Processus de gestion: nature, caractéristiques et fonctions

Faisons une étude approfondie de la nature, des caractéristiques et des fonctions du processus de gestion!

Nature du processus de gestion:

La gestion est un processus qui rassemble les maigres ressources humaines et matérielles et motive les personnes pour la réalisation des objectifs de l’organisation. La gestion n'est pas un acte ponctuel, mais une série continue d'activités interdépendantes. La somme totale de ces activités est appelée processus de gestion. Il consiste en un ensemble d'opérations ou de fonctions interdépendantes nécessaires pour atteindre les objectifs organisationnels souhaités. Un processus est une façon systématique de faire les choses. Il concerne la conversion des entrées en sorties. Une analyse du processus de gestion nous permettra de connaître les fonctions exercées par les gestionnaires.

Caractéristiques du processus de gestion:

Le processus de gestion est caractérisé par les caractéristiques suivantes:

1. Processus social:

L'ensemble du processus de gestion est considéré comme un processus social, car le succès de tous les efforts organisationnels dépend de la coopération volontaire des personnes. Les gestionnaires guident, dirigent, influencent et contrôlent les actions des autres pour atteindre les objectifs fixés. Même les personnes extérieures à l'organisation sont influencées par les actions des responsables.

2. Processus continu:

Le processus de gestion est continu et continu. Les gestionnaires assument en permanence l’une ou l’autre fonction. Le cycle de gestion est répété à maintes reprises, chaque fonction de gestion est considérée comme un sous-processus du processus de gestion totale.

3. Universel:

Les fonctions de gestion sont universelles en ce sens qu'un responsable doit les exécuter indépendamment de la taille et de la nature de l'organisation. Chaque responsable remplit les mêmes fonctions quels que soient son rang ou sa position dans l’organisation. Même dans une organisation non professionnelle, les fonctions de direction sont les mêmes.

4. Itératif:

Les fonctions de gestion étant contenues l'une dans l'autre, l'exécution de la fonction suivante ne commence pas uniquement lorsque la fonction précédente est terminée. Diverses fonctions sont prises ensemble. Par exemple, la planification, l’organisation, la direction et le contrôle peuvent avoir lieu au sein de la fonction de dotation. De même, l'organisation peut nécessiter une planification, une direction et un contrôle. Toutes les fonctions peuvent donc être considérées comme des sous-fonctions les unes des autres.

5. composite:

Toutes les fonctions managériales sont composites et intégrées. Il ne peut y avoir aucune séquence pouvant être strictement suivie pour remplir diverses fonctions. Le concept séquentiel peut être vrai dans une entreprise nouvellement créée où les fonctions peuvent suivre une séquence particulière mais ne s’appliquent pas à une entreprise en activité. Toute fonction peut être utilisée en premier ou plusieurs fonctions en même temps.

Classification des fonctions de gestion:

Différents auteurs ont donné différentes fonctions de gestion. Henry Fayol a été le premier à définir des fonctions spécifiques de gestion. Selon ses mots, «gérer, c'est prévoir et planifier, organiser, commander, coordonner et contrôler».

Il a confié les fonctions suivantes:

(i) Prévisions et planification

(ii) l'organisation

(iii) commandant

(iv) coordination

(v) contrôle

Luther Gulick a utilisé le mot POSDCORB pour décrire diverses fonctions.

Cette initiale décrit les fonctions suivantes: Planification (P). Organisation (O), dotation en personnel (S), direction (D), contrôle de gestion (CO), reporting (R) et budgétisation (B).

Ralph Davis a confié trois fonctions de gestion: planification, organisation et contrôle. Il estimait que le commandement et la coordination facilitaient le contrôle, de sorte que ceux-ci devraient en faire partie.

Koontz et O'Donnell ont adopté les fonctions suivantes:

(i) planification

(ii) l'organisation

iii) Dotation en personnel

(iv) diriger et

(v) Contrôle.

Earnest Dale a inclus l’innovation et la représentation dans les fonctions mentionnées précédemment. GR Terry a classé les fonctions de direction sous quatre chefs Planification, organisation, actionnement et contrôle. On peut constater qu’il n’ya pas d’accord sur des fonctions spécifiques à assumer par la direction.

Cependant, la classification complète suivante peut être donnée des différentes fonctions de gestion:

1. planification

2. organiser

3. Dotation

4. Mise en scène

(a) Leadership (c) Motivation

5. Coordonner

Les grandes lignes de ces fonctions sont données ci-dessous:

1. Planification:

La planification est une fonction de gestion de base. La planification aide à déterminer le plan d'action à suivre pour atteindre divers objectifs organisationnels. C'est une décision préalable, ce qu'il faut faire quand, comment faire et qui accomplira une tâche particulière. La planification est un processus qui implique de penser avant de faire ». La planification concerne l’état mental du manager. Il réfléchit avant d'entreprendre un travail. Après la planification, d’autres fonctions de gestion, telles que l’organisation, la dotation en personnel, la direction, la coordination et le contrôle sont également entreprises.

