Machines de traitement de données au bureau: signification et types

Utilisations des machines de bureau modernes - Machines de traitement de données et d'enregistrement:

Traitement de l'information:

Sens:

Diverses données sont collectées au bureau auprès de sources externes et internes, qui doivent être traitées pour être analysées et prises de décision. Il n'est pas possible pour la cellule mémoire du cerveau humain de les stocker. Les calculs mentaux sont exceptionnellement lourds et pénibles pour interpréter les données et déterminer les corrélations entre les données.

Les formules mathématiques prennent beaucoup de temps pour une application mentale et un travail physique. Il y a des chances d'erreurs. Afin de surmonter ces difficultés et limitations, un traitement de données mécanique a été mis au point.

L'origine de l'informatique remonte aux découvertes suivantes: la calculatrice de Pascal (1642), l'analyseur déférentiel de Babbage (1820) et le matériel à cartes perforées de Hollerith (1889). L'ensemble du processus s'appelle EDP ou Electronic Data Processing. L'ensemble du projet a connu un changement révolutionnaire avec l'introduction des transistors ou de l'électronique. Il existe deux aspects distincts du traitement des données - sans et avec un ordinateur.

Type:

(A) machine de traitement de données à cartes perforées:

Différents types de travaux de bureau et de comptabilité peuvent être effectués avec une telle machine. Par exemple, la facturation, la comptabilité des achats et des ventes, la comptabilité analytique, l'établissement du livre des salaires, la comptabilité des magasins et des stocks, la tabulation et l'analyse statistiques, le contrôle budgétaire, etc.

Le système:

Cette machine a quatre aspects de fonctionnement et l’ensemble de l’équipement est constitué du mécanisme nécessaire avec des accessoires auxiliaires.

Les aspects sont:

a) poinçonnage:

La première étape consiste à perforer les cartes soit manuellement, soit à l'aide de la perforation automatique. L’importance de la perforation est de faire des trous dans les cartes en fonction de certaines positions fixes. Ces trous ont une signification particulière et peuvent être interprétés de manière significative. Ce ne sont que des enregistrements d'informations symboliques.

(b) Vérification:

La deuxième étape est le re-poinçonnage, de préférence par un autre opérateur, pour vérifier si le poinçonnage initial a été correctement effectué ou non. S'il y avait eu une erreur de frappe précédemment, la seconde ne se produira pas car la machine s'arrêtera automatiquement. Ensuite, on verra si le premier ou le deuxième coup de poing est incorrect. Il existe différentes méthodes de re-poinçonnage pour vérification.

(c) Tri:

En perforant, différents types d'informations sont symboliquement enregistrés. Les cartes doivent maintenant être regroupées dans différents «champs» d’informations et séparées en conséquence. Cette séparation est effectuée mécaniquement en plaçant les cartes perforées dans une trieuse. Par exemple, les cartes de différents clients peuvent être regroupées par zone.

d) tabulation:

La dernière étape consiste à alimenter la tabulatrice avec les cartes. La machine détecte artificiellement les différentes perforations ou trous sur les cartes et fournit en conséquence des informations à la partie ajoutant et imprimant de la machine.

La machine contient des mécanismes auxiliaires pour le calcul, la perforation collective (c.-à-d. La perforation identique et simultanée d'un lot de cartes), l'interprétation et l'interpolation ou la compilation (c.-à-d. Rendre les codes compréhensibles et rechercher les relations réciproques entre eux), etc.

Avantages:

(1) L'ensemble du processus de perforation, de vérification, de tri, de tabulation, d'interprétation et de compilation se fait à une vitesse incroyable, ce qui permet un gain de temps considérable en termes de traitement de données.

(2) L'ensemble du processus est simple et la formation à l'exploitation peut être dispensée rapidement au personnel.

(3) Comme il y a une étape de vérification, il n'y a pas d'inexactitude dans le système d'information.

(4) Il est adaptable à divers types d’emplois de bureau.

(5) Il fournit à l'administration des informations variées, à jour et utilisables comme outils de contrôle.

(6) Les économies sont réalisées grâce à la réduction du travail manuel, au gain de temps, à l’évitement du gaspillage dû aux erreurs, etc.

