5 principaux changements nécessaires à la mise en place d'un système d'information efficace

Les principaux changements nécessaires à la mise en place d'un système d'information d'entreprise efficace sont énumérés ci-dessous:

L'approche de base des technologies de l'information doit être changée et le rôle de l'informatique devra être redéfini pour la mise en place de systèmes d'information efficaces.

En outre, l’infrastructure informatique devra être soutenue par des changements au niveau de l’entreprise. Certains des changements qui semblent imminents sont les suivants:

1. L'information en tant qu'atout:

Les informations commerciales ont longtemps été traitées comme un aide-mémoire permettant de garder une trace des transactions. L'entreprise doit la considérer comme une ressource d'entreprise et doit être disposée à développer cette ressource et à la nourrir avec sincérité.

Les gestionnaires doivent apprendre à reconnaître cette source de force concurrentielle et à s’employer activement à créer une banque d’informations sur l’entreprise.

L'attitude des entreprises à l'égard de l'information se reflète bien dans le traitement comptable du coût de production de l'information. Les dépenses en production d’informations ont jusqu’à présent été traitées comme une dépense plutôt que comme un investissement. Bien que les organismes comptables commencent à reconnaître l’utilisation à long terme de l’information, les entreprises traitent toujours les dépenses comme des dépenses.

Les principales raisons invoquées pour justifier ce traitement comptable sont les suivantes: (a) la plupart des avantages des systèmes d’information sont intangibles, et (b) il existe une incertitude quant au montant des avantages que l’entreprise peut pouvoir obtenir de la source d’information. Les difficultés rencontrées pour assurer des méthodes d'évaluation objectives et fiables ont obligé les comptables à suivre la politique de conservatisme à cet égard.

2. Les informations doivent être gérées:

Il est nécessaire que les informations soient gérées de la même manière que les autres actifs dans une entreprise. Les structures organisationnelles doivent être modifiées pour fournir une unité organisationnelle, telle qu'un département ou un centre d'information dirigé par un dirigeant principal de l'information. Le CIO aurait la responsabilité de définir les stratégies, l'architecture, l'utilisation, les normes et la fourniture des ressources d'information.

Les stratégies d'information doivent être définies conformément au plan stratégique global de l'entreprise. Le CIO doit être responsable de l'identification des opportunités que le service informatique peut offrir à la direction pour la mise en œuvre réussie des stratégies commerciales globales.

Le CIO devrait également être responsable de la conception de l'architecture de l'infrastructure informatique. L'architecture doit être définie après consultation avec les différents utilisateurs de la ressource d'informations.

L'accès à l'information doit être assuré et réglementé. Les informations doivent parvenir à ceux qui ont le droit de les utiliser et doivent être régies par des procédures telles que les autres n’ont pas accès à l’information.

Il faut surveiller attentivement l’utilisation de la source d’information et s’efforcer d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations. L'établissement de procédures de contrôle d'accès devrait faire partie des responsabilités du DSI.

Le CIO est censé établir les normes du matériel, des logiciels, des bases de données et des communications dans l’ensemble de l’organisation. Cela garantira l'intégration intra-organisationnelle des ressources du système d'information.

Le CIO est également chargé de veiller à ce que les informations disponibles dans l'entreprise parviennent aux utilisateurs sans aucune barrière. Ceci est assuré par la mise en place de systèmes fournissant des informations aux utilisateurs. La formation des utilisateurs est également un moyen efficace de circulation de l’information et le DSI est responsable de la formation des utilisateurs aux systèmes d’information.

Étant donné que le DSI serait responsable de l’élaboration des stratégies d’information, il est nécessaire que la position du DSI dans la hiérarchie de l’organisation soit assez élevée, et non inférieure à celle du premier niveau de gestion de niveau intermédiaire. Le responsable de l'information doit directement rendre compte au directeur général de l'entreprise.

3. Les informations doivent être partagées:

Les entreprises souhaitant exploiter les avantages des systèmes d’information doivent s’engager à partager leurs informations. La nature de l'information est telle que le partage de l'information ajoute de la valeur à celle-ci.

Le taux d'obsolescence élevé garantit que les informations sont partagées pour une utilisation efficace. Bien entendu, le partage comporte des risques d'utilisation abusive et un système de contrôle doit être mis en place pour éviter toute utilisation abusive des informations.

4. Engagement en matière de formation du personnel :

La formation du personnel est également essentielle pour faire en sorte que les avantages potentiels de l'informatique soient exploités. Les utilisateurs doivent être formés pour contribuer à un extrait de la base d’informations. Les concepteurs de systèmes d’information d’entreprise doivent être formés à l’utilisation des nouvelles technologies. La plupart des utilisateurs trouvent que leur degré d'ignorance ne baisse pas lorsque l'infrastructure informatique change rapidement.

Il en va de même pour les professionnels de l'informatique, qui ont du mal à s'adapter aux technologies en rapide évolution. Il est donc essentiel que les entreprises commerciales s’engagent à rééduquer leur personnel.

Cette rééducation est nécessaire non seulement pour les nouvelles technologies et les nouveaux systèmes d’information, mais aussi pour la transmission des compétences nécessaires pour travailler en étroite collaboration avec d’autres utilisateurs de l’information.

5. Engagement de la direction:

Un autre changement important nécessaire au succès des systèmes d’information d’entreprise est l’engagement de la direction à l’utilisation des technologies de l’information. Cet engagement est nécessaire non seulement en termes d'allocation de fonds pour l'infrastructure informatique, mais également en termes d'assistance globale aux projets de système d'information d'entreprise.

Ainsi, l'informatique à elle seule ne constitue pas la panacée face aux problèmes posés par l'évolution du scénario commercial. Il est nécessaire de redéfinir le rôle de l'informatique dans les entreprises. Il est également nécessaire d’apporter des changements à l’infrastructure informatique. L’ensemble de l’approche à l’égard de l’infrastructure informatique doit changer et, si nécessaire, l’entreprise doit également changer pour permettre à l’informatique de jouer son nouveau rôle dans l’entreprise.