Évaluation post-projet
Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: - 1. Signification de l'évaluation post-projet 2. Objectif de l'évaluation post-projet 3. Processus 4. Observations 5. Rapport 6. Actions.
Contenu:
- Signification de l'évaluation post-projet
- Objectif de l'évaluation post-projet
- Processus d'évaluation post-projet
- Observations après l'évaluation du projet
- Rapport sur l'évaluation post-projet
- Actions découlant de l'évaluation post-projet
1. Signification de l'évaluation post-projet:
L’évaluation post-projet représente l’évaluation du projet une fois celui-ci achevé, l’analyse des résultats réels par rapport aux estimations prévues en termes de délais, de coûts et de spécifications de qualité. L'évaluation comprend une enquête sur les écarts par composante des objectifs du projet (et, au sein de ceux-ci, par les principaux éléments de variation) conduisant à l'évaluation de la situation globale.
L’évaluation du projet est l’évaluation préalable des estimations, prévisions, etc., telle qu’envisagée dans le projet proposé, qui aide à prendre une décision favorable ou défavorable à un tel investissement.
L’évaluation post-projet, quant à elle, est l’audit et l’évaluation du budget réel par rapport aux budgets du projet, sur la base desquels le projet a été lancé et achevé. Alors que "l'évaluation" contient des estimations pour l'avenir, "l'évaluation" consiste à trouver "l'évaluation" de ce qui s'est passé dans la pratique.
En Inde, cette évaluation de nombreux projets gouvernementaux est réalisée par :
une. Programme d'évaluation des programmes (PEO) pour évaluer le fonctionnement des projets de développement communautaire,
b. Bureau du contrôleur et vérificateur général du secteur public.
L’évaluation post-projet doit être ouverte et courageuse dans la révélation et l’analyse des faits. Les institutions financières internationales telles que la Banque mondiale ont mis l’accent sur l’évaluation post-projet, dans la mesure où les résultats de cette évaluation sont très utiles pour son assistance et le traitement de projets futurs.
2. Objectif de l’évaluation post-projet:
Par le processus de mise en œuvre d'un projet, le maître d'ouvrage, l'institution financière impliquée dans le projet et la gestion du projet s'enrichissent d'une riche expérience, de même que le contractant employé pour le projet. L’objectif de l’évaluation du projet après son achèvement est de tirer les leçons de cette expérience.
Les détails d'une telle évaluation peuvent être interprétés et utilisés de différentes manières en fonction des perspectives des entreprises intéressées par le projet. L'objectif fondamental, cependant, est l'utilisation possible des précieuses connaissances et expériences acquises au terme du projet.
À la fin du projet, le propriétaire du projet et la direction du projet disposent d’une base de données inestimable qui peut être conservée pour une utilisation future éventuelle.
L’institution financière peut trouver dans l’évaluation post-projet la faiblesse de l’évaluation du projet au stade initial et / ou l’absence du suivi nécessaire par elle-même pendant le processus de mise en œuvre, etc., et ainsi modifier sa politique de prêt pour l’avenir.
Un contractant peut atteindre les objectifs qu'il s'est fixés mais, ce faisant, subir de lourdes pertes financières en raison de l'insuffisance de ses offres. De plus, après évaluation du projet, il peut utiliser son expérience et prendre les mesures de sauvegarde nécessaires dans son appel d'offres pour les projets futurs.
Il ressort de ce qui précède que l'objectif fondamental est de consigner les résultats de l'évaluation afin que les observations puissent être d'une aide précieuse à l'avenir.
Les objectifs de l'évaluation post-projet incluent également la nécessité d'évaluer la situation à l'achèvement du projet car une telle évaluation peut révéler la nécessité de certaines mesures correctives.
3. Processus d'évaluation post-projet:
En dépit de tous les outils et techniques les plus récents et de l'aide d'un système d'automatisation sophistiqué, les projets de grande envergure et complexes sont généralement peu performants. Il y a d'innombrables cas où les projets terminés sont largement dépassés par les budgets.