Hart définit la planification comme «la détermination préalable d'une ligne d'action permettant d'atteindre certains résultats». Selon Terry, «la planification est la sélection et la mise en relation de faits, ainsi que la formulation et l'utilisation d'hypothèses concernant l'avenir dans la visualisation. et des formulations des activités proposées jugées nécessaires pour atteindre les résultats souhaités. "

La planification est un processus de prospective. L'objectif principal de la planification est d'obtenir de meilleurs résultats. Cela implique la sélection d'objectifs organisationnels et l'élaboration de politiques, procédures, programmes, budgets et stratégies. La planification est un processus continu qui se déroule à tous les niveaux de la direction. Une planification détaillée est effectuée au début, mais la performance réelle est examinée et des modifications appropriées sont apportées aux plans lors de l'exécution réelle. Les plans peuvent être de plusieurs types, tels que plans à court terme, plans à moyen terme, plans à long terme, plans permanents, plans à usage unique, plans stratégiques, plans administratifs et plans opérationnels.

Le processus de planification comporte plusieurs étapes:

(i) la collecte d'informations;

ii) fixer des objectifs;

(iii) développement de locaux de planification;

(iv] Examen de plans d'action alternatifs;

(v) évaluation des schémas d'action;

vi) Examen des limites

vii) Mise en œuvre des plans.

2. Organiser:

Chaque entreprise a besoin des services d’un certain nombre de personnes pour s’occuper de ses différents aspects. Le mode de gestion établit les objectifs ou les objectifs à atteindre par son personnel. L'énergie de chaque individu est canalisée pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

La fonction d'organisation consiste à organiser, guider, coordonner, diriger et contrôler les activités d'autres facteurs de production, à savoir les hommes, le matériel, l'argent et les machines, de manière à atteindre les objectifs de l'entreprise. Comme le disent Koontz et O'Donnel, «l'organisation est une partie de la gestion qui implique l'établissement et la structure intentionnelle des rôles des personnes dans une entreprise.» L'organisation fournit le cadre nécessaire dans lequel les personnes s'associent pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Louis A. Allen décrit l’organisation comme «le processus d’identification et de regroupement des tâches à effectuer, de définition et de délégation des responsabilités et des pouvoirs, et d’établissement de relations visant à permettre aux personnes de travailler plus efficacement ensemble à la réalisation d’objectifs».

Le processus d'organisation comprend les étapes suivantes:

(i) Identifier le travail à effectuer;

(ii) classer ou grouper le travail;

(iii) assigner ces groupes d'activités ou de travail à des individus;

(iv) Déléguer l'autorité et fixer les responsabilités; et

(v) Coordonner ces relations autorité-responsabilité de diverses activités.

Le caractère et le type d'organisation dépendent de la taille et de la nature de l'entreprise.

Bien qu'il existe de nombreux types d'organisations, trois types d'organisations sont généralement à la mode:

(i) Organisation en ligne

ii) organisation fonctionnelle; et

(iii) Organisation des lignes et du personnel

En ligne, l'autorité hiérarchique va verticalement du haut vers le bas de la hiérarchie. Sous organisation fonctionnelle, le travail est divisé en différents départements. Chaque département s'occupe d'un type de travail et il ne se spécialise que dans un seul travail. Un ouvrier doit travailler sous plusieurs supérieurs qui se spécialisent dans différentes fonctions.

L'organisation des lignes et du personnel fournit des spécialistes aux cadres hiérarchiques. C'est une combinaison de ligne et de forme d'organisation fonctionnelle. Une organisation solide contribue grandement à la continuité et au succès de l'entreprise. Cependant, une organisation n'est pas une fin en soi. La structure organisationnelle doit être flexible.

3. Dotation:

La fonction implique la gestion des postes créés par Concerned avec le processus d’organisation humaine. Il concerne les ressources humaines de la planification des ressources d’une organisation. Selon Koontz et O'Donnel, «la dotation consiste à pourvoir et à conserver des postes dans la structure organisationnelle en définissant les besoins en personnel, en évaluant, en sélectionnant, en rémunérant et en formant».

Ainsi, la dotation en personnel comprend les éléments suivants:

(i) Planification de la main-d'œuvre, c'est-à-dire évaluation des besoins en main-d'œuvre en termes de quantité et de qualité.

ii) recrutement, sélection et formation;

(iii) placement du pouvoir humain;

iv) développement, promotion, transfert et évaluation;

(v) Détermination de la rémunération des employés.

