Systèmes d'information d'entreprise: systèmes d'information personnels et partagés

Les systèmes d'information d'entreprise ont deux composants de base, à savoir les systèmes d'information d'entreprise partagés et les systèmes d'information d'entreprise personnels!

1. Systèmes d'informations métiers partagés:

Cette classe de systèmes d’information d’entreprise comprend les systèmes d’information de grande taille, plus complexes et coûteux. Un processus de planification détaillé doit précéder la mise en place d’une infrastructure pour les systèmes d’information partagés.

L’avantage de développer et d’utiliser ces systèmes d’information d’entreprise réside dans la simplicité de l’information dans ces systèmes. Les contrôles de gestion, d'organisation et de ressources sont exercés pour empêcher l'utilisation abusive d'informations.

La capacité de traitement est complète dans ces systèmes d’information et englobe toute une gamme de ressources telles que l’information et des éléments de service tels que le matériel, les logiciels et les lignes de communication.

Par exemple, un système d’information partagé devrait permettre le partage d’imprimantes laser, de scanners, de courriels et de connexions Internet coûteux, ainsi que d’informations stockées dans divers fichiers texte et tableurs. Étant donné que ces ressources sont partagées par un grand nombre d’utilisateurs, le coût par utilisateur est suffisamment bas pour justifier les investissements importants dans ces énormes systèmes d’information.

Les systèmes partagés améliorent la communication interpersonnelle et favorisent un flux d’informations transparent entre diverses fonctions et niveaux de hiérarchie de gestion. Les systèmes d’information métier partagés assurent également la normalisation de l’information et réduisent la redondance des informations et autres ressources.

Ces systèmes peuvent se permettre de fournir des conseils d’experts techniques en systèmes d’information. Les systèmes partagés nécessitent d’énormes investissements initiaux dans l’infrastructure informatique. En raison de leur vulnérabilité, ils sont davantage exposés aux risques de sécurité et de confidentialité. Par conséquent, les procédures sont des éléments très importants de tels systèmes d’information partagés.

Types de systèmes d'informations métiers partagés:

Une variété de systèmes d’information d’entreprise est utilisée pour répondre aux besoins en information des gestionnaires à différents niveaux de gestion. Ces systèmes sont classés dans les catégories suivantes:

a) systèmes de traitement des transactions,

b) systèmes d'information de gestion,

c) systèmes d'aide à la décision,

d) Systèmes d’information des cadres,

e) systèmes experts,

f) Systèmes d'information de bureau.

a) Systèmes de traitement des transactions:

Les systèmes de traitement des transactions (TPS) reposent sur les types de transactions d'une entreprise. Ils traitent la plupart des informations internes. Leur objectif est de générer des informations opérationnelles pour le personnel d’exploitation et les gestionnaires de niveau inférieur. En outre, ces systèmes constituent le noyau permettant de fournir les informations nécessaires aux systèmes d’information de gestion.

b) Systèmes d'information de gestion:

Les systèmes d'information de gestion (SIG) utilisent les informations contenues dans le SPT et les traitent en générant des rapports de synthèse contenant des informations permettant aux gestionnaires de planifier et de contrôler les opérations. Ce sont principalement des systèmes de rapports d'informations. Ces systèmes se concentrent principalement sur les besoins en informations des gestionnaires de niveau inférieur à moyen.

c) Systèmes d'aide à la décision:

Les systèmes d'aide à la décision (DSS) sont utilisés par les gestionnaires de niveau intermédiaire pour générer des informations tactiques. Les systèmes d’aide à la décision s’appuient non seulement sur TPS, mais aussi sur des sources externes. Ils offrent également des outils pour analyser les informations de manière plus rigoureuse et aident à générer des informations tactiques et à effectuer une analyse de scénarios pour les gestionnaires.

d) Systèmes d’information des cadres:

Les systèmes d’information exécutive (EIS) sont des systèmes d’information conviviaux qui mettent davantage l’accent sur la présentation d’informations résumées, l’intégration d’informations internes et externes, les techniques de rapport d’exception et établissent un lien avec les opérations de base de l’entreprise. Ces systèmes d'information génèrent des informations stratégiques et sont utilisés par les plus hauts responsables. Ils aident à identifier les options, à évaluer les différents scénarios et à faire des choix éclairés concernant les options commerciales.

e) Systèmes experts:

Les systèmes experts visent à formaliser l'expertise et à la rendre disponible pour les décisions d'affaires répétitives. Ils utilisent des outils d'intelligence artificielle pour générer des connaissances à partir des informations, des théories, des croyances et des expériences existantes de responsables dans diverses activités.

