Guide du débutant sur le contrôle budgétaire

Composantes du système de contrôle budgétaire:

La politique d’une entreprise pour une période définie est représentée par le budget principal, dont les détails sont indiqués dans un certain nombre de budgets individuels appelés budgets fonctionnels.

Différents types de budgets:

Différents types de budgets ont été développés en tenant compte des différents objectifs qu’ils servent.

Les budgets peuvent être classés en fonction de:

(1) la couverture qu'ils englobent;

(2) la capacité à laquelle ils sont liés;

(3) les conditions sur lesquelles ils sont basés; et

(4) Les périodes qu'ils couvrent.

Le contrôle budgétaire est appliqué à un système de contrôle de gestion et de comptabilité selon lequel toutes les opérations et tous les résultats sont prévus aussi loin que possible et les résultats réels, lorsqu'ils sont connus, sont comparés aux prévisions budgétaires.

CIMA, Londres, définit le contrôle budgétaire comme suit: «L’établissement des budgets relatifs aux responsabilités des dirigeants par rapport aux exigences d’une politique et la comparaison continue des résultats réels avec les résultats budgétés, soit pour garantir individuellement les objectifs de cette politique, soit pour fournir une entreprise ferme. base pour sa révision.

Caractéristiques:

Les caractéristiques essentielles du contrôle budgétaire contenues dans cette définition sont les suivantes:

(i) Établissement des budgets pour chaque fonction et section de l'organisation.

ii) la responsabilité de l’exécutif afin d’exécuter les tâches spécifiques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

(iii) Comparaison continue de la performance réelle avec celle du budget afin de connaître les écarts par rapport au budget et de responsabiliser les dirigeants en cas de non-réalisation du résultat souhaité indiqué dans le budget.

iv) Prendre les mesures correctives appropriées pour atteindre l’objectif souhaité s’il existe une variation de la performance réelle par rapport à la performance budgétisée.

(v) Révision des budgets à la lumière de l'évolution des circonstances.

Budget, budgétisation et contrôle budgétaire :

Un budget est simplement une prévision d'événements futurs exprimée en termes quantitatifs. Il remplit trois fonctions de base d’une entreprise.

Elles sont:

(i) Il indique le montant et le calendrier exact des besoins de l'entreprise en financement futur.

(ii) Il prend des mesures correctives lorsque les chiffres budgétés ne correspondent pas aux résultats réels.

(iii) Il fournit une base pour l'évaluation de la performance.

La budgétisation est une technique de formulation des budgets. Cela indique une bonne voie pour gérer l’entreprise. Il aide la direction à anticiper les divers problèmes de l’entreprise et à prendre des mesures correctives pour les surmonter.

Le contrôle budgétaire est une technique de contrôle de gestion par les budgets. Il est conçu pour aider la direction à répartir diverses responsabilités. Il s’agit d’un système permettant d’atteindre les objectifs de la société avec un coût minimum et d’offrir un outil puissant au management pour une exécution efficace des fonctions managériales.

Rowland et William dans leur livre intitulé "Budgétisation pour le contrôle de gestion" a présenté la différence entre budget, budgétisation et contrôle budgétaire comme suit:

«Les budgets sont les objectifs individuels d'un département, etc., alors que la budgétisation peut être qualifiée d'acte de construire des budgets. Le contrôle budgétaire englobe tout cela et inclut en outre la science de la planification des budgets eux-mêmes et l'utilisation de ces budgets pour réaliser un outil de gestion global pour la planification et le contrôle des activités ».

Ainsi, un budget est un plan financier et le contrôle budgétaire résulte de l'administration du plan financier.

Objectifs du contrôle budgétaire :

Le principal objectif du contrôle budgétaire est de planifier, surveiller, contrôler et adapter les ressources pour atteindre les objectifs commerciaux convenus, tout en restant dans les limites notifiées. Le contrôle budgétaire est prévu pour aider la direction à attribuer les responsabilités et l’autorité nécessaires pour établir des estimations et des plans pour l’avenir, pour aider à l’analyse des écarts entre les résultats escomptés et les résultats réels et pour élaborer une base de mesure ou des normes permettant d’évaluer des opérations.

