Procédures pour un fonctionnement efficace du service des achats

Procédures pour un fonctionnement efficace du service des achats (avec spécimen)!

(a) Demandes d'achat ou retrait de matériel :

Le responsable des achats n'engage aucune action pour l'achat de matériaux de sa propre initiative. À l'aide des demandes d'achat, le responsable des achats en vient à connaître les types de matériel nécessaires à l'organisation.

Une demande d'achat est un formulaire utilisé comme demande formelle au service des achats pour acheter des matériaux. Ce formulaire est préparé par le magasinier pour les articles en stock habituels et par le chef de département pour les articles spéciaux non stockés comme articles habituels. La demande est approuvée par un responsable, tel que le surintendant de l’usine ou le responsable des travaux, en plus de celle qui est à l’origine des demandes.

La demande d’achat est généralement préparée en trois exemplaires. La copie originale est envoyée au service des achats, le duplicata est conservé par le magasinier ou le service qui initie la demande et le duplicata est envoyé au responsable de l'autorisation.

La demande d'achat initiée par le magasinier pour des articles courants est appelée demande d'achat «normale» et la demande d'achat préparée par le chef de département pour des articles spéciaux est appelée demande d'achat «spéciale» ou «occasionnelle». Les demandes d'achat régulières sont préparées lorsque les articles atteignent le niveau de commande, c'est-à-dire le niveau auquel la commande de réapprovisionnement doit être passée.

Ceci est fait dans le but d'éviter la pénurie de matériaux et de fournir un approvisionnement ininterrompu de matériaux aux emplois ou aux départements. Le modèle de demande d'achat est présenté ci-dessous.

L'exemple ci-dessus de la demande d'achat indique clairement que celle-ci fournit trois informations de base qui facilitent le travail du service des achats.

Ceux-ci sont:

(а) Quel type de matériel doit être acheté? La description des articles et le numéro de code du magasin doivent être clairement indiqués dans la demande d’achat, de manière à permettre l’achat de matériaux de la bonne qualité.

(b) Quand faut-il acheter? Les matériaux doivent être achetés au bon moment, afin d'éviter tout manque de matériel et tout investissement excessif dans les stocks.

(b) Explorer les sources d'approvisionnement et choisir le fournisseur:

Une source d'approvisionnement en matériaux doit être sélectionnée après la réception de la demande d'achat. Le service des achats tient généralement à jour pour chaque groupe de matériaux une liste des noms et adresses des fournisseurs. Des offres de ces fournisseurs peuvent être sollicitées en leur soumettant des offres. Dès réception des offres des fournisseurs, un état comparatif des différentes offres reçues doit être préparé et les fournisseurs souhaités sélectionnés.

Lors de la sélection du fournisseur à qui la commande doit être passée pour l'achat de matériel, le service des achats doit garder à l'esprit:

(i) capacités de fabrication,

ii) Fiabilité du fournisseur,

(iii) la situation financière du fournisseur,

(iv) la direction de l'entreprise fournisseur,

(v) Prix cité,

(vi) Quantité pour laquelle le prix cité est applicable,

(vii) Conditions de paiement,

(viii) les conditions de livraison, et

(ix) Spécifications pour lesquelles les produits sont fabriqués.

Tous les autres facteurs; étant le même, le prix d'achat devrait être le prix le plus bas auquel un matériau particulier doit être acheté. Ainsi, le fournisseur auprès duquel le matériel est acheté doit être fiable et capable de fournir des matériaux de qualité uniforme au bon moment et à des prix raisonnables.

Le responsable des achats doit garder à l’esprit tous les critères énoncés ci-dessus lors du choix d’un fournisseur; cependant, il ne doit pas devenir insensé et pound-silly. Il ne doit pas avoir peur de dépenser parfois plus d'argent de l'entreprise pour respecter les délais de livraison, les normes de qualité et les conditions de paiement.

Le responsable des achats obtiendra les informations nécessaires sous forme de programme de devis, de registres antérieurs, de catalogues, de guides de l'acheteur et d'autres livres. En bref, il doit conserver tous les enregistrements nécessaires en gardant à l'esprit l'objectif le plus important du service des achats, à savoir l'achat de la quantité et de la qualité correctes des matériaux au tarif le plus avantageux au moment opportun pour contribuer au bon fonctionnement de la fonction de production.

Le modèle de formulaire d’offre qui est remis aux différents fournisseurs pour l’invitation à soumissionner est le suivant:

Il convient de procéder à une évaluation périodique des fournisseurs et de supprimer de la liste des fournisseurs ceux dont les performances sont jugées mauvaises en termes de qualité, de délai de livraison, de politique de vente et de prix concurrentiels. À l'avenir, les devis de ces fournisseurs ne devraient plus être demandés tant que leurs performances ne seront pas jugées satisfaisantes.

