Techniques de contrôle du coût de la matière (11 techniques)
Certaines des techniques les plus importantes de contrôle du coût des matériaux sont les suivantes:
Le contrôle des matériaux vise à éliminer et à minimiser tous les types de déchets et de pertes lors de l’achat, du stockage, du traitement, du stockage ou de la consommation des matériaux. Un certain nombre de techniques sont utilisées au stade de la planification, de l’achat et de la conservation du matériel, ce qui facilite l’exercice et le contrôle des coûts de matériel.
Ces techniques ont été discutées ci-dessous:
I. Réglage du niveau:
Afin de contrôler correctement les matériaux, les niveaux suivants sont définis:
a) Niveau de réapprovisionnement
b) Niveau minimum
c) Niveau maximal
d) Niveau de danger
e) Niveau de stock moyen
Ceux-ci sont discutés un à un.
(a) Niveau de réapprovisionnement:
C’est le moment où, si le stock d’un article particulier en stock approche, le magasinier doit lancer la demande d’achat de fournitures fraîches de cet article. Ce niveau est fixé quelque part entre les niveaux maximum et minimum de manière à ce que la différence de quantité de matériau entre le niveau de réapprovisionnement et le niveau minimum soit suffisante pour répondre aux exigences de la production jusqu'au moment de la nouvelle fourniture du produit. le matériel est reçu.
Le niveau de réorganisation peut être calculé en appliquant la formule suivante.
Niveau de commande = Niveau minimum + Consommation pendant le temps requis pour obtenir la nouvelle livraison.
Une autre formule donnée par Wheldon dans son livre 'Cost Accounting' est la suivante:
Niveau de réapprovisionnement = consommation maximale x période de réapprovisionnement maximale. Dans ce cas, la période maximale de réapprovisionnement correspond à la période maximale nécessaire pour obtenir le matériel une fois qu’il a été lancé. Wheldon a pris la période maximale et la consommation maximale au cours de cette période afin que l’usine ne puisse en aucun cas s’arrêter pour cause de pénurie de matériaux.
Illustration 1:
Calculez le niveau de commande du matériau A à partir des indications suivantes:
(i) Limite minimale de 500 unités.
ii) Limites maximales de 2 500 unités.
(iii) Besoin quotidien de 100 unités.
(iv) Temps requis pour une nouvelle livraison 10 jours. SOLUTION
Niveau de commande = limite minimum + consommation pendant le temps requis pour une nouvelle livraison
= 500 unités + 100 x 10 unités = 1 500 unités.
Les commandes pour l’achat de matériel doivent être passées lorsque le matériel en stock atteint 1 500 unités.
Illustration 2:
Calculez le niveau de réorganisation à partir des informations suivantes:
Consommation maximale = 300 unités par jour Consommation minimale = 200 unités par jour Délai de réapprovisionnement = 8 à 10 jours.
Solution:
Niveau de réapprovisionnement = consommation maximale x période maximale de réapprovisionnement = 300 unités x 10 = 3 000 unités.
b) Niveau minimal (stock de sécurité Cr):
Cela représente la quantité minimale de matière qui doit être maintenue à tout moment. La quantité est fixée de manière à ne pas retarder la production en raison de la pénurie de matière.
Lors de la fixation de ce niveau, les facteurs suivants sont pris en compte:
1. Délai d'exécution, c.-à-d. Décalage entre l'indentation et la réception du matériau. C'est le temps nécessaire pour reconstituer le stock.
2. Taux de consommation du matériau pendant le délai.
3. Nature du matériau. Le niveau minimum n'est pas requis dans le cas d'un matériau spécial requis par rapport à la commande spécifique du client.
La formule de calcul du niveau minimum donnée par Wheldon est la suivante:
Niveau de stock minimum = niveau de réapprovisionnement - (consommation normale x période de réapprovisionnement normale),
c) Niveau maximal:
Il représente la quantité maximale d'un article pouvant être stocké à tout moment. Le stock ne doit pas dépasser cette quantité. La quantité est fixée pour qu'il n'y ait pas de surstockage.
Il convient d’éviter autant que possible le surpeuplement en raison des inconvénients suivants:
1. Un excès de fonds bloque inutilement un fonds de roulement qui pourrait être utilisé de manière rentable ailleurs.
2. Le surpeuplement nécessitera plus d'espace de prédilection, il faudra donc payer un loyer plus élevé.
3. Il peut y avoir une perte due à l'obsolescence due au surstockage.
4. Il y a des chances de réduction de la qualité car les stocks importants nécessiteront plus de temps avant d'être consommés.
5. On peut craindre une réduction de la valeur marchande des matériaux surstockés.
Le niveau de stock maximum est fixé en tenant compte des facteurs suivants:
1. Montant du capital disponible pour l’entretien des magasins.
2. Espace libre disponible.
3. Besoins maximum des magasins pour la production à tout moment.
4. Taux de consommation du matériau pendant le délai.
5. Le délai entre l'indentation et la réception du matériau.
6. Possibilité de perte dans les magasins par détérioration, évaporation, etc. Certains magasins se détériorent en quantité s'ils sont stockés sur une longue période.
7. Coût de l'entretien des magasins.
8. Probabilité de fluctuation des prix. Par exemple, s’il est possible que les prix augmentent considérablement au cours de la période à venir, un niveau de stock maximum relativement élevé sera fixé. En revanche, s’il existe une possibilité de baisse des prix dans un avenir proche, les stocks sont maintenus à un niveau très réduit.
9. Le caractère saisonnier de la fourniture de matériel. Certains matériaux ne sont disponibles que pendant certaines périodes de l’année. Ils doivent donc être stockés en masse au cours de ces périodes.
10. Restrictions imposées par le gouvernement ou les autorités locales en ce qui concerne les matériaux présentant des risques inhérents, tels que les incendies et les explosions.
