Factures et envois de fonds

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur les factures et les envois de fonds utilisés dans les banques.

Factures:

Les factures commerciales occupent une place essentielle dans le monde du commerce et des échanges. Dans la plupart des transactions commerciales, le vendeur élabore une facture à l’acheteur en vue du paiement de celui-ci. Les factures levées par le vendeur ou le fournisseur sont remises aux banques pour encaisser le produit de la vente auprès de l’acheteur. Les systèmes de factures dans les transactions commerciales établissent un paiement ou un non-paiement du coût des marchandises pour le vendeur et la livraison des marchandises à l'acheteur.

Le mécanisme des factures aide à réduire la distance entre le vendeur et l'acheteur. Les factures commerciales ont joué un rôle crucial dans la croissance du commerce national et international. Le système est utilisé non seulement pour percevoir le montant mentionné dans les factures, mais également pour compléter le fonds de roulement du vendeur par le biais d’achat ou d’escompte de factures commerciales par les banques.

Une facture est un ensemble de documents comprenant une facture, une lettre de change, un titre de propriété, à savoir, un connaissement, une lettre de transport aérien, un récépissé de chemin de fer, un récépissé de camion, un récépissé d’entrepôt, etc. ainsi qu’une copie de la commande passée par l’acheteur. avec le vendeur.

Une "lettre de change" est un instrument écrit contenant une commande inconditionnelle, signée par le souscripteur, enjoignant à une certaine personne de ne verser une certaine somme d’argent qu’à la commande d’une personne ou au porteur de la carte. instrument.

Ainsi, une lettre de change présente les caractéristiques suivantes:

(i) La lettre de change doit être écrite.

(ii) Il est signé par le fabricant, également appelé tiroir.

(iii) Le fabricant ou le tireur ordonne au tiré de verser une certaine somme d’argent au bénéficiaire mentionné dans la lettre de change ou à sa commande.

(iv) L'ordre de payer doit être inconditionnel et doit être signé par le tireur.

(v) Une lettre de change est un instrument négociable et peut être transférée par endossement et / ou remise.

Types de factures utilisées dans le commerce :

a) projets de loi intérieurs:

Lorsque le vendeur et l'acheteur sont tous deux situés dans le pays, il s'agit d'un projet de loi intérieur.

b) Factures étrangères:

Lorsque l’une des parties, c’est-à-dire un vendeur ou un acheteur, est située dans un pays étranger, la facture émise est appelée facture étrangère.

c) Factures à la demande:

Lorsqu'une facture est payable sur demande ou sur présentation, elle s'appelle une facture à la demande.

d) Factures d'utilisation :

Lorsqu'une facture est payable à une date future spécifiée ou après une période spécifiée, elle est appelée facture.

e) Factures documentaires:

Lorsque la lettre de change est accompagnée de titres de propriété relatifs à des marchandises, à savoir un connaissement, une lettre de transport aérien, un récépissé de chemin de fer, un récépissé de camion, un récépissé d’entrepôt, des bons de livraison, etc., on parle de facture documentaire.

f) Factures propres:

Lorsque le projet de loi n’est pas accompagné de titres de propriété de biens, il s’appelle un projet de loi propre.

g) Factures DP:

DP représente l'ensemble des documents à «remettre contre paiement» par l'acheteur, ce qui implique que la banque d'encaissement ne remettra les titres de propriété à l'acheteur que contre paiement et que ce dernier pourra ensuite obtenir la livraison des marchandises.

h) DA Bills:

DA représente l'ensemble des documents à «remettre» à l'acheteur contre son «acceptation» pour le paiement de la facture à une date ultérieure. Les factures DA sont également appelées factures Usance et peuvent être divisées en factures «après date» et «après vue». La date d'échéance du paiement en cas de «date postérieure» sera calculée à partir de la date de la facture, tandis que, dans le cas «après la vue», la date d'échéance du paiement de la facture sera calculée à partir de la date d'acceptation de la facture par le tiré / acheteur.

