Comment estimer le coût d'un projet? (6 étapes)

Cet article met en lumière les six principales étapes de l’estimation du coût du projet. Les étapes sont les suivantes: 1. Passation des marchés et livraison 2. Site-Bureau 3. Gestion du contrat 4. Appel d'offres 5. Contrat 6. Administration du contrat.

Étape n ° 1. Approvisionnement et expédition:

La première étape pour estimer le coût du projet est l’achat. L'équipe de projet pour chaque projet de moyenne à grande envergure devrait inclure du personnel responsable des fonctions d'achat et du suivi de cette fonction. Le suivi de ces achats s'appelle Expediting ou Chasing. La mise en œuvre d’un projet comprend l’achat d’un grand nombre d’articles et de services, dont certains sont volumineux.

Il est souhaitable d'acheter le bon type de matériaux au bon prix et au bon moment. Le travail est vaste et, même après la négociation et une décision menant à la question des bons de commande, la situation nécessite un suivi et, partant, les "poursuiveurs".

La fonction d'approvisionnement comprendra:

une. Invitation à soumissionner, le cas échéant;

b. Achat d'articles standard tels que des «produits prêts à l'emploi» ou des articles de marque tels que des commutateurs Siemens, des appareils d'éclairage de Philips, etc. pour lesquels des négociations sont également possibles avec les fabricants (en fonction du volume concerné). Dans le cas contraire, ces articles peuvent être achetés auprès des principaux revendeurs afin de trouver les meilleurs prix disponibles;

c. Acquisition de matériaux en vrac tels que ciment, acier, gravillons, etc. qui nécessitent un délai de livraison en vrac et la négociation permettant de déterminer les tarifs des contrats permettant de fournir une certaine quantité pendant une certaine période, avec bien entendu des spécifications de qualité;

ré. Négociations pour l’embauche de gros équipements et équipements, par exemple grues, mélangeurs, etc., le calendrier des exigences, la responsabilité de la couverture d’assurance, les performances / capacités attendues, les tarifs, etc.

e. Achat d'articles tels que véhicules, ordinateurs, réfrigérateurs, etc.

F. Embauche de personnel pouvant inclure la négociation avec les chefs de gangs, les privilèges à offrir à un tel personnel, etc.

Lorsque vous effectuez les différentes comparaisons entre les taux indiqués et les fournitures envisagées, vous devez tenir compte des termes tels que coûts, assurance, fret (livraison sur site), escompte, période du crédit offert, etc. Tous ces éléments doivent être pris en compte pour que les taux soient calculés. comparable. Dans le cadre de fonctions telles que l’ouverture et l’enregistrement des offres, le comptable du projet doit participer au contrôle interne.

Une fois les commandes passées, l’Expeditor / Chaser a pour fonction de faire un suivi auprès des fournisseurs pour assurer la réception des marchandises en temps voulu, en quantité correcte et, bien entendu, en qualité correcte (selon les spécifications mentionnées à la les bons de commande).

Les contrôles de qualité sont effectués avant que les marchandises ne soient acceptées par le personnel "d’assurance qualité" compétent de l’équipe du projet, qui, pour obtenir un bon contrôle interne, doit être indépendant de l’équipe des achats.

Le "bon de commande" (PO), émis par le contractant, doit comporter:

je. un numéro de série préimprimé de la commande;

ii. description claire et spécifications du matériel à fournir;

iii. le taux unitaire ainsi que le détail des autres éléments éventuels influant sur les paiements tels que les taxes, les frais de livraison, etc. le centre de coûts pour lequel le bon de commande est émis en suivant le codage comme illustré dans l'intégration de WBS et OBS.

Étape # 2. Site-Office:

Lorsque le projet, qui implique des travaux de construction, a été finalisé et que les mesures nécessaires ont été prises pour les achats nécessaires, il est souhaitable de commencer les travaux sur le site du projet, qui constitue la deuxième étape en importance pour l'estimation du coût du projet. Le bureau de chantier étant un élément essentiel pour faciliter l’administration et le suivi du travail réel du projet, nous ne pouvons procéder sans décrire les nécessités sur le site du bureau où le travail du projet est réalisé.

Les nécessités comprennent:

une. Les bureaux de chantier doivent être de nature temporaire avec un accès dégagé depuis les routes;

b. Le bureau de chantier doit disposer d'un hébergement raisonnable pour les réunions fréquentes entre les membres de l'équipe de projet (au moins les membres concernés), les représentants autorisés des entrepreneurs / fournisseurs, les inspecteurs de différentes autorités, etc.

