Office Filling: Sujet et caractéristiques

Lisez cet article pour en savoir plus sur le classement dans Office. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Objet du classement dans Office 2. Caractéristiques du classement dans Office.

Objet du dépôt au bureau:

Un fichier est un conteneur dans lequel des papiers et des documents sont insérés pour être conservés. Une telle préservation est nécessaire pour référence, orientation, preuve et histoire. Le classement doit être effectué de manière systématique, classifiée, méthodique, rangée, sécurisée et définie.

Systématique:

Il existe deux systèmes de classement: centralisé et décentralisé. Les deux systèmes ont des avantages et des inconvénients. Un choix doit être fait.

Classifié:

Les fichiers peuvent être classés de différentes manières: par sujet, par territoire, par parti ou par nom, ou par une combinaison de deux ou plus des éléments ci-dessus. Les noms peuvent également être classés par ordre alphabétique, numérique ou alphabétique-numérique.

Méthodique:

Il existe différentes méthodes de conservation des fichiers: horizontale, latérale et verticale. Toute méthode doit être adoptée.

Rangé:

Les papiers, documents, etc. doivent être insérés de manière ordonnée afin qu'ils aient une apparence soignée et soient mieux protégés.

Sécurisé:

Les fichiers doivent être conservés longtemps et parfois très longtemps. Les fichiers doivent donc être conservés de manière sécurisée. Ils doivent être protégés contre le vol ou la destruction par le feu, les insectes, etc. De nos jours, différents types de classeurs sont disponibles à cet effet.

Précis:

L'emplacement de chaque fichier doit être défini afin qu'il puisse être trouvé dans les plus brefs délais.

Caractéristiques du classement dans Office:

Le classement dans le cadre de la fonction d’enregistrement d’un bureau présente les caractéristiques distinctives suivantes:

(1) Equipement:

Les opérations de classement nécessitent divers équipements: les dossiers ou les dossiers, les casiers, les étagères ou les classeurs, les plateaux et les paniers, différentes cartes (cartes de guidage ou cartes d'indexation), etc. La plupart des équipements ont des spécifications.

(2) Méthode:

Il existe différentes méthodes pour conserver les fichiers: horizontale, latérale et verticale. La méthode verticale, ou la dernière méthode est la meilleure.

(3) Procédure:

Il faut suivre pas à pas certaines opérations, notamment l'obtention de l'ordre de classement d'un document et enfin le déchiquetage ou la purge.

(4) Personnel:

Un personnel spécialement formé est nécessaire pour effectuer le travail.

(5) Principes:

Certains principes doivent être suivis pour un classement efficace.

(6) indexation:

Le classement doit être accompagné d'une indexation pour que les opérations soient complètes.