Les descriptions de poste aident les gens à accomplir leur travail et aident la direction à atteindre les objectifs suivants:
1. Organisation efficace des emplois
2. Recrutement ou recrutement adéquat de l'organisation
3. Attribuer des emplois à des personnes en leur communiquant leurs tâches et leurs responsabilités et en établissant des normes de travail
4. Examen de la performance des personnes
5. Améliorer les performances grâce à l'évaluation et à la formation
6. Récompenser les employés
Par conséquent, les descriptions de travail jouent un rôle crucial dans les activités de gestion clés. Cependant, il est très important que le responsable s'assure que les descriptions de tâches sont correctes et que les tâches attribuées sont essentielles. Il doit s'assurer que seules les tâches essentielles ont été regroupées en emplois.
Puisque les descriptions de travail sont interconnectées, il doit l’aligner sur le recrutement, l’évaluation des performances, les besoins en formation, le transfert de promotions et les décisions de réinstallation. Du point de vue des employés, il devrait également indiquer aux employés ce que l’on attend d’eux et comment faire le travail qui leur est confié.
En énumérant les tâches assignées dans une description de travail, un responsable peut déterminer les normes de performance raisonnables. L'identification de telles normes de performance facilite l'analyse comparative des performances d'un employé par rapport au meilleur. Les descriptions de poste facilitent également l’utilisation appropriée de la main-d’œuvre.
En examinant périodiquement les tâches énumérées, un responsable peut identifier les tâches qui demandent beaucoup de temps mais qui nécessitent un ensemble de compétences plus faible. En conséquence, il peut réaffecter de tels emplois à des employés moins bien payés. En outre, le responsable peut également étudier les tâches en termes de charge de travail et déterminer le nombre d'heures-homme requis.
Pour les emplois à faible technologie et peu qualifiés, il peut envisager de transférer le travail à des sous-traitants. Par conséquent, cela a des implications énormes pour une planification efficace des ressources humaines (PRH) dans une organisation. Nous pouvons également appeler cela un instrument permettant de redimensionner correctement la force des employés dans une organisation.
Enfin, les descriptions de travail, en tant qu'outil de gestion de base, influencent également les procédures opérationnelles en identifiant les doubles emplois, en indiquant un flux de travail scientifique, en suggérant une meilleure attribution des emplois et en signalant les goulots d'étranglement possibles. La figure 10.1 présente un modèle relationnel périphérique central d’analyse des emplois.
