Politique et procédure d'achat

Politique et procédure d'achat!

Politique et procédure d'achat:

L'activité la plus importante de la gestion du matériel est la politique d'achat d'une organisation. Il existe différents systèmes disponibles à l'achat. Le système à adopter dépend d’un certain nombre de facteurs, à savoir la demande, l’offre, le prix, le fournisseur, le type de matériau, le modèle de consommation, la structure organisationnelle, les précédents précédents, les procédures, la prise de décision, les pièces de rechange et les produits saisonniers, etc.

Autrefois et même maintenant dans certaines parties du monde, le système de troc prévaut dans les achats, c’est-à-dire les biens échangés. Dans le monde moderne, ce système est abandonné et l'argent joue un rôle prédominant. Il a été accepté comme le moyen d'échange le plus approprié. Les achats peuvent être effectués en espèces.

Les matériaux peuvent également être achetés à crédit. Une procédure d'achat bien définie peut être suivie par toute organisation lors de ses achats. Chaque système et procédure d’achat a ses propres avantages et limites. Le système doit être tel, ce qui convient aux exigences d'une organisation.

L’objectif de la politique d’achat doit être d’acheter le matériel requis en quantité suffisante, au bon moment et au bon prix, de la bonne source, pour tirer le meilleur parti du montant investi dans les achats.

Les grandes entreprises ont une politique d'achat bien conçue et écrite et le système est soumis à un audit.

Achats en espèces:

Une politique d'achat idéale vise à effectuer des achats en espèces. La principale raison d'acheter de tels articles est que ceux-ci sont requis de toute urgence par l'organisation. Il est suggéré de regrouper les articles à acheter sur une base en espèces dans différentes sections et de les acheter en une seule visite au marché.

Cela réduit considérablement les coûts de commande. La pratique habituelle suivie par la plupart des organisations lors de l’achat de certains articles est l’invitation de trois citations écrites ou orales. La citation la plus basse récupère la commande.

Les commandes téléphoniques sont utiles pour réduire considérablement le coût d’achat. Une liste des articles achetés fréquemment sur le marché au comptant est préparée à l’avance par le responsable des achats.

Le système d’achats d’avances d’acompte est également suivi par de nombreuses organisations. En vertu de ce système, un montant d’intérêt est attribué aux différents chefs de département pour l’achat de différents articles pour leurs départements respectifs. Le montant est soumis à limite par an.

Système d'appel d'offres des achats:

Ce système est suivi pour acheter des matériaux aux taux les plus compétitifs et les plus raisonnables. Cela élimine également les chances de donner une faveur indue à certains fournisseurs. Cela donne une opportunité à différents fournisseurs et brise le monopole d'un ou deux fournisseurs. Les offres scellées sont invitées de différents fournisseurs et la commande est donnée à celui qui offre la qualité de matériaux désirée au prix le plus bas.

Différentes entreprises des secteurs privé et public ont recours à cette méthode pour acheter des articles dont la valeur est très élevée. Le principal inconvénient de cette méthode est que le délai d'approvisionnement en matériel est plus long par rapport à d'autres systèmes.

Généralement, trois types d’offres sont utilisés dans le cadre de cette méthode, à savoir; appel d'offres ouvert, appel d'offres limité et appel d'offres unique. Dans le système d’appel d’offres ouvert, les annonces sont publiées dans les journaux et dans différents journaux spécialisés. À la réception des candidatures, des formulaires de soumission sont remis aux soumissionnaires.

Le formulaire de soumission est un document important qui contient diverses colonnes nécessitant des informations des fournisseurs potentiels. Les informations concernent l'argent à déposer, les conditions de fourniture, etc.

Les soumissionnaires ont suffisamment de temps pour remettre leurs devis dans les délais impartis, les devis sont reçus et, à la date fixée, les offres sont ouvertes. La commande est donnée au fournisseur qui propose le prix le plus bas.

L'inconvénient majeur de l'appel d'offres ouvert est la citation d'un soumissionnaire irresponsable. Parfois, le prix le plus bas est cité même en dessous du coût matériel d'un tel soumissionnaire. Pour rejeter catégoriquement une telle offre, il convient d’attribuer les raisons techniques appropriées et d’obtenir les signatures de tous les membres du comité des marchés.

Les offres limitées impliquent la passation de commandes auprès de fournisseurs véritablement réputés. Des offres limitées sont invitées des fournisseurs inscrits et d'autres fournisseurs connus. Le délai est considérablement réduit dans le cadre d’un système d’appel d’offres limité.

Le système est généralement mis en œuvre lorsque la valeur de la citation n’est pas très élevée. Un appel d'offres unique est adopté pour les articles exclusifs, les articles uniques et les articles monopolistiques. Les achats effectués auprès de sociétés apparentées, d'un ordre de formation ou de collaborateurs étrangers, sont généralement exclus du concept de marché unique.

Tarif et contrat en cours:

Certains organismes centralisés, tels que DGS et D (Direction générale des approvisionnements et des cessions), concluent un contrat avec les fournisseurs sur les tarifs en vigueur pour les articles pendant une période donnée. Dans les contrats de taux, seuls les taux sont fixes. Dans les contrats en cours, des écarts de variation de quantité allant jusqu'à 25% sont également possibles.

Les agences centralisées recueillent des informations auprès de leurs différents mandants (agences) sur les besoins des acheteurs et passent des contrats avec les fournisseurs potentiels en mettant en place un système d'appels d'offres.

Ce système est mis en oeuvre, où les quantités requises sont plus élevées et les tarifs entrés compétitifs. Un autre exemple de Central New Agency, Delhi peut être cité ici. L'agence organise différents types de magazines, de livres et de revues pour les acheteurs et applique ce système d'achat.

Ce système s’applique aux grandes entreprises ayant plusieurs succursales réparties dans différentes zones. Il est de pratique courante que différents fournisseurs annoncent leurs contrats de tarifs avec la Direction générale des fournisseurs et de l’élimination pour augmenter le volume de leurs ventes.

Sous-contrats:

Dans le cas d'industries de type intermittent, ce système d'achat est généralement utilisé. Certains composants et sous-ensembles sont achetés auprès des sous-traitants, spécialisés dans la fabrication de ces articles. La décision d’acheter les composants à des sous-traitants dépend de nombreux facteurs, à savoir; coût de fabrication, disponibilité de la technologie et avantages de la spécialisation, etc.

Le principal avantage de la sous-traitance est que le sous-traitant est spécialisé dans la chaîne et que ses frais généraux sont moindres et que le travail peut être démarré avec des moyens financiers limités et à petite échelle. Il est en mesure de fournir les assemblages et autres composants ou accessoires à un prix inférieur. Il est certainement avantageux pour l’établissement d’acheter les composants auprès des sous-traitants plutôt que de les fabriquer.

Lors de la sélection du sous-traitant, la considération la plus importante à garder à l'esprit est de savoir si le sous-traitant est capable de respecter le calendrier de livraison et de maintenir la qualité requise des composants. Il serait dans l'intérêt de l'organisation de suivre les éléments sous-traités afin de garantir la livraison dans les délais et le respect des obligations.