(7) Les cartes perforées peuvent être utilisées pour un traitement ultérieur par un ordinateur.

Désavantages:

(1) Le coût initial de l'installation de la machine est élevé. Les coûts d'exploitation et de maintenance sont également élevés. Des articles de papeterie plus coûteux doivent être utilisés.

(2) Les machines principales et auxiliaires sont génératrices de bruit.

(3) Il y a des problèmes de panne, de remplacement de pièces, etc.

(4) Il y a un coût pour la formation des opérateurs et les échelles de rémunération de ces personnes qualifiées sont élevées.

(5) Les auditeurs peuvent rencontrer des difficultés car toutes les informations détaillées qu’ils désirent peuvent ne pas être disponibles sur les cartes codifiées et symbolisées.

B) Ordinateurs électroniques :

Le dernier ajout à la liste des machines de bureau est un ordinateur électronique. Il s’agit plutôt d’une machine ou d’un système constitué de plusieurs mécanismes permettant un traitement automatique et très rapide des données. C'est un outil entre les mains de l'administration pour une prise de décision plus précise, rationnelle et rapide.

Un ordinateur électronique est souvent décrit comme un cerveau artificiel, bien qu'il ne «pense» pas vraiment comme un cerveau. Cela aide l'homme à penser rationnellement et rapidement. L'ère moderne est décrite comme une ère électronique et les appareils électroniques ont un potentiel immense.

Les ordinateurs sont vraiment les produits de la Seconde Guerre mondiale, lorsque les utilisateurs de l'informatisation se firent sentir pour prendre des décisions en fraction de seconde sur le terrain, en particulier pour l'aviation. La première machine informatique a été découverte en 1944 par le professeur Aiken de l'Université de Harvard (États-Unis) avec l'aide financière d'IBM (International Business Machine). Le premier ordinateur électronique a été conçu à la Pennsylvania University (USA).

Les ordinateurs ont déjà traversé quatre étapes de développement ou «quatre générations». Les ordinateurs de la première génération étaient actionnés par des valves radio. Dans la deuxième génération, les valves radio ont été remplacées par des transistors. Les ordinateurs de la troisième génération utilisent un système à micro-circuit. Dans la quatrième génération, on utilise la technologie «d'intégration à grande échelle» (LSI) permettant de placer d'énormes quantités de composants électroniques sur de petites «puces».

Les ordinateurs sont utilisés à toutes fins utiles, comme dans une machine de traitement de données, mais ils peuvent traiter des informations plus volumineuses en raison de leur plus grande capacité. Un ordinateur peut choisir, par exemple, plusieurs milliers d'applications, lesquelles appartiennent à des candidats appropriés.

Les ordinateurs sont de deux types:

(1) Type analogique:

Un tel ordinateur effectue des équations, résout les problèmes d'interdépendance d'un certain nombre de variables, prépare des enregistrements et les imprime.

(2) Type numérique:

Un tel ordinateur n'est rien d'autre qu'une machine à calculer géante permettant de traiter les données à une vitesse fantastique. Il effectue des calculs arithmétiques, mais cette arithmétique est une arithmétique binaire et non arithmétique ordinaire. (Sous le système binaire, 1 vaut 1, 2 vaut 10, 3 vaut 11, 4 vaut 100, 5 vaut 101, 6 vaut 110, 7 vaut 111, 8 vaut 1000, 9 vaut 1001 et 10 vaut 1010). Les ordinateurs de type numérique sont principalement utilisés.

Le système:

Une série d'opérations sur un ordinateur est décrite comme un "programme". Il se compose d'entrées et de sorties. «Certaines informations sont introduites ou introduites dans la machine et, après un traitement automatique à une vitesse incroyable, la machine fournit des résultats. Ceci est également décrit comme méthode GIGO ou Garbage In et Garbage Out. Les informations et les résultats sont en langage de code. Par exemple, COBOL (langage commun orienté métier) ou FORTRAN (langage de traduction de formules pour les calculs scientifiques).