Ils ne remplacent pas les experts du domaine humain, ils aident plutôt les experts à effectuer leur travail plus efficacement et à reproduire l’expertise à différents endroits de l’entreprise.

f) Systèmes bureautiques:

Les systèmes de bureautique sont conçus pour améliorer la communication et la productivité des personnes dans l'entreprise. Ils tentent d'automatiser les procédures de bureau et de supprimer les goulots d'étranglement dans le travail de secrétariat.

Ces systèmes sont utilisés par des personnes à tous les niveaux de gestion. Les éléments importants de ces systèmes comprennent le courrier électronique, les systèmes de publication assistée par ordinateur, les processeurs de texte, les graphiques et les téléconférences électroniques.

Comme on peut le constater, différents types de systèmes d’information d’entreprise ont des applications à différents niveaux de gestion. Les types de systèmes d’information d’entreprise et les niveaux de gestion auxquels ils sont utilisés sont décrits. Les systèmes experts et les systèmes de bureautique peuvent être utiles à tous les niveaux de gestion.

On peut toutefois noter que l’utilité d’un type donné de système d’information d’entreprise dépendrait également de la manière dont les activités sont organisées dans la structure organisationnelle de la société. Par exemple, si les activités dans une organisation sont organisées de manière à ce qu'il y ait beaucoup de chevauchements entre les responsabilités des responsables de niveaux inférieur et moyen, TPS peut également être utilisé au niveau intermédiaire.

Ces systèmes d’information d’entreprise peuvent être développés spécialement pour chacune des fonctions de l’entreprise, telles que le marketing, les finances, la production, le développement des ressources humaines, etc., ou il peut exister une structure commune utile pour chacune des fonctions.

Les systèmes d’information d’entreprise qui intègrent diverses fonctions de l’entreprise sont appelés systèmes intégrés. Ces systèmes d'information intégrés sont plus populaires dans le cas des entreprises commerciales confrontées au problème des goulots d'étranglement dans la communication inter-fonctionnelle en raison de leur taille plus grande, de leur couverture géographique plus étendue, de leur base de produits diversifiée, etc. Cependant, le terme le plus couramment utilisé pour les systèmes d’information hautement intégrés est le système ERP (Enterprise Resource Planning).

2. Systèmes d'informations commerciales personnels:

Les gestionnaires utilisent les systèmes d’information professionnelle personnels pour améliorer leur productivité au travail. Ils aident les gestionnaires à effectuer leur travail plus efficacement. Les systèmes d’information personnelle impliquent l’utilisation de micro-ordinateurs ainsi que de logiciels pour le traitement de texte, les tableurs électroniques, les systèmes de gestion de bases de données personnelles, les graphiques, la présentation professionnelle et l’organisation de postes de travail.

Les systèmes d’information personnels sont moins coûteux à installer et simples à utiliser que les systèmes d’information professionnels partagés. Ils sont plus flexibles et protégés car ce sont des systèmes manipulés d'une seule main.

La procédure, dans le cas de tels systèmes, se limite principalement aux sauvegardes, afin de prendre en charge l'éventualité d'une défaillance matérielle. Comme ils sont personnels, un responsable peut l’utiliser de la manière qu’il trouve plus productive pour lui.

Ainsi, ils sont construits et utilisés en mettant l’accent sur des besoins spécifiques en informations. La caractéristique essentielle des systèmes d’information personnelle est le fait qu’une seule personne assume la responsabilité de définir les exigences, de concevoir le cadre du système et de l’utiliser. Ainsi, ils ne servent que les objectifs spécifiés des chefs d’entreprise.

Elles visent principalement à fournir un meilleur environnement de travail au responsable afin qu’il puisse améliorer sa productivité en obtenant de l’aide pour résoudre des problèmes simples de traitement des données, de rapport et de communication. Ils servent également de substituts à certains équipements de bureautique. La disponibilité des ordinateurs bloc-notes a complètement modifié la vision des applications de micro-ordinateurs. Maintenant, ils sont également considérés comme des appareils de communication.

Bien que, dans la plupart des cas, ils soient liés à des systèmes d’information métier partagés, ils n’ont pas la capacité de gérer efficacement des problèmes complexes liés à des problèmes métier plus vastes.

Le matériel utilisé dans les systèmes d’information personnels est souvent la cible des cambrioleurs et, par conséquent, la sécurité est également un problème pour les ordinateurs personnels. Seules la nature de l’exposition et le degré de risque diffèrent de ceux des systèmes d’information partagés.