Système de coût de projet (PCS)
Après avoir lu cet article, vous apprendrez: - 1. L’importance du système de calcul du coût du projet (PCS) 2. L’intégralité de l’enregistrement des coûts 3. Le calcul du coût par activité avec codification 4. Le calcul du coût par activité avec codification 5. Le contrôle du coût du projet 6. Application pour ordinateur.
Contenu:
- Importance du système de coût de projet (PCS)
- Complétude de l'enregistrement des coûts
- Calcul par activité avec codification
- Calcul par activité avec codification
- Contrôle du coût du projet
- Application informatique au contrôle des coûts du projet
1. Importance du système de coût du projet (PCS):
a) PCS est institué dans le but de maintenir un contrôle sur le coût du projet. Le système doit mettre en évidence les domaines dans lesquels le coût réel dépasse le coût estimé afin que la direction puisse prendre des mesures correctives à temps;
b) Les détails des coûts sont conservés sur les fiches de coûts des mémorandums pour chaque activité de la mise en œuvre du projet, ainsi que des informations supplémentaires sur le délai approximatif de démarrage, le délai d'achèvement, les coûts et la durée des résultats réels pour chaque activité;
c) Le plan de comptabilisation des coûts selon le PCS comprend une liste complète de "cartes de mémorandum" ou de grands livres dans un plan détaillé intégré pour le projet - de sorte que le coût total à la date puisse être obtenu à tout moment;
d) Le PCS comprend un réseau systématique d'informations de sorte que des informations fondamentales sur toute activité parviennent au bureau du comptable du projet qui met à jour la fiche de mémorandum pertinente;
e) Tous les documents contenant des informations relatives à la consommation de ressources doivent être dûment approuvés par le personnel de l'équipe de projet autorisée en tant que telle par la direction du projet. Lorsque PCS fonctionne avec une automatisation complète, ce personnel doit disposer des mots de passe confidentiels lui permettant d’accéder à l’ordinateur pour la mise à jour.
f) Tous les éléments de dépense pour le matériel, les frais de location de machine, la main-d'œuvre, etc., ainsi que le temps consacré à l'activité doivent être déduits des budgets prévus pour ces éléments. En cas de changement nécessaire en cas d'urgence, ce changement devrait être dûment autorisé par la direction du projet avec des informations au comptable du projet.
Il peut être nécessaire de disposer d'informations plus spécifiques dans un PCS, en fonction de la nature et de la complexité du projet et des besoins spécifiques de la direction.
L'idée de base est:
a) tenir des registres, par activité, à la fois des estimations et des résultats réels du calendrier et du coût du projet;
b) d’instituer un contrôle interne dans le système d’information de gestion de projet (PMIS) afin de s’assurer que les relevés de coûts sont complets et corrects.
2. Complétude de l'enregistrement des coûts :
Le système doit garantir l'exactitude et l'exhaustivité de l'enregistrement des transactions monétaires en ce qui concerne les dépenses réelles qui sont enregistrées dans le livre de la société.
Le PCS devrait prendre en charge les points suivants:
1. Le PCS devrait veiller à ce que les dépenses enregistrées sous différents lots de travaux correspondent globalement aux dépenses inscrites dans le grand livre financier, même si, parfois, dans des têtes différentes, par exemple, dans le grand livre financier, le responsable du compte peut être Développement du territoire », dans le système de coût du projet, les comptes impliqués devraient correspondre aux détails de l’estimation du coût du projet en ce qui concerne ce développement.
Par exemple, le PCS aura besoin de grands livres de coûts avec mémorandum avec des estimations (pour le coût prévisionnel) comme:
Ainsi, il peut y avoir le compte de grand livre financier de 'Land and Land Development' de Rs. 1-35 millions.
Les grands livres de coûts du mémorandum contiendront des cartes de coûts individuelles indiquant les dépenses réelles engagées par rapport à l'estimation du projet, comme indiqué ci-dessous:
01 01 Acquisition de terrains
Projet n ° ……….
Montant selon
Coût du projet estimé - Rs. 0, 50 million
Montant selon les dépenses réelles
Doc. Référence………. Date ……………………… .. Rs. 0-65 millions.