Les composants d'un ordinateur sont:

(1) Unité d'entrée:

À travers cette partie, différents types d’informations sont introduits sous forme de cartes perforées, de ruban de papier perforé et de ruban magnétique. Les données sont converties dans la langue de l'ordinateur, les impulsions électroniques.

(2) Unité de stockage:

Il s'agit de l'unité de mémoire de l'ordinateur ou de la colonne de mercure dans laquelle toutes les informations reçues sont stockées pour une utilisation ultérieure.

(3) Unité de contrôle ou de coordination:

Cela consiste en une vaste série de portes à vannes ouvertes pour permettre aux informations de parvenir à la section de calcul pour exécuter les instructions programmées.

(4) unité arithmétique ou fonctionnelle:

Cette unité effectue les calculs arithmétiques sous le système binaire, à une vitesse fantastique et même par millionièmes de seconde.

(5) unité de sortie:

Cette unité donne les résultats, d'abord en langage informatique puis en langage formel sous forme imprimée. La partie la plus importante de l'utilisation d'un ordinateur est la «programmation». Cela signifie que toute la saisie doit être faite avec un but et un mode de fonctionnement définis, appelés programmes.

La programmation est coûteuse et, dans le passé, le modèle informatique était tel que les consommateurs devaient le faire. Ces ordinateurs sont appelés ordinateurs "matériels". Dans les temps modernes, les fabricants acceptent la responsabilité de fournir les programmes. Ces ordinateurs modernes sont appelés ordinateurs "logiciels".

L’exploitation d’un ordinateur peut se faire sur la base du programme IDP ou du traitement intégré des données. Cela signifie que plusieurs fonctions analytiques sur un sujet peuvent être effectuées simultanément. Par exemple, lors du traitement des chiffres de vente, une interpolation des coûts peut être effectuée simultanément.

Généralement, un ordinateur est utilisé pour contrôler les activités commerciales simulées, c'est-à-dire trouver des alternatives dans le processus de prise de décision et de conception (par exemple sur les textiles). Il faut noter que l'ère informatique est en évolution. De nouveaux types d’ordinateurs plus utilisables sont découverts et la discussion ci-dessus n’est donc pas exhaustive.

Avantages:

(1) Des calculs compliqués peuvent être effectués avec précision à une vitesse inhabituelle.

(2) Une grande partie des tâches administratives fastidieuses peuvent être effectuées de manière satisfaisante.

(3) Différentes analyses peuvent être effectuées par la même machine.

(4) Il est possible de traiter simultanément plus de types d'informations que ce qu'une machine de traitement de données ordinaire peut faire.

(5) Le contrôle centralisé peut être réalisé car toutes les données concernant toutes les activités d’une entreprise peuvent être traitées simultanément.

(6) Le travail de bureau est économique, à condition que celui-ci puisse se permettre d’acheter un ordinateur ou de bénéficier des services d’un ordinateur en location.

(7) Les résultats peuvent être stockés sous forme d'enregistrements.

Désavantages:

(1) C’est une affaire extrêmement coûteuse et peu d’organisations géantes peuvent se permettre d’installer et d’utiliser une telle machine. Même les grandes organisations préfèrent prendre les services d'un ordinateur en location. Les loyers sont également très élevés.

(2) Elle nécessite des opérateurs spécialement formés, qui doivent recevoir une rémunération élevée.

(3) Contrairement aux autres machines, une machine informatique n'est pas facilement disponible.

(4) Il présente tous les inconvénients d’une machine résultant d’une panne, de coûts de maintenance, etc., ainsi que de difficultés d’obtention de pièces de rechange et du service d’experts.

Au fil du temps, des ordinateurs de taille très pratique et à faible coût sont fabriqués.

(C) Machine d'enregistrement du temps :

Les horodateurs sont conservés aux portes des bureaux (et des usines) pour enregistrer automatiquement les heures précises des arrivées et des départs des employés. Ces enregistrements sont très utiles pour préparer les factures de rémunération. De telles machines peuvent être actionnées mécaniquement ou électriquement.

Le système:

La machine comprend une horloge et un mécanisme de poinçonnage synchronisés. Un employé entrant ou sortant de la place insère sa carte de présence à l’intérieur de la machine et l’heure est imprimée sur celle-ci.