Les résultats de ces réunions avec les décisions prises sont consignés sous la forme de résolutions avec numéro de série et date, signées par le responsable du projet, qui les communiquent au personnel impliqué;

c. Il devrait y avoir une salle de bureau confidentielle avec des articles de papeterie de tous types nécessaires au projet, y compris des dossiers sur l’avancement des travaux, les relevés des coûts, etc. Le bureau de chantier devrait pouvoir communiquer facilement;

ré. Le bureau de chantier doit être équipé de mobilier de base, par exemple chaises, tables, tableaux, ordinateur, téléphone, fax, etc.

e. Le site doit avoir un registre de présence.

F. Les services publics, tels que l'eau, l'électricité, les toilettes, etc., devraient être fournis;

g. Des dispositions suffisantes doivent être prévues pour le stockage des matériaux, en particulier pour ceux qui sont volables.

h. Le bureau de chantier devrait disposer des outils, des gabarits, des appareils de test et de mesure;

je. Le bureau de chantier devrait être bien équipé en matière de premiers secours;

j. L'ensemble du site devrait être couvert par un système de sécurité bien établi.

Étape # 3. Gestion du contrat:

La prochaine étape de l’estimation du coût du projet est la gestion du contrat. Lors de la réalisation d'un projet, les travaux sont sous-traités à des tiers, car il n'est ni possible ni économique de réaliser tous les travaux avec des ressources internes. La taille de ces contrats dépend de la taille et de la complexité du projet. Malgré des ressources internes suffisantes, il devient nécessaire de proposer certains travaux à des tiers pour respecter le calendrier du projet.

En outre, il existe des entreprises hautement techniques et spécialisées en ingénierie-conseil / ingénierie et les services fournis par ces entreprises deviennent une nécessité, en particulier pour les projets de grande taille et complexes. Les Rs. Le projet pétrochimique Haldia de 3 600 crores pour 4 à 2 tonnes de lakh par an dans l’unité mère a été retenu par le japonais Toyo Engineering Corporation comme principal adjudicataire.

Les étapes à suivre pour décider du contrat et de la gestion du contrat sont les suivantes:

une. Invitation à soumissionner;

b. Analyse des offres et négociation avec les soumissionnaires retenus et finalisation des conditions; et

c. Contrat et administration du contrat.

4. Invitation à soumissionner:

Les soumissionnaires sont invités à soumissionner. Ils sont ensuite analysés et comparés à l’idée de choisir un contractant. Dans cette optique, il est primordial de veiller à ce que les offres soient reçues dans un document uniforme appelé document d'appel d'offres, afin d'éviter d'utiliser des mots / expressions différents par différentes organisations afin de rendre les devis comparables.

L'un des documents d'appel d'offres les plus importants pour les travaux de construction est l '«Enquête quantité».

Enquête de quantité (QS):

À partir des dessins et des conceptions de la construction, l’ingénieur prépare un livret volumineux, souvent appelé QS Report, qui contient différents chapitres pour différents types de travaux liés à la construction, par exemple travaux de génie civil, de plomberie, de ST électrique, etc.

Le contenu de la Q.S. Le rapport pour chaque type de travail comprend:

une. spécification article par article du travail, des dessins et du volume impliqué;

b. la nomenclature avec la quantité requise, les spécifications techniques / la marque à utiliser;

c. la portée de la rédaction des offres par ligne d’article, c’est-à-dire le taux et le montant calculé (représentant l’offre) pour chaque article spécifié. Le total final permet également d’ajouter un certain pourcentage des montants totaux à titre de dépenses pour imprévus.

Le rapport QS, qui représente le document d'appel d'offres intitulé "Appel d'offres pour le projet ……………… ..", est généralement acheté auprès de l'organisation par le contractant potentiel.

Il indique différentes dates comme:

je. Date à laquelle l'offre doit être soumise;

ii. Date à laquelle le document d'appel d'offres devrait être ouvert;

iii. Date de discussion / négociation de l'offre;

iv. Date à laquelle le travail doit être commencé; et

v. Date à laquelle le travail doit être terminé.

Les formulaires standard sont également détaillés par les instituts d’ingénierie. Avant de soumettre son offre, le contractant potentiel peut visiter l'organisation (gestionnaire de projet, ou ingénieur de projet, etc.) pour l'évaluation initiale du site et / ou toute clarification du rapport QS qui doit être discutée et clarifiée.

Analyse et finalisation des offres:

Ouverture de l'appel d'offres:

Pour la commande et le contrôle interne, les offres sont signées, scellées et livrées dans une boîte d’appel d’offres verrouillée placée dans l’organisation du projet et n’est ouverte qu’à une date précise. En règle générale, l’équipe du projet est dotée d’un comité de finalisation des offres et le comptable du projet en est invariablement membre. Toutes les offres à l’ouverture sont signées par les membres du TFC.