Le total des dépenses réelles selon le groupe de cartes de coût des mémorandums concerné doit être identique à celui du compte de grand livre financier. Comme illustré ci-dessus, le total des valeurs réelles de 01.01 à 01.05 devrait être de Rs. 1, 35 million.
2. Ces cartes de coût des mémorandums faciliteront l’analyse détaillée des dépenses en tant que:
(a) il localisera où, dans quelles activités, les dépenses réelles sont différentes du coût estimé; et
(b) la variance des dépenses au sein d'une activité peut être analysée plus en détail pour:
je. efficacité ou inefficacité, lorsque le temps réellement consacré à l'ensemble des travaux est inférieur ou supérieur aux estimations; et / ou
ii. le taux, lorsque le taux réel (de matériel ou de salaire) est différent de celui estimé.
Comme les cartes de mémorisation du lot de travaux sont conservées dans le PCS avec les détails des estimations et les résultats réels, les enregistrements dans chacune de ces cartes aideront à analyser le coût réel du projet pour chaque lot de travaux.
3. Les cartes mémo ne font pas partie du flux du compte financier, mais un contrôle est institué dans le PCS pour garantir que les écritures des transactions effectives enregistrées dans le grand livre financier doivent être transcrites dans les cartes Mémorandum correspondantes.
Ce contrôle peut être exercé par des comptes de contrepartie dans le livre des coûts, comme suit:
(a) La collecte de tous les coûts devrait correspondre aux numéros des lots de travaux respectifs;
(b) Le total des coûts débités du compte d’actifs immobilisés correspondant du grand livre comptable créditant la Banque / les créanciers, etc. conformément à la comptabilité financière normale; et
(c) Dans le livre des coûts, les lots de travaux individuels seront débités conformément au compte de contrôle des immobilisations crédité (qui devrait correspondre au total débité dans le livre des comptes).
Le principe de base à suivre est que le grand livre financier sera traité conformément aux comptes financiers traditionnels et que le grand livre des coûts devrait être enregistré avec les têtes des comptes de lots de travaux pertinents dûment codés.
4. Toutes les cartes mémorandum devraient être systématiquement codées sous Codage des structures de ventilation.
3. Calcul des coûts par activité avec codification :
L'intégration de la répartition du travail ainsi que des structures de répartition de l'organisation et le codage de ces structures. La corrélation entre le coût du projet et le calendrier du projet dans lequel nous avons mentionné l'identification des lots de travaux requis (ou des activités).
Suite aux détails de l'estimation du coût du projet et du calendrier du projet avec des modules de travail dûment codés, nous pouvons relier le coût du projet.
Ceci peut être illustré par une simple illustration d'un projet de construction comportant dix activités différentes avec un calendrier de projet total de 32 semaines et un coût total du projet de Rs. 2, 25, 000.
Nous présenterons les estimations de ce projet sur des détails par activité montrant:
A— Structures de répartition intégrant les coûts estimés;
B— Résumé du projet par activité avec calendrier du projet et coût prévisionnel;
C— Schéma de réseau montrant le trajet vertical (Note 2);
D— Registre des coûts de mémorandum.
Structures de répartition avec coûts estimés (intégrés):
Résumé du projet par activité, calendrier du projet et coût prévisionnel:
Les informations et la carte intégrée peuvent être tabulées comme suit:
Le code à sept chiffres mentionné dans le tableau / graphique ci-dessus est prévu comme suit:
Remarques:
1. Il n’existe pas de règle absolue en matière de codage. Aussi longtemps qu’une discipline est maintenue de manière à éviter toute duplication ou confusion. Et tout codage dans le système suivi doit indiquer un seul lot de travaux (ou une activité, aussi souvent exprimée en tant que telle, mais signifiant la même chose).
Schéma de réseau:
Lorsque la mise en œuvre du projet est réalisée selon la technique CPM / PERT, un schéma de réseau est élaboré et un chemin critique est identifié. Le chemin critique représente le chemin le plus long du début à la fin du projet.