11. Possibilité de changement de mode et d'habitude qui nécessitera un changement dans les exigences de matériaux.
La formule de calcul du niveau de stock maximum donnée par Wheldon est la suivante:
Niveau de stock maximum = niveau de réapprovisionnement + quantité de réapprovisionnement - (consommation minimale x période de réapprovisionnement minimale)
d) Niveau de danger:
Cela signifie un niveau auquel les problèmes normaux du matériel sont arrêtés et les problèmes ne sont effectués que sous des instructions spécifiques. Le responsable des achats prendra des dispositions spéciales pour que les matériaux atteignant leur niveau de danger afin que la production ne puisse pas s'arrêter en raison d'une pénurie de matériaux.
Niveau de danger = Consommation moyenne x Max. période de re-commande pour les achats d'urgence
e) Niveau de stock moyen:
Ce niveau est calculé par la formule suivante:
Niveau de stock moyen = niveau de stock minimum + 1/2 de la quantité à commander ou 1/2 (niveau de stock minimum + niveau de stock maximum)
Illustration 3:
Si le niveau de stock minimum et le niveau de stock moyen de la matière première A sont respectivement de 20 000 et 40 000 unités, recherchez la quantité à commander.
Solution:
Niveau de stock moyen = niveau de stock minimum + ½ quantité à commander
ou ½ quantité à commander de nouveau = niveau de stock moyen - niveau de stock minimum
ou ½ quantité à commander de nouveau = 40 000 unités - 20 000 unités.
Quantité à commander à nouveau = 20 000 unités x 2 = 40 000 unités.
Illustration 4:
Dans une entreprise, les consommations minimale et maximale hebdomadaires du matériau A sont respectivement de 25 et 75 unités. La quantité à commander telle que fixée par l'entreprise est de 300 unités. Le matériel est reçu dans les 4 à 6 semaines suivant l’émission de la commande. Calculer le niveau minimum et maximum du matériau A.
Solution:
Niveau minimum = niveau de réapprovisionnement - (consommation normale x période de réapprovisionnement normale)
= 450 unités - (50 unités x 5 semaines)
= 450 unités - 250 unités = 200 unités
(Niveau de réapprovisionnement = consommation maximale x période de réapprovisionnement maximale)
= 75 unités x 6 semaines = 450 unités
Normal, c.-à-d. Consommation moyenne = 25 unités + 75 unités / 2 = 50 unités
Période normale = 4 semaines + 6 semaines / 2 = 5 semaines
Niveau maximum = niveau de réapprovisionnement + quantité de réapprovisionnement - (consommation minimale x période de réapprovisionnement minimale)
= 450 unités + 300 unités - (25 unités x 4 semaines) = 650 unités
Illustration 5:
«ZEE» est un produit fabriqué à partir de trois matières premières, «M», «N» et «Q». Chaque unité de ZEE nécessite 10 kg, 8 kg. et 6 kg, de M, N et Q respectivement. Les niveaux de réorganisation de «M» et «N» sont de 15 000 kg. et 10 000 kg. respectivement, alors que le niveau minimum de «Q» est de 2 500 kg. La production hebdomadaire de ZEE varie de 300 à 500 unités, tandis que la production moyenne hebdomadaire est de 400 unités.
Vous devez calculer:
Illustration 6:
Pour la fabrication de ses produits, une entreprise utilise trois matières premières, A, B et C, auxquelles s'appliquent les éléments suivants:
Illustration 7:
(a) La disponibilité d'un composant de machine importé est irrégulière et, par conséquent, le modèle de consommation varie également au cours de l'année. Montrez comment déterminer le «niveau de réorganisation» pour ce composant.
(b) À partir des données suivantes pour les douze derniers mois, calculez le niveau de stock moyen pour ledit composant:
II. Quantité de commande économique :
Le coût total d'un matériau comprend généralement:
Coût total d'acquisition + Coût total de commande + Coût total d'exploitation.
Coût total d'acquisition:
Le coût total d’acquisition par l’achat n’est généralement pas affecté, quelle que soit la quantité de matériel commandée en une fois, à moins que des remises en quantité ne soient disponibles. Par exemple, si les besoins annuels totaux d’un article de 10 000 unités sont achetés à 10 Rs par unité pour 50 commandes de 200 unités chacune ou 10 ordres de 1 000 unités chacune, le coût total d’acquisition sera de 1, 00 000 Rs (soit 10 000 unités @ Rs). 10) dans chaque option si aucune réduction de quantité n'est disponible.
Ainsi, lorsque les coûts d'acquisition d'un article restent les mêmes, ils ne sont pas pertinents et sont souvent exclus pour décider de la quantité d'un article à commander en une fois. Les seuls coûts à prendre en charge sont les coûts de commande et de port.
La quantité de matériau à commander en une fois est appelée quantité à commander économique. Cette quantité est fixée de manière à minimiser les coûts de transport et de commande du stock.
Frais de port:
C'est le coût de la conservation du matériel dans le magasin et comprend:
1. Coût de l'espace de stockage qui aurait pu être utilisé à d'autres fins.
2. Coût des bacs et des rayonnages à prévoir pour le stockage des matériaux.
3. Coût d'entretien des matériaux pour éviter la détérioration.
4. Montant des intérêts à payer sur l'argent bloqué dans les documents.
5. Coût de la détérioration dans les magasins et la manutention.
6. Frais de transport par rapport au stock.
7. Coût de l'obsolescence du fait que certains matériaux deviennent obsolètes après un certain temps de stockage en raison d'une modification du processus ou du produit.
8. Coût de l'assurance.
9. Coût de bureau, etc.
Tous ces coûts pris ensemble, en Inde, représentent environ 20 à 25% du coût des matériaux par an. Des efforts devraient donc être faits pour réduire ce taux alarmant de coûts de portage.
