Dossiers et correspondance de bureau
Lisez cet article pour en savoir plus sur les dossiers et la correspondance.
Signification de correspondance de bureau:
Une grande partie de la communication dans une organisation est écrite. La correspondance est ainsi définie comme "une communication écrite portant sur un sujet d'intérêt commun, que ce soit au sein de l'organisation ou avec un tiers".
La correspondance au sein de l’organisation confère aux politiques et pratiques de l’entreprise une signification précise, favorise la compréhension entre les membres et les départements de l’organisation.
Les correspondances avec l’étranger favorisent l’image de l’organisation, clarifient ses politiques, maintiennent ses entités juridiques intactes et assurent la continuité de ses opérations.
Objet de la correspondance de bureau:
Il peut y avoir et il y a beaucoup de raisons pour les correspondances de bureau.
Une correspondance de bureau peut être pour l'une des raisons suivantes:
1. Donner un avis au personnel du bureau.
2. Donner un avis à la personne.
3. Envoi d'une commande à l'ensemble du service ou à chaque employé du bureau.
4. Donner une instruction au département ou à une personne travaillant dans le département.
Servir une instruction ou un avis au bureau situé en dehors de ses locaux. Il peut exister de nombreuses autres raisons d'exécuter et de signifier une instruction qui fait partie de la correspondance de bureau. Toutefois, la nature de la correspondance dépend de la situation qui se présente dans le bureau pour lequel un avis doit être signifié.
Principes de la correspondance de bureau:
Il existe certains principes de correspondance que chaque bureau doit suivre. Un avis de bureau ou une commande ne peut pas être émis par chaque Tom, Dick et Harry. Supposons qu'un chef de département souhaite envoyer une lettre d'avertissement à l'un de ses employés. Il ne peut simplement pas émettre la même chose sur ses caprices et ses fantaisies.
Il doit d'abord se référer au manuel du bureau, dans lequel il lui sera clairement indiqué si le bureau a habilité le chef de département à émettre de telles lettres.
Si oui, il peut alors, dans le cadre du manuel administratif, délivrer la lettre. Sinon, il doit revenir au responsable de l'organisation, expliquer la situation et solliciter sa permission et son autorisation pour donner un tel ordre, avant d'envoyer une telle lettre d'avertissement. Une copie de cette lettre doit être transmise au responsable de l’organisation du bureau pour information.
Le principe fondamental de toute correspondance officielle est que les lettres officielles émises, signifiées ou envoyées à qui que ce soit doivent avoir une raison valable et substantielle qui doit démontrer une action ferme et résolue.
Un autre principe de la lettre officielle est que, sauf si nécessaire, elle doit être brève, polie et doit être écrite de manière à ce que la personne qui la lit puisse prendre une mesure favorable. À aucun moment, la lettre officielle signifiée ou écrite ne doit être dure, impolie et rouillée. Il dévalue donc l’importance de la lettre et de la personne qui l’écrit.
Maintien de la correspondance officielle:
La conservation de la correspondance du bureau commence soit par la réception de la lettre officielle et son classement dans le dossier approprié, soit par l'envoi d'une lettre de destitution, soit par l'envoi d'une lettre à un autre service, et le maintien d'une copie de ce dernier dans le dossier.
Ceci est mieux expliqué ainsi:
Les lettres entrantes sont également appelées courrier entrant et les lettres sortantes, courrier sortant. Nous discuterons de la procédure de traitement des courriers entrants et sortants.
Procédure de traitement des courriers entrants dans la correspondance au bureau:
Le courrier entrant constitue la base sur laquelle l'organisation fonctionne et existe. Une grande partie de l'efficacité de l'organisation se traduit par une gestion appropriée du courrier entrant.
Voici la procédure de traitement d'un courrier entrant:
1. Recevoir et collecter les mails:
Un «dak» ou un «courrier» ordinaire est amené au bureau par un courrier ou par un facteur une ou deux fois par jour dans la plupart de nos villes indiennes. À la fois, le nombre de lettres reçues doit être compté. Un bureau, tel qu’il est, recevra environ 25 à 30 lettres par jour et peut être de 10 à 12 lettres à la fois.
Toutes ces lettres après réception devraient être tamponnées. Un exemple correct de tampon est montré:
Ici, le timbre indique le nom du bureau. C'est un bureau à Kolkata. Le timbre indique d’autres informations telles que le numéro de lettre, la date de réception et l’instruction de la lettre à qui elle doit être remise. Supposons qu’il s’agisse de la 10 e lettre reçue par le bureau le 10/10/10, le chiffre 10 et la date du 10/10/10 devraient alors être affichés à l’endroit approprié.
Enfin, si la lettre est marquée au service de la comptabilité, «comptes» doit être écrit à la place appropriée. Cependant, cette étape n'aura lieu qu'après l'ouverture du courrier.
2. Mail d'ouverture:
Les lettres peuvent être ouvertes à la main ou par des machines à lettres. Ouvrir des lettres à la main à l'aide d'un coupe-papier est la méthode la plus courante pour ouvrir des lettres, même dans une très grande organisation.
Après avoir ouvert la lettre, il convient de noter si le contenu de la lettre écrite figure sur une seule page ou sur plus d'une page. S'il y a plus d'une page, les pages entières doivent être numérotées.
Après avoir numéroté les pages, le contenu de la lettre doit être lu et une importance accrue doit être accordée à l’objet de la lettre.
