Contrôle de la sortie de matériel: Fiche d'analyse de facture, de traitement et de question
Contrôle de la sortie des matériaux: fiche d'analyse, de traitement et d'émission!
Issue of Materials:
Les matériaux sont conservés dans les magasins afin que le magasinier puisse les émettre chaque fois que ceux-ci sont requis par les services de production. Mais un magasinier ne doit pas délivrer de matériel à moins qu'une demande de matériel dûment autorisée lui soit présentée.
Réquisition de matériel:
Le magasinier doit toujours délivrer le matériel avec l'autorisation appropriée pour éviter tout détournement. Cette autorité est généralement donnée par le contremaître du service de production sur un formulaire appelé «réquisition de matériel».
La décision du formulaire est la suivante:
La demande reçue est numérotée en série par le magasinier, de sorte qu'aucune demande ne peut être omise dans la comptabilité. Outre le numéro de série écrit par le magasinier, le service qui place la demande peut y apposer son propre numéro de série.
Les détails relatifs à la quantité émise et au nombre de demandes d'achat de magasins sont entrés dans la colonne d'émission de la fiche de parcelle afin que celle-ci puisse afficher le solde correct de l'article. Après cela, ces demandes sont envoyées au bureau des coûts où les colonnes de taux et de montant sont remplies de manière à ce que le matériel publié dans le grand livre soit crédité et le débit imputé à l’emploi recevant le matériel dans le grand livre.
Une demande de matériel a pour objet d'autoriser le magasinier à délivrer le matériel; elle n'est donc signée que par la personne autorisée à le faire, de sorte qu'il ne puisse y avoir de mauvais tirage du matériel. Pour éviter toute utilisation abusive et tout tirage excessif du matériel, le magasin tient une liste des noms des personnes autorisées à tirer le matériel ainsi que leurs spécimens de signature.
Nomenclature :
Une nomenclature fournit une liste complète de tous les matériaux requis avec les quantités pour un travail, une commande ou un processus particulier. Ainsi, tous les articles requis pour un travail, une commande ou un processus particulier sont répertoriés par le service de production sur un seul document. Cette facture sert à la réquisition de matériel et tous les matériaux énumérés sur la facture sont envoyés au département de production.
Une nomenclature doit être préparée si le travail est de nature non normalisée afin que le département de la production puisse effectuer une estimation raisonnable de tous les matériaux nécessaires avant le début du travail.
Voici un exemple de nomenclature:
Avantages de la nomenclature:
(1) Une nomenclature a pour objet de permettre au service de production de passer des commandes telles que stipulées dans la production.
(2) Il sert à un responsable des achats à effectuer un retrait ou une demande d'achat pour l'achat des matériaux nécessaires à un travail particulier.
(3) Il sert à la réquisition de matériel pour la délivrance de matériel par le magasinier.
(4) Le calcul du coût des travaux devient plus facile car le département des coûts peut utiliser une nomenclature pour calculer le coût des matériaux émis pour chaque travail.
(5) Le contrôle de l'utilisation des matériaux en cas de travaux non standard est facilité si les matériaux sont émis conformément à la nomenclature. Une nomenclature est préparée en tenant compte de l'estimation scientifique de tous les matériaux requis pour un travail particulier. Ainsi, un gaspillage peut être découvert si la quantité réelle de matières émises est supérieure à la quantité indiquée dans la nomenclature.
(6) L'achat de matériel peut être planifié à l'avance pour éviter les retards de production.
(7) L'utilisation d'une nomenclature permet de gagner du temps qui aurait autrement été perdu pour la préparation de commandes séparées pour différents matériaux.
Différence entre demande de matériel et nomenclature :
La demande de matériel est un document autorisant le magasinier à délivrer les matériaux qui y sont mentionnés au département consommateur. La nomenclature des matériaux, quant à elle, est un document qui donne une liste de tous les matériaux requis avec les spécifications et les quantités pour un travail, une commande ou un processus particulier.
La nomenclature sert souvent à une demande de matériel car elle affiche une liste de tous les matériaux requis pour un travail, une commande ou un processus particulier, mais une demande de matériel fournit une liste des matériaux requis par un service donné à un moment donné.
Par conséquent, une nomenclature peut remplacer une demande d'achat de matériel, mais une demande d'achat de magasin ne peut pas remplacer une nomenclature. La nomenclature permet de garder un contrôle quantitatif sur les matières tirées via la demande en magasin, car le gaspillage peut être localisé si la quantité réelle de matières tirée est supérieure à la quantité indiquée dans la nomenclature.