Coût de commande:
C'est le coût de passer des commandes pour l'achat de matériaux et comprend:
1. Coût du personnel affecté au service des achats, à la section d’inspection et au service des paiements.
2. Coût de la papeterie, des frais postaux et téléphoniques.
Ainsi, ce type de coût comprend le coût des appels d'offres variables, le coût de l'évaluation comparative des devis, le coût des travaux sur papier et les frais d'affranchissement liés à la passation de la commande, le coût de l'inspection et le coût de la comptabilité et des paiements. En d'autres termes, le coût varie avec le nombre de commandes.
La quantité à commander doit être telle qu'elle minimise les coûts de port et de commande. La commande du matériel à acheter doit être suffisamment importante pour que vous puissiez bénéficier de plus de rabais et de tirer parti du transport en vrac, sans pour autant risquer un trop gros paiement en intérêts, stockage et assurance. frais.
Si le prix à payer est stable, la quantité à commander chaque fois peut être déterminée à l'aide de la formule suivante:
où
Q = Quantité à commander.
C = Consommation de la matière concernée en unités au cours d'une année.
O = Coût de passer une commande, y compris le coût de réception des marchandises, c'est-à-dire les coûts liés à la saisie d'un article dans l'inventaire de l'entreprise.
I = Paiement des intérêts, y compris les coûts variables d’entreposage par unité et par an, c’est-à-dire les coûts de détention des stocks.
Par exemple, une unité de matériau X coûte 50 roupies et la consommation annuelle est de 20 000 unités. Le coût d'une commande, y compris le coût de réception du matériel, est de 20 Rs et les intérêts, y compris les coûts de stockage variables, de 10% par an. La quantité optimale pour laquelle la commande doit être passée est
En résumé, la quantité de commande économique est déterminée en tenant compte des coûts de commande et de port. Avec l'interaction de ces deux coûts, les coûts économiques de commande au cours d'une période donnée sont égaux aux coûts de stockage au cours de cette période et le coût total de la commande et du transport est le plus bas, comme le montre la fig. 4.1:
Le diagramme ci-dessus montre clairement que les coûts d’achat et les coûts de commande se comportent de manière opposée. Si une grande quantité est commandée en une fois, les coûts de commande seront faibles et les coûts de transport seront élevés, et inversement, si une faible quantité est commandée en même temps.
Hypothèses dans le calcul de la QEC:
1. Il existe des conditions d’approvisionnement dynamiques qui permettent à l’entreprise de passer autant de commandes qu’elle en a besoin.
2. Les prix de l'article restent stables, ce qui permet de maintenir le coût comptable constant.
3. La quantité de l'article à consommer au cours d'une période donnée est totalement connue, c'est-à-dire que la quantité à consommer est certaine.
Différence entre EOQ et quantité à commander :
La quantité de commande économique est différente de la quantité à commander à nouveau. La quantité à commander est la quantité pour laquelle la commande d'achat est réellement donnée. Elle peut être supérieure ou inférieure à la quantité de commande économique, si l'entreprise ne passe pas de commandes en fonction de la quantité de commande économique. En l'absence d'informations sur la quantité d'ordre économique, la quantité commandée à nouveau peut être considérée comme quantité d'ordre économique.
Illustration 8:
Découvrez la quantité de commande économique (QEC) parmi les informations suivantes et montrez également un graphique identifiant la quantité de commande économique.
Utilisation annuelle: 6 000 unités
Coût du matériel à l’unité: 20 roupies
Coût de passer et de recevoir une commande: 60 roupies
Coût de revient annuel d'une unité: 10% de la valeur de l'inventaire.
Solution:
La formule de calcul de la quantité de commande économique est la suivante:
Illustration 9:
Découvrez la quantité de commande économique (QEC) parmi les indications suivantes:
Illustration 10:
Environ 50 articles sont nécessaires chaque jour pour une machine. Un coût fixe de Rs. 50 par commande est engagée pour passer une commande. Le coût de possession des stocks par article s’élève à Rs. 0, 02 par jour. La période de référence est de 32 jours. Calculer:
(i) Quantité d'ordre économique
(ii) Niveau de réapprovisionnement.
Illustration 11:
Complete Gardener décide de la quantité de commande économique pour deux marques d'engrais pour pelouse: Super Grown et Nature's Own.
Les informations suivantes sont collectées:
Illustration 12:
Les informations suivantes relatives à un type de matériel sont disponibles:
Illustration 13:
La demande annuelle pour un article d’inventaire particulier est de 10 000 unités. Le coût de revient des stocks par unité et par an est de 20% et le coût de la commande est de Rs. 40 par commande. Le prix indiqué par le fournisseur est Rs. 4 par unité. Toutefois, le fournisseur est disposé à accorder une remise de 5% pour toute commande de 1 500 unités ou plus. Est-il utile de profiter de l'offre de réduction?
Illustration 14:
PQR Limited fabrique un produit dont la demande mensuelle est de 52 000 unités. Le produit nécessite un composant X acheté à Rs. 15 par unité. Pour chaque produit fini, 2 unités de composant X sont nécessaires. Le coût de la commande est de Rs. 350 par commande et le coût de port est de 12% par an
Illustration 15:
Un grossiste fournit 30 poupées rembourrées chaque jour de la semaine à divers magasins. Les poupées sont achetées auprès du fabricant par lots de 12 roupies. 1200 par lot. Chaque commande entraîne des frais de manutention de Rs. 60 plus des frais de transport de Rs. 250 par commande. Des lots multiples et fractionnaires peuvent également être commandés et toutes les commandes sont exécutées le lendemain. Le coût différentiel est de Rs. 0, 60 par an pour stocker une poupée dans l'inventaire. Le grossiste finance ses investissements d’inventaire en payant à sa société de portefeuille 2% par mois pour les fonds empruntés.
