La fonction d'achat

Cet article fournit un aperçu général de la fonction d’achat dans la gestion des articles.

Fonction d'achat:

Auparavant, la fonction achats faisait partie de la fonction de production et jouissait d'un statut très limité dans l'organisation.

Toutefois, au cours des dernières décennies, l’activité achats s’est développée grâce à la reconnaissance de sa contribution au succès de toute entreprise. Elle est désormais reconnue comme une fonction à part entière.

1. Il est intéressant de prendre en compte l’énorme impact des achats efficaces (ou des achats, comme on les appelle souvent) sur les coûts d’une organisation. En achetant de manière rationnelle, le service des achats peut générer des bénéfices immédiatement.

L'énorme responsabilité qui incombe aux acheteurs est donc clairement visible. Cela est dû à la taille croissante des organisations, à la complexité croissante des matériaux et des composants et à la concurrence extrême qui règne sur le marché moderne.

2. La fonction d'achat diffère de la plupart des autres en ce que ceux qui effectuent ce travail sont dans une large mesure liés à leur propre secteur. Toutefois, de nombreuses activités de la fonction d’achat sont communes à de nombreux secteurs et à d’autres types d’entreprise.

Activités d'achat communes:

Les activités communes à la plupart des industries sont:

a) Tous les acheteurs devront avoir une connaissance approfondie des marchés sur lesquels ils doivent effectuer leurs achats, qu'il s'agisse de matières premières, de composants manufacturés ou du commerce de gros et de détail de produits finis. La connaissance s'étendra aux performances des fournisseurs en matière de fiabilité et de performance de livraison.

(b) Dans la plupart des industries manufacturières, les acheteurs devront collaborer étroitement avec le service de la production pour déterminer leurs besoins précis. Dans la vente au détail, l'acheteur joue un rôle clé dans la réussite de l'entreprise en ce qu'il (ou elle) doit surveiller de près le comportement et l'attitude du consommateur, son goût et sa demande.

c) Même si le responsable des achats peut ou non assumer la responsabilité directe du contrôle des stocks, il incombe au premier chef à celui-ci de veiller à ce que des stocks suffisants de matériaux ou de composants soient disponibles pour assurer la continuité de la production ou des ventes. L'acheteur peut le faire par des contrats avec des fournisseurs pour des livraisons régulières ou par la constitution de stocks à utiliser selon les besoins.

La première conserve un minimum de capital en réserve, mais les fournisseurs risquent toujours de ne pas tenir leurs engagements de livraison. Les fournisseurs à leur tour essaient de s'assurer que les matériaux ou les composants sont facilement disponibles.

(d) Dans la plupart des organisations, le service des achats est chargé de négocier les prix d'achat et les conditions du crédit.

e) De manière générale, les achats sont également tenus de s’assurer que les produits commandés et facturés sont bien reçus et que le prix facturé correspond à celui indiqué. Pour minimiser les risques, les vérifications nécessaires doivent être effectuées par des personnes qui ne sont pas directement impliquées dans la passation des commandes.

(f) Les achats surveilleront en permanence les livraisons prévues pour s'assurer que les fournisseurs respectent leurs engagements en matière de qualité et de délais de livraison.

(g) Les achats examineront constamment le marché

(i) rechercher de meilleurs produits, prix, conditions ou livraisons;

(ii) Trouver des fournisseurs alternatifs pour assurer la continuité des livraisons en cas de défaillance soudaine de la source principale pour une raison quelconque.

Relations d'achat avec d'autres fonctions:

1. Le service des achats a probablement des relations directes avec plus de services fonctionnels dans l'ensemble de l'organisation que tout autre service.

2. Sa principale relation dans les industries manufacturières et industrielles similaires concerne les trois aspects de l’ingénierie de la production, de la planification de la production et du contrôle de la production. Il sert l’ingénierie de production en donnant des conseils sur la disponibilité et les coûts des équipements et des matériaux.

Le service des achats, grâce à ses enquêtes constantes sur toutes les sources d'approvisionnement appropriées, dispose de vastes connaissances et d'une vaste expérience lui permettant de donner des conseils sur ces questions importantes. Un service similaire est fourni pour la planification de la production où des informations concernant la disponibilité et la continuité des fournitures sont essentielles pour une planification efficace de la production.

De même, le contrôle de la production profite des activités du service des achats puisque ce dernier est chargé de surveiller les performances des fournisseurs en matière de livraison et de rechercher des sources d'approvisionnement alternatives si des retards ou des pannes des principales sources d'approvisionnement se produisent ou risquent de se produire dans un proche avenir.

3. Le service des achats entretient également une relation directe avec la fonction marketing. C'est parce que les remarques et les plaintes des clients, en particulier en ce qui concerne la qualité des matériaux, ont une incidence directe sur ce qui est acheté et, parfois, où.

4. Les achats sont également liés à la finance: le service des achats est une dépense importante dans toute organisation. Son lien avec la comptabilité est donc évident. Les conditions de crédit en ce qui concerne les délais de paiement et les remises sont aussi importantes que les prix d’achat réels.