C'est le sujet qui, en un coup d'œil, nous en dit plus sur le contenu.
Maintenant, c’est ici que la "lettre mentionnée" entre en jeu comme indiqué sur le timbre. Une fois que toute la lettre est lue, on en vient à connaître le département où la lettre doit être adressée. Il devrait être écrit sur l'espace fourni.
3. Enregistrement du courrier:
La plupart des organisations aiment conserver un enregistrement permanent pour tous les courriers entrants. À cette fin, le «registre de courrier entrant», le «registre de réception du dak» ou le «livre des lettres reçues» est maintenu. Ce registre enregistre tous les détails de la lettre reçue. Il est préférable d’avoir un tel registre dans presque tous les bureaux pour vérifier les archives de la lettre reçue et également vérifier si une lettre a été renvoyée pour être classée.
Un exemple de la manière dont le registre de courrier entrant devrait être est le mieux illustré:
4. Tri et distribution du courrier entrant:
Une fois l’estampage et l’enregistrement terminés, les lettres doivent être triées. Par exemple, toutes les lettres à adresser aux comptes doivent être séparées et regroupées afin que chaque lettre appartenant au service de la comptabilité soit envoyée à des comptes.
De même, toute lettre adressée à l'administration peut être envoyée au département d'administration. Ainsi, le processus de saisie de toutes les lettres appartenant au service de la comptabilité est envoyé aux comptes. De même, toute lettre adressée à l'administration peut être adressée à l'administration.
Ce processus consistant à placer toutes les lettres dans un département, en série et à les diriger vers le département concerné pour action est connu sous le nom de «tri». Une fois les lettres triées et enregistrées, elles sont envoyées aux services respectifs pour les recevoir. Ce processus s'appelle la distribution.
5. Suivi:
Une réponse efficace à la correspondance entrante est l’indice de l’efficacité de l’organisation et de l’amélioration de son image. Les responsables et les différents chefs de département doivent veiller à ce que les lettres reçues au cours de la journée soient traitées le même jour et que les réponses soient préparées le même jour, après quoi les copies en double sont classées correctement.
Les lettres originales devraient recevoir le nom du fichier et être envoyées correctement.
Courrier sortant ou sortant dans la correspondance Office:
Les courriers sont envoyés à l'extérieur par chaque département, par chaque organisation.
Il existe une procédure d'envoi du courrier:
1. Lisez tout le contenu de la lettre à envoyer.
2. Sortez le dossier dans lequel la deuxième copie de la lettre sera classée. Le fichier aura un numéro de fichier. Ce numéro de dossier doit être attribué à la lettre.
3. Voir dans le registre sortant le numéro de série de la dernière lettre. Le prochain numéro sera le numéro de série de cette lettre.
4. Indiquez la date d'envoi sur la lettre. La même date devra être inscrite sur la lettre.
5. Après avoir saisi toutes les lettres de la lettre dans le registre de départ, envoyez les lettres à la section d’expédition. La section d'expédition apposera les timbres, etc., inscrira l'adresse sur l'enveloppe, puis affichera la lettre faisant une entrée dans le registre tenu par eux. C’est la méthode la plus simple et la plus simple d’envoyer une lettre du bureau.
Dépôt et méthode de dépôt dans la correspondance avec le bureau:
La méthode de classement du courrier du bureau, qu’elle soit entrante ou sortante, diffère d’un bureau à l’autre et les procédures de classement diffèrent également, car les différents bureaux ont des normes, procédures, etc. différentes. Elles sont pratiques pour le classement.
Le processus de classement commence immédiatement après la fin de l'enregistrement de la lettre sortante. Supposons qu'une lettre est arrivée dans le bureau pour laquelle aucune réponse ne doit être donnée, alors cette lettre est lue, notée et classée. Mais si une lettre entrante demande une réponse, alors la lettre entrante doit absolument être classée, mais avant elle, la réponse doit être rédigée.
Une fois la réponse rédigée, notée, codée et envoyée à la section d’expédition, la lettre doit être archivée.
Il existe des procédures pour classer la correspondance au bureau:
1. Commencez par lire la lettre et notez la provenance de la lettre, son contenu et son contenu. Si la lettre ne justifie pas la réponse, classez la lettre dans le fichier correspondant.
2. Supposons que la lettre entrante justifie une réponse, puis détermine l'origine de la lettre.
Cela ressortira clairement de la lettre puisque vous sauriez d'où elle vient, notez le contenu de la lettre, le sujet, etc., cela vous donnera une idée du fichier dans lequel la lettre doit être classée, récupérez ce fichier. .
3. Cadrez immédiatement un projet de réponse. Faites-le approuver par l'autorité compétente. Après avoir obtenu l'approbation, dactylographiez la lettre et faites-la endosser par l'autorité compétente.
4. Une fois que la lettre est endossée, donnez-lui un numéro de dossier, un numéro de série et une date appropriés. Une fois que cela est fait, envoyez-le au commis d’envoi pour approbation.
5. Enregistrez la lettre entrante et la lettre de réponse dans le fichier correspondant et numérotez les pages classées en série. Ceci est une méthode brève et brève d’explication sur le classement. Cependant, essayons d’expliquer divers types de fichiers et de classement, ainsi que la méthode permettant de donner un index ou un numéro de code à un fichier.