(i) Combien de poupées devraient être commandées à la fois pour minimiser le coût total annuel des stocks? Supposons qu'il y ait 250 jours de semaine dans une année?
(ii) À quelle fréquence doit-il commander?
Illustration 16:
(a) EXE Limited a reçu une offre de remise sur la quantité pour sa commande de matériel, comme suit:
Le besoin annuel en matériel est de 5 000 tonnes. Le coût de commande par commande est de 1 200 Rs et le coût de stockage est estimé à 20% du coût des matières par an. Vous devez calculer le niveau d’achat le plus économique.
(b) Quelle sera votre réponse à la question ci-dessus si aucun rabais n'est offert et si le prix par tonne est de 1 500 Rs?
Gestion des stocks scientifiques pour le réapprovisionnement :
Voici les trois modèles d’inventaire qui sont principalement utilisés pour reconstituer les articles des magasins:
(a) Système de quantité de commande fixe
b) Système de réapprovisionnement
(c) Système de réapprovisionnement facultatif ou modifié.
Chacun des systèmes ci-dessus prend en compte le coût de revient du stock, le coût de commande du stock et le coût de la rupture de stock. Dans ces modèles, la détermination du prix d'achat simultané et de la fréquence d'achat dépend des deux considérations fondamentales.
En d'autres termes, ces modèles reposent sur la détermination de la quantité et de la fréquence des commandes. Les facteurs d’ordre pris en compte sont le délai de livraison et le stock de sécurité ou le stock régulateur.
(a) Système de quantité d'ordre fixe:
Dans ce système, la quantité de commande de stock est fixée et une commande est passée pour cette quantité lorsque le stock en stock atteint le point de commande. La quantité de réapprovisionnement fixe est une quantité de commande économique, de sorte que le coût pour commander et porter peut être le plus bas.
b) Système de réapprovisionnement:
Dans ce système, la quantité commandée n’est pas fixe, mais elle change à chaque instant de la commande. Il existe un délai de commande fixe lorsque les stocks sont passés en revue et que les commandes égales sont passées pour une quantité variable égale au niveau maximum moins le stock en stock à la date de révision fixée.
Dans ce système, le niveau de stock maximum est fixé au-delà duquel le stock ne devrait pas dépasser. Ce système est utile lorsque la structure de la consommation fluctue, alors que le système de quantités fixes est utile lorsque la structure de la consommation est stable.
c) Système de réapprovisionnement facultatif ou modifié:
Ce système est une modification du système de réapprovisionnement. Dans ce système également, comme dans le système de réapprovisionnement, la quantité commandée est variable, mais sa taille est limitée, c’est-à-dire que la quantité commandée ne doit pas être inférieure à la limite inférieure fixée lorsque la commande est passée à une période donnée.
Ainsi, cette méthode combine les caractéristiques principales du système de quantités fixes et du système de réapprovisionnement, car elle prend en compte un niveau maximal, une quantité de commande variable soumise à une certaine limite inférieure, un niveau de réorganisation et un système de révision à un moment de commande fixe. .
III. Système d'inventaire juste à temps :
Tenant compte de l’énorme coût de possession des stocks dans les magasins et chez les dieux, les fabricants et les marchandiseurs demandent des livraisons plus fréquentes avec des délais de commande plus courts chez leurs fournisseurs. De nos jours, les organisations sont de plus en plus intéressées à tirer des bénéfices potentiels de leurs commandes plus petites et plus fréquentes.
En d'autres termes, ils commencent à s'intéresser au système d'achat juste à temps. L'achat juste à temps est un achat de matériel ou de biens de manière à ce que la livraison des articles achetés soit assurée avant leur utilisation ou leur demande.
Les achats juste-à-temps entraînent des coûts de transport trop élevés associés à la détention de stocks élevés. Par conséquent, il préconise de nouer de bonnes relations avec les fournisseurs et de procéder à des achats opportuns auprès de fournisseurs réputés, capables de livrer facilement les marchandises disponibles en fonction des besoins.
Le modèle EOQ (c’est-à-dire la quantité de commande économique) suppose une quantité de commande constante alors que la politique d’achat JIT préconise une quantité différente pour chaque commande si la demande fluctue. La quantité de commande économique met l'accent sur les coûts de commande et de port, mais la gestion des stocks va au-delà des coûts de port et de commande pour inclure les coûts d'achat, les coûts de qualité et les coûts de rupture de stock. Les achats juste à temps prennent en compte tous ces coûts et sortent des hypothèses du modèle EOQ.
Les hypothèses du modèle EOQ sont les suivantes:
1. La quantité de l'article à consommer au cours d'une période donnée est connue, c'est-à-dire que la quantité à consommer est certaine.
2. Les prix des matériaux ou des biens à acheter restent stables et leur coût est constant.
3. Il existe des conditions d'approvisionnement dynamiques qui permettent à une entreprise de placer autant de commandes qu'elle le souhaite.
Les hypothèses ci-dessus ne sont pas vraies. En tant que tel, les achats juste à temps ne sont pas basés sur ces hypothèses. Les coûts liés à la qualité et aux livraisons dans les délais ont une importance particulière dans les achats JIT et les entreprises qui suivent cette politique font le bon choix des fournisseurs pour obtenir une livraison rapide et des produits fournis de bonne qualité. Le prix n’est qu’un élément à prendre en compte dans le choix des fournisseurs.
Avantages de l'achat JIT :
1. L’investissement dans les stocks est réduit car des commandes plus petites et plus fréquentes sont passées.
2. Les coûts d’exploitation sont réduits en raison du faible investissement en stocks.
3. Une réduction du nombre de fournisseurs à traiter est possible. Seuls les fournisseurs éprouvés, capables de livrer rapidement des produits de qualité, reçoivent des bons de commande. De ce fait, une réduction du temps négocié est possible. L'utilisation de contrats à long terme avec certains fournisseurs avec un minimum de travail en papier est possible.