Les tirés des factures ont droit à deux jours ouvrables complets pour le paiement ou l'acceptation de la facture. La facture devrait être présentée à l'adresse du tiré pendant les heures ouvrables les jours ouvrables. Une lettre de change, qui n'est pas expressément payable sur demande, à vue ou sur présentation, devient exigible le troisième jour après le jour où elle est libellée.

C'est ce que l'on appelle 3 jours de grâce, qui doivent être autorisés si une facture n'est pas payable à vue, à vue ou sur présentation. Un délai de grâce n’est pas nécessaire si le tireur et le tiré s’entendent pour l’éliminer.

Calcul de la date d'échéance :

(i) Dans le cas d’une facture payable après un nombre de jours déterminé, la pratique consiste à exclure la date de la facture.

(ii) Dans le cas d'une facture payable après un certain nombre de mois, la facture est échue pour le paiement le jour correspondant du mois où se termine le nombre indiqué de mois. S'il n'y a pas de jour correspondant dans ce mois, la facture devient exigible ou arrive à échéance le dernier jour ouvrable du mois.

(iii) Si le jour où la facture devient exigible est un jour férié, l’instrument sera payable le jour ouvrable suivant.

Déshonneur du projet de loi, constatant et protestant :

Si la facture n’est pas payée ou acceptée par le tiré, sur demande / présentation ou à la date d’échéance, elle est traitée comme une facture déshonorée. Lorsque la facture est refusée, la banque présentante s’adresse au notaire ou à son greffier pour lui demander formellement de payer ou d’accepter le paiement par le tiré. En cas de refus du tiré de se conformer à la demande, le notaire notera la lettre de change comme une lettre déshonorée. Ce processus est connu sous le nom de 'Noting', ce qui signifie que le notaire a enregistré ou enregistré le fait de déshonorer.

Cet enregistrement comprend les informations suivantes:

a) Le fait de déshonorer

b) La date du déshonneur

c) La raison, le cas échéant

d) Si l’instrument n’a pas été expressément déshonoré, la raison pour laquelle le détenteur le traite comme déshonoré et

(e) Les frais facturés par le notaire pour son inscription.

En cas de lettre de change ou de billet à ordre, la mention n'est pas obligatoire; cependant, dans le cas d'une facture étrangère, il est impératif de noter le déshonneur.

Protêt est un certificat notarié officiel attestant le déshonneur de l'instrument. La protestation donne une preuve authentique et satisfaisante du déshonneur et le tribunal accepte ce certificat (protestation) comme un fait déshonorant. La protestation n'est pas obligatoire pour les factures intérieures, mais pour les factures étrangères, elle est nécessaire.

Collection de factures par les banques commerciales :

Les factures, nettes ou documentaires, levées ou tirées par le vendeur sur l'acheteur / tiré, sont remises aux banques pour qu'elles recouvrent le montant de la facture. La banque agit en tant qu'agent pour recouvrer la facture au nom du tireur / vendeur. Le recouvrement des factures par les banques est de deux types, à savoir les factures sortantes pour la perception et les factures entrantes pour la perception.

Factures sortantes à recouvrer (OBC) :

Le vendeur soumet la facture contenant la lettre de change et d’autres documents à son banquier afin que celle-ci soit recouvrée par le tiré / acheteur.

Dès réception de la facture, la banque initie les étapes suivantes pour la perception du montant:

(i) Contrôle des documents et vérification du cachetage correct d'une facture d'achat, si nécessaire. La banque doit apposer son timbre en caoutchouc sur tous les documents pour marquer le traitement des documents.

(ii) Saisie des détails de la facture, tels que nom du tireur, nom du tiré, nom de la banque à laquelle la facture est envoyée pour recouvrement, numéros de lettre de change et de facture, nom du transporteur et numéro relatif du connaissement, de la voie aérienne, du récépissé de chemin de fer, etc., dans le registre des factures sortantes pour recouvrement. Les banques ont adopté à cet effet un logiciel approprié dans leurs systèmes informatiques et les écritures sont saisies dans l'ordinateur.

