Gestion de projet: signification, fonctions et étapes

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: - 1. Signification de la gestion de projet 2. Fonctions de la gestion de projet 3. Étapes.

Signification de gestion de projet:

La gestion de projet rassemble et optimise les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.

Olsen a défini la gestion de projet comme «…… .. l'application d'un ensemble d'outils et de techniques (tels que le CPM et l'organisation matricielle) pour orienter l'utilisation de ressources diverses vers la réalisation d'une tâche unique, complexe et ponctuelle dans le temps imparti., Contraintes de coût et de qualité. Chaque tâche nécessite une combinaison particulière de ces outils et techniques structurés pour s’adapter à l’environnement de la tâche et au cycle de vie (de la conception à la réalisation) de la tâche ».

Ainsi, la gestion de projet diffère des autres méthodes de gestion habituelles en tant que:

1. sa durée de vie est limitée; et

2. Il a souvent besoin des ressources de l'organisation à temps partiel pendant la période de mise en œuvre du projet.

En conséquence, la durée de vie de la gestion de projet passe par les étapes suivantes:

1. définir le projet;

2. planifier le projet;

3. la mise en œuvre du projet; et

4. Achèvement et livraison du projet.

Le niveau des activités monte au maximum pendant la phase de mise en œuvre, puis diminue à zéro à la fin.

La gestion de projet est par essence simple et, en réalité, dans notre vie quotidienne, nous remplissons toujours cette fonction avec les ressources dont nous disposons et nous réussissons dans la gestion car nous définissons clairement les objectifs en fixant la cible de notre temps disponible. peuvent se permettre et la qualité que nous aimerions atteindre. Nous aimerions illustrer cette affirmation dans notre projet personnel, par exemple, «peindre notre maison».

Fonctions de gestion de projet:

Avant de commencer la mise en œuvre du projet, nous résolvons, dans notre cadre mental, les points suivants:

A. Conception et spécification:

1. Nous définissons la portée du travail de peinture externe ou interne ou les deux.

2. Nous définissons les spécifications de couleur. Les peintures à utiliser soit apprêt, acrylique ou normale.

3. Nous établissons un budget pour la période que nous pouvons nous permettre pour une telle peinture, et

4. Nous avons également fixé un objectif de coût total estimé pour cette peinture.

B. Organisation:

1. Compte tenu de la limitation de la durée, nous décidons de confier le travail de peinture à un contractant ou tout simplement de nommer des effectifs et de réaliser l'opération avec votre propre supervision.

2. Sélectionnez le personnel ou l'entrepreneur, en évaluant leur expérience, leur performance en cas de peinture de la maison de nos amis ou de nos parents, y compris leur taux de charges.

3. Décidez de la politique à suivre pour l’achat des peintures, de leur quantité, de leur qualité et des taux. Les options qui s'offrent à nous sont notre propre achat auprès du revendeur du fabricant d'une marque spécifique ou, dans le cas contraire, laissons l'entrepreneur se procurer du matériel en notre nom.

4. Achetez ou louez les accessoires nécessaires: échelle, brosses, conduites d’eau, etc.

C. Exécution et contrôle:

1. Procurez-vous les ressources nécessaires et, parfois, pendant le déroulement de l'opération, surveillez la consommation réelle des ressources.

2. Enregistrez et mettez à jour les dépenses engagées jusqu'à présent et comparez-les avec les budgets totaux, en temps et en coûts.

3. Compte tenu de la situation générale, nous pouvons même changer la portée des travaux.

D. Évaluation post-projet:

Nous découvrons le temps, les coûts et la qualité des performances réelles. Comparez la même chose avec l'objectif fixé et enrichissez-vous d'expériences qui vous seront utiles plus tard, voire pour aider notre ami ou notre relation.

Étapes de gestion de projet:

Toute la chaire de fonction décrite dans les sections A, B, C et D ci-dessus représente en réalité des fonctions de gestion de projet. Lorsque nous examinons un projet industriel, les principes de la fonction de gestion de projet sont presque les mêmes que dans le cas du projet de peinture d’une maison, illustré précédemment.

