Budget de base zéro: signification, étapes, avantages et défauts

Budget de base zéro: Signification, étapes, avantages et défauts!

Sens:

Ce budget est la préparation d'un budget à partir de zéro ou d'un état propre. Une nouvelle technique proposée par Peter Pyher de Texas Instruments Inc., États-Unis. Cette technique a été introduite dans la budgétisation dans l'État de Gorgia par M. Jimmy Carter, alors gouverneur de cet État. Lorsque M. Carter est devenu plus tard président des États-Unis, ZBB a été expérimenté en matière de budgétisation fédérale pour contrôler les dépenses de l'État.

L'utilisation de la budgétisation à base zéro (ZBB) en tant qu'outil de gestion est devenue de plus en plus populaire depuis le début des années 1970. Il est de plus en plus accepté dans le monde des affaires car il prouve son utilité en tant qu’outil intégrant la fonction de gestion de la planification et du contrôle.

ZBB est une méthode de budgétisation dans laquelle toutes les dépenses doivent être justifiées pour chaque nouvelle période. ZBB est basé sur une base zéro et chaque fonction de l'entreprise est analysée en fonction de ses besoins et de son coût. Les budgets sont ensuite construits autour de ce qui est nécessaire pour la période à venir, que le budget soit supérieur ou inférieur au précédent. ZBB permet de mettre en œuvre des objectifs stratégiques de haut niveau dans le processus de budgétisation en les liant à des domaines fonctionnels spécifiques de l'organisation, où les coûts peuvent être d'abord regroupés, puis mesurés par rapport aux résultats précédents et aux attentes actuelles.

Les budgets conventionnels sont préparés principalement sur la performance passée et les coûts réels. Ainsi, un budget conventionnel représente une quantification des objectifs de l'entreprise et l'efficacité de la budgétisation en tant que dispositif de planification et de contrôle dépend de l'activité dans laquelle il est utilisé. Les budgets sont mieux utilisés en tant que contrôle de gestion dans les activités qui sont directement liées au résultat final de l'organisation, car les intrants utilisés par ces activités peuvent être comparés aux résultats de ces activités.

Ainsi, un budget plus précis peut être défini une fois que la relation entre les intrants et les extrants est établie. Mais il existe certaines activités qui ne sont pas directement liées aux résultats de l'entreprise, telles que le personnel juridique et le bureau du personnel.

Un budget plus précis ne peut pas être développé pour de telles activités car les tâches assignées et les ressources allouées à ces activités ne sont pas directement liées aux résultats de l'entreprise et il est difficile de développer et d'utiliser un coût standard pour de telles activités. La budgétisation de base zéro est la plus appropriée pour contrôler ces effectifs et les zones de support (c'est-à-dire les frais généraux non liés à la fabrication).

Un budget conventionnel est développé principalement sur le concept d'incrémentalisme. Avec cette approche, les niveaux de coûts de l'année précédente sont souvent pris comme base de départ, et les unités budgétaires concentrent leur attention sur la détermination des modifications requises par rapport à l'année précédente. Ainsi, un budget est élaboré sur la base des changements incrémentiels par rapport aux chiffres de l'année précédente pris comme base.

Une approche progressive de la budgétisation permet de reporter les inefficacités et les extravagances de l'année précédente, car les chiffres de l'année précédente sont pris comme base pour l'élaboration d'un budget. Ainsi, l'approche progressive ne favorise pas l'efficacité opérationnelle car elle n'exige pas que les responsables passent en revue leurs activités passées.

D'autre part, la budgétisation de base zéro n'est pas basée sur l'approche incrémentielle et les chiffres de l'année précédente ne sont pas adoptés comme base. Au lieu de cela, zéro est pris comme base comme son nom l'indique. En prenant zéro comme base, un budget est élaboré sur la base des activités probables pour la période future.

Dans ZBB, en dissociant le budget du passé, les erreurs du passé ne se répètent plus. Les fonds nécessaires pour toute activité de la prochaine période budgétaire doivent être obtenus en présentant un argument convaincant. Les fonds ne seront pas disponibles naturellement.

La budgétisation de base zéro a été définie par son auteur, Peter A Pyher, comme suit:

«Un processus de planification et de budgétisation qui demande à chaque responsable de justifier de manière détaillée sa demande de budget dans son intégralité (donc de zéro) et de transférer la charge de la preuve à chaque responsable afin de justifier pourquoi il devrait dépenser de l'argent. Cette approche nécessite que toutes les activités soient analysées dans des "ensembles de décisions" qui sont évalués par une analyse systématique et classés par ordre d'importance. "

La CIMA l'a définie «comme une méthode de budgétisation dans laquelle toutes les activités sont réévaluées chaque fois qu'un budget est établi. Des niveaux discrets de chaque activité sont évalués et une combinaison est choisie pour faire correspondre les fonds disponibles ». En bref, une pratique élaborée consistant à demander à un responsable de justifier ses activités à partir de la base, comme si elles étaient lancées pour la première fois.

Une caractéristique unique de la budgétisation base zéro est qu’elle essaie d’aider la direction à répondre à la question. «Supposons que nous démarrions notre entreprise à partir de zéro, quelles activités dépenseraient notre argent et à quelles activités attribuerions-nous la plus haute priorité? Ainsi, la budgétisation de base zéro tente de surmonter les faiblesses de la budgétisation classique, en particulier dans les domaines où il est difficile d'appliquer une budgétisation flexible.