(iii) Passage des bons de responsabilité et, dans le cas d’un module informatisé, les bons relatifs sont générés par l’ordinateur.

(iv) Envoi de la facture au banquier de l'acheteur / du tiré après avoir endossé les documents en leur faveur et transmis les instructions données par le tireur de la facture. Donner des conseils clairs pour remettre le produit, y compris les frais, à la banque expéditrice pour le crédit du compte du vendeur. En cas d'utilisation de factures, les dates d'échéance sont communiquées au tireur et à leur instruction en cas de non-paiement / d'acceptation de la facture par le tiré.

(v) Dès réception du produit de la facture, la banque du vendeur annulera le bordereau de responsabilité passé précédemment. Les coupons de responsabilité initiaux et leur annulation sont passés en tant que contrepartie et le solde net apparaît des deux côtés du bilan de la banque.

Factures d'entrée pour recouvrement (BAC):

Les banques reçoivent les factures entrantes pour qu'elles soient recouvrées par d'autres banques ou directement du tiroir.

À la réception des factures entrantes pour recouvrement, les étapes suivantes sont lancées par la banque:

(i) Examiner les documents et vérifier leur exactitude à l'aide du tableau de couverture envoyé par la banque du tireur.

(ii) Entrez les détails de la lettre, à savoir le nom du tireur, le nom du tiré, de la banque / succursale d'où provient le destinataire, le numéro de facture et de lettre de change, les détails du connaissement, de la lettre de transport aérien, du chemin de fer dates de réception, etc., en cas d'utilisation de factures dans le registre des factures d'arrivée pour recouvrement dans le module correspondant de l'ordinateur.

(iii) Passage des bons de responsabilité relative en tant que contrepartie.

(iv) Intimation des tirés des billets contenant les instructions du tireur et de son banquier pour paiement.

(v) Remise du montant (net des frais du banquier du tiré) collecté du tiré à la banque du tireur.

(vi) Demander aux banquiers / tireurs du tireur des instructions concernant le règlement de la facture au cas où la facture resterait impayée / non acceptée pendant une période supérieure à une période raisonnable.

(vii) Dès que la facture est réalisée, inversez le bordereau de responsabilité (Contra Entry) passé précédemment.

(viii) Lors du paiement des factures, les documents correspondants, y compris le connaissement / la lettre de transport aérien / le récépissé du chemin de fer / du camion, sont remis au tiré / acheteur pour que les marchandises lui soient livrées à partir du propriétaire du transporteur.

Factures achetées / à prix réduit:

En cas de recouvrement des factures, le vendeur / tireur doit attendre le délai de livraison normal (délai de réception du produit de la banque du tiré) ou jusqu'à la date d'échéance des factures usance pour le paiement. Dans ce cas, la période de transit ou la période d'utilisation est à la charge du tiroir de la lettre et son fonds de roulement est bloqué sous forme de créances.

Afin de surmonter la difficulté susmentionnée, le vendeur / le tireur de la facture peut s’adresser à son banquier pour acheter ou escompter la facture et lui payer le montant de la facture immédiatement après le dépôt de la facture. Les factures à vue ou DP sont achetées par les banques, tandis que les factures usance ou DA sont actualisées. L’achat ou l’escompte de factures par les banques reconstitue le fonds de roulement immobilisé en tant que créance du tireur / vendeur des marchandises.

Cela équivaut à accorder un prêt ou un crédit de la banque au vendeur. Par conséquent, toutes les précautions prises au moment de l’octroi de la facilité de crédit à un client devraient être respectées par la banque. Le processus d'évaluation du crédit, de documentation et de décaissement appropriés doit être suivi par la banque. Normalement, la facilité des billets achetés / escomptés est donnée aux clients établis de la banque à qui la limite de crédit en fonds de roulement a été accordée.