Le même projet illustré ici, représenté par un diagramme de réseau, apparaîtra comme suit:
Là encore, le travail du projet est divisé en différentes composantes, constituées de blocs de construction, appelées activités; le temps estimé pour effectuer chaque activité est comparé au numéro de série du travail. [01/5] / Rs. 36 000 indique le travail de base (01), la durée du module de travail (05 semaines) et la RS. 36 000 est le coût prévisionnel estimé.
[05/10] / Rs. 27 000 signifie la construction d'un escalier avec un calendrier de projet de 10 semaines et un coût estimé de Rs. 27 000. La flèche en double trait indique le chemin le plus long, soit 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 semaines. Ici aussi, les coûts sont estimés par activité et, dans cet environnement, la PCS est une comptabilité analytique basée sur les activités, chaque activité étant codée de manière systématique et les comptes de coûts étant également codés.
Mémorandum de coût des cartes ou des grands livres de coûts:
Modèle A, indiquant le format de la carte de coût de mémorandum et du grand livre de coûts de mémorandum selon le modèle B. Le format réel peut être différent en fonction des besoins de la direction. Nous rappelons que ces comptes s’appliquent également à chaque lot de travaux selon la structure de ventilation planifiée.
Les grands livres de coûts doivent correspondre au projet total suivi des comptes de chaque lot de travaux:
Modèle A: Carte de coût de mémorandum:
(Détails avec figures imaginaires pour le package de travail. Code de fondation91, 31.011, comme dans l’illustration)
Conception B: grands livres de coûts du mémorandum :
Collecte des coûts et informations:
Le PCS exige un système d’information discipliné selon lequel chaque activité et chaque consommation de ressources dans le cadre du projet doivent être accompagnées d’un justificatif de coût du projet portant le numéro de code correspondant au lot de travaux concerné. Ces bons devraient être dûment autorisés par la direction du projet et être finalement délivrés au comptable du projet.
Le comptable doit effectuer le travail nécessaire sur ces pièces justificatives pour accumuler les coûts encourus pour chaque élément de coût et, finalement, afficher les totaux dans les grands livres de coûts. À intervalles réguliers, ces cartes sont analysées et un rapport est établi pour renseigner la direction du projet sur les montants réels par rapport aux budgets, les écarts éventuels et la raison de ces écarts, afin que des actions correctives soient prises dans la mesure du possible.
4. Comptabilisation du coût de projet intégrée:
Le système de comptabilité des coûts du projet instituant le contrôle des coûts comprend l’intégration des comptes de coûts du projet aux comptes financiers. Les grands livres financiers doivent être conformes au système comptable traditionnel, en maintenant l’uniformité de la comptabilité suivie pour l’ensemble de l’organisation. Les livres de coûts sont développés avec la philosophie de la comptabilité de responsabilité.
Le principe de base à suivre lors de l’intégration des comptes est le suivant:
(a) les transactions financières sont enregistrées dans les grands livres financiers selon la classification des comptes de l'organisation; tandis que
(b) Toutes les dépenses du projet sont collectées en fonction des codes de projet pertinents développés pour le projet.
Avant de discuter des détails du système de comptabilité intégré, nous examinons, par souci d'exhaustivité, le système de codage du grand livre financier.
Codes de compte financier:
Le codage des comptes financiers doit se faire de manière simple mais systématique, en regroupant les codes selon les différentes classes de comptes.
Ceci peut être illustré comme suit:
Deux autres chiffres peuvent être ajoutés pour gérer les détails et le volume.
Les débits et les crédits associés au même compte mais destinés à être gérés séparément pour un meilleur contrôle doivent être aussi proches que possible et par paires, par exemple:
Il n'y a pas de règle absolue en matière de codage, mais le système devrait aider à identifier le compte et ses relations avec les autres comptes.
Nous allons maintenant discuter en détail du système de comptabilité analytique du projet intégré à la comptabilité financière de l'organisation. Afin de faciliter notre discussion, nous avons considéré un projet de construction civile comme une illustration avec diverses hypothèses sur les lots de travaux, le projet a coûté les termes avec les entrepreneurs, etc.