4. Les coûts liés à la qualité, tels que les coûts d'inspection des matériaux ou des marchandises entrants, les déchets et les coûts de reprise, sont réduits car les achats JIT garantissent des livraisons rapides et fréquentes de commandes de petite taille, ce qui entraîne un faible niveau des stocks et un minimum de gaspillage. Par conséquent, les achats JIT sont fréquemment appliqués par les organisations spécialisées dans les produits périssables.
5. JIT aide à réduire les pertes de temps de la main-d'œuvre et l'ensemble du processus de production est concentré sur le temps consacré à la production des produits.
IV Contrôle des stocks via l'analyse ABC:
Les entreprises manufacturières trouvent utile de diviser les matériaux en trois catégories afin d’exercer un contrôle sélectif sur les matériaux. Une analyse des coûts des matériaux montrera qu’un pourcentage plus faible d’articles dans les magasins peut contribuer à un pourcentage élevé de la valeur de la consommation et, d’autre part, qu’un pourcentage élevé d’articles peut représenter un pourcentage plus faible de la valeur. des articles consommés. Entre ces deux extrêmes tomberont les articles dont le pourcentage est plus ou moins égal à leur valeur de consommation.
C'est un système de contrôle des stocks. Elle exerce un contrôle discriminant sur différents articles de magasins classés en fonction des investissements impliqués. Ils sont généralement divisés en trois catégories en fonction de leur importance, à savoir leur valeur et la fréquence de leur réapprovisionnement au cours d’une période donnée.
La catégorie d'articles 'A' ne comprend qu'un faible pourcentage, soit environ 10% du total des articles traités par les magasins, mais nécessite un investissement important d'environ 70% de la valeur des stocks, en raison de leur prix élevé, de leurs exigences élevées ou des deux.
La catégorie d'articles «B» est relativement moins importante: 20% du total des articles traités par les magasins et le% des investissements nécessaires représentent environ 20% des investissements totaux en stocks.
Catégorie «C»: 70% du total des articles traités et 10% de la valeur.
Une telle analyse de matériau est connue sous le nom d'analyse ABC. Cette technique de contrôle des stocks est également appelée contrôle des stocks selon la méthode de la valeur ou méthode de contrôle toujours meilleur ou méthode d’analyse de la valeur proportionnelle des pièces. Ainsi, avec cette technique de contrôle des matériaux, les matériaux sont répertoriés dans les catégories "A", "B" et "C" par ordre décroissant, en fonction de la valeur monétaire de la consommation.
L'analyse ABC mesure l'importance des coûts de chaque article. Il se concentre sur des éléments importants. Il est également appelé "Contrôle par importance et exception" (CIE). Il s’agit d’une méthode scientifique de contrôle des matériaux car elle met l’accent sur le contrôle discriminant de différents magasins, classés en fonction de l’investissement requis. Il s’agit donc d’un système de contrôle sélectif des stocks.
Le rapport de l’équipe indienne de productivité sur «Le contrôle des magasins et des stocks aux États-Unis, au Japon et en Allemagne de l’Ouest» donne l’exemple suivant d’analyse ABC:
Par exemple, un magasin a 2 000 articles de consommation et une consommation mensuelle de 10 00 000 roupies. Dans cet exemple, selon le rapport ci-dessus, 160 articles auront une consommation de 7 50 000 roupies. 500 articles représenteront 2 000 000 roupies et 1 340 articles ne consomment que des matériaux d’une valeur de 50 000 roupies.
L’importance de cette analyse est qu’un contrôle très étroit est exercé sur les éléments du groupe A ', qui représentent un pourcentage élevé des coûts, alors qu’un contrôle moins strict est adéquat pour la catégorie «B» et qu’un très faible contrôle serait suffisant pour la catégorie «C». articles.
Tous les types de contrôle du matériel, c’est-à-dire les achats, les magasins et les sorties, doivent être strictement appliqués aux articles du groupe A '. Dans le cas des éléments «C», un contrôle détaillé des matières n’est pas exercé car ces éléments ne représentent qu’une très petite partie des coûts des matières.
Ces articles peuvent être achetés une fois par an et divers niveaux de stock (niveau minimum, niveau maximum, niveau de commande, etc.) risquent de ne pas être respectés. Tout le temps, les efforts et les coûts économisés sur les éléments du groupe C en n’ayant pas de contrôle élaboré peuvent être utilement utilisés sur les éléments des groupes A et B.
Avantages:
1. Un contrôle strict est exercé sur les articles représentant un pourcentage élevé du coût des matières. Le temps de gestion est consacré aux éléments "A", tandis que les éléments "C" et parfois les éléments "B" peuvent être traités par du personnel de bureau avec une supervision minimale. Une attention égale à tous les articles des magasins n’est pas souhaitable, car elle coûte cher.
Se concentrer sur tous les articles des magasins aura probablement un effet désamorcé sur tous les articles, quelle que soit la valeur de la consommation. Par conséquent, l’analyse ABC doit être suivie pour accorder l’attention voulue aux éléments qu’ils méritent de garder compte de leur valeur de consommation.
2. L' investissement dans les stocks est réduit au minimum possible car une quantité raisonnable d'articles 'A' représentant une partie importante du coût des matières est achetée. Pour réduire les investissements dans les matériaux, un contrôle étroit des articles «A» contribue beaucoup plus que le contrôle étroit des articles «C».
3. Les coûts de stockage sont réduits car une quantité raisonnable de matériaux, qui représentent un pourcentage élevé de la valeur de la consommation, sera conservée dans les magasins.
4. Avec l'introduction de l'analyse ABC, le temps de gestion est économisé car il est nécessaire de porter attention à certains éléments plutôt qu'à tous les éléments.