Liste restreinte des contractants potentiels:

Lors de l’ouverture des offres, le TFC répertorie les noms des soumissionnaires considérant:

je. Le contexte technique des soumissionnaires;

ii. Leur expérience - ceux qui ont une expérience insuffisante de la complexité technique et du volume de travail impliqué sont exclus de la suite de l'examen;

iii. Les citations avec des taux anormalement élevés ou très faibles sont également ignorées; ces cotations anormales reflètent le manque d'expérience et / ou de taux du marché.

Les documents d'appel d'offres sont ensuite sélectionnés et analysés article par article pour en savoir plus:

je. Erreurs des soumissionnaires

ii. Tout élément spécifique mentionné dans l'offre qui nécessite des éclaircissements supplémentaires.

Les discussions sont menées individuellement et les requêtes, le cas échéant, sont clarifiées et les erreurs corrigées.

Un rapport d'analyse des offres présentant les devis comparatifs est préparé avec les devis des contractants sélectionnés. Bien que le montant total par type de travail comme civil, électrique, etc. soit le montant ultime à comparer, mais comme ce total inclut des citations d’un grand nombre d’articles dans un type que le CPF peut, lors de leur réunion pour discuter

Dans le rapport d’analyse d’appel d’offres, suggérez de poursuivre les négociations avec le soumissionnaire pour obtenir une offre correspondant à un élément spécifique d’un type de travail et obtenez ainsi les chiffres définitifs du total des offres. L'offre pour ces travaux de construction peut provenir d'un seul entrepreneur clé en main, prenant en charge tous les types de travaux concernés, ou de sous-traitants séparés, pour des types de travaux distincts.

La finalisation de l'offre ne doit pas nécessairement concerner la soumission la plus basse, mais la raison de l'attribution du contrat en faveur d'une offre plus élevée doit, par souci de contrôle, être documentée.

5. Contrat:

Une fois les devis analysés / comparés et les capacités des contractants évaluées, une décision est prise en faveur d'un contractant pour l'attribution du contrat par le TFC. L'ensemble des travaux relatifs au projet concerné peut être attribué sous la forme d'un contrat clé en main à un seul contractant, qui peut à son tour nommer des sous-traitants pour des parties particulières du travail.

D'autre part, l'organisation du projet peut attribuer le contrat à différents contractants, en fonction du calendrier du projet, du volume de la charge de travail totale, de la capacité limitée des contractants et de toute autre considération particulière. Le TFC prend généralement la décision à ce sujet avant même de lancer un appel d'offres.

Garanties avant la conclusion du contrat:

Les spécialistes en gestion de projet ont établi des précautions spécifiques avant de finaliser les contrats, qui sont résumés ci-dessous:

a) Prévoir un délai suffisant pour la préparation de l'offre.

(b) Mesures de sauvegarde visant à garantir que l'appel d'offres, la réception et la compilation des offres sont représentatifs et concurrentiels.

(c) Méfiez-vous de la citation la moins chère.

d) Veiller à ce que les contractants potentiels manifestant leur intérêt pour le contrat de projet possèdent une expérience suffisante.

e) Définir clairement les responsabilités des contractants dans le document d'appel d'offres lui-même, ce qui le rend financièrement responsable.

(f) Méfiez-vous des relations éventuelles entre le contractant et le propriétaire du projet.

(g) Le contractant ne doit pas être sanctionné injustement pour des raisons indépendantes de sa volonté et donc justifier le "dommage-liquid" lorsque cette clause existe dans le contrat.

(h) Les incitations à exécuter le contrat sont utiles, en particulier pour les travaux difficiles sans trop de concurrence et

(i) En cas d'ingérence du propriétaire dans l'exécution du contrat, garantir la justification de cette ingérence.

Accord avec le contractant:

Une fois le devis finalisé, un contrat est conclu entre le contractant et l’organisation du projet, qui prend soin des détails nécessaires à la validité de ce contrat. L'accord comprend le document d'appel d'offres avec les taux / montant finalisé (s), les dessins, les spécifications, etc., et est signé sur un papier timbré.