Compte tenu de cela, l’évaluation post-projet est extrêmement importante.
Le processus de cette évaluation peut être réalisé en deux phases:
a) peu de temps après l'achèvement du projet; et
(b) Au bout d'environ deux ans depuis l'achèvement du projet.
(A) Évaluation peu après l'achèvement du projet:
Le processus d'évaluation peut être effectué par une méthode de questionnement et comprend:
je. Que s'est-il passé dans la réalité?
ii. Quelle est la situation actuelle par rapport aux estimations projetées?
iii. Quelles sont les zones montrant des écarts?
Ces écarts doivent être localisés et étudiés individuellement par zone. En effet, une variance défavorable considérable dans une zone peut être compensée par des variances favorables dans une autre zone, entraînant une différence non significative entre les totaux réel et estimé. L’analyse de faibles écarts allant de 7 à 8% peut être évitée.
iv. Quelles sont les raisons de ces écarts et:
(1) Quelle part était inévitable et comment?
(2) Dans quelle mesure était-il évitable:
(a) Quelles sont les raisons de ces écarts évitables?
(b) Quoi d'autre aurait pu être fait?
c) Comment et quand cela aurait pu être fait?
(B) Évaluation au bout d'environ deux ans après l'achèvement du projet: les questions comprennent:
une. Si l'objectif en ce qui concerne la technologie envisagée est atteint, par exemple la qualité, la capacité de l'installation, etc.?
b. Quelles sont les raisons des lacunes, le cas échéant, telles qu'évaluées en (1) ci-dessus. Les raisons des manques peuvent inclure des défauts dans la disposition des installations, les machines installées, le niveau des entrées, etc.
c. Qu'est-ce qui aurait pu être fait d'autre pour éviter les lacunes notées ci-dessus (2)?
ré. Est-ce que la part de marché prévue dans le projet est atteinte? Si non, quelles sont les raisons pour lesquelles la cible est manquante?
En outre, le processus d'évaluation devrait également viser à évaluer les mesures correctives nécessaires.
4. Observations après l'évaluation du projet:
Compte tenu du volume et de la complexité du projet, les observations postérieures à l'évaluation postérieure au projet varieront mais, en général, ces observations peuvent être regroupées en deux catégories:
a) la réussite de la mise en œuvre du projet et
(b) des échecs dans le projet mis en œuvre,
a) Succès dans la mise en œuvre du projet:
Le succès révélé dans l'évaluation est mesuré selon les différentes perspectives des préoccupations intéressées par le projet et peut être identifié comme suit:
je. Propriétaire du projet:
Le propriétaire du projet voudrait appeler cela un succès lorsque la performance financière réelle du projet est conforme aux attentes du projet. Il peut avoir des objectifs pour le projet sous sa manche, comme sortir pour un «problème public» et, par conséquent, la performance financière est son principal critère pour mesurer le succès.
ii. Institution financière:
L'institution financière qui organise le financement à long terme du projet mesurera le succès en fonction du remboursement en temps voulu du prêt et des intérêts du projet, conformément aux conditions du prêt.
iii. Gestion de projet:
La direction du projet mesurera le succès de la mise en œuvre du projet par rapport aux objectifs du projet. La direction du projet souhaite que les coûts réellement engagés, le temps passé et les spécifications techniques soient atteints dans les budgets du projet, comme convenu et approuvé.
iv. Contractant du projet:
Pour le contractant, le succès de la mise en œuvre du projet est reflété par les avantages financiers tirés des services rendus en exécution du projet.
v. Société en général:
Le succès de la mise en œuvre d'un projet sera mesuré par la société, en particulier par les habitants du projet, par les services rendus et / ou la commodité dont ils bénéficient, par exemple dans les domaines de la santé, de l'éducation, des routes, des ponts, etc.
b) Échec de la mise en œuvre du projet:
Il existe des cas où le projet a été achevé, mis en service et est en cours d'exécution, mais après évaluation du projet, il semble que le dépassement du projet soit d'une ampleur alarmante. De tels cas sont considérés comme un échec dans la mise en œuvre du projet.