La facture achetée / escomptée est un mode de livraison du crédit de fonds de roulement à un emprunteur. L’évaluation globale du besoin en fonds de roulement d’un emprunteur est effectuée conformément à l’une des trois méthodes suivantes: (i) la méthode du chiffre d’affaires; (ii) la méthode des normes d'inventaire et de détention de créances; et (iii) la méthode du budget de caisse mensuel.

Après une évaluation adéquate de l'emprunteur et de l'activité commerciale, le besoin en fonds de roulement est évalué par l'agent de crédit de la banque et, en fonction de la nature des activités de l'emprunteur, les modes de livraison du plafond de crédit sont déterminés. Les facilités sous forme de découvert / crédit au comptant sur les stocks et les créances, le crédit d’emballage, les effets achetés / escomptés, etc. sont accordées dans les limites du fonds de roulement global accordé à l’emprunteur.

Dans la limite de crédit globale, des sous-limites sont accordées pour les découverts / crédits de caisse, les crédits d'emballage et les effets achetés / escomptés. Les factures DP sont achetées et les factures d’usure sont actualisées dans les limites du sous-plafond du financement des factures accordé à l’emprunteur.

Les finances contre les effets sont plus sûres, car le tireur, le tiré et l'endosseur de la lettre de change sont responsables envers le «Titulaire de cours». La banque devient le titulaire en bonne et due forme lorsque la facture est achetée / rachetée par elle. Le financement sur factures est considéré comme étant à liquidation automatique. Chaque facture est financée séparément et l'avance relative est liquidée dès réception du produit de ladite facture.

Lors du traitement des factures, le banquier doit faire preuve de prudence et veiller à ce qui suit:

(i) Les détails du connaissement, de la facture des voies aériennes, du récépissé de chemin de fer, etc. ne sont ni altérés ni altérés.

(ii) Les marques ou numéros distinctifs sur les caisses / emballages doivent porter la désignation et la quantité telles qu'indiquées sur la facture et concorder avec les indications portées sur les titres de propriété, qui devraient également indiquer si le fret est payé ou à payer au destinataire. .

(iii) Le connaissement, la facture des voies respiratoires, le récépissé du chemin de fer, le récépissé du camion, etc. ne doivent pas être périmés, c’est-à-dire que les documents sont remis si tardivement qu’ils ne peuvent pas parvenir à la banque de l’acheteur avant que les marchandises n'arrivent à destination.

(iv) Seule la copie du destinataire du document du titre doit accompagner la facture. Le document doit être endossé en faveur de la banque qui l’appuyera en outre en faveur du destinataire / acheteur, soit lors du paiement, soit lors de l’acceptation.

(v) Les marchandises sont enregistrées aux risques et périls du transporteur et une assurance de transit adéquate est souscrite.

(vi) Le nom du tireur doit être mentionné en tant qu’expéditeur, ainsi que de destinataire dans le titre de propriété, qui doivent l’approuver de la même manière en faveur de l’achat / de l’escompte de la facture par la banque. La banque devient alors le titulaire en bonne et due forme.

L'encours total cumulé au titre de la facture achetée / actualisée correspond à un élément du portefeuille d'avances dans l'actif du bilan de la banque.

Facture tirée achetée / remise :

Les factures achetées / remises dont il est question ci-dessus se rapportent aux factures soumises par le vendeur / tireur de la facture qui est l'emprunteur de la banque. L’emprunteur, qu’il soit fabricant ou commerçant, doit acheter des matériaux ou des biens à ses fournisseurs. À cette fin, les fournisseurs établissent souvent des factures d’usage sur l’emprunteur de la banque qui devient le tiré de la facture.

L'emprunteur (tiré) peut demander à la banque d'acheter / d'escompte les factures tirées sur lui dans le cadre de la facilité d'achat / d'escompte des billets tirés. Dans ce système, le fournisseur établit une facture d’usance avec un nombre maximum de jours d’utilisation spécifiés, qui est acceptée par l’acheteur pour paiement à la date d’échéance.