La discussion se déroule sous les angles suivants:
A. Conditions du contrat.
B. Détails du coût du projet finalisé.
C. Grand livre des coûts du projet.
D. Balance de vérification intégrée.
E. PCS lorsque le projet est mis en œuvre par le propriétaire du projet.
Lorsque le projet est mis en œuvre par l'organisation elle-même, avec ou sans l'aide d'un contractant, le même principe est appliqué pour la mise en place du système de comptabilité analytique du projet. Nous discutons ici du principe de base du système avec une illustration simple.
La comptabilité des coûts du projet, y compris une analyse des coûts par période du projet, est incluse dans les progiciels de gestion et de contrôle de projet, y compris «Success Planned!» De TCS.
A. Conditions du contrat:
Projet: Projet de construction civile n ° FP. 001.
Termes importants et pertinents:
La mise en oeuvre:
(a) Entrepreneur, attribué en tant que contrat d'ingénierie, d'approvisionnement et de construction (EPC).
(b) Citation finale convenue à Rs. 21, 25 000
(selon les détails de l'article ci-dessous),
(c) Date de début: le 1 er février.
(d) La date doit être complétée - 31 juillet.
Accord avec le contractant: n ° FP 001 du 15 janvier.
Les termes incluent:
1. Dépôt d'argent immédiat par l'entrepreneur immédiatement Rs. 1 00 000 $, sans intérêt, remboursable à l'achèvement des travaux.
2. "Avance" à payer à l'entrepreneur Rs. 50 000 sur la mobilisation de la machinerie sur le site et à récupérer en deux versements égaux les 3 e et 5 e mois, à partir de la facture de compte courant (facture de l'entrepreneur) du contractant.
3. «avance ad hoc» de roupies. 20 000 à payer au contractant au début à recouvrer de la deuxième facture RA.
4. Tous les matériaux devant être achetés par le contractant, à l'exception du fait que la société doit fournir à ce dernier (a) du ciment d'une valeur de Rs. 2 000 000 et (b) des barres de fer d'une valeur de Rs. 5, 00 000 le 1 er mars et récupère la même chose de sa dernière facture.
5. L'entreprise fournira les installations suivantes à l'entrepreneur et facturera les mêmes:
(a) Loyer pour le logement du travailleur de l'entrepreneur Rs. 2 000 heures
(b) Frais d'électricité - Rs. 6 000 heures
(c) Frais d'eau - Rs. 5 000 heures
6. La société retiendra à titre d’argent de rétention au taux de dix pour cent de la facture levée et certifiée. L'argent de rétention sera conservé pendant six mois après l'achèvement des travaux.
7. Avant d'effectuer le dernier paiement de l'AR. Factures Tous les frais facturés par la société doivent être déduits et seul le montant net sera payé. Les factures RA ne seront prises en compte pour le paiement qu'après avoir été dûment certifiées par l'ingénieur de la société.
8. Le contractant sera pénalisé en tant que «dommages-intérêts liquidés» pour le retard pris dans l'achèvement des travaux du projet au-delà du 31 juillet au taux de Rs. 10 000 par jour sauf si le retard est dû à une catastrophe naturelle ou lorsque l'entreprise a demandé de reporter le travail.
B. Détails du coût du projet finalisé:
Projet de construction civile
No de projet FP 01.
Résumé du devis final, attribué au contractant sélectionné en tant que contrat «ingénierie, approvisionnement et construction (EPC)»; (ou lorsque la construction est réalisée par sa propre équipe de projet, ce budget approuvé final) était le suivant:
Les travaux du projet doivent commencer le 1 er février et doivent être terminés au plus tard le 31 juillet.
Les mêmes chiffres définitifs peuvent être réorganisés comme suit:
Le dépôt d’argent Earnest a été dûment reçu au début. Les avances ont été payées et les matériaux de construction valent au total Rs. 7 00 000 ont été délivrés à des sous-traitants et ont été récupérés conformément aux termes du contrat.
C. Comptes du grand livre des coûts à double entrée (lorsque les travaux de construction sont attribués à un entrepreneur):
Au fur et à mesure que les factures du contractant sont certifiées, les dépenses inscrites dans les comptes du grand livre financier sont également comptabilisées dans les comptes du grand livre des coûts du projet, les en-têtes de compte et les codes correspondant aux lots de travaux pour lesquels la facture est générée.
Au cours de ce processus, les dépenses réelles du projet sont collectées dans le grand livre des coûts du projet, les en-têtes du grand livre disposant des informations relatives au montant du budget, sanctionnées / acceptées. Ainsi, tout grand livre des coûts du projet indiquera le montant réel, cumulé par rapport au montant du budget et l’écart sera révélé.
Les livres de coûts pour les transactions selon le projet de construction illustré apparaîtront comme suit:
D. Balance de vérification intégrée, 31 juillet:
La même balance de vérification peut être indiquée avec les en-têtes de compte détaillés suivants:
Remarque:
Immeuble en cours A / C 002-91, Crédit dans le grand livre est en contradiction avec le débit dans le grand livre financier A / C 002-90. Avec toutes les écritures de débit enregistrées dans le bâtiment en cours A / C 002.90 dans le livre de comptes (créditeurs des autres comptes du livre de comptes, une autre double entrée est enregistrée dans les livres de coûts, en débitant le bâtiment de crédit A / C approprié du lot de travaux. -en-progress Contrôle A / C 002.91 dans les grands livres de coûts.
E. Système de comptabilisation des coûts du projet lorsque les travaux de construction sont réalisés par l'organisation du projet lui-même:
Lorsque l'organisation du projet elle-même met en œuvre le projet, c'est-à-dire qu'elle exécute les travaux de construction avec ses propres effectifs, le principe de base à suivre pour le système de comptabilisation des coûts du projet est le même que celui qui a déjà été exposé dans le cas de la construction par un entrepreneur.
L'exception est la surveillance et la comptabilisation des détails par élément de coût. Cela est nécessaire car l'organisation du projet a déjà finalisé le coût du projet par "activité" et par activité (ou lots) par élément de coût et souhaite suivre l'évolution réelle sur la même ligne, dans le but d'évaluer et d'analyser la variance. .
Tandis que les comptes financiers dans une telle situation incluent A / C de projet pour les achats de matériel de projet, A / C de salaire de projet pour le paiement des salaires aux travailleurs du projet, les Ledgers de coûts sont conservés pour chaque lot de travaux impliqué dans la mise en œuvre du projet, en créditant le Project Cost Control A / Cs.
Nous élaborerons notre discussion sur les grands livres de coûts en suivant la même illustration du projet FP. 01 avec la description et le compte rendu des activités détaillées précédemment dans la partie B de l'illustration. En supposant que l'avancement et l'achèvement des travaux soient identiques à ceux effectués par le contractant, les grands livres de coûts sont affichés, avec les détails en février, mai et juillet avec une ventilation estimée des coûts de matériel, de main-d'œuvre, etc.
Tableau des grands livres de coûts du projet:
Nous dérivons les éléments suivants des informations ci-dessus:
(a) L'activité 31 025 a provoqué une variance défavorable de Rs. 65 000 (les écarts défavorables sont indiqués entre parenthèses);
(b) La variation défavorable du coût des matières, de Rs. 50 000 comprend:
(i) Écart d’utilisation des matériaux (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = Rs. 8 000 défavorables.
(ii) Variance du taux de matière 2 100 x @ Rs. (120 - 100) = 42 000 indésirables. D'après l'analyse ci-dessus, nous pouvons localiser les responsables fonctionnels responsables de la divergence défavorable, c'est-à-dire que le responsable de projet chargé de la construction peut expliquer la qualité excessive et que le responsable de la passation des marchés est responsable des achats excédentaires.
(c) La variance des coûts salariaux de conseiller de Rs. 12 000 représente une variance d’inefficacité de 7 500 à 6 900 = 600 heures-homme en excès au taux de Rs. 20 par heure-homme = Rs. 12 000. Encore une fois, le responsable des travaux de construction devrait expliquer les besoins en heures de main-d’œuvre excédentaires.