Les dépassements de projet comprennent à la fois le retard réel, bien au-delà du calendrier du projet, ainsi que le dépassement de coût réel par rapport au coût prévu. Les exemples de tels dépassements sont nombreux (en particulier dans le secteur public!).
Les détails de tels dépassements dans le cas de quelques projets sont présentés ci-dessous:
[Source: Note d'étude 6: Estimation du coût du projet à partir de la gestion et du contrôle de projet par l'Institut des comptables de coûts et travaux de l'Inde.]
Les raisons habituelles des dépassements de projets notées au cours de l'évaluation sont détaillées ci-dessous:
(A) Faisabilité / rapport de projet détaillé (DPR). Le rapport de faisabilité et / ou le (DPR) contient :
je. calendrier et coûts du projet sous-estimés;
ii. absence de couverture suffisante pour l'inflation et / ou les taux de change, éventuelles variations défavorables du taux de change;
iii. surestimation du revenu / part de marché.
(B) choix de la technologie:
je. changement d'ingénierie et de conception;
ii. changements de parcours induits par la direction;
iii. changement technologique, conduisant à l'obsolescence de la technologie.
(C) Passation de marché:
je. véritables problèmes du contractant;
ii. contrat mal défini et mal administré;
iii. le contractant étant un associé du maître d’ouvrage.
(D) Organisation du projet:
je. manque d'intégration de l'organisation du projet, du travail et des personnes;
ii. absence de structure clairement définie menant à des problèmes d'autorité, de responsabilité, de communication et de coordination.
(E) Etat du site:
je. État défavorable du site, y compris les problèmes créés par les résidents locaux.
(F) Difficultés imprévues:
Les raisons du dépassement décrites ci-dessus indiquent que la «gestion de projet» a relativement moins à contribuer à ce dépassement. En réalité, le rapport de projet, y compris les analyses de projet, ont eu tendance à se concentrer principalement sur les aspects économiques et financiers. En conséquence, d’autres domaines tels que l’attribution du contrat, l’administration du contrat, etc., qui reçoivent une importance moindre dans le rapport de projet peuvent entraîner de sérieux dépassements.
Remarque:
Les observations dans l'évaluation post-projet sont nécessaires et peuvent constituer une aide précieuse pour les projets futurs. Lorsque de telles évaluations sont systématiquement enregistrées et mises à disposition par le biais d'institutions et / ou de sociétés, nous pouvons élaborer des spécimens de projets modèles et éviter ainsi le gaspillage de ressources.
Il existe un certain nombre d'institutions / sociétés dans le monde pour la gestion de projets et la gestion de projets majeurs.
Quelques-uns d'entre eux sont:
je. Société américaine de macro-ingénierie.
ii. Large Scale Programs Institute, États-Unis
iii. Institut de gestion de projet des États-Unis
iv. Association des grands projets au Royaume-Uni
v. Mitsubishi Research Institute, Japon.
vi. Conseil industriel du projet japonais.
vii. Association japonaise pour l'avancement des techniques.
viii. Société espagnole de macro-ingénierie.
ix. Forum de gestion de projet de l’Australie.
5. Rapport d'évaluation post-projet:
Le rapport sur l'évaluation post-projet devrait mettre en lumière les principaux obstacles rencontrés dans le processus de mise en œuvre du projet et indiquer si de tels obstacles auraient pu être évités en prenant d'autres mesures. Le rapport devrait également inclure les raisons des écarts en matière de temps et de coûts, ces écarts représentant plus de 10% des estimations projetées.
Compte tenu de l'important dépassement, il est également nécessaire que le rapport d'évaluation propose des mesures correctives, notamment un examen de la viabilité financière.
Un bref format de ce rapport avec son contenu habituel est présenté ci-dessous:
(Par souci d'ordre, le rapport d'évaluation doit également être signé par le gestionnaire de projet avec la date.)