Le fournisseur peut remettre la facture acceptée à la banque de l'acheteur ou l'acheteur lui-même peut remettre la facture acceptée avec une lettre de demande d'escompte de la facture sur la base de laquelle la banque de l'acheteur escompte la facture et effectue le paiement au fournisseur. Le montant à payer au vendeur serait le montant net de la facture, après déduction des intérêts pour la période d’usance et d’autres frais.

À la date d'échéance de la facture, le montant serait récupéré par la banque d'escompte sur le compte de l'emprunteur / tiré. La limite de crédit fixée dans le cadre de ce système de factures de tirage est fixée en tant que sous-limite dans la limite globale du fonds de roulement accordée à l'emprunteur. Sinon, la facilité équivaudrait à un double financement.

Il convient de veiller à ce que les effets non commerciaux ou les effets ne résultant pas d'une transaction commerciale réelle ne soient pas présentés par le tireur. L'ensemble complet des documents, à savoir, facture, lettre de change, titre de propriété (connaissement, lettre de transport aérien, reçu de chemin de fer, reçu de camion, etc.) doit être soumis à la banque de l'acheteur pour que celui-ci soit payé. / établissement à prix réduit.

La banque du tiré doit également s’assurer que le tiré n’a pas recours à un double financement, une fois sous le régime des factures tirées et à nouveau en incluant les actions achetées en vertu desdites factures dans l’état des stocks remis à la banque pour utilisation de la facilité de découvert / crédit.

Envois de fonds:

L'envoi de fonds signifie le transfert de fonds d'un endroit à un autre. L'envoi de fonds est l'une des principales fonctions des banques commerciales. Grâce à leur vaste réseau de succursales et à l'utilisation des dernières avancées technologiques, les banques sont particulièrement bien placées pour entreprendre l'activité de transfert de fonds.

À l’heure actuelle, les envois de fonds ne se limitent pas au territoire géographique du pays mais s’étendent à n’importe où dans le monde. Les fonds peuvent être transférés d’un bout à l’autre du monde en quelques secondes en utilisant le mode de transfert électronique adopté par les banques commerciales.

Toutefois, les méthodes traditionnelles d’envoi de fonds sont les suivantes:

(i) Demandes de traite émises par une succursale de la banque dans une autre succursale,

ii) transfert du courrier par la voie postale,

(iii) transfert télégraphique par la voie postale, et

(iv) En émettant des ordres de paiement, des chèques de trésor, des chèques de banque, des chèques-cadeaux et des chèques de voyage.

Les banques du monde entier réalisent des recettes considérables en se lançant sous une forme ou une autre dans le secteur des envois de fonds.

Les parties impliquées dans une transaction de remise sont:

(a) expéditeur,

(b) bénéficiaire ou bénéficiaire,

d) la succursale de paiement de la banque.

Si la banque n’a pas de succursale en propre, elle peut effectuer la transaction de remise par l’intermédiaire des correspondants.

Il n'est pas nécessaire que l'expéditeur ou le bénéficiaire d'une transaction de remise soit les clients / titulaires du compte de la banque. Tout membre du public ou une organisation peut s’adresser à la banque pour obtenir un virement de fonds et la banque peut divertir l’entreprise et générer des revenus par échange.

Les différents types d’envois de fonds répondent aux différents besoins des expéditeurs. Les traites à la demande, les ordres de paiement, les chèques du trésorier et les chèques de banque sont des instruments négociables qui sont émis par la banque sur elle-même ou son correspondant en faveur du bénéficiaire situé à un autre endroit. Les instruments négociables ci-dessus sont émis et remis à l'expéditeur qui les envoie ensuite au bénéficiaire.

Parfois, l'expéditeur peut demander à la banque d'envoyer l'instrument au bénéficiaire / bénéficiaire et la banque peut le faire contre le recouvrement de certains frais. En cas de transfert de courrier, la banque s’engage à verser l’argent directement au bénéficiaire par l’intermédiaire de la succursale de paiement ou un correspondant, en envoyant un message contenant les signatures des représentants autorisés de la succursale de paiement.

