Communication d'entreprise efficace: principes, principes fondamentaux et avantages

Lisez cet article pour en savoir plus sur la communication efficace. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez sur: 1. Les principes d’une communication efficace entre entreprises 2. Les sept atouts d’une communication efficace 3. Avantages d’une communication efficace.

Principes d'une communication d'entreprise efficace:

La communication d'entreprise est un processus dynamique et complexe.

Pour rendre ce processus efficace et atteindre les objectifs de l'entreprise, nous devons prendre en compte les éléments suivants:

A. Les vues de Chester I. Barnard:

Selon Chester I. Barnard, la communication d'entreprise, pour être efficace, doit avoir un message qui soit:

je. Compréhensible pour le destinataire;

ii. Compatible avec les intérêts des personnes concernées;

iii. Pertinentes par rapport aux objectifs de l'organisation; et

iv. Physiquement et psychologiquement viable.

B. Dix commandements de l'American Management Association:

L'American Management Association a prescrit les dix éléments essentiels suivants pour une communication professionnelle efficace:

je. Se faire une idée claire de l’information avant la communication;

ii. Fixer le but, l'objectif ou le but de la communication;

iii. Créer un environnement physique et psychologique pour la communication;

iv. Préparer un plan de communication par le biais de la consultation;

v. sélectionner correctement le sujet de la communication;

vi. Faites en sorte que le destinataire réalise la valeur du message;

vii. Suivre la communication;

viii. Avoir une idée claire de l'importance de la communication;

ix. Agir conformément à la communication;

X. Ecoute bien.

C. Principes généraux pour une communication efficace des entreprises:

Les principes généraux d’une communication professionnelle efficace peuvent être définis comme suit:

1. Clarté:

Le processus de communication, afin de servir le but, doit assurer la clarté de la communication. Une communication professionnelle possède la clarté lorsqu'elle est exprimée dans une langue et transmise de manière à être comprise par le destinataire.

L’objectif fondamental de la communication est de rapprocher deux esprits, ce qui n’est possible que lorsque le destinataire comprend de la même manière ce que signifie l’expéditeur. La communication doit donc être claire et simple dans un langage facile à comprendre.

2. Adéquation:

Le but de la communication est d’assurer un flux d’informations optimal. Cela devrait suffire à couvrir le terrain. Le processus de communication doit faire en sorte que tous les messages nécessaires aux diverses personnes au sein de l’organisation pour s’acquitter efficacement de leurs fonctions officielles leur soient adressés et, en outre, que ce flux concerne différents types de messages. doit être adéquat.

3. Attention:

Le message, une fois reçu, doit être correctement compris dans son sens et son contenu avec une attention particulière. En dépit de la clarté de l'expression, le message bien composé peut sembler très difficile et, en tant que tel, peut ne pas être compris à cause de notre attention sans enthousiasme.

Ainsi, toute l'attention et la concentration du destinataire sur le message en cours d'écoute ou de lecture doivent être considérées comme essentielles pour la bonne compréhension du message communiqué. Si le message est dûment reconnu et compris par les destinataires, le communicateur se sentira très encouragé dans ses efforts.

4. Calendrier:

L'utilité de tout message adressé au destinataire est nettement affectée par son actualité. Le processus de communication doit donc non seulement garantir que le message parvienne au destinataire, mais également qu’il lui parvienne quand il / elle le demande. Il est possible qu'une personne ait besoin de temps pour compiler une information ayant un contenu diversifié et complexe.

Un laps de temps approprié devrait être accordé afin de tenir compte de l'urgence et de l'exigence temporelle de l'information.

5. Intégrité:

Ce principe exige que la communication d'entreprise soutienne la structure et les objectifs de l'organisation. Une communication est un moyen et un outil de sécurisation et de maintien de la coopération entre les supérieurs et les subordonnés nécessaires à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

À cette fin, une attention particulière devrait également être accordée à la position des gestionnaires subalternes qui sont les centres de communication. Ils devraient pouvoir compter sur un soutien et des encouragements pour utiliser leurs positions et leur statut. Les cadres supérieurs l'oublient souvent et communiquent des messages en transmettant ces gestionnaires subalternes dans le but de contacter directement les employés auxquels la communication est destinée.

Cette procédure ne peut pas plaire aux gestionnaires subalternes qui occupent des postes importants avec un statut défini. Par conséquent, une communication de haut en bas doit passer par toutes les étapes de l’autorité de ligne.