Pour résumer, un tableau présentant les principales caractéristiques de l'analyse ABC est présenté ci-dessous:
Illustration 17:
Une usine utilise 4 000 variétés de stocks et d’utilisation des stocks, et les informations suivantes sont respectées.
(1) Quinze variétés d’articles devraient être classées dans la catégorie «A», constituant le groupe le plus important pour les raisons suivantes:
(i) Ils représentent 0, 375% du nombre total de variétés d'articles en stock dans le magasin, ce qui est le minimum selon la classification donnée dans le problème.
(ii) Ils représentent 50% de la valeur de la détention des stocks, laquelle est maximale, comme indiqué dans le problème.
(iii) Ils représentent 85% de l'utilisation totale des stocks.
(2) Il convient de classer 110 catégories d'articles en stock dans la catégorie "B" pour les raisons suivantes:
(i) Ils représentent 2, 75% du nombre total de variétés d’articles de stock gérées par le magasin.
(ii) Ils nécessitent un investissement modéré de 30% de la valeur totale des stocks.
(iii) Leur consommation est une consommation modérée de 10% de l'utilisation des stocks.
(3) 3 875 variétés d’articles d’inventaire doivent être classées dans la catégorie «C», car elles représentent 96, 875% du total des variétés d’articles d’inventaire et nécessitent un investissement représentant 20% de la valeur totale des stocks. Leur consommation représente également 5% de l'utilisation totale de l'inventaire. Il convient de classer ces éléments dans la catégorie "C" car ils sont les moins importants des trois groupes "A", "B" et "C".
V. Analyse VED :
VED - vital, essentiel et souhaitable - l’analyse est principalement utilisée pour le contrôle des pièces de rechange. Les pièces de rechange peuvent être divisées en trois catégories - vitales, essentielles ou souhaitables - en tenant compte de la criticité de la production. Les pièces de rechange, dont la rupture de stock, même pour une courte période, va arrêter la production pendant un certain temps et où le coût de la rupture de stock est très élevé, sont considérées comme des pièces de rechange vitales.
Les pièces de rechange, dont l’absence ne peut être tolérée plus de quelques heures ou un jour et le coût de la production perdue sont élevés et qui sont essentielles pour la poursuite de la production, sont appelées pièces de rechange essentielles. Les pièces de rechange souhaitables sont celles qui sont nécessaires, mais leur absence, même pour une semaine environ, ne conduira pas à un arrêt de la production. Certaines pièces de rechange, même si leur valeur monétaire est négligeable, peuvent être essentielles à la poursuite de la production et nécessitent une attention constante.
Ces pièces de rechange risquent de ne pas recevoir l'attention qu'elles méritent si elles sont conservées conformément à l'analyse ABC, car leur valeur de consommation est faible. Ainsi, dans leurs cas, l'analyse de la VED est effectuée pour obtenir des résultats efficaces. L'analyse VED analysant les articles en fonction de leur criticité pour la production, elle peut également être utilisée pour les articles difficiles à se procurer.
VI. Système d'inventaire perpétuel :
Le Chartered Institute of Management Accountants, Londres, définit l'inventaire permanent comme «un système d'archivage tenu par le service de contrôle, qui reflète les mouvements physiques des stocks et leur solde actuel». Les cartes bin et le grand livre aident la direction à maintenir ce système, car ils enregistrent les mouvements physiques du stock sur les reçus et les sorties des articles et reflètent également le solde dans les magasins.
Il s’agit donc d’un système de vérification de l’équilibre après chaque réception et chaque sortie de stock dans les enregistrements de stock afin de faciliter les contrôles réguliers et d’éviter la fermeture de la société aux fins d’inventaire.
Pour garantir l'exactitude des enregistrements d'inventaire permanents (c.-à-d. La fiche de parcelles et le grand livre des magasins), une vérification physique des magasins est effectuée au moyen d'un programme d'inventaire continu. Il est possible que le solde du stock indiqué par les fiches de parcelles ou le grand livre des magasins diffère du solde du stock réel déterminé par vérification physique. Cela peut être dû aux causes évitables et inévitables suivantes.
Causes évitables :
1. Erreurs d'écriture, c.-à-d. Écriture incorrecte, non-inscription d'entrées, mauvaise utilisation, etc. De telles erreurs peuvent être corrigées et le solde réel peut correspondre au solde comptable en apportant la correction requise dans les cartes bin ou le grand livre.
2. Volages et vols.
3. Insouciance dans la manutention.
4. Court-métrage ou excès de matériaux.
Causes inévitables :
1. Le solde réel peut être inférieur en raison du retrait et de l'évaporation.
2. Le solde réel peut être davantage dû à l'absorption d'humidité.
3. Le solde réel peut être inférieur en raison d'une panne d'incendie, d'émeutes, etc.
4. Des matières peuvent être perdues à la suite de la fragmentation de matériaux en vrac en pièces plus petites à distribuer. Par exemple, du fer est perdu en raison de la fragmentation de grosses barres de fer.
Correction des écarts:
Les récapitulatifs des recettes et des sorties de matières sont préparés périodiquement à partir du grand livre et enregistrés dans un compte de contrôle des matières (ou un grand livre) par un débit et un crédit, respectivement. Un compte d'ajustement des stocks est ouvert pour régler les écarts entre le solde physique ou le solde au sol et le solde comptable.
Si la vérification physique révèle que le solde réel des stocks est supérieur au solde indiqué par la fiche de parcelle ou le grand livre, une note de débit est préparée et les enregistrements des stocks sont ajustés en conséquence; Le compte d'ajustement des stocks est crédité et le compte de contrôle des matières est débité. Vous devez également saisir les données dans la colonne de réception du compte article dans le livre des stocks, qui est en excédent, et la colonne de solde doit également être augmentée de la quantité trouvée en excès.