Cependant, en raison des volumes et de la complexité d'un projet industriel, les problèmes éventuels sont amplifiés par des myriades de temps par rapport à ceux rencontrés lors de l'utilisation de peintures. Afin de faire face à ces volumes et à ces complexités, la direction du projet utilise un certain nombre de techniques spéciales lors de la mise en œuvre du projet au cours de son cycle de vie.

Afin de réussir la mise en œuvre d’un grand projet, l’organisation qui le lance doit tout d’abord développer une équipe de gestion de projet composée de professionnels en tant qu’ingénieurs et de comptables ayant des responsabilités dans leurs domaines respectifs.

L’équipe doit être dirigée par un chef de projet dont les membres relèvent d’un paramètre défini et sont responsables de leurs domaines respectifs pour atteindre un objectif commun, c’est-à-dire terminer la mise en œuvre, dans les délais prévus, le coût prévu et réaliser le projet avec une qualité définie.

Une structure simple d'une telle équipe de projet avec leur interaction harmonieuse est conçue comme suit:

En fonction de la taille et de la complexité du projet, l'équipe de projet peut être étendue à différents niveaux.

Une fois l’équipe finalisée, les étapes avec les activités à suivre sont les suivantes:

Pas:

I. Initiation et définition:

Activités

1. Développer et définir des objectifs.

2. Lorsque le porteur de projet n'est pas le promoteur qui sollicite l'approbation de la direction.

3. Identification de l'équipe avec la formation requise.

4. Spécifications détaillées du projet, autorisation comprenant:

une. portée, réunions de contrôle, plan de communication, analyse de risque;

b. liste des activités du projet avec l'échelle de temps, de coût et de qualité;

c. interface avec d'autres projets, le cas échéant;

ré. problèmes clés du projet;

e. techniques, méthodes et formation telles que détaillées et approuvées.

II. Planification:

1. La planification vise à répondre à ce qui doit être fait, quand et à quel coût.

2. Les plans et les spécifications doivent être clairement compris, en éliminant la confusion, le cas échéant.

3. Les membres de l'équipe de projet doivent comprendre l'organisation de l'équipe et les problèmes clés avec une perspective claire et démontrer leur engagement, en tant que tels, en vue d'harmoniser les efforts de l'équipe.

La planification du projet est montrée schématiquement comme ci-dessous (harmonisation des spécifications et de la planification):

III. Exécution (avec les ressources nécessaires alignées):

1. Exécutez les packages de travail assignés dans les cibles engagées.

2. Organisez les réunions de contrôle, surveillez les résultats, examinez les progrès par rapport à l'ensemble des tâches et prenez les mesures qui s'imposent. Incorporer les procédures dans les rapports hebdomadaires / mensuels

La présentation schématique est produite ci-dessous en indiquant:

a) surveillance continue des résultats réels;

b) comparaison des objectifs réels avec les objectifs concernant toutes les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet, mettant en évidence des écarts importants par rapport aux raisons de ces écarts;

c) des mesures de contrôle, le cas échéant, à titre de mesures correctives; et

d) rapports.

Remarques:

1. La fréquence des réunions dépendra de l’ampleur des questions traitées ou à traiter.

2. Les rapports doivent comporter un numéro de série et des références d'identification, tels que des lots de travaux, etc.

Les sujets normaux à couvrir sont:

A. Rapport hebdomadaire du projet:

1. Les événements majeurs et les tâches effectuées au cours de la semaine;

2. Problèmes rencontrés, le cas échéant, avec la résolution ou la proposition de résolution;

3. Activités prévues pour la semaine suivante.

Les rapports hebdomadaires sont distribués à l'équipe de projet et au chef de projet.

B. Rapport mensuel du projet:

1. Jalon atteint ou en cours de réalisation avec la performance réelle au cours du mois;

2. la quantité de travail et les coûts encourus par rapport aux tâches assignées;

3. Récapitulatif des ressources consommées au cours du mois et cumulées au mois.

Les rapports mensuels doivent être circulaires au gestionnaire de projet, au propriétaire du projet et à la direction. Le comptable du projet doit certifier la déclaration relative aux ressources utilisées.

IV Achèvement:

1. Remettez le projet au maître d’œuvre par la mise en service du projet.

2. Projet post-évaluation et rapport.