6. Utilisation stratégique des organisations informelles:

L’organisation informelle découle de la nécessité de transmettre des informations. Il se poursuit avec ou sans l'approbation des responsables et peut avoir des objectifs constructifs ou destructeurs. Un responsable devrait donc l’utiliser de manière constructive comme moyen de communication.

Lorsque l'organisation informelle se développe spontanément, il n'est pas conseillé de la maîtriser ou de l'éradiquer. Il ne devrait pas non plus être ignoré, mais devrait être utilisé pour transmettre et recevoir des communications complétant celles d'une organisation formelle.

Cela garantira une coordination adéquate et des efforts entreprenants. De plus, le message qui circule officiellement entre le supérieur et le subordonné peut sembler insuffisant et peu fiable pour les traiter rapidement avec une compréhension adéquate. Dans une telle situation, l’utilisation stratégique d’une organisation informelle est propice au processus de communication.

7. Équilibre entre adaptabilité et uniformité:

Le bon fonctionnement d'une organisation dépend en partie de l'uniformité. Pourtant, la capacité d'adaptation doit être utilisée lorsque différentes situations et différents individus sont impliqués. Les commandes et les rapports peuvent être communiqués par le biais des systèmes offrant une possibilité d'adaptation à des situations spécifiques.

8. Intérêt et acceptation:

Le but d'une communication d'entreprise est d'obtenir une réponse positive. La personne communiquée à devrait être intéressée par le message et l'accepter. La communication descendante est plus efficace si le moral est bon et la communication ascendante passe lorsque le supérieur est à l'écoute.

Tout en appliquant les principes de la communication, il convient de rappeler qu’ils peuvent rarement être appliqués. Donc, l’acceptation volontaire de ces principes par tous les membres de l’organisation doit être tentée.

9. Courtoisie:

La courtoisie doit être maintenue à tout prix dans toute communication. Dans la communication d’affaires, en particulier, la courtoisie est le signe d’une bonne organisation. L'utilisation d'un langage poli, des excuses pour une erreur, des remerciements pour une faveur, la réponse rapide à une lettre, etc. sont quelques-uns des exemples de courtoisie dans la communication d'entreprise.

10. Concision:

La communication d’entreprise, pour être efficace, doit être concise. Seuls les faits nécessaires doivent être énoncés en évitant les répétitions.

11. Canal:

L'utilisation du canal direct le plus court enregistre l'objet de la communication de la distorsion. Des précautions doivent être prises à cet égard.

12. commentaires:

Une communication est terminée lorsque le destinataire reçoit des commentaires. L'objectif ultime de la communication est rempli par ce principe.

13. Communication bidirectionnelle:

La communication à sens unique n'est pas souhaitable. Il ne peut pas remplir l'objectif de la communication d'entreprise. L'expéditeur et le destinataire doivent communiquer l'un avec l'autre. Cela facilite le processus de rétroaction.

Sept C en communication efficace :

Une communication efficace nécessite les sept C suivants:

1. Complétude:

Le premier critère d'une communication efficace est son exhaustivité. Le message ou le contexte de la communication doit contenir tous les faits nécessaires pour que le destinataire puisse réagir correctement. Une communication complète clarifie toutes les questions possibles et aide à prendre la bonne décision.

2. Concision:

L'objet de la communication doit être bref et de nature. Aucune élaboration inutile ne doit être faite dans une communication. Les mots utilisés dans une communication doivent être appropriés et l'expression doit être précise. La répétition devrait être évitée. Un message concis fait gagner du temps à l'expéditeur et au destinataire.

3. Considération:

Lors de la communication, l'expéditeur doit tenir compte du contexte social et culturel, de l'éducation, de l'âge, des émotions, etc. du destinataire, modifier la langue, modifier l'attitude et adopter une approche en conséquence.

4. Concreteness:

La communication concrète fait référence à l’échange d’informations précises, précises et exactes au lieu d’informations vagues et générales. Il est convaincant et acceptable pour le destinataire car il n’ya aucune ambiguïté.

5. Courtoisie:

Une approche courtoise devrait être présente dans une communication efficace. L'expéditeur du message doit être attentif à la dignité, au respect et à l'honneur du destinataire. Des précautions doivent être prises pour que la communication ne puisse blesser, blesser, minimiser ou irriter le récepteur de quelque manière que ce soit. L'expéditeur sera également respecté à son tour car l'honneur engendre l'honneur.

6. Clarté:

La clarté doit être maintenue dans la communication. L'idée contenue dans le message doit être clairement exprimée. Il ne restera aucune confusion quant à la signification du message. L'expéditeur et le destinataire du message le comprendront à l'identique.