Encore une fois, le bon moment des achats peut avoir un effet positif sur le fonds de roulement. Si, par exemple, les conditions de crédit concernent le versement à la fin du mois suivant la livraison, les commandes pour livraison dans la première semaine du mois permettent un crédit de deux mois avant la date d'échéance du paiement.

De nombreux dispositifs de ce type sont également utilisés par le service des achats pour profiter de l'aspect financier de l'organisation. Très souvent, par exemple, l'acheteur peut être en mesure de faire de bonnes affaires pour l'organisation, et un responsable des achats efficace est un agent toujours vigilant et attentif. est en mesure de faire usage de telles offres favorables.

Par ailleurs, la prudence doit toujours prévaloir à cet égard, car les coûts de stockage peuvent facilement absorber les économies réalisées grâce à des prix favorables.

Politique d'achat:

Comme pour les autres fonctions, une politique d'achat claire doit être définie. C’est bien sûr, en fin de compte, la responsabilité de la direction générale, mais le responsable des achats aura de nombreux conseils à donner à ce sujet:

1. Le premier élément de la politique d'achat à prendre en compte sera le niveau des stocks à transporter. Cela peut être déterminé par la structure normale des livraisons par les fournisseurs. Si les approvisionnements sont généralement constants, on peut compter sur une réception continue des produits commandés, mais s’ils sont irréguliers, il peut être plus prudent d’établir un stock afin d’assurer une entrée régulière dans la production.

Les coûts liés à la détention de magasins, aux remises sur les quantités, aux incidences financières possibles des arrêts de production et à la vulnérabilité à la détérioration et au vol joueront tous un rôle dans la prise de décision.

2. Deuxièmement, certaines matières premières sont soumises à de grandes fluctuations de prix. Il peut donc être à la fois rationnel et rentable d’acheter de grandes quantités quand elles deviennent disponibles à bas prix. Cela présente deux avantages. Premièrement, le département de la production bénéficie des intrants à bas prix, ce qui entraînera une baisse des prix de vente.

Cela donnera aux produits finaux un avantage concurrentiel. Alternativement, le coût plus faible peut donner la possibilité de réaliser des bénéfices plus importants s’il existe un marché pour le produit de la société. Deuxièmement, lorsque le prix des matières premières augmente, l’organisation peut être en mesure de se départir de ses stocks excédentaires avec un profit et, par conséquent, de réaliser un gain simplement en les conservant.

3. Troisièmement, la conclusion de contrats d'achat de matériel à court ou à long terme fait-elle partie de la politique d'achat ou est-ce la politique consistant à aller sur le marché au fur et à mesure des besoins matériels? Lorsque les prix augmentent généralement ou lorsque les approvisionnements sont difficiles ou incertains, une telle pratique est intéressante.

En revanche, s’engager auprès d’un fournisseur à des prix fixes peut être préjudiciable si les prix baissent soudainement ou si les fournitures de l’entrepreneur sont défaillantes pour une raison quelconque.

Objectifs de l'efficacité des achats:

Les objectifs d’achat efficace peuvent être définis dans les «sept droits» qui peuvent être exprimés pour acheter:

une. les bonnes marchandises

b. au bon prix

c. dans la bonne quantité

ré. de la qualité DROIT

e. au bon moment

F. livré au bon endroit

g. sur les bonnes conditions

Ces sept aspects de l'achat efficace - s'expliquent d'eux-mêmes et entrent dans toutes les opérations d'achat.

Contrôle du stock:

1. La question de savoir si les stocks de matériaux et de composants devraient être de la responsabilité de la fonction achat n'a pas de réponse universelle. Certaines entreprises ont de tels stocks sous le contrôle de la production au motif que la disponibilité physique de ces articles fait partie de la fonction de fabrication.

D'autres disent que, étant donné que le service des achats est responsable des achats, il incombe à ce service de contrôler et de comptabiliser les stocks. Beaucoup d'autres pensent que le stockage et le contrôle des stocks devraient être un département distinct, surtout que la valeur financière des stocks détenus est généralement très considérable.

2. Ces trois points de vue ne sont vraiment pertinents que lorsque les opérations sont effectuées sur un site ou sur un très petit nombre de sites à proximité et concernent principalement les activités de fabrication. D'autres secteurs et activités, tels que la construction de bâtiments où des opérations sont effectuées sur des sites, ont répondu à la question. Par exemple, chaque chantier de construction et chaque chantier de génie civil doivent obligatoirement disposer de matériaux et de composants sous le contrôle direct du responsable de chantier (quel que soit leur nom).

3. Les principaux objectifs de la gestion des stocks et du contrôle des stocks sont d'assurer un flux adéquat de matériaux et de composants nécessaires au fonctionnement de l'organisation, de maintenir des stocks minimaux à la hauteur des exigences opérationnelles, afin de garantir le bon état physique et la sécurité des stocks détenus et de réduire possibilités de fraude et de vol autant que possible.

Les procédures requises pour atteindre ces objectifs varieront en fonction des types de magasins tenus, de leur disposition physique et des taux d’utilisation.

4. Enfin, il ne semble pas y avoir d’utilisation courante des mots stock (s) et magasins et ils sont utilisés dans le même sens la plupart du temps.