Les matériaux peuvent être achetés par appel d'offres ouvert, par appel d'offres limité et par appel d'offres unique. La méthode d’appel d’offres ouvert permet d’obtenir des devis de nombreuses parties en faisant de la publicité dans la presse. Elle est suivie lorsque l’achat implique une quantité et une valeur considérables.

Cette méthode augmentera le stock de matériel, car les offres annoncées prennent plus de temps pour le règlement des offres et la passation des commandes. Dans la méthode des appels d’offres limités, des offres sont soumises à un nombre limité de fournisseurs. Dans les offres limitées, les fournisseurs connaissent généralement le matériel et peuvent soumettre des devis réalistes.

Les fournisseurs sont des fournisseurs éprouvés dans le passé. Par conséquent, des approvisionnements continus peuvent être assurés selon les conditions citées. Dans un tel système d'appel d'offres, la compétitivité est également possible car le prix antérieur peut être comparé au prix indiqué et si le prix de l'offre est plus élevé, il est possible de faire appel à l'offre pour justifier l'augmentation. Cette méthode est plus populaire en raison de ses avantages. La méthode d'appel d'offres unique est utilisée lorsque le fournisseur est un fournisseur unique.

(c) Bon de commande:

Après avoir choisi le fournisseur, le service des achats prépare un bon de commande pour la fourniture de magasins. La commande est l'autorisation écrite donnée au fournisseur de fournir le ou les matériaux particuliers. C'est la preuve du contrat entre l'acheteur et le fournisseur qui lie l'acheteur et le fournisseur aux conditions auxquelles la commande est passée.

Le fournisseur est tenu de fournir les matériaux conformément aux conditions générales du bon de commande. L'acheteur est tenu d'accepter la livraison des matériaux et d'en effectuer le paiement comme convenu. De plus, c’est le document qui donne au service destinataire le pouvoir de recevoir le matériel commandé et au service comptabilité d’accepter la facture du fournisseur en vue de son paiement.

Le nombre de copies du bon de commande à préparer varie d’une organisation à l’autre. Trois à cinq exemplaires sont préparés en fonction de la taille de l’organisation.

Si cinq exemplaires sont préparés, l’utilisation possible peut être la suivante:

(i) L'original est envoyé au fournisseur.

(ii) Une copie est envoyée au service destinataire.

(iii) Une copie est envoyée à la personne qui a initié la demande d'achat.

(iv) Une copie est envoyée au service de la comptabilité.

(v) La dernière copie est conservée par le service des achats pour référence ultérieure.

Un modèle de bon de commande est donné ci-dessous:

Il devrait y avoir un suivi régulier des commandes d’achat passées afin que le matériel puisse être reçu à temps. Les demandes de renseignements doivent être effectuées à intervalles réguliers aux dates de livraison convenues. Des mesures correctives appropriées peuvent être prises ou des sources d'approvisionnement alternatives peuvent être mises à profit si l'entreprise éprouve des difficultés à fournir le matériel aux dates de livraison promises.

Lorsque les dates de livraison sont expirées, il convient de demander aux fournisseurs d'indiquer les dates auxquelles ils comptent fournir les matériaux. La prolongation des livraisons ne devrait être accordée que sous réserve de pénalités dans les contrats. Ainsi, le suivi des commandes garantit un achat en douceur des matériaux et protège également contre la fermeture de l’usine due à la non-réception des matériaux.

(d) Réception et inspection des matériaux :

Dans les grandes entreprises, un service de réception et d’inspection distinct, indépendant des lieux d’approvisionnement, devrait être mis en place pour recevoir et inspecter les produits. Mais dans les petites entreprises, le travail de réception des marchandises peut être confié au magasinier.

Les fonctions du service de réception et de contrôle sont les suivantes:

1. Maintenance des fichiers de commande.

2. Réception, déchargement et déballage du matériel livré par les fournisseurs dans les délais de livraison. Ces challans sont signés par un employé du service réceptionnaire et un exemplaire du challan est renvoyé au fournisseur comme preuve de la réception des documents livrés par le fournisseur sous le challan.

3. Vérification de la quantité et de l'état physique des matériaux reçus. Ceci est fait en comparant la commande d'achat avec le challan de livraison. Toute rupture ou rupture devrait être signalée au fournisseur.

4. Vérification de la qualité du matériel reçu. L'ingénieur ou le chimiste peuvent être appelés pour vérifier la qualité des matériaux. Il doit s'assurer que la qualité est conforme au bon de commande. Après avoir vérifié la qualité des matériaux, le département soumettra un rapport indiquant la qualité et la raison pour laquelle certains matériaux sont refusés.

5. Une fois l’inspection terminée, le réceptionniste doit saisir les détails des articles reçus dans le magasin ou dans le bon de livraison. Cinq copies de la note doivent être préparées. Une copie sera conservée par le service destinataire et quatre copies avec le matériel seront envoyées au magasinier.