7. exactitude:

Une communication efficace devrait être correcte en orthographe, construction de phrase et utilisation de la langue. Les erreurs de grammaire doivent être évitées. Dictionnaire, vérificateur d’orthographe informatisé, etc. peuvent être utilisés pour rendre le message sans erreur. Une révision du texte est nécessaire pour éviter toute omission négligente. Un message correct crée un bon impact sur le destinataire et renforce le prestige de l'expéditeur.

Avantages d'une communication efficace:

La communication est un processus d’échange d’informations, de faits, d’idées, de réflexions, d’opinions entre deux ou plusieurs personnes ou groupes de personnes. Lorsque la communication est claire, complète, concise, correcte et parfaitement comprise par le destinataire, on parle de «communication efficace». Si la communication est vague, incomplète, incorrecte et difficile à comprendre, elle peut être qualifiée de «communication inefficace».

Une communication inefficace ne produit aucun bon résultat; au contraire, c'est le terreau de l'incompréhension, de la méfiance, de l'animosité, des conflits et du chaos. Dans une entreprise, une communication efficace est d’une importance capitale car elle facilite la prise de décision, accélère le flux de travail, augmente la productivité, renforce les relations commerciales, augmente la satisfaction des clients et résout de nombreux autres problèmes.

Les avantages d'une communication professionnelle efficace sont les suivants:

1. Aide à la décision:

Une décision, pour être correcte et appropriée, doit être basée sur des informations adéquates et correctes que seule une communication efficace peut rassembler.

2. Accélère le flux de travail:

Le flux de travail n'est pas entravé si les ordres, instructions, suggestions, etc. sont communiqués correctement et dans les délais.

3. Augmente la productivité:

Une communication efficace permet à l’équipe de travailleurs de se concentrer sur leurs tâches respectives, en évitant la confusion. Cela augmente leur capacité, leur efficacité et la qualité de leurs performances, ce qui conduit finalement à une productivité accrue.

4. améliore la satisfaction au travail:

Une communication efficace entre les employés et le superviseur sur le lieu de travail peut accroître la satisfaction professionnelle aux deux extrémités. Les employés pensent qu’ils sont essentiels à l’organisation et, d’autre part, le superviseur est également satisfait que ses ordres soient exécutés par les employés.

Lorsque les employés savent clairement quoi faire, quand et quelle récompense leur performance, ils peuvent accomplir leur travail efficacement. Ils restent satisfaits et fidèles à leur autorité supérieure.

5. Gain de temps et d’argent:

Si une communication n'est pas bien comprise, une conversation supplémentaire est nécessaire pour plus de clarté, avec davantage de temps et d'argent. Une communication efficace permet d'économiser du temps et de l'argent en empêchant les communications multiples. Le choix des moyens de communication appropriés parmi divers moyens (téléphone, téléphone portable, courrier électronique, télécopie, correspondance, conversation face à face, etc.) selon les besoins permet de gagner du temps et de l'argent.

6. Augmente l'activité promotionnelle:

Les biens et services sont portés à la connaissance des consommateurs par le biais d'activités de communication et de promotion (publicité, utilisation de différents supports, etc.).

7. Renforce les relations commerciales:

Une communication fructueuse avec des personnes et des organisations extérieures (créanciers, banques, compagnies d’assurance, co-chefs d’entreprise, etc.) crée une relation saine avec toutes les personnes concernées.

8. améliore l'image professionnelle:

La manière dont une organisation communique donne une impression d'efficacité à la communication. Une bonne communication signifie une organisation efficace et efficace.

9. Augmente la satisfaction des clients:

La satisfaction des clients est un aspect essentiel à prendre en compte pour une entreprise. L'existence et la croissance d'une entreprise en dépendent en grande partie. Une communication efficace est nécessaire pour obtenir la confiance des clients. Il clarifie toutes les questions (concernant les produits, les services, la disponibilité, les prix, la qualité, la variété, etc.) des clients et les rend heureux et satisfaits.

10. Résout divers problèmes:

D'innombrables problèmes (commérages, rumeurs, conflits, méfiance chez les employés, les dirigeants, etc.) surgissent au sein d'une entreprise en raison d'une communication médiocre ou de l'absence de communication. Une communication efficace peut résoudre les problèmes facilement. Il établit un lien entre les gestionnaires et les employés. La relation entre eux est atténuée et divers problèmes et griefs sont supprimés.