De même, en cas de rupture de stock, une note de crédit est établie et les enregistrements de stock sont ajustés en conséquence, en inversant les entrées enregistrées pour les matériaux en excédent, afin que le solde comptable puisse être rapproché du solde réel. À la fin de la période comptable, le solde du compte d’ajustement des stocks est analysé afin de déterminer les raisons de l’écart.
Si la divergence est imputable à des causes inévitables, le solde est transféré au compte de comptabilisation des pertes et profits, et s'il est dû à des causes évitables, le solde est transféré au compte des frais généraux des magasins ou au compte des frais généraux d'usine si aucun compte des frais généraux de magasins n'est défini. entretenu.
L’inventaire continu est une caractéristique essentielle du système d’inventaire permanent. Mais les deux termes, inventaire perpétuel et inventaire continu, ne doivent pas être pris comme un seul; perpetual inventory means the system of stock records and continuous stocktaking, whereas continuous stocktaking means only the physical verification of the stock records with actual stocks.
After all what is done in continuous stocktaking? In continuous checking, physical verification is spread throughout the year. Every day 10 to 15 items are taken at random by rotation and checked so that surprise element in stock verification may be maintained and each item may be checked for a number of times during the year.
On the other hand, surprise element is missing in case of periodical checking because checking is usually done at the end of the year. Moreover, reasons for the discrepancies cannot be located because of the long interval between two periodical verifications.
Operation of the perpetual inventory system may be outlined as follows:
1. The stock records are maintained and up-to-date posting of transactions is made therein so that current balance may be known at any time.
2. Different sections of the stores are taken up by rotation for physical checking. Every day some items are checked so that every item may be checked for a number of items during the year.
3. Stores received but awaiting inspection are not mixed up with regular stores at the time of physical verification because entries relating to such stores have not yet been made in the stock records.
4. Notice of the particular items to be verified each day is given to the storekeeper only on the date of actual verification so that surprise element in stock verification may be maintained.
5. The physical stock available in the store, after counting, weighing, measuring or listing, as the case may be, is properly recorded in bin cards or inventory tags or stock verification sheets.
From the above discussion of the perpetual inventory system, we can draw the conclusion that this system is comprised of the following three:
1. Bin cards (ie Quantitative perpetual inventory).
2. Stores ledger (ie Quantitative cum valued perpetual inventory).
3. Continuous stocktaking (ie Physical perpetual inventory).
Avantages du système d'inventaire perpétuel:
Following are the advantages of the perpetual inventory system:
1. It obviates the necessity for the physical checking of all items of stores at the end of the year and thereby avoids dislocation of production.
2. It is possible to prepare periodical Profit and Loss Account and Balance Sheet without physical inventory being taken because figure for the closing stock can be taken from the bin cards or the stores ledger.
3. A detailed and more reliable check on the store is obtained.
4. As the work of recording and continuous stocktaking is carried out systematically and without undue haste, the figures are more reliable.
5. Continuous stocktaking will make the storekeeper and the stores accountant more vigilant in their work and they will try to keep their records accurate and up-to-date. The storekeeper will try to see that there is no leakage of the stores.
6. Planning of production can be done according to the availability of the material in the stores because the management is constantly kept informed of the stores position.
7. A system of internal check remains in operation all the time because bin cards and the stores ledger act as a cross check on each other.
8. Errors and shortage of stock are readily discovered and efforts are made to avoid the shortage of stock in future.
9. The capital investment in stores can be kept under control because actual stock can be compared with the maximum and minimum levels.
10. It makes available correct stock figures for claim to be lodged with the insurance company for loss on account of stock destroyed by fire.
Perpetual inventory system has become an integral part of material control due to the following facts:
(i) The stock records are properly maintained and written up from day-to-day basis so that current balances may be known at any time.
(ii) A number of items are systematically and by rotation are physically checked every day hence it serves as a moral check and acts as a deterrent to dishonesty.
(iii) Suitable adjustments or rectification can be made if any discrepancies have been found, (iv) Remedial action can be taken for removing the causes of discrepancies, if any.
Illustration 18:
After the annual stock taking you came to know of some significant discrepancies between book stock and physical stock, you gather the following information:
(I) What action should be taken to record the information shown above?
(II) Recommend a possible course of action by management to prevent future losses.
(Your answer should be in points and you need not elaborate).
Solution:
(I) Following action should be taken for recording the information shown in the problem:
(i) Stock card and stores ledger should be checked and the correct physical entry should be recorded.
(ii) An investigation into reasons for stock losses and gains should be made.
(iii) After ascertaining the reasons for stock losses and gains the following treatment may be followed:
For Stock Losses:
Following is a summary of result in physical verification of stores:
VII. Double Bin System :
This system is followed in small organisations which cannot afford expensive techniques of stores control. The method is also suitable for materials of comparatively less value. The materials are stored in bins which are divided into two compartments, (there can be two racks, two shelves or same shelf can be divided into two).
Materials are issued for production from the first compartment and the materials from the second compartment are not touched in regular course. When the materials in the first compartment are fully consumed, an order is placed.
The second compartment of materials takes care of the consumption requirement during the time required to get fresh delivery. The store-keeper has to divide the materials in the two bins in such a manner that production does not hamper for the want of material. This system has practical usage and is simple to understand and operate.
VIII. Input-Output Ratio:
This ratio is used to judge the efficiency in the usage of material. The ratio indicates the relation between the units of material put in for production and the units of finished product.
IX. Material (or Inventory) Turnover Ratio:
Average stock is the average of the opening stock and closing stock.
The stock turnover ratio can also be determined in days as follows:
Inventory Turnover in Days = Days during the period/Inventory Turnover Ratio
It is essential to compare the turnover of different kinds of material to find out the items which are slow moving thus helping management to avoid keeping capital locked up in such items. A low ratio is an indicator of slow moving stock, accumulation of obsolete stock and carrying of too much stock. On the other hand, a high turnover ratio is an indication of fast moving stock and less investment in stock.