Il vérifiera à nouveau la quantité de matériaux et la comparera à la quantité indiquée sur la note. Il signera les quatre exemplaires.

Un magasin sera conservé par le magasinier pour son dossier et les trois autres exemplaires seront envoyés aux départements suivants (un exemplaire à chaque département):

(i) le service des achats,

ii) le service de la comptabilité,

(iii) Le département qui a initié la réquisition.

La forme de la note reçue des magasins (ou des biens) est donnée ci-dessous:

Il convient de noter que les colonnes de taux et de montant seront renseignées par le service des coûts.

Le bon de livraison est un document sur la base duquel les achats sont vérifiés et le paiement est effectué au fournisseur. Il est également utile de déposer toute réclamation pour des fournitures limitées. Il fournit un enregistrement complet de tous les documents reçus.

e) Vérification et passation des factures pour paiement :

Lorsque la facture est reçue du fournisseur, elle est envoyée à la section de la comptabilité des magasins pour vérifier à la fois l’authenticité et l’exactitude arithmétique. La quantité mentionnée dans la facture est vérifiée en référence aux magasins reçus, tandis que le prix indiqué dans la facture est vérifié à partir de la commande. Le prix du matériel doit être ajusté en fonction des remises, des frais de transport, des droits de douane, des droits d'accise, du coût des conteneurs, etc.

Avant de vérifier la facture finale, les points suivants nécessitent une attention particulière:

1. Le rabais commercial éventuel doit être déduit du prix d'achat du matériel.

2. Les remises sur quantité accordées par le fournisseur pour les achats groupés doivent également être déduites du prix du matériel.

3. L'escompte n'est réclamé que si le paiement est effectué en espèces. Cependant, certains experts estiment que l'escompte est une question de nature purement financière. Par conséquent, il ne devrait pas être intégré dans les comptes de coûts.

4. Les frais de transport engagés pour amener le matériel à l'organisation font partie du coût du matériel. Si ces frais sont à la charge du fournisseur pour le compte de l’acheteur, la facture de matériel doit être augmentée du montant des frais de transport.

5. Tous les frais d'assurance payés par le fournisseur doivent également être ajoutés au prix du matériel.

6. La taxe de vente, les droits d'accise, etc. doivent également être ajoutés.

7. Tout intérêt dû sur le solde dû au fournisseur doit être ajouté.

8. Le coût des conteneurs est ajouté au prix d'achat du matériel s'il ne doit pas être retourné au fournisseur. Le prix d'achat, toutefois, n'inclura aucun coût pour les conteneurs s'ils sont consignés à leur valeur maximale. Dans le cas de conteneurs consignés à valeur réduite, la location, c’est-à-dire la différence entre le prix facturé par le fournisseur et le prix restituable, est ajoutée au prix du matériel.

Après avoir vérifié l'authenticité de la facture, l'exactitude arithmétique devrait également être vérifiée. La section de comptabilité des magasins approuve, certifie et passe la facture pour le paiement. Le caissier peut alors effectuer le paiement. Le paiement est effectué selon les conditions convenues dans un ordre particulier.

Illustration 1:

Lorsque des offres ont été lancées pour un magasin, les offres suivantes ont été reçues:

Fournisseur A:

(a) taux Rs 2 chacun; (b) escompte commercial 10%; (c) escompte de 5% si les factures sont payées dans les quinze jours suivant leur réception; d) Frais de transport: 1 Rs par 100 unités.

Fournisseur B:

a) le tarif est fixé à 1, 80 Rs (jusqu'à 1 000 unités) et à 1, 60 Rs (pour les commandes supérieures à 1 000 unités); (b) Un intérêt de 6% par an sera ajouté si les factures ne sont pas payées dans les quinze jours suivant la réception des documents. c) Frais de transport 3 Rs par 100 unités.

En supposant qu’environ 5 000 unités soient nécessaires chaque mois et que la qualité et les autres conditions d’approvisionnement soient les mêmes, indiquez vos commentaires sur le destinataire de la commande. L'usine paie 50% de ses factures mensuelles totales toutes les deux semaines.

Solution:

Le bon de commande doit être envoyé au fournisseur B en raison du coût le plus bas des matériaux.

Illustration 2:

Après l’invitation à soumissionner, deux offres sont reçues comme suit:

(a) Rs. 4, 20 par unité.

(b) Rs. 4, 00 par unité plus Rs. 2 000 charges fixes à ajouter indépendamment des unités commandées.

Conseiller avec vos arguments avec qui commande doit être passée et quelle quantité doit être commandée.

Illustration 3:

Un camion chargé de matériaux mixtes a été acheté pour Rs. 9 000. Celles-ci ont été classées dans les catégories suivantes, dont les taux du marché sont indiqués: