Service des achats et achats centralisés

Le contrôle des achats couvre le contrôle de tous les aspects des achats. Les achats sont effectués par le service des achats.

Département achat:

Le service des achats joue un rôle très important dans une organisation car les achats ont une incidence sur tous les facteurs essentiels de la fabrication, de la qualité, du coût, de l'efficacité et de la livraison rapide des produits aux clients. Sa fonction est de fournir des matériaux, des fournitures, des services, des machines et des outils aux conditions les plus favorables, tout en maintenant le niveau de qualité souhaité.

L'achat est la fonction la plus importante de la gestion des matériaux car, dès qu'une commande est passée pour l'achat de matériaux, une part substantielle des finances de la société est engagée, ce qui a une incidence sur la situation de trésorerie de la société.

Ainsi, si la taille de l'entreprise concernée le permet, il devrait exister un service des achats séparé et la responsabilité de l'achat de tous les types de matériaux devrait être confiée à ce service. Le responsable de ce service est généralement appelé responsable des achats, responsable des approvisionnements ou acheteur en chef.

Voici les objectifs de base derrière la création d’un service des achats séparé:

1. Assurer la disponibilité continue des matériaux afin qu'il puisse y avoir un flux ininterrompu de matériaux pour la production;

2. Faire des achats compétitifs et judicieux aux prix les plus économiques;

3. Effectuer des achats en quantités raisonnables pour limiter au minimum les investissements dans les matériaux;

4. Acheter des matériaux de qualité appropriée afin de minimiser le gaspillage de matériaux et la perte de production;

5. Développer de bonnes relations avec les fournisseurs afin d’assurer les meilleures conditions d’approvisionnement en matériaux;

6. Développer des sources d'approvisionnement alternatives afin que les matériaux puissent être achetés auprès de ces sources alternatives si un fournisseur particulier ne les fournit pas;

7. Adopter la méthode d’achat la plus avantageuse pour assurer une livraison sans heurt des matériaux des fournisseurs et éviter les risques de litige ou de perte financière; et

8. Servir de centre d’information sur les connaissances matérielles relatives aux prix, aux sources d’approvisionnement, aux spécifications, au mode de livraison, etc.

En résumé, l’objectif fondamental de la création d’un service des achats séparé est d’assurer la disponibilité continue des matériaux de qualité requise, d’éviter la production, les pertes de production et de réduire le coût final du produit fini.

Achat centralisé :

Le service des achats peut être centralisé ou décentralisé. Le service des achats centralisé signifie que toutes les fonctions d’achat sont acheminées vers un seul service. Les achats doivent être centralisés, c’est-à-dire que tous les achats doivent être effectués par le service des achats afin d’éviter les doubles emplois, les chevauchements et les achats non uniformes.

Tous les autres départements nécessitant du matériel, des fournitures, des services, des machines et des outils doivent envoyer des retraits ou des demandes d’achat au service des achats centralisé pour effectuer des achats opportuns et appropriés.

Avantages de l'achat centralisé:

1. Lorsque vous achetez des matériaux, vous pouvez obtenir des conditions avantageuses, telles que des rabais supplémentaires sur le commerce ou des économies de transport, car la quantité en jeu sera importante.

2. Le service des achats peut être doté de fonctionnaires hautement rémunérés, experts dans le domaine de l'achat du matériel. Les connaissances spécialisées et les compétences de ces personnes peuvent être utilisées.

3. Un meilleur contrôle des achats est possible. Il y a des chances d'achat inconsidéré lorsque plusieurs personnes sont autorisées à effectuer des achats pour leurs besoins.

4. Tous les dossiers concernant les achats sont conservés au même endroit sous la supervision du responsable des achats. Il en résulte une économie, à la fois en compilation et en consultation des enregistrements.

5. Les achats centralisés aident à suivre des politiques, pratiques et procédures d'achat uniformes.

6. Cela évite les doubles emplois et est utile pour atteindre les normes de produits.

7. La centralisation des achats facilite la liaison avec les services de production et de service, car tous les services doivent contacter le service des achats pour connaître leurs besoins en matériaux, fournitures, services et outils.

8. Les achats centralisés génèrent des économies pour un fournisseur, car il ne doit y avoir qu'un seul responsable des achats à la place de plusieurs personnes sous achats décentralisés.

Inconvénients de l'achat centralisé:

1. Les achats centralisés occasionneront des retards, car les succursales situées à différents endroits enverront leurs exigences au service des achats, qui les vérifiera ensuite et passera la commande pour l'achat de matériaux.

2. En cas d'achat centralisé, les succursales situées à différents endroits ne peuvent pas tirer parti des achats localisés.

3. Il y a des risques de malentendu entre la branche qui requiert le matériel et le service des achats, ce qui peut entraîner des achats incorrects de matériel.

4. Cela entraînera des coûts initiaux élevés, car un service des achats séparé doit être créé pour l’achat des matériaux.

On peut en conclure que le fabricant qui exploite plusieurs succursales ou usines à différents endroits et fabrique différents produits nécessitant différents types de matériaux peut effectuer des achats décentralisés et que différentes usines peuvent satisfaire leurs besoins en effectuant des achats sur leurs marchés locaux. Il est avantageux de centraliser les achats si les succursales ou les usines situées dans des endroits différents ont besoin des mêmes types de matériaux.