Les objectifs généraux du contrôle budgétaire sont les suivants:

1. Planification:

La première et la plus importante étape dans la compréhension d’un budget consiste à planifier. La planification implique de déterminer ce que le budget idéal accomplirait. Sans une planification adéquate, le budget ressemblerait beaucoup à une carte sans destination. La planification de la budgétisation personnelle différerait de la planification de l'entreprise.

La planification consiste à spécifier le type, la quantité et la qualité des services qui seront fournis aux mandants, à estimer les coûts des services et à déterminer le mode de paiement des services. Afin de rendre le budget efficace, il doit prendre en compte les sources de revenus actuelles et les dépenses courantes.

Le budget atteindra son objectif en fonction des niveaux actuels de revenus et de dépenses. Un budget est un plan de la politique à poursuivre (appelant la période définie pour atteindre un objectif donné. Le contrôle budgétaire obligera la direction à tous les niveaux à planifier dans le temps toutes les activités à effectuer au cours des périodes futures.

Un budget en tant que plan d'action atteint les objectifs suivants:

(a) L'action est guidée par un plan bien pensé, car un budget est préparé après une étude et des recherches approfondies.

(b) Le budget sert de mécanisme par lequel les objectifs et les politiques de la direction sont appliqués.

c) C’est un pont par lequel la communication est établie entre la direction et les agents qui doivent mettre en œuvre les politiques de la direction.

(d) La ligne de conduite la plus rentable est choisie parmi les différentes alternatives disponibles.

e) Un budget est une formulation complète de la politique de l’entreprise à poursuivre dans le but d’atteindre un objectif donné.

2. Coordination:

Le contrôle budgétaire coordonne les différentes activités de l'entreprise et assure la coopération de toutes les parties concernées afin que l'objectif commun de l'entreprise puisse être atteint. Cela force les cadres à penser et à penser en groupe. Il coordonne les tendances économiques générales et la position économique d'une entreprise. Il est également utile de coordonner les politiques, les plans et les actions.

Une organisation sans contrôle budgétaire est comme un navire qui navigue dans une mer affrétée. Un budget donne une direction à l'entreprise et donne sens et signification à son accomplissement en comparant la performance réelle et la performance budgétisée.

3. Contrôle:

Le contrôle consiste en l'action nécessaire pour s'assurer que la performance de l'organisation est conforme aux plans et objectifs. Le contrôle des performances est possible avec des normes prédéterminées qui sont définies dans un budget.

Ainsi, le contrôle budgétaire rend possible le contrôle en comparant en permanence les performances réelles avec celles du budget afin de rendre compte des variations du budget à la gestion des actions correctives.

4. Rapport et évaluation:

L'évaluation est un processus ou un acte spontané consistant à évaluer l'efficacité, l'efficience, les coûts, la pertinence et l'impact d'un projet en fonction d'objectifs spécifiques. L’évaluation du budget implique la collecte et l’analyse de données sur les activités du budget. L'évaluation consiste à améliorer à la fois un projet en cours et les projets futurs.

Les budgets jettent les bases des rapports et des évaluations de fin de période. Lorsqu'un budget est lié aux objectifs d'une organisation, il peut faciliter l'évaluation de l'efficience et de l'efficacité. Une évaluation et des rapports appropriés aident les organisations à identifier et à résoudre divers problèmes de l’entreprise, c’est-à-dire à identifier et à résoudre les problèmes.

Ainsi, le système de budgétisation intègre des fonctions de gestion clés puisqu'il relie la fonction de planification de la direction à la fonction de contrôle exécutée à tous les niveaux de la hiérarchie de gestion. Mais l'efficacité du budget en tant que dispositif de planification et de contrôle dépend de l'activité dans laquelle il est utilisé.

Un budget plus précis peut être élaboré pour les activités pour lesquelles une relation directe existe entre les intrants et les extrants. La relation entre les intrants et les extrants devient la base de l’élaboration des budgets et de l’exercice du contrôle.

Contrôle budgétaire et comptabilité :

Un système de comptabilité approprié est essentiel pour élaborer un budget satisfaisant. La formation du budget dépend d'informations largement collectées dans le système de comptabilité analytique. Une caractéristique importante du contrôle budgétaire est la comparaison des performances réelles avec les estimations ou objectifs antérieurs fixés dans le budget afin de s’assurer que les performances réelles vont dans la bonne direction.

Cette fonction ne peut être activée que si des informations comptables fiables et rapides sont disponibles. Le système de comptabilité devrait fournir des informations classifiées en termes d'autorité et de responsabilité de l'organisation, de manière à fixer la responsabilité des pièges et à prendre des mesures correctives. Les informations comptables doivent être cohérentes avec les exigences du contrôle budgétaire afin que des budgets satisfaisants puissent être développés.

Nous avons vu que le contrôle budgétaire dépend de la comptabilité. De même, un système de comptabilité analytique fiable dépend également, pour son fonctionnement efficace, d'une procédure budgétaire saine. La comptabilité analytique, en particulier les frais généraux, repose sur un budget précis des dépenses futures, correspondant à différentes capacités d'exploitation.

Le taux de frais généraux d’absorption dans des travaux, des commandes ou des processus est déterminé sur la base des estimations futures établies lors de la préparation de divers budgets. La détermination des coûts estimés ou des coûts standard est effectuée sur les coûts budgétés des matériaux, de la main-d'œuvre et des frais généraux. Il s'ensuit que la mise au point d'un système de contrôle budgétaire efficace est une condition préalable essentielle à la mise en place d'un système de budgétisation fiable.

Éléments essentiels d'un système de contrôle budgétaire efficace:

Pour que le système de contrôle budgétaire soit efficace, certaines conditions préalables essentielles doivent être remplies. Ce sont comme suit:

(i) Soutien de la direction:

Aucun système de contrôle ne peut être efficace s'il ne reçoit le soutien total de chaque membre de la direction, spécialement la direction doit être engagée dans l'idée de budget ainsi que dans les principes et les politiques qui sous-tendent le système.

(ii) Objectifs raisonnables:

Les objectifs budgétaires doivent être réalistes et représenter des objectifs raisonnablement disponibles.

(iii) Objectifs clairs:

Les objectifs à atteindre au moyen de budgets doivent être clairement définis.

(iv) Participation des dirigeants responsables:

Ceux à qui est confiée l'exécution des budgets devraient participer au processus d'établissement des budgets. Cela garantira la bonne mise en œuvre des programmes.

v) Système de comptabilité approprié:

Il existe une relation étroite entre la budgétisation et la comptabilité. Il faut compter sur le service de la comptabilité pour obtenir des données historiques fiables. La comptabilité de responsabilité est essentielle au succès du contrôle budgétaire.

(vi) Éducation budgétaire continue:

Il devrait exister un système de formation continue du personnel sur les objectifs et les techniques de budgétisation.

(vii) profit maximum:

Cet objectif ultime de la réalisation du profit maximum doit toujours être gardé au premier plan.

viii) Vigilance constante:

Une vigilance constante est nécessaire pour pouvoir établir une comparaison continue entre les données budgétées et réelles et les écarts.

(ix) Coût du système:

Le coût du système ne devrait pas dépasser le bénéfice obtenu du système.

(x) Coordination avec les coûts standard:

Lorsque le système de calcul des coûts standard est également utilisé, le programme budgétaire doit être préparé en coordination avec les coûts standard.

Organisation pour le contrôle budgétaire:

Il est nécessaire qu’une entreprise ait un plan d’organisation précis pour la préparation, la maintenance et l’administration du budget. Il devrait y avoir un organigramme.

Ce peut être comme suit:

L'organigramme montre que le directeur général est le responsable du système de contrôle budgétaire. Il délègue son autorité au responsable du budget, qui voit à ce que tous les budgets soient coordonnés et établis à temps. Les autres gestionnaires prépareront les budgets indiqués dans le tableau. Ainsi, le contrôle budgétaire est une action concertée à laquelle participent tous les individus et il doit y avoir une coordination pour pouvoir établir un lien approprié entre eux.

Tous ceux qui sont responsables de son exécution et de ses performances doivent être pris en confiance. Lorsqu'il y aura une division claire des responsabilités et de l'autorité, il n'y aura pas de chevauchement. Cela créera un travail d'équipe et un esprit de coopération parmi le personnel, ce qui conduira finalement à une grande conscience du budget.

L’organisme de contrôle budgétaire est généralement dirigé par un haut responsable connu sous le nom de contrôleur budgétaire, directeur du budget ou responsable du budget. Le chef de l’exécutif devrait nommer ce dernier à qui il incomberait d’administrer le budget. Son rang devrait être égal à celui des autres gestionnaires fonctionnels.