Dans une organisation, chaque responsable doit s’acquitter de la fonction de dotation sous une forme ou une autre, afin de faire avancer les choses par le biais des autres. Mais c’est décidément une fonction de gestion difficile car elle concerne des êtres humains dont le comportement et les actions ne peuvent être prédits, et c’est pourquoi elle est devenue une branche distincte et spécialisée de la gestion.

4. Diriger:

La direction concerne la réalisation des plans souhaités par les personnes. Il initie des actions organisées et planifiées et assure une performance efficace des subordonnés à la réalisation des activités du groupe. La direction s'appelle la gestion en action. Selon George R. Terry, «La direction passe à l’action et fournit un pouvoir de simulation au groupe».

Après la planification, l'organisation et la dotation en personnel, le responsable doit guider et superviser ses subordonnés. Selon Massie, «La direction concerne la manière dont un responsable influence les actions de ses subordonnés. Il s’agit de l’action finale d’un responsable qui demande aux autres d’agir une fois toutes les préparations terminées. »La direction est une fonction continue qui est exercée à tous les niveaux de la direction.

Les principales activités impliquées dans la direction sont les suivantes:

a) Leadership

b) Communication

c) la motivation; et

d) Supervision.

a) Leadership:

Un responsable doit donner des ordres et des instructions et guider et conseiller ses subordonnés dans leur travail en vue d'améliorer leur performance et d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Le leadership est «le processus par lequel un dirigeant ou un directeur dirige et guide de manière imaginative et influence le travail des autres dans le choix et l'atteinte d'objectifs spécifiques en assurant la médiation entre l'individu et l'organisation de manière à ce que les deux obtiennent une satisfaction maximale».

Le leadership est la capacité de créer de la confiance et du zèle parmi les gens et de susciter en eux un besoin de leadership. Pour être un bon dirigeant, un dirigeant doit posséder les qualités de prévoyance, de dynamisme, d’initiative, de confiance en soi et d’intégrité personnelle. Différentes situations peuvent exiger différents types de leadership, à savoir un leadership autocratique, un leadership démocratique et un leadership libre.

b) communication:

La communication constitue une fonction très importante de la gestion. On dit que c'est le problème numéro un de la gestion, aujourd'hui. Il est un fait établi que les gestionnaires consacrent de 75 à 90% de leur temps de travail à la communication avec les autres. La communication est le moyen par lequel le comportement du subordonné est modifié et le changement est effectué dans ses actions.

Le mot "communication" est dérivé du mot latin "communis" qui signifie "commun". Ainsi, la communication signifie le partage d’idées communes. L'essence de la communication consiste à accorder le destinataire et l'expéditeur pour un message particulier. Il fait référence à l'échange d'idées, de sentiments, d'émotions, de connaissances et d'informations entre deux personnes ou plus. Rien ne se passe dans la gestion jusqu'à ce que la communication ait lieu.

La communication est un processus à double sens car il implique à la fois des informations et une compréhension. Il peut être écrit, oral et gestuel. La communication est dite formelle lorsqu'elle suit les canaux formels prévus dans la structure organisationnelle. C'est une communication informelle, quand elle ne suit pas les canaux formels. La communication descend d'un supérieur à ses subordonnés et de haut en bas d'un subordonné à un supérieur. Il s’écoule également entre deux personnes ou plus opérant au même niveau d’autorité.

La communication est essentielle à tous les niveaux de la direction pour la prise de décision et la planification. Cela augmente la capacité de gestion et facilite le contrôle. Il a été dit à juste titre que les bons gestionnaires sont de bons communicateurs et que les mauvais gestionnaires sont de mauvais communicateurs.

(c) Motivation:

Le terme motivation est dérivé du mot "motif" qui signifie un besoin ou une émotion qui incite un individu à agir. La motivation est le processus psychologique qui consiste à créer chez les subordonnés le besoin de faire certaines choses ou de se comporter de la manière souhaitée. C'est une fonction très importante de la gestion. L'importance de la motivation peut être comprise du fait que la performance d'un travailleur dépend de ses capacités et de sa motivation.