L'accord contient en outre les détails des lots de travaux dans le cahier des charges, différentes conditions (en plus des clauses légales nécessaires du contrat) prenant en charge:

une. Autorités et responsabilités en ce qui concerne l'exécution du contrat.

b. Les installations de travail à offrir à l'entrepreneur.

c. Les conditions de paiement qui peuvent être:

je. Lumpsum - représentant un prix fixe, ou

ii. «Coût en plus» - représente le remboursement à l'entrepreneur du coût engagé, plus sa rémunération en pourcentage. Dans un tel contrat «coût majoré», on prend soin de définir le coût;

iii. Ou une combinaison des deux types mentionnés ci-dessus.

ré. L'argent réel à déposer par le contractant et le mode de restitution du dépôt à la fin du contrat.

e. Le mode de paiement progressif à faire à l'entrepreneur. Cela se fait normalement sur la base des factures en cours émises par le contractant avec les détails de l’avancement du contrat (dûment certifiés par l’ingénieur du site sur le projet ou son consultant), déduction faite de la rétention de fonds.

La rétention d’argent correspond à environ 10% de la valeur du travail effectué, telle que certifiée par l’ingénieur, en tenant dûment compte des tarifs convenus dans l’offre finale. Le comptable du projet doit s’occuper de la valeur accumulée du contrat exécuté et de la retenue d’argent accumulée, déduite des factures courantes.

F. L'entrepreneur est responsable de l'exécution des travaux selon les spécifications détaillées dans le document d'appel d'offres dans les délais prévus. En cas de retard, l’accord détaille les moyens de régler de tels différends et prévoit des sanctions pour ce retard.

g. Dans le même temps, le contractant bénéficie d'un remboursement supplémentaire pour les écarts par rapport aux travaux initialement convenus. En effet, de tels écarts lorsque requis par le propriétaire du projet peuvent entraîner des retards ou des coûts supplémentaires pour l’entrepreneur et, par conséquent, une indemnisation de celui-ci.

h. L'inspection et l'approbation des performances et / ou des fournitures par le contractant; le pouvoir d'acceptation ou de rejet dépend normalement de l'ingénieur de projet et est exprimé en tant que tel dans l'accord.

je. Les risques inhérents à la réalisation des travaux et la couverture d’assurance nécessaire à cet effet.

j. La clause d'arbitrage avec le mode de règlement.

Il pourrait y avoir beaucoup plus de clauses dans l'accord et quelques unes ont été illustrées. Les contrats de différentes natures ont été normalisés par des instituts d’ingénierie, par exemple l’Association nationale des ingénieurs-conseils en Inde, qui dispose de brouillons standard répondant aux intérêts des deux parties à l’accord.

Étape # 6. Administration du contrat:

La dernière étape pour l'estimation du coût du projet est l'administration du contrat. L'organisation du projet ne peut rester inactive en attribuant le travail ou certains travaux à un contractant. La division fonctionnelle concernée de l'équipe de projet doit assurer le suivi avec le contractant, les équipements apportés par le contractant et les matériaux fournis par le fournisseur pour le contractant.

Si, d’une part, il devrait s’agir d’une coopération totale avec le contractant, les performances de ce dernier devraient être surveillées régulièrement pour éviter toute surprise tardive.

L’équipe de projet doit s’assurer:

une. Les installations de travail sont étendues à l'entrepreneur, y compris à ses ouvriers. Il est souhaitable de maintenir un registre de présence.

b. Les machines nécessaires sont fournies par le contractant à temps et elles sont en bon état de fonctionnement.

c. Tous les travailleurs sur le site sont couverts par une assurance accident.

ré. Les matériaux fournis pour les travaux de construction sont de marque / qualité acceptable, si cette marque n'est pas mentionnée dans l'offre.

e. Le processus de travail effectué par le contractant est conforme aux détails de l'accord ou, si ce processus n'est pas spécifié, il doit être conforme à la norme.

F. L’avancement des travaux est satisfaisant, sinon cela pourrait affecter le calendrier du projet.

g. Tous les travaux exécutés par le contractant sont coordonnés avec d'autres travaux internes pour la mise en œuvre du projet ou de tels travaux par un autre contractant, de sorte que l'avancement de l'un ne soit pas entravé par le retard de l'autre.

h. Pour une bonne coopération et coordination, des réunions de chantier sont organisées presque toutes les semaines, au cours desquelles l'avancement des travaux de chaque contractant individuel ainsi que les calendriers des projets sont discutés ouvertement entre les contractants et. l'équipe de projet (membre concerné). Le retard éventuel, le cas échéant, et la raison déterminée - toute coopération est étendue pour éviter un tel retard.

je. Les étapes à suivre sont déterminées lors de ces réunions. Elles sont numérotées en série, imprimées avec les responsabilités attribuées et communiquées aux contractants, aux membres de l’équipe de projet et au responsable concernés.

j. Le comptable du projet participe également à cette réunion pour se tenir au courant de l'évolution de son développement. Les paiements à l'entrepreneur doivent être enregistrés dans les en-têtes de compte corrects, en prenant soin de conserver les fonds.