Conservation: sens, types, objectifs Fonctions et fonctionnement des magasins

Stockage: signification, types, objectifs Fonctions et fonctionnement des magasins!

Sens:

Après l'achèvement de la procédure d'achat, le prochain aspect important de la gestion des matériaux est la gestion en magasin.

Un entrepôt est un bâtiment prévu pour la conservation des matériaux, des magasins et des produits finis. Le responsable de magasin s'appelle magasinier ou gérant de magasin. L’organisation du service des magasins dépend de la taille et de la configuration de l’usine, de la nature des matériaux stockés, de la fréquence des achats et de la livraison des matériaux.

Selon Alford et Beatty, «le magasin est l’aspect du contrôle des matériaux qui concerne le stockage physique des marchandises». En d’autres termes, il s’agit de l’art de conserver les matières premières, les produits en cours et les produits finis dans les magasins.

Les types:

Les magasins peuvent être centralisés ou décentralisés. Stockage centralisé signifie un magasin unique pour l'ensemble de l'organisation, tandis qu'un stockage décentralisé signifie des petits magasins indépendants rattachés à divers départements. La gestion centralisée des magasins garantit une meilleure organisation et un meilleur contrôle des magasins, une utilisation économique de l'espace de stockage, une réduction du personnel, une réduction des coûts de stockage et la nomination d'experts pour le traitement des problèmes de stockage. Il assure en outre une vérification continue des stocks.

Il souffre également de certains inconvénients. Cela entraîne des coûts plus élevés de manutention des matériaux, des retards dans la distribution des matériaux aux départements concernés, l'exposition des matériaux aux risques d'incendie et les pertes d'accidents sont des difficultés pratiques à la gestion de grands magasins.

D'autre part, les magasins décentralisés impliquent des coûts moindres et du temps pour transférer des matériaux volumineux vers des départements distants et sont utiles pour éviter la surpopulation dans le magasin central. Cependant, elle souffre également de certains inconvénients, à savoir que la politique de stockage décentralisé ne permet pas l'uniformité de la politique de stockage, qu'il faut davantage de personnel et que des experts ne peuvent être nommés.

Objectifs de la conservation:

Voici les principaux objectifs d’un système de stockage efficace:

1. Assurer sans délai l'approvisionnement ininterrompu en matériaux et en magasins des différents départements de production et de service de l'organisation.

2. Pour éviter le surstockage et le sous-stockage des matériaux,

3. Protéger les matériaux contre le vol, le vol et autres risques.

4. Minimiser les coûts de stockage.

5. Assurer un contrôle adéquat et continu des matériaux.

6. Assurer l'utilisation la plus efficace possible de l'espace de stockage disponible et des travailleurs engagés dans le processus de stockage.

Fonctions de magasin:

À la lumière des objets ci-dessus, les fonctions exécutées par le service des magasins sont décrites ci-dessous:

1. Envoi des demandes d'achat au service des achats au fur et à mesure de la nécessité des articles en magasin.

2. Recevoir les articles achetés du service des achats et confirmer leur qualité et leur quantité avec le bon de commande.

3. Stocker et conserver les matériaux aux endroits appropriés et commodes afin de pouvoir les ranger facilement.

4. Stocker les matériaux de manière à minimiser les risques et à éviter les pertes dues à une manutention défectueuse.

5. Envoi de documents à divers départements contre des bordereaux de réquisition dûment autorisés par les chefs de département respectifs.

6. Mettre en place un système adéquat de contrôle des stocks, procéder à des inventaires physiques de tous les magasins à des intervalles périodiques et tenir également des registres appropriés des stocks.

7. Fournir des informations complètes sur la disponibilité des matériaux et des biens, etc., le cas échéant, en tenant à jour les enregistrements des magasins, avec l'aide de la corbeille et du grand livre, etc.

Fonctionnement des magasins:

Il y a quatre sections dans le processus de stockage, à savoir.

a) Section de réception,

b) section de stockage,

c) Section de la comptabilité, et

(d) Section des problèmes.

Ceux-ci sont expliqués comme suit:

a) Section de réception:

Les magasins reçoivent quatre types d’inventaire, à savoir: (i) les matières premières, (ii) les magasins et fournitures, (iii) les outils et équipements, (iv) les produits en cours ou semi-finis.

La procédure suivante est suivie pour recevoir ces inventaires:

(i) Réception de ces matériaux entrants dans les magasins.

(ii) Vérification et inspection de ces matériaux et magasins entrants, etc.

(iii) Enregistrement des articles entrants dans le livre de marchandises reçues.

(iv) Préparer et acheminer les marchandises à l’intérieur de la boutique.

(v) Informer le service des achats des biens endommagés et défectueux et des fournitures pour surplus ou déficit, etc., ainsi que des formulaires et des notes de rejet.

(vi) Le renvoi des produits endommagés ou défectueux aux fournisseurs conformément aux instructions du service des achats.

(vii) Envoi des matériaux aux magasins respectifs et aux emplacements où ils doivent être stockés ou conservés.

b) Section de stockage:

Le magasin devrait être situé à un endroit approprié et approprié. Il devrait disposer de nombreuses installations pour stocker correctement le matériel, à savoir. bacs, étagères et étagères, etc. Il peut y avoir une seule salle de magasin dans le cas d'une petite organisation, mais une entreprise de grande taille peut avoir plusieurs ou plusieurs entrepôts en plus du magasin général ou principal.

Les stocks séparés peuvent être utilisés pour différentes classes d’inventaires. Le matériel doit être stocké de manière à le protéger contre les risques de dommages, de destruction et de tout type de perte. Chaque article doit comporter des marques d'identification, à savoir marquage, estampage, gaufrage, couleur, codage, peinture, etc. Ces risques sont très utiles pour localiser ou identifier un article dans les magasins.

c) Section de la comptabilité:

Cette section concerne la tenue de registres appropriés en ce qui concerne la réception et la distribution des documents. La tâche principale de cette section est d’entreprendre le processus de contrôle des stocks.

(d) Section de la question:

Les documents devraient être distribués aux départements respectifs après réception des bordereaux de demande dûment autorisés. Une entrée doit être faite immédiatement sur la fiche de bac attachée au bac à partir duquel le matériel a été émis.

Les cartes bin contiennent des informations précieuses sur la réception et la distribution des documents, ce qui est extrêmement utile pour mettre en place un système de contrôle des stocks. Ces cartes sont également utiles pour déterminer divers niveaux de matériaux, à savoir les niveaux maximum, minimum et de réapprovisionnement.