Comme son travail portera sur la préparation et la coordination de budgets comportant des chiffres, il s'agira généralement d'une personne possédant des connaissances en comptabilité. Il devrait également avoir une connaissance technique de l'entreprise. Il devrait voir que les responsables fonctionnels établissent les budgets à temps.

Il doit également suivre les budgets et veiller à ce que la performance réelle soit conforme à la performance budgétisée et émettre un avertissement en temps opportun lorsque la performance réelle diffère considérablement. Il devrait aider à réviser les budgets s'il y a des changements fondamentaux dans les circonstances après que les budgets ont été préparés.

Il doit s'assurer que les budgets sont préparés conformément au manuel budgétaire. Le contrôleur budgétaire a une fonction de personnel. Il n'a aucune fonction de ligne sauf sur sa propre section. Sa fonction est de conseiller les responsables hiérarchiques.

L’établissement des budgets n’est pas la responsabilité directe du contrôleur budgétaire; son poste est celui de superviseur et coordinateur de toutes les fonctions budgétaires. En règle générale, dans les grandes organisations, un contrôleur budgétaire est nommé à temps plein, mais dans les petites organisations, un haut responsable est chargé de mettre en œuvre le système de contrôle budgétaire en plus de s'acquitter de ses propres tâches.

Le contrôleur budgétaire est assisté par le comité budgétaire. Le comité du budget comprendra le directeur général (ou tout autre directeur général), le directeur des ventes, le responsable des travaux, le comptable ou le contrôleur du budget, le responsable des achats, le responsable du personnel et les directeurs de département. Le directeur général assume généralement les fonctions de président du comité.

Les responsables fonctionnels prépareront les budgets et les soumettront au Comité pour approbation. Le Comité des budgets a le devoir d’apporter les ajustements nécessaires aux budgets, de coordonner tous les budgets et d’approuver les budgets. Le budget étant une fonction d’administration, l’association la plus proche des différents responsables en charge des différentes fonctions de l’entreprise est essentielle; de sorte que tous les gestionnaires fonctionnels sont inclus dans le comité du budget.

Le comité du budget est un comité consultatif. Il examine les rapports budgétaires comparant la performance réelle à la performance budgétisée et recommande des actions correctives en cas de divergence entre les résultats réels et les budgets.

Le comité du budget est généralement chargé des tâches suivantes:

1. Recevoir, examiner, réviser et approuver les budgets fonctionnels préparés par chaque section / département.

2. Recevoir les rapports selon le calendrier prescrit et comparer les chiffres réels aux prévisions budgétaires.

3. Identifier les responsabilités en analysant les écarts et suggérer des mesures correctives ou une révision du budget, si nécessaire.

4. Participer à la discussion pour évaluer les différents projets ou programmes ayant un impact direct sur les budgets.

Les tâches du contrôleur budgétaire peuvent être résumées comme suit:

1. Créer une coordination entre les différents responsables fonctionnels et leur fournir des orientations sur toutes les questions relatives aux budgets.

2. Réviser et amender le manuel budgétaire au fur et à mesure des besoins.

3. Préparer des programmes budgétaires et donner des instructions pour la bonne exécution de chaque programme.

4. Réviser et examiner minutieusement les budgets fonctionnels reçus des différents départements et fournir les informations nécessaires ayant un impact sur la préparation de leurs budgets.

5. Discuter des besoins proposés par les départements et des budgets globaux avec le comité des budgets.

6. Préparer des budgets sommaires en consultation avec le comité des budgets et soumettre toutes les informations et les budgets au comité des budgets.

7. Réviser les budgets selon les directives du comité des budgets et les soumettre au Conseil d'administration pour approbation finale avant de les envoyer aux différents départements concernés.

8. Recueillir les coûts réels auprès du service des coûts et les comparer aux montants budgétés dans les rapports budgétaires, les soumettre au comité du budget pour qu'il prenne une décision et les transmettre aux responsables des départements pour qu'ils les respectent.

Le contrôleur budgétaire est responsable devant le directeur général, le président ou le chef des comptes, s'il est attaché à lui. Il maintient un lien étroit entre la comptabilité et le budget. Il a accès à tous les documents comptables et évite ainsi le chevauchement des tâches en fournissant toutes les informations au fur et à mesure des besoins.