Les gestionnaires ont adopté de nombreuses stratégies pour accroître la motivation des subordonnés. Selon Michel Jucius, «la motivation signifie l'acte de stimuler quelqu'un ou soi-même pour obtenir le plan d'action souhaité pour appuyer sur le bon bouton pour obtenir la réaction souhaitée, un compliment, une augmentation de dollar, un sourire, une promesse de hausse, une nouvelle machine à écrire, lieu de prédilection ou nouveau bureau. ”Ainsi, un responsable doit inciter personnellement ses subordonnés à les motiver, les convaincre et les inciter à contribuer au mieux à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Les incitations à prouver peuvent être financières, telles que l'augmentation des salaires, ou non financières, telles que de meilleures conditions de travail, la sécurité de l'emploi, la reconnaissance, etc. Un système de motivation solide doit être productif, compétitif, complet et flexible, et il doit prendre en compte les besoins psychologiques, sociaux, de sécurité, égo et économique des travailleurs.

d) Supervision:

La supervision est un autre élément important de la fonction de direction de la direction. Après avoir donné des instructions, le responsable ou le superviseur doit s’assurer que les instructions données sont exécutées. C'est l'objectif de la supervision. La supervision fait référence au travail de supervision des subordonnés au travail pour assurer une utilisation maximale des ressources, pour faire le travail requis et dirigé et pour corriger les subordonnés chaque fois qu'ils se trompent. Bien que la supervision soit exercée à tous les niveaux de la direction, la responsabilité principale de la supervision incombe au premier niveau de la direction. Une organisation organisationnelle saine, une délégation efficace, une approche humaine, une communication efficace et une gestion par exception rendent la supervision efficace.

5. Coordination:

La coordination est l'une des fonctions les plus importantes de la gestion. Il est essentiel de canaliser les activités de divers individus de l’organisation pour atteindre des objectifs communs. Chaque département ou section a un objectif à atteindre et ne doit se concentrer que sur son travail et ne doit pas se préoccuper du travail des autres organes.

Il appartient à la direction de voir que le travail des différents segments se déroule conformément à des objectifs prédéterminés et que des mesures correctives doivent être prises en cas de divergence. La coordination crée un esprit d'équipe et aide à atteindre les objectifs grâce à des efforts collectifs. C’est l’arrangement ordonné des efforts de groupe pour créer une unité d’action dans la poursuite d’objectifs communs. Dalton McFarland définit la coordination comme le «processus par lequel un exécutif développe un modèle ordonné d'effort de groupe parmi ses subordonnés et assure l'unité d'action dans la poursuite d'objectifs communs».

La coordination peut être classée en deux catégories:

(i) coordination verticale et horizontale, et

(ii) Coordination interne et externe.

Alors que la coordination verticale est la coordination entre différents niveaux de gestion, le terme coordination horizontale est utilisé lorsque la coordination doit être réalisée entre des départements du même niveau d'autorité. La coordination est interne lorsqu'elle se situe entre différentes sections d'une même préoccupation et externe lorsqu'elle est requise avec des personnes extérieures à l'organisation.

La coordination est considérée comme l’essence même de la direction car, pour coordonner les activités de ses subordonnés, un responsable doit s’acquitter de toutes les autres fonctions de la direction, à savoir planification, organisation, dotation en personnel, direction et contrôle. Les lecteurs doivent également noter que coordination et coopération ne signifient pas la même chose.

6. Coordination et coopération:

La coordination est un terme beaucoup plus large que la coopération. La coopération indique la volonté des individus de s’entraider. C'est l'attitude d'un groupe de personnes et est en grande partie le résultat d'une action volontaire. La coordination, en revanche, est un effort de gestion conscient qui est le résultat d’une action délibérée. La coopération est essentielle à la réalisation de la coordination, mais elle ne saurait se substituer à la coordination. Cependant, la coopération et la coordination sont essentielles en gestion.

7. Contrôle:

Le contrôle peut être défini comme «déterminer ce qui est accompli, c'est-à-dire évaluer la performance, si nécessaire, appliquer des mesures correctives afin que la performance se déroule comme prévu». Le contrôle est essentiel pour atteindre les objectifs d'une entreprise. La planification de diverses activités ne garantit pas la mise en œuvre automatique des politiques. Le contrôle est le processus qui permet à la direction de mettre en œuvre ses politiques et de prendre des mesures correctives si les performances ne sont pas conformes aux normes préétablies.

Si la planification est le début du processus de gestion, le contrôle peut être considéré comme la dernière étape. Si la planification est tournée vers l’avenir, le contrôle, c’est le passé Le contrôle n'est pas possible sans planification et la planification n'a pas de sens sans contrôle. Le contrôle est une fonction hiérarchique et les cadres à divers niveaux de la direction évaluent en permanence les performances de leurs subordonnés. Le but principal du contrôle est de s'assurer que l'activité produit les résultats souhaités. Un système de contrôle, pour être efficace, doit être conforme à la nature de l'activité, signaler les écarts rapidement, refléter la structure de l'organisation, assurer une action corrective et être économique.

Le processus de contrôle comporte les étapes suivantes:

i) établir des normes de performance;

ii) mesurer les performances réelles;

(iii) comparer les performances réelles avec la norme;

(iv) Trouver des écarts ou des écarts, le cas échéant; et

(v) Prendre des mesures ou des mesures correctives.