(d) L’écart favorable du coût des équipements concerne l’achat d’équipements à un taux moins cher 5 x Rs. 1 000 = Rs. 5 000.
e) L’écart défavorable des frais généraux de Rs. 8 000, c'est l'inefficacité de prendre 0 à 8 semaines de plus pour le travail à la semaine. 10 000 par semaine = Rs. 8 000.
Remarques:
1. Les coûts par activité décrits ci-dessus sont débités, en créditant les comptes de contrôle des coûts indiqués entre parenthèses.
2. Les crédits dans les comptes de contrôle sont comparables aux dépenses enregistrées dans les comptes correspondants du grand livre, par exemple l'article de projet A / C, le projet Wage A / C, etc. et sont codés de manière appropriée.
3. À la fin du bâtiment, les comptes de coûts d’activité individuels sont fermés, ce qui transfère le total en tant que bâtiment dans le grand livre.
4. Dans les comptes généraux, nous avons considéré les montants réels de la même manière que le budget - en réalité, les chiffres réels seront différents.
5. matériel:
L’achat de matériel est comptabilisé dans un compte financier, en débitant l’air de l’achat de matériel. Les matériaux ciment, barres de fer, etc. sont émis contre des notes de matériel (Material Issue Notes) avec le numéro d'activité identifié pour la consommation, lequel est débité du numéro d'activité correspondant attribuant au contrôle de coût du matériau du projet un coût (coût moyen mobile).
Le stock de matériel (représenté par Dr. dans Achat de matériel A / C et Cr. Dans le projet Contrôle du coût de matériel A / C) doit être vendu et crédité à Achats pour achat de matériel. Le solde, le cas échéant, restant dans A / C avec achat de matériel doit être considéré comme un gain ou une perte lors de l’achat de matériel transféré dans le compte de résultat (A / C) (financier).
6. Salaires et frais généraux:
Le traitement sera similaire à celui décrit au point (5) ci-dessus, à ceci près que le solde en salaires du projet ne peut pas être vendu et est représenté par un gain ou une perte de recouvrement des coûts salariaux du projet et doit être considéré comme un recouvrement excessif ou insuffisant. .
Les charges relatives aux coûts salariaux d'une activité individuelle doivent correspondre aux heures de travail effectives et au taux horaire convenu. Encore une fois, les données de base, y compris le matériel réel, les heures réellement dépensées, etc., devraient être collectées par activité et facturées en conséquence.
7. Analyse de la variance:
L'analyse des écarts telle que révélée dans le registre des coûts du projet peut être effectuée pour chaque activité, comme illustré ci-dessous par l'activité "Construction de structure".
5. Contrôle du coût du projet:
La discussion sur le contrôle des coûts du projet commence à partir du stade où le projet calcule les coûts en capital et que le coût opérationnel a été finalisé, qu'une analyse détaillée a été effectuée (y compris une analyse financière) et qu'il a été décidé de lancer le projet. C’est là que la direction ou le propriétaire du projet pense au contrôle global, y compris au contrôle du coût du projet.
Avant d'entrer dans les détails du contrôle des coûts, nous aimerions aborder les points suivants afin que notre discussion sur le contrôle des coûts devienne plus significative:
une. Qu'entend-on par «contrôle»?
b. Qu'est-ce qu'un projet?
c. Qui est le propriétaire du projet?
ré. Qu'est-ce qu'une gestion de projet traditionnelle dans le passé?
e. Causes courantes des échecs du projet.
'Contrôle' signifie en général diriger un ensemble de variables vers un objectif défini.
Projet est un ensemble de tâches permettant d’atteindre un objectif défini. Il présente les caractéristiques suivantes:
une. il a une échelle de temps définie avec la qualité spécifiée comme objectif;
b. il est de nature temporaire et est complet avec la réalisation du but; en conséquence, il est différent d'une entreprise qui survit avec continuité.
c. elle a un objectif défini pour atteindre son objectif, à savoir la mise en service du projet dans les délais impartis et selon la qualité spécifiée en consommant des ressources déterminées, y compris de l'argent.