Il peut être appliqué avec succès aux dépenses du gouvernement et, au sein de l'entreprise, couvrirait des dépenses autres que les dépenses directes en matériel, main-d'œuvre et frais généraux tels que la recherche et le développement, le traitement de données, le contrôle de la qualité, le marketing et les transports, le personnel juridique et le personnel.

Étapes dans ZBB:

Les étapes importantes de ZBB sont les suivantes:

(i) Identification des unités de décision afin de justifier chaque dépense dans leur budget proposé.

(ii) Préparation des ensembles de décision. Chaque paquet est une activité distincte et identifiable. Ces forfaits sont liés aux objectifs de l'entreprise.

(iii) Classement des ensembles de décisions sur la base d'une analyse coûts-avantages.

(iv) Allocation de fonds basée sur ce qui précède, résultant du système de classement pyramidal suivant pour assurer des résultats optimaux.

Les ensembles de décisions sont des modules autonomes ou des propositions à la recherche de fonds. Chaque ensemble de décisions expliquera clairement l'activité, la nécessité de l'élément, le montant en jeu, les avantages de la mise en œuvre de la proposition, les pertes pouvant être encourues, si cela n'est pas fait, etc.

Avantages de la budgétisation de base zéro:

Voici les avantages de ZBB:

(1) La budgétisation de base zéro n'est pas basée sur une approche incrémentielle, elle favorise donc l'efficacité opérationnelle car elle oblige les responsables à examiner et à justifier leurs activités ou les fonds demandés. Les inefficacités passées ne se répètent pas.

(2) La budgétisation de base zéro est plus appropriée pour le personnel et les zones de support (c'est-à-dire les frais généraux non liés à la fabrication) d'une organisation, car les intrants de ces zones ne sont pas directement liés aux résultats finaux de l'organisation.

(3) La budgétisation de base zéro considère chaque fois différentes manières d'effectuer le même travail, car zéro est pris comme base lors de l'établissement du budget. La direction a ainsi la possibilité d’obtenir une évaluation critique de ses activités.

(4) Il concentre le processus de gestion sur l'analyse et la prise de décision car il oblige les responsables à revoir leurs activités chaque fois qu'un budget est élaboré.

(5) Il est utile pour la direction de répartir de manière optimale les ressources rares, car l’un des aspects uniques de la budgétisation de base zéro est l’évaluation des dépenses courantes et des dépenses proposées et leur classement par ordre de priorité. Les fonds sont utilisés en priorité, ce qui permet une meilleure allocation des ressources.

(6) La coordination au sein de l'entreprise est améliorée et les canaux de communication sont renforcés.

(7) Une participation accrue à la ZBB crée un impact motivationnel.

(8) ZBB est particulièrement utile pour les départements de services et les gouvernements.

(9) Il sensibilise les gestionnaires aux coûts et les aide à identifier les priorités dans l’intérêt général de l’organisation.

Ainsi, il fournit une approche systématique de l'évaluation des différentes activités pour les classer en vue de l'allocation des ressources, garantit que les activités entreprises pour atteindre les objectifs de la société sont réalisées de la meilleure façon possible, permet l'attribution des ressources après une analyse coûts-avantages approfondie, permet à la direction d'identifier et d'éliminer les dépenses inutiles, contribue à la mise en place du système de «gestion par objectifs» et veille à ce que les budgets des départements soient liés aux objectifs de l'entreprise.

Pour conclure, ZBB n'est pas une panacée, mais il peut certainement accroître l'utilité du processus de budgétisation, car il tente de surmonter les faiblesses de la budgétisation conventionnelle.

Défauts de ZBB:

Voici des défauts de ZBB:

(i) Le travail sur papier augmentera périodiquement en raison du grand nombre de dossiers de décision. C'est donc un exercice coûteux en temps et en argent.

(ii) Le coût de préparation des différents progiciels peut être très élevé dans les grandes entreprises impliquant un grand nombre de progiciels de décision.

(iii) Le classement des colis est très souvent subjectif et peut entraîner des conflits.

(iv) Les mauvais gestionnaires peuvent résister aux nouvelles idées et aux changements car ils se sentent menacés par ZBB.

(v) Certaines activités peuvent présenter des avantages qualitatifs plutôt que quantitatifs car il est très difficile de quantifier des activités telles que la recherche et le développement et l’administration générale.

(vi) Cela peut mettre davantage l'accent sur les avantages à court terme pour déterminer les objectifs à long terme de l'organisation.

(vii) Les coûts et les avantages de chaque paquet doivent être mis à jour en permanence pour être pertinents et de nouveaux paquets doivent être développés dès que de nouvelles activités apparaissent.

(viii) Le succès dépend du soutien de la direction.

Malgré ces défauts, le ZBB a été adopté par plusieurs gouvernements du monde entier pour améliorer leurs compétences en matière de budgétisation. Il trouve une application dans le contrôle des coûts du service. Mais pour le contrôle des coûts directs en tant que matériaux directs et frais de main-d'œuvre directs, etc.