Le transfert télégraphique est le mode de transfert de fonds le plus rapide par télégramme / télex contenant un message testé. Un message testé signifie que le texte du télégramme / télex contient un numéro de code qui sera décodé ou déchiffré par la succursale / le correspondant payeur et, s’il est constaté, le paiement correspondant est donné au bénéficiaire.

Le numéro de code est composé de plusieurs chiffres indiquant l'année, le mois, le jour et la date du mois, le montant et un numéro fixe attribué par la banque à la succursale émettrice. Le numéro ainsi arrivé est préfixé par un numéro de série du message de la succursale qui remet à la succursale qui paie afin de décoder le numéro complet avant d'effectuer le paiement. Le système d'utilisation des codes élimine dans une large mesure la possibilité de fraude.

En cas de chèques-cadeaux et de chèques de voyage, l'acheteur des instruments peut les transporter avec lui, où qu'ils se trouvent, et les retirer de la succursale de la banque la plus proche ou de la banque correspondante disponible sur le lieu de sa visite.

Cependant, après la mise en œuvre de la solution bancaire principale (CBS), la plupart des modes de transfert susmentionnés sont devenus obsolètes et le transfert de fonds d'un lieu à un autre est devenu très rapide. Le transfert de fonds d'une succursale CBS à une autre succursale CBS de la même banque peut être effectué en un rien de temps.

Même la remise de fonds sur un compte d'une autre banque peut être effectuée en une heure au moyen du mécanisme de règlement brut en temps réel (RTCS) ou de transfert électronique de fonds national (NEFT). De plus, grâce au système de gestion de la trésorerie proposé par les banques, les méthodes traditionnelles d’envoi de fonds sont presque obsolètes.

Envoi transfrontalier de gros montants par support électronique:

Les grandes banques de presque tous les pays du monde ont beaucoup investi dans la technologie ces dernières années. Certaines des banques ayant des activités internationales ont établi des liaisons par satellite pour communiquer avec leurs succursales ou leurs homologues dans d'autres parties du monde. Une organisation appelée la Société pour les transactions financières interbancaires mondiales (SWIFT) a été créée pour faciliter la remise de fonds par voie électronique par les banques du monde entier. Toutes les grandes banques sont membres de SWIFT et utilisent le système par le biais du système de messagerie SWIFT pour le transfert transfrontalier de fonds.

Le message transmis à SWIFT contient un numéro de code qui doit être décodé par la banque de paiement avant d'effectuer le paiement au bénéficiaire réel. La plupart des envois de fonds internationaux sont effectués via SWIFT, qui est le mode de transfert de fonds le plus rapide d'un coin à l'autre du monde. Grâce à ce système, les envois de fonds peuvent être envoyés de Mumbai à Mexico en quelques secondes seulement.

Dans ses activités de transfert de fonds, la banque doit rester vigilante et faire preuve de diligence raisonnable pour que le système ne soit pas utilisé à mauvais escient par les criminels et les auteurs d'infractions économiques aux fins de blanchiment de capitaux. Les succursales de paiement et de paiement de la banque doivent adhérer à la loi du pays sur la lutte contre le blanchiment d’argent. Dans le passé, il avait été constaté que des criminels, des terroristes, etc. dans le monde entier avaient fait un usage abusif du système, pour virer des fonds qui étaient finalement utilisés pour parrainer des activités criminelles et terroristes.

Les gouvernements de tous les pays veillent donc à la stricte application des dispositions de la loi anti-blanchiment par le système bancaire de leurs pays respectifs. Le non-respect des dispositions de la loi par un responsable de banque ou une négligence de sa part est considéré avec beaucoup de sérieux et le responsable en question est passible de sanctions sévères de la part des forces de l’ordre.

Il est donc impératif que les représentants de la banque se conforment aux normes KYC sans aucune négligence. Ils devraient également veiller constamment aux activités des bénéficiaires de gros envois de fonds, en particulier lorsque ceux-ci sont répétés rapidement.