(D) Micro-tournage:

Les enregistrements, au lieu de conserver les formes de papier dans les fichiers, sont conservés sous forme de rouleaux de film. La photographie est prise d'une série de documents dans un rouleau de film. À tout moment, le film peut être projeté et imprimé pour information et utilisation. Parfois, des documents sont pris avant que les documents ne soient purgés ou détruits.

Là encore, les pellicules peuvent être conservées en tant que source secondaire d’enregistrements. Le microfilmage est également nécessaire pour préserver les documents confidentiels en secret. Les documents qui doivent être renvoyés après les avoir inspectés peuvent être facilement microfilmés. Dans les grandes bibliothèques, le microfilmage de livres rares est très souvent effectué.

Le système:

Un équipement de microfilmage complet comprend les éléments suivants:

(1) Unité de tournage:

Il consiste en une caméra et des films. En règle générale, les films de 16 mm sont utilisés pour des longueurs de 15, 30 ou 60 mètres (50, 100 ou 200 pieds). Quelques milliers de documents de taille standard peuvent être filmés sur une bobine de 100 pieds.

(2) lecteurs:

Il se compose d'un spectateur et d'un écran. Généralement, au besoin, le document est visualisé par le biais de la visionneuse projetant le film sur l'écran.

(3) processeur:

Ceci est un ensemble d'unité de développement de film. Cela peut être utilisé à la lumière du jour. Le traitement peut également être effectué par des photographes extérieurs. Un bureau peut avoir son propre arrangement pour la reproduction ou l’impression des films avec l’arrangement de traitement ou il peut dépendre de photographes extérieurs.

Avantages:

(1) Un espace très petit est nécessaire pour conserver les anciens enregistrements puisqu'un film de 100 pieds peut contenir des négatifs de milliers de documents.

(2) Les enregistrements sont conservés dans leur intégralité et des reproductions précises peuvent être effectuées à tout moment.

(3) Ces enregistrements sont facilement portables et peuvent être supprimés rapidement.

(4) Le système ne nécessite pas de matériel de classement lourd, lourd et volumineux.

(5) Les enregistrements sont exempts d’erreurs, mais les erreurs sont courantes lorsqu’une copie est faite pour la saisie d’enregistrements.

(6) Les microfilms sont durables et ne se détériorent pas, ne s'effacent pas et ne sont pas détruits par les insectes, contrairement à ce que l'on trouve dans les fichiers.

(7) Il est exempt de risque car les microfilms sont ininflammables.

(8) Une fois les films préparés, les enregistrements ne peuvent être ni altérés ni altérés, ce qui est possible pour les enregistrements sur papier.

(9) Les microfilms peuvent être conservés séparément en tant que source supplémentaire d’enregistrements, ce qui leur confère une protection.

Désavantages:

(1) Il a de lourdes dépenses initiales pour l’achat du matériel. Mais, en réalité, le coût est finalement inférieur à celui du matériel de classement.

(2) Il est difficile de classer correctement les enregistrements et il est donc dangereux de localiser un document particulier sur plusieurs rouleaux de film.

(3) Les films peuvent ne pas produire d'images lisibles et claires à travers le spectateur, en particulier parce que la taille d'un document sur le film est considérablement réduite. Il est conseillé de conserver les originaux des documents importants.

Gestion, administration et bureau:

Un système complet - Gestion, peut être simplement défini comme «faire avancer les choses avec et avec les efforts d’autres personnes». Les fonctions de base de la gestion sont la planification, l’organisation, la direction (et la motivation) et le contrôle. La fonction d’organisation comprend également la dotation en personnel et la coordination. Les avis divergent quant au terme administration. L’un des points de vue acceptés par les rédacteurs modernes en gestion est la mise en œuvre des décisions hautement programmées prises par les responsables de haut niveau.

La partie administrative de la gestion s’effectue à partir du bureau qui peut être divisé en deux grandes parties:

(a) Prendre les décisions des responsables de haut rang logés dans leurs bureaux respectifs.

(b) Exécuter les décisions sous forme de travail de routine avec l'aide de différents départements.