A. Observations:
je. Activités et séquence de ces activités effectivement suivies dans la mise en œuvre du projet par rapport au calendrier de projet budgétisé.
ii. Temps passé et coût engagé par activité par rapport au budget. Détails de la hausse des prix par rapport au budget.
iii. Raisons pour des écarts de plus de 10% du budget, à la fois en termes de temps et de coûts.
iv. Main d'oeuvre employée comme:
(1) propre personnel; heures supplémentaires autorisées
(2) les travailleurs occasionnels et les tiers employés à contrat.
v. Les principaux entrepreneurs nommés; s'ils étaient suffisamment expérimentés et leurs performances; les compensations versées, qu’elles soient raisonnablement compétitives.
vi. Machines et équipements:
(1) acheté
(2) Embauché, heures-machine utilisées.
vii. Les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet - qu'elles soient adéquates et disponibles en temps voulu, ou rationnées et / ou inopportunes - augmentent le coût des intérêts.
viii. Incertitudes techniques rencontrées et mesures alternatives prises.
ix. Stratégies de sauvegarde entreprises pour les zones à risque.
X. Effet de facteurs externes (prix, nouvelles réglementations, ingérence politique, facteurs communautaires, etc.) et leurs conséquences.
xi. Interférence des propriétaires de projet.
B. Mesures correctives suggérées:
6. Actions découlant de l'évaluation post-projet:
L’évaluation post-projet inclut également des suggestions de mesures correctives découlant de cette évaluation. La conclusion et les suggestions pertinentes varieront selon les cas. Une fois le projet achevé et les actifs accumulés, le succès fondamental du projet est atteint par la seule génération de l’économie, de sorte qu’il puisse survivre tout au long de sa vie.
Une fois mis en œuvre, le projet peut être une source d’emplois, peut répondre aux besoins d’un marché particulier ou jouer un rôle dans le développement d’autres petites industries auxiliaires. Mais le fait demeure qu'il devrait être bénéfique de survivre et de se maintenir. Dans cet objectif, les suggestions de mesures correctives dépendront du besoin visualisé au cours du processus d’évaluation.
Les possibilités probables pour de telles actions sont:
A. Actions possibles lorsque l'évaluation post-projet constate un dépassement de projet
Le dépassement augmente les coûts du projet et affecte la rentabilité financière en tant que:
je. Cela augmente le coût du capital employé;
ii. Cela augmente les coûts d'amortissement; et
iii. Cela provoque une perte de «ventes».
Dans cette situation, lorsque l'augmentation du coût du projet est due à des raisons autres que des inefficiences opérationnelles dans la mise en œuvre du projet telles qu'elles peuvent être révélées par l'évaluation, les suggestions devraient être d'augmenter les prix des produits, dans la mesure où le marché peut absorber. Le coût des inefficiences ne doit pas être répercuté sur les clients, sauf bien entendu lorsque le marché peut supporter la hausse des prix!
Les points à noter avant toute action de ce type sont les suivants:
je. Les prix ne doivent être ajustés qu’après une nouvelle analyse du marché.
ii. Après le dépassement, le projet aboutit à une structure financière différente de celle mentionnée dans le RMR. L’évaluation post-projet peut suggérer une émission publique d’actions / débentures «Droits» après avoir été justifiée, en tant que telle, par un nouveau calcul de rentabilité et des prévisions de trésorerie.
B. Actions possibles lorsque l’évaluation post-projet détecte le besoin de nouvelles technologies :
L'importation de technologie peut être nécessaire pour l'exploitation nécessaire et rentable du projet déjà achevé. La situation peut résulter de l'incertitude de la technologie initialement envisagée ou de son obsolescence.
La technologie supplémentaire recommandée peut être pour:
je. extension de la capacité requise pour atteindre la rentabilité; '
ii. développement d'un sous-produit / produit commun; ou la
iii. besoin du marché.
L’objectif est l’utilisation économique de l’infrastructure déjà intégrée.