A low turnover ratio will lead to the disadvantages arising out of overstocking. If the stock turnover ratio for a particular item is zero, it means that the item had not been used at all during the period and should be immediately disposed of otherwise the quality of the item will be deteriorated.
An exception to this is spare parts for machinery in use which can be required at any time when the machinery goes out of order. Thus, spare parts should be kept in stock for the period machinery is in use.
In this connection, it will be worthwhile to have a discussion on slow moving, dormant and obsolete stocks of stores items.
Slow Moving Stocks. Slow moving stocks are those items of stores which are not issued at frequent intervals. The issues of such items are irregular and are not made at normal intervals.
Dormant Stocks:
Dormant stocks are those items of stores which are rarely issued from the store. Consumption of such items is almost nil. These items are stored in case of need, such as spare parts may be needed when the machinery goes out of order.
Obsolete Stocks:
Les stocks obsolètes sont les articles de magasins devenus moulés et qui ne sont plus utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été achetés. Les stocks peuvent devenir obsolètes en raison de modifications apportées à la conception du produit ou aux méthodes de production, à l'utilisation de matériaux de substitution, à l'interruption du produit, etc.
Le stock d'articles lents et obsolètes peut être détecté en scannant les enregistrements des magasins (grand livre) et par le taux de rotation des stocks.
Vous pouvez prendre les mesures suivantes pour réduire le stock d’articles lents et obsolètes:
(i) Diversifier la production pour utiliser ces matériaux.
(ii) Utiliser comme substitut à la place d'autres matériaux.
(iii) Éliminez-les avant qu'il ne se détériore davantage.
Tous ces stocks sont une source d'inquiétude car ils augmentent le coût des matériaux en augmentant les coûts de transport et les pertes en matériaux. Les pertes et les coûts liés aux stocks à rotation lente peuvent être réduits en réduisant leur quantité dans le magasin.
Il convient d’acheter une plus petite quantité de ces matériaux en tenant compte de leur taux de consommation et de leur délai d’exécution. Afin de réduire la quantité de ces stocks, il convient de s’efforcer d’accroître leur consommation en découvrant leurs autres utilisations et d’augmenter leur production en créant une plus grande demande sur le marché.
Les pertes et les coûts résultant des stocks dormants peuvent être réduits en achetant uniquement les articles absolument nécessaires à la production. Les objets en sommeil en surplus, le cas échéant, doivent être éliminés le plus tôt possible afin que leur valeur ne puisse plus se détériorer.
Les articles obsolètes ne doivent plus être utilisés. Ils doivent donc être éliminés immédiatement pour réduire les coûts de possession et les pertes dues à la dégradation de la qualité.
Une procédure d’achat systématique doit être suivie pour réduire les pertes liées à ces stocks. Les achats doivent être effectués en fonction du budget d'achat du matériel, afin qu'aucun achat non autorisé ne puisse être effectué. La direction devrait procéder à un examen périodique des articles en magasin afin de réduire le montant de ces stocks.
Illustration 20:
Calculez le taux de rotation des matériaux pour l'année 2011 à l'aide des informations suivantes et déterminez lequel des deux matériaux est le plus rapide.
Les transactions suivantes sont extraites des fiches de magasin relatives à un composant au cours de l'année 2011-12:
X. Analyse FNSD:
L'analyse FNSD divise les articles des magasins en quatre catégories dans l'ordre décroissant d'importance de leur taux d'utilisation. T représente les articles en mouvement rapide qui sont consommés dans un court laps de temps. «N» représente les articles en mouvement normaux qui sont épuisés sur une période d'environ un an. «S» indique des articles à rotation lente qui ne sont pas publiés à intervalles fréquents et qui devraient être épuisés sur une période de deux ans ou plus.
«D» signifie les articles morts et la consommation de ces articles est presque nulle. Les articles D peuvent également être considérés comme des articles obsolètes devenus obsolètes et ne pouvant plus être utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été achetés. Les stocks d'articles en mouvement rapide doivent être entretenus en permanence et les commandes de réapprovisionnement doivent être placées à temps pour éviter une rupture de stock de ces articles.
Les articles en mouvement normaux doivent être examinés à intervalles réguliers et les commandes pour leur réapprovisionnement doivent être passées à intervalles réguliers. Les stocks d'articles à rotation lente dans les magasins doivent être examinés très attentivement avant de passer des commandes de réapprovisionnement afin d'éviter un stockage excessif de ces articles. Des utilisations alternatives doivent être trouvées pour les articles morts. Sinon, ils devraient être éliminés le plus tôt possible afin que leur valeur ne puisse plus se détériorer.
XI. Rapports de coûts de matériel (inventaire):
L’établissement des rapports sur les coûts des matières a pour objectif d’aider la direction à exercer un contrôle effectif sur les matières et à prendre les décisions qui s’imposent. Les rapports de coûts matériels servent généralement de moyens de communication sous forme écrite de faits relatifs aux matériaux qui doivent être portés à la connaissance des divers niveaux de direction qui peuvent les utiliser pour prendre les mesures qui s'imposent aux fins du contrôle des matériaux. Le «contrôle matériel» est divisé en trois aspects, à savoir. contrôle des achats, contrôle des magasins et contrôle de la consommation.
Le contrôle des achats vise à assurer l'efficacité du service des achats; le contrôle des magasins, l'efficacité du service des magasins et le contrôle de la consommation, l'efficacité des chefs de service.
Une conception appropriée des rapports de coûts de matières est essentielle pour atteindre ces objectifs de contrôle des matières. Il est difficile de donner des rapports sur la conception des matériaux qui conviendront à toutes les organisations. La conception doit être adaptée aux besoins individuels de l’organisation. Cependant, quelques types de rapports à préparer sont indiqués ci-dessous.