Le propriétaire du projet est un individu ou un groupe de personnes qui:
a) Assure le financement du projet et autorise le budget - et, à ce titre, un membre du personnel chargé des autorisations;
b) approuve les spécifications et les plans;
c) dirige le lancement du projet;
d) Assister aux réunions d'examen et de contrôle et donner des orientations au responsable de projet / à l'équipe;
e) Reçoit les résultats de la mise en œuvre du projet et valide ainsi le projet lors du transfert final.
La gestion de projet dans le passé n’avait pas de plan complet avec des échelles de temps, de la qualité et des ressources liées. Le processus de mise en œuvre a été manipulé de manière trompeuse en l'absence d'un plan global et, par conséquent, il y avait une situation de lutte contre les incendies dès leur apparition.
Cela a mené à:
a) la fragmentation des activités en groupes de spécialistes sans l'harmonie souhaitée des responsables fonctionnels;
b) long délai d'exécution;
c) risque accru et coût plus élevé.
L'échec du projet inclut l'échec à atteindre les objectifs de l'échelle de temps, la qualité spécifiée et l'objectif des ressources / coûts.
Les causes courantes d'échec du projet incluent:
une. Manque de clarté de l’objectif avec l’absence de planification, de contrôle et d’examens visibles du programme;
b. Manque d’équipe de projet avec une responsabilité définie dirigée par un chef de projet à temps plein;
c. Le personnel clé au sein de l'équipe de projet partage les responsabilités avec d'autres fonctions en dehors du projet;
ré. Absence de procédure formelle d’approbation et d’acceptation;
e. Manque de budget engagé (à la fois en termes de temps et de ressources) et, en tant que tel, pas de suivi de la consommation et de l'objectif prévu;
F. Aucune intégration de fonctionnaires et de sous-traitants spécialisés avec le personnel de projet interne.
Parmi les causes d'échec du projet, il apparaîtra que la plus grande faiblesse dans la mise en œuvre d'un projet est l'absence d'une équipe de projet bien définie, définie par des responsabilités fonctionnelles et des responsabilités administratives.
Dans le même temps, le personnel de l’équipe doit être formé et soudé de manière à ce que, malgré les courants croisés entre différentes fonctions, l’harmonie soit maintenue pour atteindre les objectifs.
Le contrôle du coût du projet dans un système discipliné comprendrait les étapes suivantes:
1. Un objectif est défini pour le coût, alloué par lot de travaux, estimé avec une habileté et un soin raisonnables, de sorte qu'il s'agisse d'une estimation réaliste avant le début de l'opération. Ce coût alloué devrait également être convenu et accepté par le fonctionnaire responsable du lot de travaux;
2. Ces coûts estimés, dans un environnement complexe, sont calculés par chef de compte et, dans chaque chef, par sous-chef de compte. La division des têtes de compte dépendra du degré de contrôle souhaité par la direction / le propriétaire du projet;
3. Ces responsables et sous-chefs de comptes doivent être codés scientifiquement en les reliant aux responsabilités fonctionnelles par centre de coûts du projet, ce qui permettra de centrer le responsable concerné sans créer de confusion.
4. Lorsque le projet - et au sein du projet, les lots de travaux - sont en cours d'exécution, les fonds sont dépensés et les ressources utilisées doivent constituer un recueil continu et précis des dépenses effectives au titre des lots de travaux correspondants et, dans les lots, l’élément de coût correspondant, les mêmes codes comptables;
5. Les dépenses effectives des chefs de comptes et des sous-comptes des comptes doivent être régulièrement notifiées par rapport aux estimations, à intervalles réguliers, avec le détail des coûts réels, des coûts estimés et de la variance.
Il faut être prudent lors de la comparaison entre les estimations et les estimations pour s'assurer qu'elles sont comparables. Lorsque les travaux sont partiellement exécutés, les estimations ne doivent être ramenées que dans la partie déjà exécutée, de sorte que le montant estimatif correspondant ne soit comparable qu'aux dépenses effectives engagées jusqu'à présent.
6. En cas de variance supérieure à une limite, disons 5%, de l'estimation, il convient d'analyser les raisons et de prendre des mesures correctives pour éviter cette variance, dans la mesure du possible. Sinon, l'estimation devrait être révisée avec un signal à la direction pour la révision globale et l'approbation de cette révision. Tout écart mineur devrait être ignoré afin d'instaurer un équilibre entre contrôle et coût du contrôle.