Une nomenclature peut être très utile dans le cas d’emplois non normalisés, alors qu’une réquisition de matériel ne servira pas à cela.
Une nomenclature est utile pour l'envoi de devis compétitifs car une nomenclature est préparée en tenant compte de l'estimation scientifique de tous les matériaux nécessaires à un travail, une commande ou un processus particulier. Cela n’est pas possible dans le cas d’une réquisition de magasin préparée uniquement au moment de l’obtention du matériel sorti des magasins.
Nous avons vu qu'une nomenclature peut servir à une demande de magasin, mais une demande de magasin ne peut pas servir à une nomenclature.
Cependant, la coexistence des deux documents est souhaitable dans les cas suivants:
1. Lorsque les matériaux indiqués dans la nomenclature à tracer sur une longue période ne doivent pas être tracés en même temps;
2. Lorsque le système de calcul des coûts standard est adopté; et
3. Lorsque le calcul du coût des travaux ou des lots est suivi, la demande de magasin peut être utilisée pour toute sortie de matériaux au-delà des quantités indiquées dans les nomenclatures des travaux ou des lots à exécuter.
Traitement des matériaux en surplus:
Les commandes reçues sont numérotées en série par le magasinier et les détails relatifs à la quantité émise et au nombre des demandes de magasins sont entrés dans la colonne d'émission de la fiche de parcelle. Ensuite, ces demandes sont envoyées au centre de coûts où les colonnes de taux et de montant sont renseignées et les écritures sont effectuées dans le livre de magasin et le livre de travaux.
Parfois, les matériaux peuvent être émis au-delà des exigences d'un travail ou d'un ordre de travail particulier pour faciliter la manipulation. Par exemple, les barres en tôle ou en acier ne peuvent pas être coupées dans les magasins à la taille exacte requise et, en même temps, peuvent être facilement utilisées dans les ateliers lorsqu'elles sont en taille réelle. Dans un tel cas, la totalité de la quantité émise est imputée au travail ou à la commande de travail et les matériaux en surplus de ce travail peuvent être soit retournés aux magasins, soit transférés à un autre travail.
Retour de matériaux excédentaires:
Lorsque les matériaux en surplus sont renvoyés aux magasins, un billet de retour de matériel ou une note de débit de magasin ou une note de crédit en magasin est préparé dans le service où le matériel est en surplus. Le magasinier signe les trois copies comme un gage de réception du matériel en surplus et en conserve une copie avec lui pour effectuer des entrées du côté des reçus des cartes bin. La deuxième copie est envoyée au bureau des coûts pour saisie dans le grand livre et attribution d'un crédit pour le travail particulier dans lequel les articles sont en surplus et renvoyés.
La troisième copie est envoyée au département qui renvoie le matériel en surplus. La décision de la note est donnée ci-dessous:
Transfert de matériaux excédentaires:
Le transfert de matériaux excédentaires d'un travail à un autre devrait être évité autant que possible. La principale objection est que l'enregistrement pour le transfert ne peut pas être fait et le coût matériel réel pour le travail peut être inexact.
Une exception au retour des matériaux en surplus dans les magasins est que lorsque le retour des matériaux dans les magasins peut être coûteux en raison de la distance ou de la quantité excessive de frais de manutention, les matériaux peuvent être transférés vers un autre travail proche du travail transféré.
Cela permettra d'économiser les coûts de transport du travail transféré au magasin et de nouveau du magasin à l'autre travail. Une grande partie des frais de transport sera économisée si les matériaux à transférer sont lourds. Toutefois, le transfert de matériaux d'un travail à un autre doit être autorisé avec la préparation de la note de transfert de matériel.
La décision de cette note est donnée ci-dessous:
La note de transfert de matériel est préparée dans le département où le matériel est en excès et une copie de la note est envoyée au bureau des coûts pour la création des enregistrements nécessaires. Le travail recevant le matériel est débité et le travail transférant le matériel est crédité.
Résumé analytique ou fiche d’analyse de matériel :
Périodiquement, une analyse des diverses commandes, des notes de retour de matériel et des notes de transfert de matériel doit être réalisée et une déclaration doit être préparée pour montrer d'un coup d'œil la valeur du matériau consommé pour chaque travail. Cette déclaration est connue sous le nom de résumé d’article ou feuille d’analyse des problèmes de matériel.
La décision de l'abrégé est donnée sous:
L'abrégé sur le matériel est très utile car il indique la quantité de matériel à imputer aux divers travaux et frais généraux. Le nombre total de magasins débités pour les différents travaux et frais généraux doit être identique à la valeur totale des magasins émis au cours d’une période donnée.
