Commentaires: signification, importance, processus et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur les commentaires. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Signification de la rétroaction 2. Importance de la rétroaction 3. Processus de rétroaction 4. Types de rétroaction 5. Exigences d’une rétroaction efficace.

Signification de la rétroaction:

En cas de communication interpersonnelle, il ne suffit pas d’envoyer un message de l’expéditeur au destinataire.

Il doit être impatient de connaître la réaction ou d’obtenir des informations sur le retour.

Le message renvoyé par le destinataire à la source s'appelle un retour. C'est la réponse du destinataire.

Importance de la rétroaction:

Le feedback est essentiel dans la communication.

En réalité, la communication est un processus à double sens:

(i) l'envoi du message, et

(ii) recevoir la réponse ou les commentaires.

L'expéditeur est intéressé à connaître la réaction du destinataire. Il / Elle souhaite également savoir si le destinataire a compris le message dans le même sens que prévu. En cas de défaillance, des négociations ou des communications supplémentaires sont nécessaires.

D'autre part, le destinataire aurait peut-être compris le sens et l'intention du message, mais, en raison d'une barrière quelconque, disons la barrière de la langue, il / elle ne pouvait pas communiquer correctement ses réactions. Dans ce cas, il faut également mettre au jour une image réelle en supprimant les obstacles.

Les réactions en face à face ne posent aucun problème, car l’orateur et l’auditeur sont tous deux présents et peuvent demander et clarifier le message instantanément en cas d’ambiguïté. On peut demander à l'autre de répéter ce qui a été oublié. Ils peuvent également observer les gestes et l'expression du visage dans la communication orale. Mais dans le cas d'une communication écrite, le retour d'information n'est pas instantané. Cela prend du temps.

Quel que soit le mode ou le canal (c.-à-d. Verbal, non verbal ou écrit), le retour d'informations est très important. C'est la clé qui ouvre le succès de la communication. L’objectif de la communication ne peut être atteint que si le processus de communication est complet avec rétroaction. C'est une partie inséparable d'une communication réussie.

Processus de rétroaction:

Le processus ou la technique de rétroaction devrait inclure les étapes suivantes:

1. Écouter et comprendre le message correctement.

2. Demander si le message n'est pas bien compris et le clarifier.

3. Comprendre le message dans le sens initialement prévu.

4. Transmettre la réaction à l'expéditeur du message.

Types de commentaires:

La rétroaction peut être positive ou négative. Le retour positif est le type de retour qui est plus ou moins acceptable ou satisfaisant pour l'expéditeur. Cela signifie que le destinataire du message a répondu de la manière prévue par l'expéditeur et pris les mesures qui s'imposaient. Cela signifie que tout est sur la bonne voie et qu'aucune mesure corrective en matière de communication n'est nécessaire.

D'un autre côté, si le destinataire ne comprend pas ce que l'expéditeur veut transmettre, le retour d'informations doit être insuffisant et une communication supplémentaire devient nécessaire pour éliminer le malentendu. Ainsi, les commentaires négatifs suggèrent que la communication n’a pas été efficace et que des corrections, ajustements ou réévaluations sont nécessaires dans le processus.

Exigences d'une rétroaction efficace:

Un retour d'information efficace doit être:

1. clair,

2. au bon moment,

3. spécifique,

4. portant bonne attitude,

5. vraiment représentant,

6. impersonnel, et

7. informatif.

Ces points sont traités brièvement dans les paragraphes suivants:

1. Clair:

Un retour efficace est possible si le destinataire comprend bien le message qui lui a été communiqué.

Cela devrait être clair à deux égards:

(i) l'expéditeur du message peut comprendre que le retour est lié au message envoyé; et

(ii) Le sens de la rétroaction doit être clair.

L'expéditeur du retour doit en prendre soin et s'assurer que le destinataire comprend bien le retour. L'utilisation d'un langage simple pour la communication est hautement nécessaire.

2. Au bon moment:

La rétroaction peut ne pas être instantanée. Il faudra peut-être un peu de temps pour obtenir des retours Mais de nombreux retours tardifs peuvent ne pas en valoir la peine ou même ne servir à rien. Cela devrait être fait dans un délai raisonnable.

3. Spécifique:

En général, le retour d'information, pour être efficace, devrait être particulier ou spécifique. Une réponse généralisée ou une réponse ambiguë a peu de valeur. Pour une question spécifique, une réponse spécifique devrait être donnée. Parfois, il est nécessaire d'avoir une impression générale d'une grande partie de la population. Dans ce cas, la communication doit être conçue de manière à ce que les personnes soient encouragées à donner leur impression générale.

4. portant bonne attitude:

L'attitude 'I' doit être remplacée par l'attitude 'Nous' ou 'Vous' pour obtenir la coopération de la personne avec laquelle la communication est établie. Si l'expéditeur pense qu'il est supérieur au destinataire à tous égards, cela sera reflété dans le message et le destinataire se sentira gêné de donner son avis. Par conséquent, une telle attitude devrait être évitée.

Le destinataire doit également éviter l'attitude de recherche des fautes avec l'expéditeur. Si la plupart du temps est consacré à la recherche de fautes quant au sujet traité, aux compétences de présentation et aux questions similaires liées au message, le processus de retour d'informations en souffrira à coup sûr. Par conséquent, il convient d’éviter à la fois l’attitude préjudiciable de l’expéditeur et l’attitude du destinataire en ce qui concerne la recherche des erreurs pour que le retour d’information soit efficace.

5. vraiment représentant:

La rétroaction peut être positive ou négative. Il ne faut pas hésiter à transmettre des commentaires négatifs. Une réaction réelle, vraie et honnête devrait être communiquée. Nous ne devrions pas hésiter à exprimer notre désaccord. Nous devrions également indiquer clairement si nous ne parvenons pas à comprendre le message.

6. Impersonnel:

Les commentaires, pour être efficaces, doivent être exempts de réactions personnelles. Supposons que M. X soit déprimé à cause de problèmes personnels dans sa vie. Cet état d'esprit ne devrait pas être reflété dans le processus de retour d'information du travail officiel ou de la communication commerciale. De même, toute rivalité ou conflit personnel ne devrait avoir aucune influence sur les réactions des officiels.

7. informatif:

L'expéditeur d'un message attend du destinataire des informations sous la forme de commentaires que l'expéditeur ne connaît pas déjà. Par conséquent, les commentaires, pour être efficaces, doivent être informatifs.