Ces étapes décrites ici indiquent une collecte précise des dépenses réelles, une surveillance continue de la situation des dépenses réelles et des estimations en matière de temps, de coût et de qualité et des réunions de contrôle régulières, qui peuvent être quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
La planification d'une telle réunion peut se faire avec les paramètres suivants:
Nous avons maintenant discuté de la gamme complète du contrôle des coûts du projet. Vu le volume de travail, nous pouvons facilement utiliser l’automatisation pour laquelle il existe actuellement un certain nombre de logiciels disponibles sur le marché.
6. Application informatique pour la maîtrise des coûts du projet :
Les détails du réseau du projet et de la technique CPM / PERT ont été décrits ci-dessus. Nous discuterons ici de la partie relative au contrôle des coûts. La méthode de réseau présente un avantage majeur à manipuler avec un ordinateur et peut être intégrée à un système d’information de gestion de projet intégré (IPMIS) basé sur un ordinateur.
Dans un tel système, la gestion de projet, la planification et le contrôle s’exercent à l’aide de progiciels informatiques qui:
1. sont plus faciles à utiliser et conviviaux;
2. Sont flexibles, ils peuvent produire des graphiques à barres, des plans de main-d'œuvre, des graphiques à flotteurs, etc.
3. stocker et manipuler les données de la manière la plus pratique;
4. Peut être intégré à la gestion de base de données, système d'information;
5. Identifie les activités essentielles à l’achèvement du projet dans son intégralité et montre également le temps libre et
6. Gardez une trace des coûts réels, du coût du travail budgétisé selon le calendrier du projet, du coût budgétisé du travail effectué et prévoyez même le coût à l'achèvement pour le département du projet et le comptable du coût du projet.
Le contrôle des coûts dans la gestion de projet nécessite de mesurer:
a) le coût réel représentant les dépenses réelles engagées;
b) les coûts budgétés, c'est-à-dire les dépenses budgétisées;
c) coût acquis, représentant le coût budgété des progrès réels, c'est-à-dire du travail effectué;
d) prévoir et calculer le coût réel éventuel, une fois terminé, en tenant compte du coût réel et des progrès réels réalisés.
Notre discussion ici se limite au coût réel et au coût budgété. Un certain nombre de progiciels sont disponibles, ce qui peut gérer une gestion de projet totale. Le «Contrôle des coûts» fait partie de ce type d’emballage.
Succès prévu:
Succès prévu! est le logiciel développé par Tata Consultancy Services (TCS) avec les fonctionnalités de contrôle suivantes en gestion de projet:
1. évaluer les plans de travail alternatifs;
2. surveiller les programmes physiques;
3. suivre les coûts réels et analyser les tendances;
4. flux de trésorerie prévus;
5. Planifiez les ressources éventuellement;
6. Crash le projet; et
7. Optimiser les coûts du projet.
Le paquet est accompagné d'un manuel exhaustif et lucide qui comprend un tutoriel et des exemples de théorie et de calculs. Il fonctionne sous MS-Windows et, en tant que tel, est convivial.
Il produit un grand nombre de rapports, notamment:
Analyse des coûts par projet, par période
WBS-OBS Analyse des coûts par période.
Succès prévu! nécessite un PC-AT avec 4 Mo de RAM, un disque dur de 40 Mo, un moniteur haute résolution VGA ou EGA (de préférence en couleur), un lecteur de disquette 3-5 "ou 5-25", une imprimante matricielle à colonnes de 132 colonnes.
Cependant, le moyen le moins coûteux consiste à utiliser l'ordinateur de traitement de données de la société, doté des fonctionnalités supplémentaires nécessaires, lorsqu'il n'existe pas déjà. Il doit toutefois être interactif et permettre au personnel du projet disposant de terminaux dans le bureau du projet d'avoir une grande capacité d'utilisation du système.
D'autre part, un ordinateur dédié à la fonction de gestion de projet présente l'avantage d'être utilisé par l'équipe de projet, qui est toujours disponible et accessible.
